Filing system lin

Nailah Shofwah

http://www.free-powerpoint-templates-design.com
Alphabetic
System
 "Definisi"

Sistem kearsipan secara alphabetic adalah sistem

penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Penyimpanannya berdasarkan urutan abjad (dari A hingga Z)
nama orang, organisasi,  instansi atau wilayah. 
Syarat-syarat dokumen yang akan diarsi
p

 Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

 Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.

 Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

 Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Perlengkapan yang dibutuhkan

Filing Cabinet
1 Lemari tempat menyimpan arsip.

Guide
2 Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi
sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip

Map
3 Folder

Kotak Sortir
4 Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk
memisahkan arsip.

Kartu Indeks
5 Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu
indeks.
Prosedur
Penyimpanan
Arsip
 1. Pengumpulan Surat

Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi

dikumpulkan pada bagian kearsipan.
 2. Memeriksa

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar

akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah
simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas
surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat
sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
 3. Mengindeks

Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas

penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit
untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama
pengiriman atau nama penanda tangan surat. 
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya
adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya
adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan
nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
 4. Memberi Kode

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah

diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran
dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk
unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
 5. Menyortir

Mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing

masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah
terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-
surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari
25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. 
6. Menempatkan
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut
peraturan yang berlaku.
  Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.

 Menentukan kode berdasarkan nama yang

telah di indeks.

 Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan

Prosedur menggantinya dengan bon pinjaman (out slip)
Penemuan bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang
Kembali dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. 
(Finding)
Contoh surat out slip:Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip
sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di
belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di
dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci
sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

Menyerahkan arsip kepada peminjam arsip yang diinginkan diberikan kepada

peminjam.


Chronological
System
 "Definisi"
*Menurut The Liang Gie, penggolongan menurut waktu adalah
menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.

*Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system

kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan
hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal
pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal
penerimaan surat
Syarat-syarat dokumen yang akan diarsi
p

 Memiliki susunan krononogis yang jelas

Memiliki tanggal


Sistem kronologis, yang  menggunakan kalender sebagai
patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal
dapat menunjukan:

 Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip

 Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip

 Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi

 Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau
ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
Mengindeks pada system ini adalah
menetepkan tanggal. Tanggal diuraikan atas
urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil
indeks tersebut diambil sebagai dasar
pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan
tanggal dengan menggunakan angka baik
untuk hari, bulan, dan tahun.

 
Contoh:

Surat yang tertera tanggal pembuatannya

adalah 5 Januari 2000 maka indeks surat
tersebut adalah 2000 Januari 5 dan kodenya
adalah 5-1-2000 atau 5/1/2000
 Perlengkapan yang dibutuhkan

Filing Cabinet
1 Lemari tempat menyimpan arsip.

Guide
2
Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang
berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga
Deretan arsip

Map
3 Folder

Kotak Sortir
4 Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk
memisahkan arsip.

Kartu Indeks
5 Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan
kartu indeks.

Buku Arsip
6 Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan
Prosedur
Penyimpanan
Arsip
① Ambil satu laci filling cabinet, tuliskan judul berupa angka tahun diluarnya
② Ambil guide posisi pertama sebanyak 12 buah yang sudah ditulisi nama bulan dari
Januari sampai Desember
③ Atur letak guide tersebut dengan urutan paling belakang  (paling jauh) guide
januari. Ambil guide Februari dan letakan di depan Januari. Begitu terus hingga
guide bulan Desember terletak di paling depan
④ Ambil folder lalu tuliskan pada tabnya tanggal 1 sampai dengan 30 atau 31 untuk
setiap bualannya sehingga dibutuhkan 365 folder
⑤ Atur letak folder dengan yang sama pada letak guide untuk masing-masing bulan.
Menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur
sebagai berikut:
Untuk kantor/organisasi yang kecil
yang arsipnya belum banyak:
Untuk kantor/organisasi yang
menengah dan besar:
 Kode laci diambil dari tahun
 Kode guide diambil dari bulan
 Kode folder diambil dari tanggal
Kode laci diambil dari gabungan bulan (2
bulan atau 3 bulan)
 Misalnya: laci untuk bulan Januari dan
Februari atau Januari, Februari dan
Maret.
 Kode guide diambil dari bulan
 Kode folder diambil dari tanggal
 ① Peminjam mengisi bon  pinjam sesuai dengan arsip yang sesuai
dengan arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga
② Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui tanggal
suratnya
③ Petugas menetapkan kode tersebut, petuhas dapat mengetahui
tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat
④ Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada
Prosedur peminjam
Penemuan ⑤ Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada

Kembali bon pinjam arsip

(Finding) ⑥ Patugas meletakan lembar pertama bon tersebut pada folder

sebagai ganti arsip yang dipinjam (out slip). Lembar kedua
diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga diseimpan
didalam ticler file.
Thank you