“Pengendalian Formulir

Rekam Medis”
 PENGERTIAN FORMULIR

Sebagai suatu bentuk lembaran catatan dengan

kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi
dengan angka-angka, jawaban-jawaban
ataupun keterangan-keterangan yang sesuai
dengan pertanyaan-pertanyaan atau intruksi-
intruksi yang ada.
• Formulir atau sering disebut form saja adalah
sehelai kertas cetak yang memuat informasi
tetap serta ruang kosong untuk informasi
variabel.Informasi tetap adalah informasi dari
instansi pembuat formulir yang ingin
disampaikan pada pengguna formulir.
Informasi variabel adalah informasi yang
diharapkan oleh instansi pembuat formulir
dari pengguna formulir mengenai data dirinya.
 PEMBUATAN FORMULIR

Proses pembuatan formulir dapat dilakukan dengan cara :

Pembuat formulir mengadakan diskusi dgn yg meminta

formulir

Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak

terkait sehubungan dgn form yg akan dirancang

Pembuat formulir membuat konsep & didiskusikan kembali

Pembuat form mengadakan penyempurnaan

Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang
dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan
di kelompokkan menjadi 2 yaitu :

• Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam

lingkungan perusahaan sendiri, misalnya Form RM
• Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk
pihak luar perusahaan, misalnya Form Permintaan
Pelayanan Resume
 Menurut Sumbernya :
•
a). Form yang dibuat dan disimpan di
perusahaan
b). Form yang dibuat dan dikirim ke luar
perusahaan
c). Form yang diterima dari pihak luar
perusahaan
Menurut Tujuan Penggunaannya :

a). Form untuk meminta dilakukannya

tindakan
b). Form untuk mencatat kejadian/tindakan
yang terjadi.
Bentuk catatan Form dibedakan berdasarkan sifatnya yaitu :
1)   Catatan Form yang bersifat Kolektif
Pada buku register ini pada umumnya memuat informasi tentang
identitas pasien,cara pembayaran, jenis kunjungan, nomor rekam
medis, poliklinik atau tempat pelayanan yang dituju, antara lain :
1. Rawat Jalan
2. Rawat Inap
3. Registrasi KIA
4. Registrasi Pemberian Obat
5. Registrasi Laboratorium
6. Pelayanan Gizi , PKM, PSM
7. Penyakit menular
8 Kasus DBD
9. Posyandu

 
 
2). Catatan Form yang bersifat Individual
 
Catatan ini mendokumentasikan segala
tindakan yang diberikan kepada seorang
pasien. Bentuk catatan ini berupa
lembaran-lembaran atau kartu yang
dinamakan rekam medis.
Formulir rekam medis ini meliputi
formulir untuk pasien rawat jalan, rawat
darurat dan rawat inap.
 PERANCANGAN FORMULIR
1. Aturan Dasar

a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan scr efektif

b. Form hrs sesederhana mungkin
c. Terminologi utk semua elemen data, definisi,& label hrs baku
d. Ada petunjuk pengisian atau pengumpulan data dan konsistensi interpretasi data, jika
diperlukan
e. Item data diurutkan secara logis, mengacu pada dokumen/urutan pengumpulan data,
presentasi informasi hrs menarik perhatian pembaca

2. Agar form dapat mengurangi beban kerja & tidak menambah keruwetan kerja

a. Mudah digunakan
b. Membantu pengumpulan data yang dibutuhkan
c. Terbatas dari item data yang tidak penting
d. Menyajikan data yang mudah dipahami atau ditindak lanjuti
 Desain formulir

• Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis.
Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi, image
perusahaan dan lain-lain.

• Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta

efisiensi yaitu :
– Tujuannya
– Cara formulir digunakan
– Jumlah kopi yang diperlukan

• Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :

– Jenis kertas yang digunakan
– Jenis tinta
– Cetakan
– Ukuran
– Font
– Warna
 Prinsip desain formulir

• Sebelum membuat desain formulir, beberapa

hal yang harus dilakukan adalah :
– Menetapkan tujuan formulir
– Tentukan informasi tetap serta informasi variabel
yang perlu dimasukkan
– Buatlah anlisis identifikasi formulir
– Sediakan ruang yang cukup untuk data
– Bentuk formulir
Pengendalian form adalah kegiatan secara
teratur dan terus menerus untuk:
• Mencegah jangan sampai ada form yang digunakan tidak sebagaimana
mestinya
• Mencegah jangan sampai ada form yang dirubah tanpa persetujuan
sebelumnya
• Mencegah jangan sampai ada form yang beredar tanpa persetujuan yang
berwenang
• Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, shg form tidak dirubah
secara mendadak
 Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :

• Agar formulir dapat ditangani dengan efisien

• Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
• Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
• Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin
PETUNJUK PEMBUATAN DAN PENGENDALIAN

1.Nilailah setiap bentuk formulir secara khusus untuk :

a. menjamin keperluan pentingnya informasi
b. menghindari dua kali pencatatan
c. menjamin secara keseluruhan & keterkaitan dari sistem
pencatatan yg ada
2.Tentukan tujuan bentuk/desin formulir tsb. Dgn
memperkirakan, mempertimbangkan informasi yg akan
masuk kedalam formulir tersebut
3.Kenali keuntungan2 yg akan diterima dari bentuk formulir
yg akan dirancang
4. Rancanglah bentuk formulir sesederhana mungkin, dan
usahakan jangan sampai adanya kekeliruan yg
berhubungan dgn : judul judul, bagian bagian, perintah2
5. Pertimbangkan penggunaan dari sesuatu yg tdk berpola
dgn penggunaanya. Hal ini akan mengurangi kebutuhan
utk beberapa formulir yg khusus guna memonitor faktor
faktor perawatan khusus dan utk pebgurangan
timbunan formulir dalam jumlah yg besar
6. Rencanakan semua bentuk formulir formulir yg
digunakan utk mencatat, agar dibuat ukuran2 yg
seragam dgn formulir lainnya
7. Tempatkan judul formulir dan identifikasi pasien secara
tetap(tdk berubah rubah pada setiap formulir
8. Buatlah ruangan pencatatan yg cukup untuk nama
lengkap dan tanda tangan
9. Pertimbangkan pencatatan judul2 dan caption-caption
serta penggunaan huruf tebal
10. Garis judul judul agar tidak membuat kacau dan usahakanlah
adanya kemudahan mengisi informasi/data ke dlm formulir
11. Pertimbangkan pencatatan urutan urutan yg logis dari judul
judul pokok ( utama )
12. Gunakanlah kertas putih dgn kode warna pd tepinya, agar
dapat mengenal dgn cepat perbedaan2 formulir yg satu dgn
lainya, dgn menggunakan kertas berwarna mungkin menjadi
sulit utk dibaca jika difotocopy
13. Pilihlah caption caption yg menyatakan secara jelas
menganai informasi apakah yg akan dimasukan
14. Gunakan kotak penyusun utk menghemat waktu dlm
penngecekan
15. Rencanakanlah ruangan sesuai dgn cara pendokumentasian
yang spesifik
a. Pemasukan data dgn pengetikan2 , susunan baris sesuai
dgn jumlah baris per inch pd pengetikan dan
menyediakan ruangan vertikal ( kolom kolom )
b. Pemasukan data dgn tulisan tangan, susunan baris yg
cukup jauh terpisah agar dapat mudah dibaca
c. Ukuran pencetakan dgn menggunakan komputer, susunan
margin, ruangan dan tanda-tanda yg jelas
d. Pertimbangkanlah jangka waktu penyimpanan setiap
formulir yg digunakan
16. Kenali bagian2 tertentu yg dibatasi penggunaanya oleh staf yg
ditunjuk atau kelompok kelompok
17. Pertimbangkanlah pencetakan pd kedua permukaan
kertas ( cetakan bolak balik ) utk menghemat
penggunaan
18. Bilamana mungkin, hilangkan keperluan akan formulir
yg bersifat khusus dgn memanfaatkan stempel karet
utk formulir yg ada
19. Sediakan lahan yg cukup utk tanda tangan orang yg
memasukan data.
20. Apabila formulir yg baru dirancang dan memerlukan
perbaikan perbaikan , memfotocopy dlm jumlah
sedikit dpt dilakukan sebagai percobaan
21. Gunakanlah persediaan kertas yg bermutu utk
pencetakan akhir hal ini utk menghindari kerusakan yg
cepat dan menjamin ada nya kepastian hasil cetakan
yg bermutu
22. Hindarkan persedian kartu dlm jumlah yg berlebihan,
karena
hal tersebut akan menciptakan timbunan timbunan kartu
yang akan menyulitkan
23. Sedikan formulir utk selama 6 bulan saja,hal ini utk
menghindari pemborosan selama perbaikan atau
perubahan prosedur pendokumentasian
24. Buatlah suatu pertimbangan/keputusan dan persetujuan
akhir dari konsep formulir sebelum diterapkan.hal ini
dapat dicapai dgn adanya panitia disain formulir yg “
multidisplinary “
25. Jika formulir akan dipergunakan oleh beberapa bagian,
berikan intruksi /petunjuuk singkat. Hal ini untuk
menjamin keseragaman
26. Perkenalkanlah suatu usulan baru formulir yg akan dibuat,
sebelum penerapanya dan juga selama tahap perencanaanya
cara ini akan mendapatkan masukan dari /oleh orang yg akan
mengunakan / mengisi data tersebut
27. Jika ada intruksi yg bersifat mendetail, maka persiapkanlah
petunjuk yg terpisah yg berkaitan dgn :
a. Maksud
b. Penggunaan
c. Intruksi utk mengisi
d. Tanggung jawab
e. Referensi bila ada
28. Cantumkanlah nama, alamat dan kota yg mungkin dapat
diisi pd formulir yg akan dikirim keberbagai tempat / kota
lain
29. Nyatakanlah semua formulir dengan :
a. Judul yg sederhana dan jelas
b. Angka pengontrolan persedian/ nomor formulir
c. Bulan dan tahun dari percetakan awal, percetakn
perbaikan dan npercetakan akhir.
 Desain dan Pengendalian formulir yg efektif, memerlukan
pengetahuan arus informasi pada lingkungannya,
Pertanyaan berikut ini, menyimpulkan sasaran yg digunakan
dalam menciptakan dokumen yg efektif.

1. Darimana formulir tsb berasal ?, Bagian apa yg mula mula memasukan data pd
formulir tsb ?
2. Informasi apa yg seharusnya ada pd formulir tsb ?
3. Informasi apa yg akan dimasukan pd formulir tsb secara langsung
4. Siapa yg akan menentukan / memastikan kelengkapan dari data yg harus
dimasukan ?
5. Dimana formulir tersebut akan disimpan
6. Siapa yang akan menggunakan informasi yg terdpat pada formulir tsb ?
7. Siapa yang akan menerima salinan salinan dari formulir tsb ?
8. Berapa lama seharusnya formulir tsb akan disimpan
9. Siapa yang mempunyai tanggung jawab pengadaan formulir tsb
10. Apakah biaya yg dibutuhkan tersedia ?
 Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa
dilakukan dengan cara :

• Sentralisasi pekerjaan. Tetapkan seseorang yang akan

bertanggung jawab terhadap pengelolaan semua formulir
dari beberapa bagian, sehingga kegiatan pengawasannya
terpusat disatu bagian
•  Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir
kantor yang sudah ada membantu perusahaan
• Standardisasi. Tindakan pengawasan terakhir dari formulir
adalah standardisasi. Setelah dilakukan penelitian secara
mendalam dan dipastikan bahwa formulir tersebut adalah
yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka
formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)
 KELEBIHAN ELECTRONIC FORM

1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih atau pun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu
persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada
help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan,
pengendalian dan pengarsipan datanya.