MERUMUSKAN ANALISIS SWOT

DAN STRATEGI KEBERHASILAN

Pertemuan ke 5
Oleh
Dr SUYITNO, Drs., M.Pd
 ANALISIS SWOT DAN
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
 SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk
mengetahui potensi institusi.

 SWOT analisis dapat dibagi dua :

a. analisis internal memfokus pada kinerja institusi:
kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja.
b. analisis kondisi dan situasi lingkungan:
kesempatan dan ancaman berada dan berasal dari
lingkungan eksternal.

 Tujuan analisis SWOT adalah:

a. Memaximalkan kekuatan
b. Meminimalkan kelemahan
c. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada
d. Mengurangi acaman
(Lanjutan Analisis SWOT)

 Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada :

a. Persyaratan yang dituntut pelanggan, dan
b. Keunggulan kompetitif dari institusi.

 Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi

jangka panjang.

 Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sedemikian

rupa agar dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat
meningkatkan daya tariknya terhadap pelanggannya.

 Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang

dimiliki, maka menghasilkan identitas yang membedakan dari
pesaing-pesaingnya.
 ANALISIS SWOT
Kekuatan Kelemahan
 Memiliki banyak mahasiswa
 Gedung-gedung tua yang tak menarik
 Tim pimpinan yang bersemangat
 Staf pengajar kebanyakan masih muda
 Hasil ujian yang sangat baik
 Anggaran yang kecil
 Jurusan Manajemen & Akuntansi kuat
 Kurang fasiltas laboratorium
 Dukungan orang tua kuat
 Mutu mahasiswa baru kurang
 Moral staf baik
 Buku di perpustakaan sangat kurang
 Dukungan Pemda

Kesempatan
 Merger dengan PTS berreputasi
kurang tapi punya fasilitas baik
 Mengembangkan reputasi penelitian
Ancaman
 Kehilangan identitas dan reputasi
 Kehilangan dosen senior yang berpeng-

 Semangat menghadapi situasi baru alaman

 Kesempatan meningkatkan keahlian  Munculnya perguruan tinggi baru
. staf pengajar & staf  Berkurangnya lulusan SMU
pendukung
 FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

 FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin
memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya.
 FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja.
 FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri dengan
berporos pada misi yang diembannya.
 FPK mencakup indikator-indikator :
a. eksternal : kepuasan pelanggan, ketanggapan
terhadap kebutuhan/kepentingan masyarakat.
b. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan
keberhasilan kerja tim-tim yang ada.
 FPK INTERNAL mencakup antara lain :

 sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka.

 Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa.
 Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik.
 Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki.
 Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya dan etikal maha-
siswa.
 Perbaikan strategi pembelajaran mahasiswa.
 Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu.
 Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan
meneruskan pendidikan.
 FPK EKSTERNAL mencakup antara lain :

 Peningkatan akses ke perguruan tinggi.

ž Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.
ž Meningkatnya pangsa pasar.
ž Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom-
pok minoritas dan penyandang cacat.
ž Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan
dan kepentingan masyarakat.
ž Hubungan yang semakin baik dengan industri dan
bisnis.
 FPK EKSTERNAL mencakup antara lain :

 Peningkatan akses ke perguruan tinggi.

ž Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.
ž Meningkatnya pangsa pasar.
ž Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom-
pok minoritas dan penyandang cacat.
ž Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan
dan kepentingan masyarakat.
ž Hubungan yang semakin baik dengan industri dan
bisnis.
 MENYUSUN RENCANA STRATEGIS
DI PERGURUAN TINGGI
 Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan yang
tersu-sun secara rasional, berkiat, dan berjangka panjang,
serta berdasarkan visi, misi, dan nilai-nilai / prinsip-prinsip
tertentu untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan masa kini
dan masa depan.
 Dalam rencana strategis dicantumkan juga tujuan-tujuan
jangka panjang.
 Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk k.l. 10
tahun.

 Rencana strategis disusun berdasarkan visi, misi, prinsip-

prinsip, hasil-hasil analisis SWOT dan FPK, serta hasil
identifikasi pelang-gan dan kebutuhannya.

 Berdasarkan rencana strategis inilah rencana kerja tahunan

 ISI POKOK RENCANA STRATEGIS

 Pernyataan tentang visi, misi dan nilai-nilai/ prinsip-prinsip.

 Analisis umum pelanggan dan kebutuhannya.
 Analisis SWOT dan FPK.
 Kebijakan Mutu.
 Sistem Perencanaan Mutu.
 Sistem Penyusunan Biaya Mutu.
 Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja Tahunan.
 Sistem Pemantauan dan Evaluasi.
 KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang mutu .
yang akan dicapai.
 Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi, misi dan nilai-nilai.
 Kebijakan Mutu biasanya berisi :
a. pentingnya mutu
b. kemampuan bersaing dengan mutu
c. hubungan dengan pelanggan
d. partisipasi seluruh tenaga kerja
e. perbaikan mutu secara terus menerus.
 Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis.
 RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari kebijakan
mutu, yang berisi terjemahan kebutuhan pelanggan
menjadi. disain mutu yang tersusun menjadi suatu
sistem, dan pro- ses-proses terbaik untuk
menghasilkan mutu yang sesuai dengan disain mutu.
 QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan Fungsi
Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan kebutuhan pe-
langgan menjadi disain mutu.
 Pengaturan Fungsi Mutu terdiri dari empat fase :
1. perencanaan produk (barang atau jasa), yaitu menerjemah-
kan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu.
2. pengaturan bagian-bagian, yaitu menyusun disain mutu
menjadi suatu sistem.
 3. perencanaan proses, yaitu penentuan proses-
proses yang paling tepat untuk menghasilkan mutu
sesuai dengan disain mutu.
4. perencanaan produksi, yaitu langkah-langkah
pelaksanaan produksi dan pengendaliannya.
PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau House of
Quality Diagram.
 BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang diperlukan
untuk meraih mutu.
 Ada dua jenis biaya mutu :
1. Biaya pencegahan (prevention cost)
2. Biaya kegagalan (failure cost).
 BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk
mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses
pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya.
 CROSBY : “Mutu tidak mahal, yang mahal adalah kesalahan”
 Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan :
# SDM yang bermutu; # sistem dan proses yang bermutu;
# tim kerja yang mantap; # pelatihan yang bermutu.
 BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya
kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang atau
jasa, atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa dengan
kebutuhan pelanggan.
 Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat, ter-
lebih dalam hal jasa, karena dapat mencakup ketidak-puasan
pelanggan, mengulang kembali pekerjaan, waktu yang terbuang,
rasa kecewa, dll.
 Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya
pencegahan.
 Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk :
# pimpinan yang bermutu; # dosen-dosen yang bermutu; #
tenaga administrasi yang terampil; # disiplin yang baik; #
perpustakaan dan laboratorium yang lengkap; #
peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan.
 Biaya kegagalan diperlukan untuk :
# mahasiswa gagal studi; #
lulusan banyak menganggur, dll.
 PRINSIP MANAJEMEN STRATEGIK:

1. Merupakan sebuah kompetensi khusus dalam memberdayakan perusahaan untuk

membangun keunggulan kompetitif.
2. Strategi khusus yang berusaha untuk memanfaatkan pada apa yang terbaik
dilakukan perusahaan pada keahlian, kekuatan sumber daya, dan kemampuan
kekuatan yang terkuat.
3. Saran yang baik bagi perusahaan untuk meneruskan peluang pasar “lepas” atau
dapat membangun kembali kemampuan sumberdaya untuk keperluan itu.
4. Kesuksesan tujuan strategis terletak pada pertumbuhan peluang yang terbaik
dan membuat pertahanan atas ancaman dari luar pada posisi kompetitif dan
kinerja selanjutnya.
SEKIAN
SEMOGA BERMAKNA
BAGI ANDA.