Kick Off PMO Busdev

Januari 2020

Disusun Oleh :

Team Persiapan PMO 2020

 PMO
1 A Common Sense
A Common Sense Best Practices

“PMO
dibutuhkan
untuk
mengeksekusi
strategi
khususnya
dalam hal
project dan
pmo sudah di
gunakan oleh
95%
perusahaan
besar di dunia”
A Common Sense a way to execute strategy

“PMO berfungsi dalam

memastikan bahwa
strategi yang di buat top
management dapat ter
eksekusi dengan baik ”
A Common Sense How to valuasize the PMO

Penanganan
under budget

Kepuasan
pelanggan

Produktifitas

Alignment
Project dg RJPP

% Failed

Cost saving
A Common Sense How to increase PMO capability

“performance gap akan

menjadi perhatian
utama PMO dalam
meningkatkan kinerja
project di busdev”
 PMO
2 Strategy to Performance
Execution Excellence
(SPEx2)
 SPEx2 Roadmap & Timeline

“Busdev KF baru
akan memiliki unit
khusus PMO di tahun
ini, karena itu posisi
level PMO busdev
masih di level 0”

Timeline
 SPEx2 Struktur organisasi existing

General Divisi Pengembangan Bisnis

Manager

Unit Pengembangan
Unit Bisnis Riset
Manager Bisnis Non-Organik

Fungsional
Pengembangan Fungsional TNI & RS
Asistan Fungsional Bisnis Organik
Fungsional Riset
Pengembangan Bisnis Support
Bisnis
Manager Non-organik

Supervisor
s.d Staff staff staff
pelaksana
 SPEx2 Struktur organisasi 2020

“rekomendasi AHS no. 1 & 3 : Penetapan struktur

Divisi Pengembangan Bisnis organisasi & penetapan level PM & Functional
General
Manager manager”

Unit
Pengembangan Unit Hospital
Unit Bisnis Riset
Manager Bisnis Non- Relationship
Organik

Project Manager

Fungsional Project
Asistan Fungsional Riset Pengembangan Deputy Project
Fungsional TNI & Management
Handover
Manager Bisnis Bisnis Non- Manager Office
organik

Supervisor s.d Staff staff staff staff

pelaksana
 SPEx2 Struktur organisasi Project

“rekomendasi AHS no. 2 : Penetapan struktur organisasi

project”

Struktur organisasi project yang melibatkan staf dari PMO dan pihak eksternal masih di mungkinkan,
sedangkan untuk struktur organisasi yg sampai dengan melibatkan staf di lingkungan KF non busdev masih
sulit karena terikat dengan pekerjaan-pekerjaan rutin
 SPEx2 KPI Project

“rekomendasi AHS no. 4 : Integrasi KPI antara KPI pekerjaan rutin &
project”
Apa itu PMO KPI?
Merupakan seperangkat indikator yang disepakati yang jika
tercapai, harus menunjukkan bahwa PMO telah mencapai apa
yang telah ditetapkan. Jika waktu dan upaya yang tepat telah
dihabiskan untuk mendefinisikan seperangkat KPI PMO yang
sesuai seharusnya menggenerate value. Namun, jika KPI yang
tidak sesuai telah dipilih, mengapa mereka mungkin telah
tercapai, itu tidak berarti nilai telah disampaikan Pilihan KPI untuk KPI
Contoh PMO KPI
terintegrasi sudah ada, KPI
Ada banyak KPI yang dapat dipilih untuk mengukur keberhasilan dapat sesuai kan sesuai
PMO. Adalah penting bahwa mereka dipilih berdasarkan
keselarasan dengan tujuan dan organisasi. dengan bentuk struktur
Tempat yang baik untuk memulai adalah:
organisasi PMO yang telah
% dari Project yang dikirim di putuskan
% dari Project yang disampaikan sesuai dengan kasus bisnis(Kep.
Direksi) ( struktur jelas dan tidak
% Project pada status Merah, Kuning, Hijau
% Project tetap pada status yang sama untuk x periode pelaporan
tumpah tindih pekerjaan
% Project terhenti dengan struktur yang lain)
% Project gagal menghasilkan
Manfaat direalisasikan dibandingkan dengan perkiraan Manfaat
untuk tahun ini, Pengembalian Investasi Sederhana (ROI) untuk
semua Project yang diawasi PMO.
Sumber daya ditambahkan terhadap perkiraan Sumber Daya
untuk tahun
Agar jenis pekerjaan KPI ini dapat dibandingkan dengan tahun-
tahun sebelumnya. Ini kemudian akan memungkinkan Anda untuk
menunjukkan dampak positif PMO terhadap masing-masing
indikator.
 SPEx2 SAP for Project
“rekomendasi AHS no. 5 : Optimalisasi system SAP untuk
Project”
SPEx2 SAP for Project 2

Pros:
1. Detail proyek lebih jelas
2. Mudah untuk melakukan
approval & controlling
Cons :
3. Belum ada add on time
management (peringatan
tanda deadline pekerjaan)
4. Pada project multi years,
pekerjaan/pengadaan tidak
bisa di carry over ke tahun
selanjutnya karena budget
release per tahun
5. Tidak bisa melakukan task
assignment
6. User terbatas (dari 7 project
organik, 10 anorganik, 2
relation, dan riset bisnis hanya
ada 2 user id)
7. Hanya 2 dari 30 karyawan yang
dapat mengopersikan SAP
 SPEx2 Forming & jobdesc PMO

“rekomendasi AHS no. 6 : PMO dibentuk dengan Job description yang mencakup koordinasi & fungsi
monev”
 SPEx2 Reporting format

No Indikator TW I TW II TW III TW IV Keterangan

Target Realisasi Target Realisasi Target Realisasi Target Realisasi
Hukum
1 SIUP
2 TDP
3 SKDP
4 NPWP

1 Jumlah Karyawan
Sumber Daya Manusia
“rekomendasi AHS no. 7 :
2 Jam Kerja
3
4
Sistem Upah
Kompetensi Karyawan
ada proses monev sesudah
5

1
Pelatihan Karyawan

Omset Penjualan
Pasar project dinyatakan selesei
2
3
Volume Penjualan
Pesaing
untuk mengukur outcome
dari project tersebut”
4 Harga
5 Sistim Distribusi yang dilakukan
6 Promosi yang sudah dilakukan
Finansial
1 Hasil Penjualan
2 Harga Pokok Penjualan
3 Biaya Operasional Variabel
Biaya Bahan Baku
Biaya Tenaga Kerja Langsung
4 Biaya Operasional Tetap
Gaji Pimpinan
gaji Pegawai
Biaya Pemasaran
Biaya Listrik, Air, Telepon
Biaya ATK
Biaya Pemeliharaan dan Perawatan
Biaya Penyusutan
Asuransi
Iklan
Biaya Bunga Bank
5 EBITDA
6 Tax
7 Laba Bersih
 SPEx2 Reporting format weekly
PROJECT NAME
Highlights Project Project in Brief
General Overview

Deskripsi dari visi dan misi proyek, kemudian dideskripsikan / gambaran secara
umum.
Masukan gambar Bangunan

CAPEX PROJECT
Rp. [ X ] Milyar

Project Structure
PELUANG INVESTASI Indicative Term Sheet
EBITDA PT. X PT. KF Saham/ Pembangunan Organik
[Y% ownership] Model Project :
Rp. [ X ] Milyar [X% ownership] /JV/etc
% Kepemilikan Saham : Y%

LAND AREA Struktur Pendanaan : Kombinasi Hutang & Kas

[X.Y] Ha
NPV Proyek : [-]*
LOKASI PERUSAHAAN
@ [Kota, Provinsi] PROJECT X IRR Proyek : [-]*

PBP Proyek : [-]*

: Tanggal Bulan Tahun Revisi
Update Perkiraan Valuasi : [-]*
: X Y Z 1-DST
*FS/Pra-FS
 Weekly Flash Report: Project Name
Week ending (Bln/tgl)
Project Lead: (PM/PIC Name.........) Overall status R Y G

Milestones, Deliverables, Results of Last 7 Days Key milestones

• Deskripsi dari hasil pencapaian/milestone selama 7 hari kebelakang
Milestone SPI = CPI = End date Completion

• Day 1 completed with full business continuity G Bln-tgl 0-100%

Planned Activities for Next 7 Days • Project planned understood Y Bln-tgl 0-100%

• Deskripsi dari action plan untuk 7 hari kedepan • Business cases completed R Bln-tgl 0-100%

• Resource ready G Bln-tgl 0-100%

• Etc G Bln-tgl 0-100%

Key Open Questions/ Issues/ Risks • Etc Y Bln-tgl 0-100%

• Deskripsi dari pertanyaan kepada higher-up, issue yang muncul dan harus segera di selesaikan
(dapat menjadi action plan, dapat menjadi follow-up kepada divisi lain) dan juga resiko yang • Etc G Bln-tgl 0-100%
muncul selama berlangsung nya project
• Handover/integration implemented G Bln-tgl 0-100%

Important dates
Day 1 Summit Bln-tgl On Track
Day 30 Bln-tgl Delayed
Acid Tests Bln-tgl Delayed
Day 60 Bln-tgl On Track
Day 100 Bln-tgl On Track
Color Key: Green = Tepat waktu untuk memenuhi atau sebelum deadline dan ada target kinerja; Yellow = milestone interim meleset sehingga proyek berada dalam bahaya, milestone atau target pekerjaan tidak
tercapai, Diperlukan tindakan untuk mengembalikan proyek ke jalurnya; Red = milestone atau target kpekerjaan meleset jauh, Diperlukan tindakan untuk melihat kembali batasan pekerjaan yang membuat kinerja
pekerjaan menjadi buruk atau underperformeance
 SPEx2 Document project format

“rekomendasi AHS no. 8 : standarisasi format dokumen

project”
Project Design Project Execution Project Closing Monitoring dan
(Initiation, Planning and Evaluation Setelah
Design) Project Closing

1. Keputusan Direksi yang 1. Dokumen Legalitas 1. Hand Over 1. SOP Monitoring

menyatakan project tersebut 2. Dokumen Contract (Jika ada perjanjian)  Berita Acara dan Evaluasi
Go 3. Dokumen Procurement (jika ada proses (BA) Hand Over 2. Laporan Monitoring
2. Project Charter procurement) dan Evaluasi yang
3. Project Cost Management  Spesifikasi alat akan dilaporkan
Plan  Harga Perkiraan Sendiri kepada sponsor
4. Project Financial  Resume Lembar Kerja Penawaran dari
Management Plan Vendor
5. Project Management Plan  Harga Perkiraan Sendiri berdasarkan
6. Project Risk Management resume lembar kerja
Plan  Purchase Requisition (PR)
7. Project Procurement  Berita Acara Aanwijing
Management Plan  Berita Acara Evaluasi
 Berita Acara Negosiasi dan Klarifikasi
 Berita Acara Penetapan Pemenang
 PKS pengadaan alat
 Berita Acara Penerimaan Alat
4. Progress Report (minggu, bulan, semester, akhir
tahun) --> MonEv saat project berjalan
5. SOP Operasional
6. Dokumen Data Sumber Daya Manusia (SDM)

Master dokumen sudah ada dan siap digunakan

 SPEx2 SOP Project management

Prosedur fase Inisiasi project Prosedur fase penyeleseian Project

“rekomendasi
AHS no. 9 :
SOP Project
Management”
PT KIMIA FARMA (PERSERO) TBK

Terima
Kasih Kantor Pusat
Jl. Veteran, No.9, Jakarta Pusat 10110

P : +62 21 384 7709 | F : +62 21 3814441

W : www.kimiafarma.co.id