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Time Definite
Sales & Customer Service Department,
Sommaire
Découvrir Intraship
Login
Préparer une expédition – Expéditeur
Préparer une expédition – Destinataire
Créer un envoi
Notification d‘un envoi
Enregistrer l‘envoi
Imprimer
Administration
Importer un carnet d‘adresse
La demande d‘enlèvement
DHL Intraship
Vous pouvez aussi accédez directement à DHL Intraship en cliquant sur le lien suivant
: http:// intraship.dhl.fr
Lorsque vous démarrez le programme, saisissez votre identifiant, votre mot de passe
ainsi que la langue désirée dans le formulaire
Validez en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Identifiant
Mot de passe
Choix de la langue
Enregistrer
Nouvelle expédition
Effacer
Rechercher
Ajouter un
destinataire
Trouver un
destinataire
Vous pouvez
indiquer le # de
compte à
facturer de
votre
destinataire
Pour créer une expédition à destination d’un autre pays que la France, le nom de la
ville doit être en anglais, cependant il n’est pas évident d’en connaître toujours la
bonne orthographe. Pour vous aider, il existe une astuce dans DHL Intraship…
N’indiquer que les 2 ou 3 premières lettres de la ville de destination, sélectionnez
dans la liste déroulante le pays de destination puis cliquez sur le bouton
« code destination »,
DHL Intraship met à jour automatiquement le champ de la ville (ou propose une liste
de choix en cas de possibilités multiples) de destination et le code de destination.
Cette fonction est disponible pour tous les pays y compris pour la France.
Exemple :
– pour la ville de Beyrouth (Liban), plusieurs orthographes sont possible :
beyrouth, beirout, beirut…
– il suffit pour trouver aussitôt le bon code IATA
Choisissez le pays
de destination
(ici Lebanon)
Le nom de la ville
est complété
Vous pouvez
passer à l’étape
suivante
Colisage
Ajouter
Répétez l’opération pour chaque colis partant à la même adresse. DHL Intraship
calculera automatiquement le poids total et le poids volumétrique si vous avez
indiqué les dimensions.
Lorsque l’ensemble fenêtre est remplie, cliquez sur l’onglet « Description du contenu » pour passer à
l’étape suivante :
Description du contenu
Description du contenu
Si les fonctions Export Document, Notification ne sont pas nécessaires, cliquez sur « Enregistrer »
pour compléter votre envoi ou sur « Enregistrer/Imprimer » pour imprimer les documents
immédiatement, ou sur « Enregistrer et revenir à l’écran principal » si vous désirez préparer un
autre envoi.
Pour créer un envoi de marchandise, la procédure est identique à celle des documents :
– Cliquez sur « Nouvel envoi »
– Remplissez l’onglet « Expéditeur »
– Remplissez l’onglet « Destinataire »
– Remplissez l’onglet « Colisage »
A la rubrique « Données d’envoi » spécifiez quel est le « Type d’envoi » en cliquant sur la flèche
du menu déroulant et sélectionnez « Envoi de marchandises ».
Indiquez ensuite quelle est la valeur déclarée de la marchandise dans le champ « Valeur de
marchandise ». Par défaut DHL Intraship propose l’unité monétaire EUR, mais vous pouvez la
modifier en cliquant sur la flèche du menu déroulant.
Saisissez le contenu de votre expédition sous la rubrique « Description du contenu » ou cliquez
sur la flèche rouge afin d’accéder à la liste des articles les plus fréquemment envoyés.
Pour terminer, indiquez sous quel Incoterm vous souhaitez envoyer la marchandise. Par défaut
DHL Intraship propose l’incoterm DDU (Destination Duty Unpaid). Vous pouvez le modifier en
cliquant sur le menu déroulant et sélectionnez parmi la liste disponible.
Comme tout envoi de marchandises (hors communauté européenne) doit être accompagné par
une facture commerciale ou pro forma, vous avez la possibilité de préparer ces documents à la
rubrique suivante en cliquant sur l’onglet « Document Export ».
Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’avertir par e-mail votre destinataire en
remplissant l’onglet « Notification » (optionnel).
Notification
Texte E-Mail
Nom du
destinataire
Adresse E-Mail
Ajouter
Imprimer
Cette rubrique est consacrée au paramétrage d’un utilisateur, chaque champ est
donc expliqué afin d’en favoriser l’utilisation.
Pour gérer l’administration des utilisateurs cliquez sur « paramètres et options » puis
« gestion des utilisateurs »
Vous arrivez alors sur la liste des utilisateurs, vous avez la possibilité de :
– « Créer un nouvel utilisateur »
– Modifier les paramètres d’un utilisateur : cliquez sur le numero de l’utilisateur.
Cette étape simple permet de saisir l’identifiant, le mot de passe ainsi que l’adresse
email de l’utilisateur. Le champ description a peu d’importance, sauf si vous avez de
nombreux utilisateurs à enregistrer, cela permet d’indiquer par exemple le nom d’un
service, un code identifiant interne…
Général
Informations utilisateurs
Description
Administrateur : contrôle total & accès à toutes les fonctionnalités autorisées par
l’administrateur DHL lors de la création du site client.
Contrôleur : contrôle sur les utilisateurs, permet de valider par exemple la création,
l’impression & le manifeste de fin de journée des utilisateurs si votre client désire
mettre en place un système de validation.
Utilisateur : permet d’accéder uniquement aux fonctionnalités accordées par
l’administrateur interne client
Saisie des comptes tiers : si cette case est cochée, l’utilisateur pourra saisir
manuellement ses propres comptes 96 ou 22, dans le cas contraire une liste devra
être importée par l’administrateur DHL.
Accès au carnet d’adresse global : permet d’enregistrer des adresses & de consulter
le carnet d’adresse publique/commun du site client
ATTENTION !
vous imprimerez alors automatiquement à chaque nouvel envoi le bordereau ET la
facture.
Imprimer le label
Impression bordereau
Impression pro forma
Impression bon de réception
Utiliser l’imprimante Thermique
Pour importer un carnet d’adresse, cliquer sur le bouton « Paramètres & Options »
dans la barre de menu à gauche.
Puis cliquez sur le bouton Importer les adresses des destinataires
Explications
Le 1 correspond à : donnée incrémentale, à chaque ligne ex : 1 pour la première ligne,
2 pour la seconde, 3 pour la troisième…
Le U correspond à : un import de données inconditionnel sans remplacement des
données déjà présentes dans le carnet d’adresses ou D si vous souhaitez remplacer
les données existantes en doublons
Searchcriteria correspond à : code du destinataire afin de faciliter la recherche par
code dans l’interface utilisateur
Vous pouvez également importer un carnet d’adresses privé pour chaque utilisateur.
Pour en savoir plus, veuillez contacter votre Conseiller Clientèle & e-Business ou
notre support informatique client au 0892 69 49 38.