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Guide Utilisateur DHL Intraship v4.

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Time Definite
Sales & Customer Service Department,
Sommaire

 Découvrir Intraship
 Login
 Préparer une expédition – Expéditeur
 Préparer une expédition – Destinataire
 Créer un envoi
 Notification d‘un envoi
 Enregistrer l‘envoi
 Imprimer
 Administration
 Importer un carnet d‘adresse
 La demande d‘enlèvement

Guide Utilisateur · DHL Intraship - Time Definite Page 2


Avant de commencer

 Ce guide utilisateur va vous permettre de connaître les principales fonctionnalités de


DHL Intraship étape par étape.
 Pour utiliser DHL Intraship via notre site Internet (www.dhl.fr) cliquez sur l’onglet
Service en ligne sélectionnez DHL Intraship.
Service en ligne

DHL Intraship

 Vous pouvez aussi accédez directement à DHL Intraship en cliquant sur le lien suivant
: http:// intraship.dhl.fr

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Login

 Lorsque vous démarrez le programme, saisissez votre identifiant, votre mot de passe
ainsi que la langue désirée dans le formulaire
 Validez en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Identifiant

Mot de passe

Choix de la langue

Enregistrer

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Préparer une expédition – Expéditeur 1/2

 Si vous êtes authentifié comme un utilisateur du logiciel voici ci-dessous la fenêtre


qui s’affiche
 Pour créer une nouvelle expédition, cliquez sur « Nouvel envoi » à gauche de l’écran

Nouvelle expédition

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Préparer une expédition – Expéditeur 2/2

 L’expéditeur par défaut est automatiquement affiché.


 Vous pouvez sélectionner un autre expéditeur en cliquant d’abord sur « Effacer » et
ensuite sur « Rechercher ».

Effacer

Rechercher

 Attention ! Si vous souhaitez changer l’adresse d’expéditeur, veuillez également


choisir le compte qui correspond au nouveau site d’enlèvement.

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Préparer une expédition – Destinataire 1/2
 Une fois la rubrique « Expéditeur » complétée, passez à l’onglet suivant :
« Destinataire » 
 Pour ajouter un nouveau destinataire, remplissez les champs en gras et validez en
cliquant sur le bouton « Ajouter l’adresse ». Vous pouvez attribuer un « Code
destinataire » à votre destinataire afin de le retrouver plus facilement lors d’une
prochaine expédition.
 Si votre correspondant existe dans le carnet d’adresses, cliquez sur la touche de
fonction « Rechercher ».
 Le carnet d’adresses est présenté par ordre alphabétique. Vous pouvez alors
rechercher vos destinataires par catégorie ou en les saisissant dans les champs de
recherche. Cliquez ensuite sur le nom de la société.

 Les informations relatives à ce destinataire sont ensuite affichées dans l’écran de


préparation de l’expédition.

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Préparer une expédition – Destinataire 2/2
Destinataire

Ajouter un
destinataire

Trouver un
destinataire

Vous pouvez
indiquer le # de
compte à
facturer de
votre
destinataire

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Préparer une expédition – Destinataire – Astuce 1/3

 Pour créer une expédition à destination d’un autre pays que la France, le nom de la
ville doit être en anglais, cependant il n’est pas évident d’en connaître toujours la
bonne orthographe. Pour vous aider, il existe une astuce dans DHL Intraship…
 N’indiquer que les 2 ou 3 premières lettres de la ville de destination, sélectionnez
dans la liste déroulante le pays de destination puis cliquez sur le bouton
« code destination »,
 DHL Intraship met à jour automatiquement le champ de la ville (ou propose une liste
de choix en cas de possibilités multiples) de destination et le code de destination.
Cette fonction est disponible pour tous les pays y compris pour la France.
 Exemple :
– pour la ville de Beyrouth (Liban), plusieurs orthographes sont possible :
beyrouth, beirout, beirut…
– il suffit pour trouver aussitôt le bon code IATA

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Préparer une expédition – Destinataire – Astuce 2/3
Notez les 1ères
lettres de la ville de
destination
(ici : BE)

Choisissez le pays
de destination
(ici Lebanon)

Cliquez sur « code


destination »

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Préparer une expédition – Destinataire – Astuce 3/3
Le code
destination est mis
à jour

Le nom de la ville
est complété

Vous pouvez
passer à l’étape
suivante

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Créer un envoi non taxable 1/3

 Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur l’onglet « COLISAGE ».


 Indiquez le poids du colis et validez en cliquant sur la touche de fonction « Ajouter ».

Colisage

Ajouter

 Répétez l’opération pour chaque colis partant à la même adresse. DHL Intraship
calculera automatiquement le poids total et le poids volumétrique si vous avez
indiqué les dimensions.

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Créer un envoi non taxable 2/3

 Lorsque l’ensemble fenêtre est remplie, cliquez sur l’onglet « Description du contenu » pour passer à
l’étape suivante :

Description du contenu

Description du contenu

 Indiquez le contenu de votre colis en remplissant le champs « Description du contenu ».


 Vous avez la possibilité de créer une liste d’articles que vous envoyez régulièrement afin d’éviter de la
ressaisir. De cette façon, vous pouvez cliquer sur la flèche rouge à coté du champ « Description du
contenu » et sélectionner l’article en question. La description du contenu est mémorisée jusqu’à la
prochaine utilisation.

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Créer un envoi non taxable 3/3

 Paiement de l’envoi (facturé à) :


22xxxxxxx Votre compte export DHL Express commençant par les chiffres « 22 » : l’expéditeur prend les frais de
transport à sa charge
96xxxxxxx Compte Import Express du destinataire commençant par les chiffres « 96 » :
- Ce numéro de compte vous sera transmis par le destinataire.
- Veuillez contacter DHL au 0892 69 49 38 (0,34 € TTC/min) pour importer un compte Import Express dans
DHL Intraship.

 Si les fonctions Export Document, Notification ne sont pas nécessaires, cliquez sur « Enregistrer »
pour compléter votre envoi ou sur « Enregistrer/Imprimer » pour imprimer les documents
immédiatement, ou sur « Enregistrer et revenir à l’écran principal »  si vous désirez préparer un
autre envoi.

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Créer un envoi taxable 1/2

 Pour créer un envoi de marchandise, la procédure est identique à celle des documents :
– Cliquez sur « Nouvel envoi »
– Remplissez l’onglet « Expéditeur »
– Remplissez l’onglet « Destinataire »
– Remplissez l’onglet « Colisage »
 A la rubrique « Données d’envoi » spécifiez quel est le « Type d’envoi » en cliquant sur la flèche
du menu déroulant et sélectionnez « Envoi de marchandises ».
 Indiquez ensuite quelle est la valeur déclarée de la marchandise dans le champ « Valeur de
marchandise ». Par défaut DHL Intraship propose l’unité monétaire EUR, mais vous pouvez la
modifier en cliquant sur la flèche du menu déroulant.
 Saisissez le contenu de votre expédition sous la rubrique « Description du contenu » ou cliquez
sur la flèche rouge afin d’accéder à la liste des articles les plus fréquemment envoyés.
 Pour terminer, indiquez sous quel Incoterm vous souhaitez envoyer la marchandise. Par défaut
DHL Intraship propose l’incoterm DDU (Destination Duty Unpaid). Vous pouvez le modifier en
cliquant sur le menu déroulant et sélectionnez parmi la liste disponible.
 Comme tout envoi de marchandises (hors communauté européenne) doit être accompagné par
une facture commerciale ou pro forma, vous avez la possibilité de préparer ces documents à la
rubrique suivante en cliquant sur l’onglet « Document Export ».

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Créer un envoi taxable 2/2
 Saisissez les informations des champs surlignés
en gras : « Date de facture » (par défaut, la date du
jour), « Type d’exportation » (par défaut,
permanent), mais vous pouvez les modifier.
 Puis, terminez en indiquant quelle est la
« Raison d’exportation ».

 Lorsque ces premières informations d’ordre


général sont saisies, cliquez sur la touche de
fonction « Détails » afin de classer le contenu du
colis.
 Indiquez quelle est :
– la nature des articles sous la rubrique
« Description »,
– le « Nombre » de pièce que vous envoyez,
– la « Valeur par pièce »,
– le « Poids net » et le « Poids brut » par pièce
– ainsi que le « Pays d’origine » de l’article
concerné.
 Puis, validez en cliquant sur le bouton « Ajouter ».
 Vous pouvez consulter et choisir les services
disponibles proposés selon votre destination en
cliquant sur l’onglet « Services DHL ». Par défaut,
Intraship propose le service standard, mais selon
la destination, vous avez la possibilité de garantir
une livraison avant 9h (StartDay Express) ou avant
midi (MidDay Express).

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Créer Rapidement une expédition multipièces
 Cliquez
 Lorsque vous saisissez
une expédition sur le
classique, vous devez bouton
utiliser l’onglet
Colisage afin de saisir Ajouter une
(au minimum) le poids pièce…
de votre expédition. Si
celle-ci ne comporte
qu’une seule pièce
(Unité de manutention),
vous devez utiliser cet
écran.
 Dans le cadre d’une
expédition contenant 1
plusieurs pièces
(UM/Unités de
manutention) & afin de
vous faire gagner du
temps, n’utilisez pas  Puis
l’onglet Colisage, indiquez le
passez directement sur
l’onglet Description & poids total
Contenu. ainsi que le
 Renseigner tous les nombre de
2
champs de cet onglets
puis cliquez sur le colis qui
bouton Ajouter une composent
pièce… en bas à votre envoi
gauche de la page

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Notification e-Mail

 Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’avertir par e-mail votre destinataire en
remplissant l’onglet « Notification » (optionnel).

Notification

Texte E-Mail

Nom du
destinataire

Adresse E-Mail

Ajouter

 Indiquez l’adresse e-mail de votre correspondant et validez en cliquant sur le bouton


« Ajouter ». Répétez l’opération pour chaque personne que vous souhaitez alerter.
 Vous avez également la possibilité d’inclure un message personnel sous la rubrique
« Texte E-Mail » ; le texte standard est généré en anglais par le logiciel.

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Enregistrer votre envoi 1/2
 Une fois les différents onglets remplis, vous avez
plusieurs possibilités :
– « Enregistrer/Imprimer »
– « Enregistrer et revenir à l’écran principal »

 LA fonction « Enregistrer et revenir à l’écran principal » permettent de sauvegarder les


informations pour un traitement ultérieur. 
 Si vous désirez préparer plusieurs envois, cliquez sur  « Enregistrer et revenir à l’écran
principal ».
 Aucun numéro de bordereau n’est attribué à une expédition tant que celle-ci n’est pas
définitivement enregistrée & imprimée. Dans ce cas précis, l’envoi reste en statut
« libérer ».

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Enregistrer votre envoi 2/2

 Vous pouvez encore


modifier les détails de
l’envoi en cliquant sur le Liste
numéro de bordereau de la des
ligne correspondante puis envois
cliquez sur le bouton en
« Editer » (possibilité cours
d’effacer les envois
sélectionnés).
 Pour imprimer les
documents relatifs à cet
envoi, cliquez sur
« Imprimer ».
 Répétez l’opération pour
chaque article différent.
 L’affichage permet de
visualiser le nombre de
pièces/unités de
manutention, ainsi que le
montant du transport
(option bientôt disponible)

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Imprimer des bordereaux et des documents
d’exportation 1/2

 La fonction « Enregistrer/Imprimer » permet de sauvegarder les informations et


d’imprimer les documents de transports (bordereau, étiquette, facture pro
forma /commercial et bon de marchandise).
 Il est possible de paramétrer les options d'impression afin de ne pas avoir cette
fenêtre (voir section Administration des Utilisateurs)

Sélection du type d’impression (option


imprimante thermique ou imprimante de
bureau)

Sélection des documents à imprimer

Imprimer

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Imprimer des bordereaux et des documents
d’exportation 2/2

 Imprimez chaque document en 3 exemplaires (excepté le bon de marchandise).


 Merci d’inclure tous les exemplaires du bordereau d’expédition avec l’envoi DHL.
 Dans le cas d’un envoi de colis multiples, il est nécessaire de fournir une copie du
bordereau d’expédition pour chaque colis, et deux exemplaires supplémentaires pour
l ‘expédition globale. Tous les colis ayant un numéro de bordereau d’expédition
identique seront envoyés comme une expédition unique.
 Vous avez aussi la possibilité d’utiliser les outils que propose Acrobat Reader et
sauvegarder le document dans l’un de vos fichiers ou alors l‘envoyer par e-mail à
votre destinataire par exemple.

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Administration des utilisateurs

 Cette rubrique est consacrée au paramétrage d’un utilisateur, chaque champ est
donc expliqué afin d’en favoriser l’utilisation.
 Pour gérer l’administration des utilisateurs cliquez sur « paramètres et options » puis
« gestion des utilisateurs »

Paramètres Gestion des utilisateurs


& options

 Vous arrivez alors sur la liste des utilisateurs, vous avez la possibilité de :
– « Créer un nouvel utilisateur »
– Modifier les paramètres d’un utilisateur : cliquez sur le numero de l’utilisateur.

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Administration des utilisateurs

 Cette étape simple permet de saisir l’identifiant, le mot de passe ainsi que l’adresse
email de l’utilisateur. Le champ description a peu d’importance, sauf si vous avez de
nombreux utilisateurs à enregistrer, cela permet d’indiquer par exemple le nom d’un
service, un code identifiant interne…

Général

Informations utilisateurs

Description

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Classe d´utilisateur :

 Administrateur : contrôle total & accès à toutes les fonctionnalités autorisées par
l’administrateur DHL lors de la création du site client.
 Contrôleur : contrôle sur les utilisateurs, permet de valider par exemple la création,
l’impression & le manifeste de fin de journée des utilisateurs si votre client désire
mettre en place un système de validation.
 Utilisateur : permet d’accéder uniquement aux fonctionnalités accordées par
l’administrateur interne client

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Autorisation 1/2
 Cette étape permet de configurer les autorisations d’accès des utilisateurs &
contrôleurs, elle peut être réalisée par un administrateur client :

(voir explications à la page suivante)

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Autorisation 2/2

 Demande d’enlèvement en ligne : permet de programmer le passage d’un


coursier
 Paramètres de l'exportation : à définir
 Manifeste Fin de Journée : permet à l’utilisateur d’établir, réimprimer ou
visualiser le Manifeste de Fin de Journée
 Tarifs : option indisponible pour l’instant
 Afficher Uniquement ses Propres AWB : permet de ne visualiser que les
expéditions créées par l’utilisateur. Les expéditions des autres utilisateurs
ne sont pas visibles.
 Modification des expéditions: permet la modification des expéditions non imprimes
 Impression Reçu Expédition : permet l’impression du reçu d’expédition

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Autorisation 2

 Saisie des comptes tiers : si cette case est cochée, l’utilisateur pourra saisir
manuellement ses propres comptes 96 ou 22, dans le cas contraire une liste devra
être importée par l’administrateur DHL.
 Accès au carnet d’adresse global : permet d’enregistrer des adresses & de consulter
le carnet d’adresse publique/commun du site client

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Impression des préférences 2/2

 Pour obtenir une impression automatique du bordereau d'expédition et de la facture


(proforma ou commerciale)
 Cochez la case " Impression des préférences" ;

 ATTENTION !
vous imprimerez alors automatiquement à chaque nouvel envoi le bordereau ET la
facture.

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Impression Par Défaut
Cette dernière étape permet de configurer par défaut les documents à imprimer :
 Imprimer Étiquette : permet l’édition d’étiquettes autocollantes, veuillez contacter votre
attaché commercial pour plus de précision
 Impression bordereau A4 : permet d’imprimer le bordereau A4 automatiquement pour
chaque expédition
 Impression pro forma… : permet d’imprimer les factures automatiquement pour chaque
expédition
 Impression Bon de Réception… : permet l’impression du bon de marchandise
récapitulatif, à configurer à la demande du client
 Utiliser l’imprimante thermique : pour
imprimer les étiquettes autocollantes
(ATTN: vous devez disposer d’une
imprimante thermique pour utiliser
cette option.)
Impression par Défaut

Imprimer le label
Impression bordereau
Impression pro forma
Impression bon de réception
Utiliser l’imprimante Thermique

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Administration des utilisateurs – Copier un profil

 Gagnez du temps dans la


création des nouveaux
utilisateurs !

 Allez dans le menu, Paramètres &


Options, puis Gestion des
utilisateurs

 Vous pouvez copier tout


simplement un profil utilisateur
pour créer un nouvel utilisateur
qui bénéficiera exactement des
mêmes droits d’accès que le
profil modèle choisi.
 Vous n’aurez ensuite qu’à
renseigner les champs propres
au nouvel utilisateur càd  Cliquez sur le bouton afin de dupliquer le profil
– Identifiant
sélectionné, renseignez ensuite les champs à compléter
– Mot de passe
– Adresse email
– Description
– Catégorie
 Tous les paramètres de son profil
seront copiés à l’identique

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Importer un carnet d’adresse 1/3

 Pour importer un carnet d’adresse, cliquer sur le bouton « Paramètres & Options »
dans la barre de menu à gauche.
 Puis cliquez sur le bouton Importer les adresses des destinataires

Paramètres et Options Importer les Adresses des Destinataires

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Importer un carnet d’adresse 2/3

 Utilisez ensuite le bouton « Parcourir » pour sélectionner le fichier à importer en


naviguant sur le disque dur de votre ordinateur, puis cliquer sur le bouton « Import ».
Le fichier à importer doit impérativement être au format ASCII/TXT.

 Voici un exemple de format d’importation, si ce format n’est pas respecté, les


données ne pourront être importées.
– Exemple :
1|U|Meier GmbH|Fr. Muster|Lange Str. 12|1. Stock|Tuer 2|Baden-Baden|DE|76530||
0049-7221-123-500|0049-7221-123-400||info@dhlexpress.at|FRA|Searchcritera|
Addtext 1|Addtext 2|Addtext 3|

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Importer un carnet d’adresse 3/3

 Explications
 Le 1 correspond à : donnée incrémentale, à chaque ligne ex : 1 pour la première ligne,
2 pour la seconde, 3 pour la troisième…
 Le U correspond à : un import de données inconditionnel sans remplacement des
données déjà présentes dans le carnet d’adresses ou D si vous souhaitez remplacer
les données existantes en doublons
 Searchcriteria correspond à : code du destinataire afin de faciliter la recherche par
code dans l’interface utilisateur

 Vous pouvez également importer un carnet d’adresses privé pour chaque utilisateur.
Pour en savoir plus, veuillez contacter votre Conseiller Clientèle & e-Business ou
notre support informatique client au 0892 69 49 38.

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