SISTEM

AKUNTANSI
PEMBELIAN
Monika Budiman SE., M.Ak
 DESKRIPSI KEGIATAN PEMBELIAN

 Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

yang diperlukan oleh perusahaan.
 Transaksi pembelian digolongkan menjadi 2, yaitu pembelian lokal dan impor.
 Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri.
 FUNGSI YANG TERKAIT
1. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan, bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi, Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan.
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK
SISTEM
 JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK
SISTEM
 Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi pembelian
mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
 Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.
 Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan
mencatatnya sebagai utang.
 Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

point).
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Menurut Mulyadi (2001:303)
dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir
yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat permintaan
pembelian.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
2. Surat Permintaan Penawaran
Harga
Dokumen ini digunakan untuk
meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak
bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
3. Surat Order Pembelian
Dokumen atau surat yang yang
berisi permintaan atas kebutuhan stok
barang dan dikirim dari pihak pembeli
kepada pemasok.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi
penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti
yang tercantum dalam surat order
pembelian.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi
surat order pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain
yang bersangkutan dengan perubahan bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan
menggunakan surat perubahan order
pembelian.
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi
untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
1. Register bukti kas keluar, adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul
dari pembelian.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
2. Jurnal pembelian, jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
3. Kartu utang, jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah kartu utang.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
4. Kartu persediaan, dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian
dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini: menjaga
kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan
dibayar), menjamin ketelitan dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

1. Organisasi
 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
 Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
 Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara
lengkap oleh hanya satu bagian dari fungsi tersebut.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan
dalam gudang, atau fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai.
 Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
 Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat
order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
 Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi
akuntansi
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
3. Praktik yang sehat
 Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
 Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi pembelian.
 Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
 Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima
tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
3. Praktik yang sehat
 Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara
menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan
surat order pembelian.
 Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur
dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
 Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan
rekening control utang dalam buku besar sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah
hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
 Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas
setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
FLOWCHART AKUNTANSI PEMBELIAN
FLOWCHART AKUNTANSI PEMBELIAN
FLOWCHART AKUNTANSI PEMBELIAN
FLOWCHART AKUNTANSI PEMBELIAN
FLOWCHART AKUNTANSI PEMBELIAN
Thank You
Any Questions?