ADMINISTR

ASI UMUM
 ABOUT US
Kelompok 1 :
Natasya Margaretha – X AKL
Tristan Joel Santoso - X AKL
Tatiana Davina - X BDP
Sabrina Albert Sharma - X AKL
Angela Carissa - X BDP
 BAB 3
PERSYARATAN PERSONIL
ADMINISTRASI
01 02
SYARAT 03
METODE
PENGERTIAN
SYARAT ANALISIS
PERSONIL
PERSONIL PERSONIL
ADMINISTRA
ADMINISTRA ADMINISTRA
SI
SI SI
 01
PENGERTIAN
PERSONIL
ADMINIASTR
ASI
 1.PENGERTIAN PERSONIL
ADMINISTRASI
Menurut KBBI, personil adalah pegawai, anak buah, awak.

Personil administrasi dapat diuraikan sebagai berikut:

1.Pegawai negeri = bekerja pada instansi pemerintah
2.Pegawai swasta = bekerja pada perusahaan swasta
3.Pegawai tetap = sudah diangkat statusnya menjadi tetap baik di pemerintah/swasta
4.Pegawai honorer = belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap

Personil yang cakap adalah kunci kesuksesan kantor.Personil kantor merupakan aparat dan sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi.

Jabatan personil administrasi beragam, contohnya:

-personil administrasi umum gudang
-personil administrasi perpajakan
-personil administrasi umum
 SYARAT
02
SYARAT
PERSONIL
ADMINISTRAS
I
 2.SYARAT SYARAT PERSONIL
ADMINISTRASI
1. Persyaratan Pengetahuan
Personil kantor harus dapat melakukan klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu,syarat syarat
pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi. Persyaratan
pengetahuan biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal misalnya,
SMP,SMA,SMK,D3,S1,S2,S3 dengan menunjukan ijazah, sertifikat atau STTB.

2. Persyaratan Keterampilan
Personil administrasi kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan ukuran
ukuran yang telah ditentukan. Artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan
mutu,jumlah,dan waktu yang ditetapkan. Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja ,
apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan,sebagai berikut.

a. Menghimpun, yaitu pekerjaan mencari,mengusahakan dan menghimpun segala sesuatu

b. Mencatat, yaitu pekerjaan yang membutuhkan peralatan
tulis menulis

c. Mengolah, yaitu mengolah dan mengelola keterangan

keterangan atau bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan
peralatan tertentu

d. Menggandakan, yaitu pekerjaan memperbanyak bahan

bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan
tertentu

e. Mengirim, yaitu pekerjaan menyampaikan suatu bahan

bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan
(kurir,pos,atau agen) dari satu pihak ke pihak lain
f. Menyimpan, yaitu pekerjaan meletakkan suatu
bahan/peralatan tertentu di suatu tempat tertentu yang relatif
aman dari kehilangan atau kerusakan

Personil administrasi kantor yang terampil adalah personil

yang dapat bekerja sesuai dengan standar/ukuran ukuran yang
telah ditentukan.
3. Persyaratan Kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang. Kepribadian yang dimiliki oleh setiap
orang berbeda beda tergantung pada watak dan sifat orang tersebut karena setiap orang
mempunyai ciri khas masing masing. Kepribadian seseorang biasanya menyangkut ciri-ciri seperti
cara berbicara dan cara berjalan sikap badan pada saat duduk, sikap luwesdan cara berbusana yang
serasi waktu dan acaranya, sifat bersih dan rapih, sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan
diri, sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan dalam bekerja, serta sifat agamis
yang berkaitan dengan segi kerohanian. Syarat kepribadian yang diperlakukan oleh seorang personil
administrasi kantor,sebagai berikut.
a. Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaan nya

b. Tekun dan rajin, yaitu setiap melaksanakan pekerjaannya

selalu dikerjakan dengan sungguh
sungguh,cermat,dan teliti

c. Sabar,teliti,tidak cepet putus asa dan ulet dalam

melaksanakan setiap pekerjaan setiap pekerjaan
yang diberikan kepadanya.

d. Kerapian, yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik

e. Personil yang baik dan bertanggung jawab adalah

personil kantor yang dapat menjaga dan
menyimpan rahasia perusahaan
 03
METODE
ANALISIS
PERSONIL
ADMINISTRASI
 3.METODE ANALISIS PERSONIL
ADMINISTRASI
1. Analisis Jabatan
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau penganalisis
pekerjaan pekerjaan apa saja yang harus dilakukan.Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu
sendiri dan syarat syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Dengan demikian
analisis jabatan memberikan gambaran tentang syarat syarat yang dibutuhkan bagi setiap karyawan untuk
menduduki jabatan tertentu. Analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta
pedoman bagi kegiatan lainnya dalam lingkungan kepegawaian, seperti pedoman untuk melaksanakan
latihan,promosi,mutasi,dan syarat lingkungan kerja.

2.Rekrutmen:
Setelah menetapkan karakteristik atas ciri-ciri personil/karyawan yang dibutuhkan, maka perusahaan akan berusaha
untuk mendapatkan personil yang dibutuhkan dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen. Rekrutmen
adalah suatu proses usaha untuk mencari, menemukan, dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk
lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atas instansi, swasta maupun pemerintah.
A. Penentuan Dasar Rekrutmen
Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut dan karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian
pekerjaan dan jabatannya.
B. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja/karyawan biasanya melalui sumber internal (karyawan direkrut dari
dalam organisasi) dan sumber eksternal (dilakukan dengan menggunakan sumber luar perusahaan).

1. Sumber Internal
Karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi
atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.
Keunggulannya adalah:
- Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.
- Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
- Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
- Waktu perekrutan relatif singkat.
Kelemahannya adalah:
- Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan.
- Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.
2. Sumber Eksternal
Karyawan yang mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain dapat melalui pelamar
datang sendiri, kantor Dinas Tenaga Kerja, lembaga-lembaga pendidikan, pembuatan iklan, referensi
seseorang/rekanan karyawan, mengambil dari perusahaan lain atau nepotisme.
Keunggulannya adalah:
- Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik.
- Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.
Kelemahannya adalah:
- Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama
- Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tambahan seleksi.
- Waktu perekrutan akan lama
- Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3. Metode-Metode Rekrutmen
Metode perekrutan yang dilaksanakan akan berpengaruh besar terhadap amino pelamar yang melamar pekerjaan.
Umumnya metode perekrutan calon karyawan baru adalah melalui metode berikut:
- Metode Tertutup
Pelaksanaan rekrutmen di kalangan internal atau terbatas, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak. Dengan
demikian,akan memperoleh karyawan yang baik.
- Metode Terbuka
Pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan
banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.
4. Kendala-Kendala Rekrutmen
Umumnya, kendala kendala rekrutmen adalah sebagai berikut;
- Kebijakkan perusahaan.
Biasanya menyangkut prinsip-prinsip utama mengenai penyelenggaraan proses perekrutan seperti kompensasi gaji dan
kesejahteraan yang diharapkan pelamar. Jika kompensasi gaji besar, maka minat pelamar akan tinggi, akan tetapi jika
kompensasi gaji kecil, minat pelamar akan rendah.

- Persyaratan jabatan.
Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya nila persyaratan
sedikit maka minat akan banyak.

- Soliditas Perusahaan
Besar kecil perusahaan dan solidaritasnya akan mempengaruhi besar kecilnya pelamar.

- Metode Pelaksanaan Perusahaan

Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen akan mempengaruhi besar kecilnya pelamar.

- Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Tinggi rendahnya penawaran tenaga kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya pelamar.

- Kondisi Lingkungan Eksternal

Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit, tetapi jika pertumbuhan ekonomi
rendah,maka pelamar akan banyak,
5. Seleksi =
Seleksi adalah metode prosedur yang dipakai bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowong
pekerjaan.Pengertian lainnya seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi menjadi dua bagian , yaitu yang
diterima dan yang di tolak (Dale Yoder).Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahan dalam rangka memiliki
karyawan / tenaga kerja yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon calon tenaga kerja yang
ada.Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang
qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.
A) Seleksi harus efisien dan efektif
B) Seleksi harus memerhaatikan peraturan peraturan pemerintah yang berlaku
C) Petugas seleksi harus cerdas dan jujur
D) Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.

Tahap tahap dalam melakukan seleksi yaitu melalui beberapa langkah,diantaranya adalah sebagai berikut.

A) Proses Seleksi
Kegiatan kegiatan dalam melakukan seleksi melalui beberapa proses,yaitu :
(1) Penyaringan pelamar
(2) Tes
(3) Wawancara awal
(4) Evaluasi latar belakang dan referensi
(5) Wawancara mendalam
(6) Tes kesehatan / fisik
(7) Pengambilan keputusan
B) Langkah Langkah seleksi personil kantor
Agar diperoleh tenangan kerja sesuai dengan yang diharapkan,pelaksanaan seleksi personil kantor yaitu, sebagai
berikut
(1) Seleksi administratif = seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilihat dari
kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar riwayat hidup, fotocopi ijazah/STTB, fotokopi
surat keterangan dari instansi dari kepolisian, fotokopi KTP/SIM,paspoto referensi, dan lampiran lampiran lainnya.

(2) Penarikan tenaga kerja

Perusahan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan
harus sesuai memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan memperoleh tenaga kerja yang diinginkan
padahal jumlah tenaga kerja yan dibuthkan cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.

(3) Klasifikasi jabatan

merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan
untuk memegang suatu jabatan tertentu.

(4) Tes dan Wawancara

(A) Tes = bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memeuhi persyaratan administratif. Tujuan
diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan
kepribadian pelamar/calon karyawan.
• Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara
perorangan, biasa dilakukan dengan praktik.
• Tes kelompok, yaitu tes kemampan yang dilakukan secara
bersamaan, biasa dilakukan praktik atau tertulis.
• Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat
kecerdasan.
• Tes minat , yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.
• Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian
pelamar.
• Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.
• Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
(B) Wawancara

Tujuan wawancara pada umumnya, antara lain sebagain berikut.

 Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja
 Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formuir lamaran
 Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
 Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia
 Ajang promosi bagi perusahan.

Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu sebagai berikut.

 Wawancara subjektif
Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas.
Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal hal negatif pada
diri pelamar, ada rasa suka dan tidak suka, sehingga wawancara berjalan secara objektif.
 Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memerhatikan hal hal berikut :
~ Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar,Tidak membedakan suku, bangsa dan agama pelamar.
~ pewawancara adalah seseorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang
perusahaan.
~ Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.
~ Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
~ Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat ,sehingga diharapkan pelamar
biasa bebas mengemukakan pendapatnya.

C)Penempatan personil kantor

Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima , pelamar telah memperoleh status sebagai
karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian. Menurut teori manejemen sumber daya manusia , penempatan tidak hanya
berlaku bagi karyawan baru , tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi atau alih tugas.
D)Tujuan seleksi
Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang qualified dan professional , jujur dan disiplin , inovatif
dan bertanggung jawab , cakap dengan penempatan yang tepat , kreatif dan dinamis , berdedikasi tinggi , memenuhi
syarat Undang-undang perburuhan , dapat bekerja sama , dapat bekerja mandiri , mudah berkembang , serta
mempunyai budaya dan perilaku malu.

E) Cara-Cara Seleksi
Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu:

1. Non Ilmiah
Dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan/jabatan,
tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah,
yaitu sebagai berikut.
- Surat lamaran bermaterai atau tidak - Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus
- Surat keterangan pengalaman pekerjaan - Surat referensi dari seorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan
- Wawancara tatap muka/langsung - Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)
- Garis keturunan si pelamar - Bentuk tulisan si pelamar
2. Ilmiah
Seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut:
- Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.
- Berorientasi kepada prestasi kerja
- Berpedomani kepada metode kerja yang jelas dan sistematis
- Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya
- Berpedoman pada Undang-Undang perburuhan

F)Kualifikasi Seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi beberapa hal seperti berikut ini:
- Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fiksi, mental, kemampuan kerja dan tanggung jawab seseorang.
- Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seorang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya.
- Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan
- Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya
- Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan
perburuhan
- Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.
- Wajah yang menarik bisa juga membantu keberhasilan seseorang dalam menduduki jabatan tertentu
- Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat
diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan
- Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena
telah siap kerja
- Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian
tugas dan wewenang kepada seseorang
- Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci
keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya
- Kedisiplinan = disiplin adalah etos kerja yang baik dalam
meraih keberhasilan usaha
- Inisiatif dan kreatif = merupakan hal yang penting, karena
karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan
pekerjaannya.
 SABRINA
NATASYA TRISTAN JOEL TATIANA ANGELA CARISSA
ALBERT
MARGARETHA SANTOSO DAVINA
SHARMA

THANK YOU