Manajemen Waktu

By: M. Syaikhu Nuris, S.I.Kom, M.I.Kom

Manajemen waktu
Manajemen waktu berkaitan erat dengan manajemen
diri.
Menurut Stephen R. Covey ada tiga generasi
manajemen waktu.
Menurutnya,
generasi pertama, adalah generasi berdasarkan
reminder (sarana yang akan mengingatkan kita
bagaimana kita harus memanfaatkan waktu kita).
Generasi ini menganjurkan kita untuk “Ikut Arus”,
tetapi sambil berusaha memperhatikan hal-hal yang
harus kita beri waktu untuk kita kerjakan —membaca,
menghadiri acara atau rapat, mencuci, membersihkan
rumah.
Generasi ini ditandai dengan catatan-catatan singkat
atau checklist (daftar kegiatan). Daftar ini kita bawa
kemana-mana agar kita tidak lupa. Di malam hari kita
coret daftar kegiatan yang telah kita lakukan, dan
menuliskannya kembali keesok harinya yang belum
kita capai.
Generasi kedua, adalah manajemen waktu yang
berdasarkan diri pada “perencanaan dan persiapan”.
Ini ditandai dengan penanggalan dan buku agenda
atau catatan mengenai janji pertemuan atau kegiatan
yang akan kita lakukan.
Generasi ini adalah generasi efisiensi, tanggungjawab
pribadi, pencapaian dalam kerangka tujuan yang telah
ditetapkan, merencanakan ke depan, dan penjadwalan
kegiatan-kegiatan maupun peristiwa-peristiwa yang akan
datang.

Kita buat janji, menuliskan komitmen kita, menentukan

deadline, dan mencatat seluruh kegiatan kita, baik itu dalam
buku, maupun komputer atau network.
Generasi ketiga, adalah generasi “perencanaan,
pemrioritas, dan kontrol atau pengendalian”. Waktu
kita banyak di manfaatkan untuk memperjelas nilai-
nilai dan prioritas-prioritas kita, dengan pertanyaan
ini: “Apa yang kumaui?” Kita membuat master plans
—tujuan jangka panjang, menengah, dan pendek,
untuk meraih nilai-nilai tersebut.
Kita memberikan prioritas pada kegiatan kita secara
harian. Generasi ini ditandai dengan bervariasi sarana
perencanaan dan pengorganisasian —baik elektronik
maupun kertas— dengan formulir terperinci bagi
perencanaan harian.
Dalam batasan tertentu, tiga generasi itu memang
meningkatkan efektivitas dalam hidup kita. Misalnya
efisiensi, perencanaan, skala prioritas, memperjelas
nilai dan penetapan tujuan. Namun pada dasarnya,
masih timbul kesenjangan antara apa yang sungguh
sangat penting bagi kita dan cara kita memanfaatkan
waktu. Lebih parahnya lagi, kesenjangan antara hasil
dengan apa yang kita rasakan.
Bagaimana cara kita memanfaatkan waktu?
Genting Tidak genting

Penting

Tidak
penting
Kwadran I mewakili hal-hal yang “mendesak”
(urgent) dan “penting” (importance). Dalam kwadran
ini, kita menangani tuan rumah menagih sewa
rumah dengan marah-marah, mengejar deadline
makalah atau tulisan, kuliah, memperbaiki kompor
rusak, atau krisis-krisis yang lain.
Di sinilah kita mengatur, memproduksi,
memanfa’atkan pengalaman dan kemampuan
penilaian kita untuk menjawab berbagai kebutuhan
dan tantangan.
Kalau kita mengabaikannya, kita akan terkubur
hidup-hidup. Tetapi, kita perlu menyadari bahwa
banyak kegiatan penting menjadi “mendesak”
karena “penundaan” atau karena kita tidak cukup
melakukan “antisipasi” ---- penanggulangan ---- dan
perencanaan.
Kwadran II mencakup kegiatan yang “penting tetapi
tidak mendesak”. Ini kwadran kualitas. Di sinilah kita
melakukan perancanaan jangka panjang,
mengantisipasi dan menanggulangi masalah-
masalah,
memberikan kekuasaan atau wewenang
(mendelegasikan) kepada orang lain,
memperluas cakrawala pikir kita, dan meningkatkan
keahlian kita melalui bacaan dan pengembangan
“karir” terus-menerus,
Merancang bagaimana kita hendak membantu
teman kita dalam kesulitan,
Mempersiapkan diri untuk rapat atau presentasi
penting,
Menjalin hubungan dengan cara mendengarkan
orang lain secara jujur dan penuh perhatian. Intinya,
meningkatkan kemampuan kita untuk berbuat.
Kwadran III hampir merupakan bayang-bayang dari
kwadran I, dan mencakup “hal-hal yang mendesak,
tetapi tidak penting”. Ini merupakan kwadran tipuan.
Bunyi “mendesak” itu menciptakan ilusi seakan-akan
itu penting. Tetapi kenyataannya, kalau pun itu
penting, hanya penting bagi orang lain. Menerima
telpon, rapat, dan kunjungan masuk dalam katagori
ini. Kita memenuhi prioritas dan harapan orang lain,
dan itu mengira bahwa sungguh di Kwadran I.
Kwadran IV dikhususkan bagi kegiatan-kegiatan
yang “tidak mendesak” dan “tidak penting”. Ini
Kwadran Pemborosan. Memang, kita sesungguhnya
sama sekali tidak perlu berada di situ.
Tetapi kita tidak begitu babak belur karena terus
terjerembab dalam Kwadran I dan III, sehingga
sering “melarikan diri” ke Kwadran IV untuk bertahan
hidup. Hal-hal macam apakah yang terdapat dalam
Kwadran IV ini?
Hal-hal yang di situ tidak harus merupakan hal yang
bersifat rekreatif, karena rekreasi dalam arti yang
sesungguhnya dari re-kreasi —dari bahasa Latin: re-
cratio (harfiah: penciptaan kembali)— merupakan
kegiatan Kwdran II yang amat berharga. Tetapi
membaca serial Kho Ping Ho yang membuat kita
semacam “kecanduan”, kebiasaan nonton film, atau
ngobrol semalam suntuk dan tidur seharian, pantas
disebut “pemborosan waktu”.
Thanks,,,