PENCATATAN DAN PELAPORAN

IMUNISASI PCV
Subdit Imunisasi
Direktorat Surveilans dan Karantina Kesehatan

Disampaikan pada Peningkatan Kapasitas Introduksi Imunisasi PCV dan Mikroplaning di Provinsi Jawa Timur
23 – 25 Mei 2021
 OUTLINE

Jenis Laporan Imunisasi

Pencatatan dan Pelaporan

Pemanfaatan PWS
 Pencatatan dan pelaporan dilakukan untuk mendukung pengambilan
keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan, maupun
monitoring dan evaluasi.

 Setiap fasilitas yang menyelenggarakan pelayanan imunisasi harus

melakukan pencatatan dan pelaporan secara rutin dan berkala, serta
dilakukan secara berjenjang kepada Menteri Kesehatan, melalui Dinas
Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
 FUNGSI PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan berperan penting:

 Menunjang pelayanan imunisasi  mengetahui riwayat
status imunisasi, menentukan jadwal kunjungan berikutnya
 Menjadi dasar dalam melakukan perencanaan program
dan tindak lanjut kegiatan
 JENIS-JENIS LAPORAN IMUNISASI

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 12 Tahun 2017, ada lima

komponen yang harus dicatat dan dilaporkan dalam pelaksanaan imunisasi

Stok dan Kondisi

Cakupan Monitoring
Pemakaian Vaksin, Peralatan KIPI
Imunisasi Suhu
ADS dan Safety Box Cold Chain

SETIAP JENIS LAPORAN SESUAI WAKTU YANG DITETAPKAN DENGAN MEMENUHI SYARAT LAPORAN YANG BAIK
 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK

●
Semua bagian dalam laporan telah lengkap tidak ada yang dibiarkan kosong dan
Lengkap
semua tempat pelayanan telah mengirimkan laporan.

●
Laporan seharusnya diserahkan sesuai waktu yang ditentukan, tepat waktu,
Tepat Waktu
jangan terlambat.

●
Sebelum mengirim pelaporan, lakukan pemeriksaan ulang terhadap semua data
Akurat yang dilaporkan. Pastikan bahwa data yang dilaporkan sesuai dengan data sasaran
dan jumlah hasil imunisasi berdasarkan pencatatan di tempat pelayanan
 PENCATATAN DAN PELAPORAN CAKUPAN
IMUNISASI
Pencatatan cakupan imunisasi dilakukan berdasarkan hasil kegiatan pelayanan imunisasi
yang dilakukan oleh posyandu, puskesmas, puskemas pembantu, klinik, rumah sakit,
praktik bidan, praktik dokter dan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, baik
pemerintah maupun swasta, yang menyelenggarakan pelayanan imunisasi

Pencatatan Cakupan Imunisasi Bayi dan Baduta

Pencatatan Pencatatan Cakupan Imunisasi Hasil Pelaksanaan BIAS

Cakupan Pencatatan Imunisasi Wanita Usia Subur (WUS)

Imunisasi
Pencatatan Imunisasi Tambahan
 PENCATATAN CAKUPAN IMUNISASI PCV
Pencatatan cakupan imunisasi PCV sama dengan Pencatatan Cakupan Imunisasi pada
Bayi dan Baduta
 Pencatatan dilakukan segera pada saat pelayanan, tidak
ditunda dan diisi secara lengkap. Gambar Buku KIA
 Pencatatan pada tingkat puskesmas menggunakan Buku
KIA dan Register Kohort Bayi atau Register Kohort Balita
dan Anak Pra-Sekolah.
 Pencatatan di klinik, rumah sakit/ fasyankes lain
menggunakan Buku KIA dan dapat ditambah dengan
rekam medis apabila diperlukan. Hasil pelayanan
direkapitulasi sesuai format untuk disampaikan ke
puskesmas. Puskesmas akan memasukan laporan dari
klinik, rumah sakit/ fasyankes lain ke dalam Kohort Bayi
atau Kohort Balita dan Anak Pra-Sekolah.
 PELAPORAN CAKUPAN IMUNISASI

Pencatatan hasil pelayanan pada register kohort bayi,

register kohort balita dan anak pra-sekolah, pada tingkat
pelayanan direkap pada format Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS).

Hasil rekapitulasi dilaporkan kepada Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota setiap sebelum tanggal 5 bulan berikutnya
 PELAPORAN CAKUPAN IMUNISASI

Dilakukan
secara
berjenjang
sesuai waktu
yang sudah
ditentukan
 ALUR PENCATATAN PELAPORAN TINGKAT
PUSKESMAS Analisa Laporan
Kohort Bayi Desa UCI
Tahunan
Sasaran Tempat Imunisasi Program
 Buku KIA UCI Desa
 Kohort Bayi atau Kohort
Bayi Posyandu
Balita dan Anak Pra-
Sekolah (bulanan  per Rekapitulasi per Desa
Puskesmas
Baduta desa) pada Format PWS
untuk Laporan
Sekolah  Kartu Imunisasi Skrining Bulanan Puskesmas
WUS Pra-Nikah atau Buku KIA
RS, Praktek  Register Imunisasi WUS Dinas
Swasta dan Kohort Ibu (bulanan Kesehatan
Anak Usia (Dokter/BPS/  per desa) Kabupaten
Sekolah SD Klinik / Kota
 Rapor KesehatanKu Rekapitulasi per
 Register BIAS Sekolah pada Format
Dicatat dalam Buku KIA  Dicatat per sekolah Laporan BIAS
dan Rapor KesehatanKu
Dimasukan oleh
Puskesmas
Dilaporkan ke PKM
sesuai format
 MEKANISME PENCATATAN IMUNISASI PCV

Sasaran Tempat
Imunisasi

Posyandu
Puskesmas
Bayi,Baduta RS
WUS
Praktek
Swasta
(Dokter/BPS
/Klinik

Dicatat dalam Tulis nama vaksinnya dan tanggal-bulan

Buku KIA/KMS pemberiannya  1 kolom untuk 1 dosis
 FORMAT PENCATATAN HASIL IMUNISASI PCV =
IMUNISASI RUTIN
Format Register Hasil Pelayanan - CHAI

Kohort Bayi dan Kohort Balita dan Anak

Pra-Sekolah
FORMAT REKAPITULASI HASIL IMUNISASI PCV
FORMAT PENCATATAN DI KLINIK, BIDAN, RS DAN
FASKES LAIN
 PELAPORAN ELETRONIK  PWS IMUNISASI

KOLOM PCV 1  SETELAH KOLOM DPT-HB-Hib 1 DAN POLIO 2 KOLOM PCV 3  SEBELUM KOLOM DPT-
HB-Hib 4 (IMUNISASI LANJUTAN BADUTA)
KOLOM PCV 2  SETELAH KOLOM DPT-HB-Hib 2 DAN POLIO 3
 PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK IMUNISASI

AUTO DISABLE
VAKSIN DAN PELARUT SAFETY BOX
SYRINGE

 Pencatatan dilakukan oleh Puskesmas, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Dinas Kesehatan
Provinsi pada setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran menggunakan kartu atau buku
stok.
 Setiap jenis vaksin, ADS, safety box dicatat pada buku/kartu stok yang berbeda. Untuk
pencatatan menggunakan kartu stok, maka 1 kartu stok untuk 1 nomor batch.
 Untuk fasilitas pelayanan kesehatan lain yang menyelenggarakan imunisasi menggunakan
vaksin dan pelarut yang disediakan pemerintah juga harus melakukan pencatatan stok dan
pemakaian vaksin dan pelarut, dan melaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau
Puskesmas (sesuai tempat pengambilan vaksin).
 PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK IMUNISASI

1. Tanggal/Bulan
2. Diterima dari...
3. Dikeluarkan ke..
4. Pemasukan (dosis/vial)
5. Kondisi VVM
6. No. Batch
7. Pengeluaran (dosis/vial)
8. Kondisi VVM
9. No. Batch
10. Penyesuaian
11. Sisa Kumulatif
Contoh Kartu Stok 12. Keterangan
Contoh Format Pelaporan Logistik

 Hasil pencatatan pada kartu stok dilaporkan menggunakan format pelaporan logistik
setiap bulan bersamaan dengan pelaporan cakupan imunisasi.
 PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK IMUNISASI

Selain dicatat pada buku/ kartu stok, pada saat penerimaan dan pengeluaran vaksin dan
logistik imunisasi lain juga harus dilengkapi dengan dokumen kelengkapan administrasi yaitu
Vaccine Arrival Report (VAR) dan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang DIISI LENGKAP
 PENCATATAN DAN PELAPORAN MONITORING SUHU

 Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas dan seluruh fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan imunisasi harus melakukan monitoring suhu alat penyimpan vaksin untuk
memastikan vaksin disimpan pada suhu yang sesuai.
 Monitoring suhu dilakukan dua kali setiap hari, termasuk pada hari libur, pada pagi dan sore hari.
 Pencatatan hasil monitoring suhu dibuat dalam bentuk grafik monitoring suhu yang tersedia untuk masing-
masing unit alat penyimpan vaksin
 Grafik monitoring suhu dilengkapi dengan catatan atau keterangan kejadian penting apabila hasil monitoring
suhu menunjukkan suhu berada di luar batas suhu yang seharusnya yaitu 2-8⁰C, misalnya penggantian suku
cadang, proses defrosting atau pencairan bunga es, kegiatan pemeliharaan dan pembersihan, dll.
 Pada setiap akhir bulan, hasil monitoring suhu dilaporkan kepada supervisor atau pimpinan di masing-masing
tempat.
 Kemudian, supervisor atau pimpinan di masing-masing tempat melakukan evaluasi terhadap laporan
monitoring suhu yang disampaikan oleh petugas pengelola cold chain. Supervisor atau pimpinan di masing-
masing tempat menandatangani grafik monitoring suhu sebagai bentuk persetujuan atas laporan monitoring
suhu yang disampaikan oleh petugas pengelola cold chain.
 Suhu
seharusnya

JANGAN LUPA DI TTD OLEH PENANGGUNG

JAWAB DAN SUPERVISOR/PIMPINAN
 PENCATATAN DAN PELAPORAN KIPI

Pencatatan dan pelaporan kasus KIPI

melalui kegiatan surveilans KIPI merujuk
pada materi Surveilans KIPI

UNTUK KIPI RINGAN DILAPORKAN SETIAP BULAN BERSAMAAN

DENGAN LAPORAN CAKUPAN IMUNISASI
 PENGERTIAN PRINSIP PEMANTAUAN WILAYAH
SETEMPAT

Alat pemantauan hasil imunisasi berupa grafik atau gambar pencapaian hasil
imunisasi dan kecenderungannya di masing-masing wilayah operasional.

 Prinsip-Prinsip PWS:
 Memanfaatkan data yang ada dari cakupan imunisasi
 Menggunakan indikator sederhana : indikator akses dan pemanfaatan
 Dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan setempat
 Dimanfaatkan untuk umpan balik
 Teratur dan tepat waktu (setiap bulan)
 Memudahkan analisa
 TAHAPAN PENGGUNAAN PWS

1 2 3 4
Pengumpulan Pengolahan Analisis Penyusunan
Data Data Data RTL

Bagian pengumpulan Petugas dapat Data yang sudah Disusun berdasarkan

data diisi dengan data langsung melihat hasil diinput, dianalisis hasil analisis
cakupan imunisasi pengolahan data pada meliputi pencapaian masalah. Uraian
yang berasal dari PWS dalam bentuk cakupan dibandingkan tindak lanjut dapat
kohort bayi, kohort grafik cakupan target bulanan dan berupa: perbaikan
balita dan anak pra- imunisasi identifikasi masalah teknis pelayanan,
sekolah, serta kohort yang menghambat perbaikan manajerial
ibu pelayanan imunisasi pelayanan,
penggerakan
masyarakat
 PEMANFAATAN PWS
Pemanfaatan PWS pada Pertemuan Teknis

Pada pertemuan lokakarya mini di tingkat puskesmas tiap bulan, analisis PWS digunakan
untuk menginformasikan hasil yang telah di capai oleh Puskesmas, identifikasi masalah,
merencanakan upaya-upaya tindak lanjut dan penyusunan rencana operasional.

Pemanfaatan PWS pada Koordinasi Lintas Sektor

Analisis PWS disajikan dan didiskusikan pada pertemuan lintas sektoral untuk
memperoleh dukungan bagi pemecahan masalah, terutama yang berkaitan dengan
motivasi, penggerakan masyarakat dan operasional kegiatan.
 Format PWS yang digunakan adalah format PWS
terstandarisasi yang dikembangkan oleh Kementerian
Kesehatan c.q Subdit Imunisasi

LIHAT FORMAT PWS

(TERLAMPIR)
 KESIMPULAN
 Setiap fasilitas yang menyelenggarakan pelayanan imunisasi harus
melakukan pencatatan dan pelaporan secara rutin dan berkala, serta
dilakukan secara berjenjang kepada Menteri Kesehatan, melalui Dinas
Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
 Laporan yang baik harus memenuhi syarat lengkap, akurat dan tepat
waktu.
 Pencatatan dan pelaporan berperan penting:
 Menunjang pelayanan imunisasi  mengetahui riwayat status
imunisasi, menentukan jadwal kunjungan berikutnya
 Menjadi dasar dalam melakukan perencanaan program dan tindak
lanjut kegiatan
TERIMA KASIH