ORGANISASI DAN

TATA KELOLA PERKERETAAPIAN

Referensi :
1. Undang Undang Republik Indonesia No.23 tahun 2007 tentang
Perkeretaapian.
2. Undang Undang Republik Indonesia No.40 tahun 2007 tentang Perseroan
Terbatas.
3. Undang Undang Republik Indonesia No 19 tahun 2003 tentang BUMN
4. Berbagai referensi tentang Teori Organisasi ( Buku / referensi online )
5. PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 56 TAHUN 2009
TENTANG PENYELENGGARAAN PERKERETAAPIAN.

11/16/2021 1
 Pemegang INTERNAL
saham AUDIT

Profit
contiued
growt
Contibusi kepada Pemerintah
pembangunan

Csr, minimasi Tujuan

Lingkungan pencemaran, Organisasi
peluang kerja Penyelenggara
perkeretaapian
Kualitas
layanan customer
memuaskan
Penghasilan
SHE keberlangsungan
UNIT CSR Kemajuan Karir QUALITY ASSURANCE
FACILITY &
HOSPITALITY
11/16/2021SDM & KEU Pekerja 2
 I. PENDAHULUAN

MENGAPA PERLU ORGANISASI :

1. Tiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing masing
2. Perlu pembagian peran dengan prinsip
• The right man on the right place on the right time
• Perlunya job des / tupoksi yang jelas
• Perlunya pembagian kewenangan
3. Dari sini akan ada kolaborasi dan sinergi
4. Diharap dgn sistem kerjasama yang baik, pecapaian tujuan akan lebih
baik.

11/16/2021 3
 A. Pengertian Organisasi
1.Menurut Robbins (1994: 4) mengatakan, bahwa: “Organisasi adalah
kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah
batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar
yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama
atau sekelompok tujuan.”

2.Menurut Louis Allen pengertian organisasi adalah sebagai berikut.

Organisasi adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan
yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab
dan wewenang dan membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan
orang untuk bekerja paling efektif bersama dalam mencapai tujuan
3.Chester I Barnard :
Organisasi adalah sebuah sistem kerjasama yang dilakukan oleh beberapa
orang bisa 2 orang atau lebih.

11/16/2021 4
 B. Prinsip prinsip organisasi
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Setiap organisasi yang berdiri tentu memiliki tujuan,  Misalnya
seperti tujuan untuk pemerintahan, badan usaha maupun
oranisasi kemanusiaan. Sebelum organisasi berdiri tentu harus
dilakukan perumusan tujuan organisasi. Dalam melaksanakan
kegiatannya organisasi harus berjalan sesuai dengan tujuan
organisasi.

2. Prinsip pembagian Kerja

Untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang
tertumpuk dan terjadinya kelalaian dalam pekerjaan pada
sebuah unit kerja dalam organisasi maka diharuskan  adanya
pembagian kerja. Pembagian tugas juga bertujuan agar setiap
anggota organisasi mengetahui tugasnya masing masing

3. Prinsip Pendelegasian Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/
untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai
pertanggung jawabannya.

11/16/2021 5
 4. Prinsip Tingkat Pengawasan
Untuk memastikan proses pencapaian organisasi berjalan
dengan baik maka, harus dilakukan pengawasan dalam
organisasi.  Karena jika suatu organisasi tidak memperoleh
pengawasan maka  pencapaian tujuan organisasi tidak
maksimal.

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu
efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin
yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya
sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas
kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal
serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal

6. Prinsip Kesatuan Perintah ( unity of command )

Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan
biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos
tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos
tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban
atas pelaksanaan pekerjaan kita.

11/16/2021 6
 Kordinasi, kolaborasi & sinergi

7. Prinsip Kordinasi
Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan
seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju
pada pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan.
Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja
tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan
kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan
organisasi secara keseluruhan.
Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar
dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi
tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat
kerjasama.

11/16/2021 7
 C. TATA LAKSANA :

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti tata

laksana adalah cara mengurus (menjalankan) perusahaan dan
sebagainya

Uraian Tugas Analis Organisasi dan Tata Laksana.

Ikhtisar Jabatan ini adalah Melakukan kegiatan pengumpulan,
pengklasifikasian, dan penelaahan untuk menyimpulkan dan
menyusun rekomendasi di bidang sistem dan prosedur
organisasi dan tata laksana.

Berikut adalah Tugas Analis Organisasi dan Tata Laksana,

Tanggung Jawab Analis Organisasi dan Tata Laksana dan
Wewenang Analis Organisasi dan Tata Laksana.

11/16/2021 8
 Tugas Analis Organisasi dan Tata Laksana
1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja subbagian;
2. Menyusun instrumen pengumpulan dan pengolahan data organisasi dan tata laksana
3. Menganalisis organisasi, usul pelembagaan, dan evaluasi pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga
4. Menyiapkan bahan penyempurnaan organisasi, usul pelembagaan, dan evaluasi
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga
5. Menyusun konsep peta proses bisnis, standar operasional prosedur, dan standar
pelayanan
6. Melakukan analisis jabatan dalam rangka penyusunan informasi jabatan sebagai
bahan pembinaan kepegawaian, ketatalaksanaan, dan pengawasan; ( job analisys)
7. Melakukan analisis beban kerja jabatan sebagai bahan penyusunan formasi pegawai
dan penataan organisasi; (work load )

11/16/2021 9
 D. PERKETAAPIAN :
Perkeretaapian adalah satu kesatuan sistem yang terdiri atas prasarana,
sarana, dan sumber daya manusia, serta norma, kriteria, persyaratan, dan
prosedur untuk penyelenggaraan transportasi kereta api
Prasarana Perkeretaapian adalah jalur Kereta Api, stasiun Kereta Api, dan
fasilitas operasi Kereta Api agar Kereta Api dapat dioperasikan.
Sarana Perkeretaapian adalah kendaraan yang dapat bergerak di jalan rel
Penyelenggara Prasarana Perkeretaapian adalah pihak yang
menyelenggarakan Prasarana Perkeretaapian

11/16/2021 10
 E. BAGIMANA MENYUSUN
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN KERETA API

1. Pahami dahulu bisnis perusahaan ( product Knowledge ) dan proses

bisnisnya
2. Kelompokkan fungsi fungsi yang diperlukan
3. Identifikasi fungsi lini dan fungsi staff
4. identifikasi supporting dan primary activity.
5. Bentuk struktur organisasi, leveling dan rentang kendali ( Pusat, Daerah,
Unit dll )
6. Detilkan Job Description dan TUPOKSI ( Tugas POKok & fungSI )
7. Tentukan target kinerja
8. Awasi dan evaluasi.

11/16/2021 11
 1. Produck Knowledge dan Proses Bisinisnya
 Pruduk Perusahaan Kereta Api yang inti adalah Jasa Angkutan, guna
memenuhi kebutuhan tempat dan waktu, sasarannya adalah mengantarkan
angkutan sampai tujuan dengan selamat ( ingat kuliah service excellence )

 Proses Bisnisnya :
 Rencana angkutan,
 memerlukan dukungan asal tujuan ( rute ) sehingga butuh jaringan prasarana,
 Memerlukan fasilitas kendaraan yang sesuai untuk jenis muatanya, dan
kebutuhan volume muat, sehingga butuh armada sarana.
 Memerlukan biaya untuk kegiatan pelayanan, penyediaan prasara dan sarana,
sehingga butuh pengaturan dan penyediaan dana.
 Memerlukan sdm dalam jumlah dan kualifisasi / kompetensi yang sesuai pada
setiap penugasan sehingga butuh pengeloaan sumber daya manusia
 Memerlukan pengaturan operasional dan lalu lintas sehingga butuh bidang
OPERASI
 Untuk ketepatan informasi data dan administrasi modern butuh dukungan IT
 Dan seterusnya

11/16/2021 12
FUNGSI FUNGSI YANG DIPERLUKAN
FUNGSI PADA PENERBANGAN JALAN RAYA KERETA API LAUT
MODA ( Bus / Truk )
SOP / SAFETY Int CORPORASI Int corporasi Int Corporasi Int Corporasi
PEMERINTAH Pemerintah Pemerintah Pemerintah
MITRA Mitra
SDM Internal corporasi Int Corporasi Int Corporasi Int Corporasi
ARMADA Internal Int Corporasi Int Corporasi Int Corporasi
SARANA Corporasi Mitra
Mitra
PRASARANA Pemerintah Pemerintah Pemerintah Pemerintah
Mitra Mitra Int Corporasi Mitra
SUPPORTING Int Corporasi Int Corporasi Int Corporasi Int Corporasi

KET : Mitra adalah Badan / Badan Usaha Lain

11/16/2021 13
 C. Proses Bisnis Penyelenggaraan Operasi Angkutan :

PASAR

RENCANA ANGKUTAN

SOP / SAFETY
RENCANA
Pemerintah

SDM OPERASI
ARMADA ( PERJALANAN )

UMPAN BALIK ( FEED BACK )

SARANA
ACUAN FEED
PRASARANA BACK SOP / SAFETY
JALAN, PELABUHAN,
NAVIGASI DLL PELAKSANAAN SDM
SUPPORTING DAN ARMADA
( LEGAL, IT, FINANCE )
PENGENDALIAN SARANA
OPERASI PRASARANA
SUPPORTING

CONTINGENCY PLAN
11/16/2021 14
 2. FUNGSI FUNGSI YANG DIPERLUKAN :
 KOMERSIAL / MARKETING : pengusahaan angkutan PNP , Barang,
Non Angkutan ( Related Business )
 PRASARANA : Pengadaan , perawatan, Jalan Jembatan dan FASOP,
beserta alat / fasilitas yang diperlukan.
 SARANA : Pengadaan, penyiapan armada sarana : Lok, Kereta ,
Gerbong , alat dan fasilitas yang diperlukan.
 Keuangan : Penyediaan, pengelolaan, penggunaan dana yang
diperlukan.
 Sumber Daya Manusia ( Human Resource / Human Capital )
 Operasi dan Lalu Lintas.
 Teknologi Informasi
 Lain lain : Legal, Humas, dan supporting lainnya

11/16/2021 15
 3. FUNGSI LINI DAN STAFF :
 UNIT YANG MEMILIKI TUPOKSI YANG AKAN BERPENGARUH LANGSUNG
TERHADAP OPERASIONAL BISNIS PERUSAHAAN, MESTINYA BERFUNGSI
LINI DAN PRIMARY.
CONTOH : komersial, operasi, prasarana ( jalan jembatan dan sintelis ) ,
sarana, dan saat ini IT.

 UNIT YANG TUPOKSINYA TIDAK LANGSUNG TERHADAP BISNIS

PERUSAHAAN MESTINYA SEBAGIAN DAPAT BERFUNGSI STAFF /
SUPPORTING
Contoh : Legal ( hukum ), Humas, Protokoler, DIKLAT. DLL.

11/16/2021 16
 RANTAI NILAI MANAJEMEN TRANSPORTASI

Ke

SAFEETY , ON TIME
ADMIN SDM DAN FINANCE TON KM

PERFORMANCE
supporting
pu PNP KM
PENELITIAN & PENGEMBANGAN as

SASARAN
KINERJA
LEGAL / S O P / S H E an OPERASI
pe OPTIMAL
la
PRIMARY ACTIVITIES ng PENDAPATAN
TEKNOLO
MARKETING PRASARANA
GI
OPERASI ga
DAN
PELAYANAN SARANA INFORMA n
SI &
KOMUNIK
ASI

11/16/2021 17
 Aspek lingkungan Yang harus
  menjadi
Perhatian :
1. Bahwa selain lingkungan internal perusahaan
kereta api ( sebagai operator ) juga terdapat
Pemerintah ( Pemegang saham)
2. Selain itu juga terdapat Pelanggan, yang
mesti dilayani sebaik mungkin
3. Terdapat juga lingkungan sosial dan alam
yang mesti dijaga hubungan baiknya
4. Sehingga akan membantu / tidak
menghambat pencapaian tujuan perusahaan.

11/16/2021 18
 PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 56 TAHUN 2009
TENTANG
PENYELENGGARAAN PERKERETAAPIAN.

BAB.I
Pasal 1
Ketentuan umum

7. Penyelenggara prasarana perkeretaapian adalah pihak yang menyelenggarakan

prasarana perkeretaapian.
8. Penyelenggara sarana perkeretaapian adalah badan usaha yang mengusahakan
sarana perkeretaapian umum.
9. Badan Usaha adalah Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah,
atau Badan Hukum Indonesia yang khusus didirikan untuk perkeretaapian.
10. Penyelenggara perkeretaapian khusus adalah badan usaha yang
mengusahakan penyelenggaraan perkeretaapian khusus.

11/16/2021 19
 Karakteristik Produk Jasa Angkutan Kereta Api :
1. Layanan inti berupa sistem jasa : tampilan dan manfaat barang ( sarana
Kereta / Gerbong, stasiun, jaringan sarana prasarana ), rangkaian aktivitas,
sumber daya manusia / pekerja, satuan waktu yang pada dasarnya tidak
mengakibatkan peralihan kepemilikan.

2. Kapasitas layanan terikat oleh waktu tertentu, sehingga jika pada saat
pelaksanaan kegiatan tidak seluruh kapasitas terpakai, maka sisa kapasitas tak
terpakai tidak dapat disimpan, alias hangus / hilang,

3. Kegiatan bersifat sangat teknis dan bersifat masal, sehingga kualitas layanan
jasa akan lebih bersifat standar, agak sulit / mahal untuk bersifat masing
masing individual pelanggan.

4. Oleh karena itu penggunan standar prosedur layanan ( Standard Operation

Procedure ) lebih sesuai digunakan untuk memastikan keterpenuhan kualitas
layanan.

11/16/2021 20
 III. PRODUK INTI / UTAMA

Angkutan Kereta api :

Sebagai jasa angkutan, maka inti layanan jasanya adalah
memenuhi kebutuhan tempat dan waktu.

Maka sasaran inti / utama kualitas layanan adalah :

Mengantarkan barang / orang sampai tujuan, dengan selamat.
Secara skematis
Pada gambar berikut kita jelaskan Pelayanan Inti ( utama ) SAMPAI
TUJUAN DENGAN SELAMAT , dan pelayanan dasar, yang terdiri dari
Ketepatan Waktu, Kenyamanan, Keamanan DAN kepastian
Setelah Pelayanan Inti dan pelayanan dasar terpenuhi, baru dapat
dilaksanakan upaya pemenuhan pelayanan prima.

11/16/2021 21
 Proses Internal Layanan angkutan
Penumpang

1. Pemasaran
GAPEKA 2. Prasarana Keterangan :
( RENCANA PRODUK 3. Sarana Terkait pertimbngan
LAYANAN ) 4. Operasi teknis, dan komersial
5. IT

1. Komersial Untuk kesesuaian rencana

Stamformasi baku 2. Sarana pemasaran, ketersediaan
( susunan rangkaian) 3. Operasi sarana, dan pola operasi
Mempertimbangkan Pras

1. Komersial
2. Sarana Jangan sampai terjadi
Setting tempet duduk 3. Teknologi perbedaan setting
Informasi antara tiket dengan
seting TD di kereta

1. SDM Kombinasi dari

People 1. Jumlah
2. PELATIHAN
( SDM PELAYANAN ) 3. UNIT TEKNIS USER 2. Kualifikasi
11/16/2021 22
3. kompetensi
 Disadur dari link Ex-School : Ex-School/artikel/10-cara-ini-dapat-
membangun-organisasi-yang-sukses.
Cara dan Tips Membangun Organisasi yang Sukses
Kabar baiknya, informasi berikut ini bisa membantu kamu untuk mewujudkan
sebuah organisasi yang sukses. Untuk cara membangun organisasi yang
sukses terbaik, kamu bisa mencoba beberapa cara dan tips berikut ini.
1. Membuat Visi dan Misi
Membuat sebuah visi merupakan hal yang paling utama dalam membangun
suatu organisasi. Visi tersebut berupa suatu tujuan yang hendak dicapai oleh
suatu organisasi. Untuk mewujudkan visi tersebut, kita juga harus menentukan
adanya misi yang jelas.

2. Membuat Aturan
Aturan sendiri meliputi batasan-batasan yang harus dimiliki suatu organisasi.
Tanpa adanya aturan yang jelas dapat mengakibatkan para anggota melakukan
penyimpangan yang bisa jadi merugikan organisasi tersebut di masa datang.
Jadi, buatlah suatu aturan yang dapat dipatuhi dan disegani setiap anggota
organisasi

 
11/16/2021 23
 3. Membuat Struktur Organisasi yang Terarah
Selain membuat aturan yang jelas, cara membangun organisasi yang
sukses selanjutnya adalah dengan membuat struktur organisasi yang
terarah. Dengan ini, kamu bisa melihat pembagian kerja dengan jelas serta
bagaimana fungsi dari masing-masing anggota.

4. Merekrut Sumber Daya yang Baik

Suatu organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa adanya sumber daya yang
baik. Oleh karena itu, penting sekali untuk memilih sumber daya manusia
yang profesional dan kompeten dalam bidangnya untuk mengisi setiap
bagian dalam struktur organisasi tersebut

5. Tegaskan Masing-masing Peran dan Tanggung Jawab

Banyak organisasi yang akhirnya tidak sukses karena mereka yang ada di
dalamnya tidak memahami peran serta tanggung jawabnya. Oleh karena
itu, perlu ditekankan terkait hal tersebut sejak dari awal pembentukan
organisasi.

11/16/2021 24
 6. Membuat Rencana Kerja
Dan yang tak kalah penting adalah untuk membuat rencana kerja. Dengan
adanya rencana kerja yang baik, semua kegiatan dalam organisasi tentu
akan berjalan dengan baik juga. Jadi, jangan lupa untuk melakukan
pertemuan untuk membuat sebuah rencana kerja selama periode tertentu.
7. Membangun Profesionalisme
Dalam organisasi, penting juga untuk membangun profesionalisme. Cara
membangun organisasi yang sukses ini penting untuk membentuk
bagaimana organisasi tersebut bertindak. Kamu bisa membuat beberapa
agenda untuk pelatihan atau kegiatan lain yang bisa meningkatkan
profesionalisme sumber daya organisasi.
8. Membangun Budaya Kerja
Sebuah organisasi bisa solid dan tangguh karena adanya budaya kerja yang
baik dalam organisasi tersebut. Salah satu budaya tersebut adalah
adanya toleransi yang tinggi dan rasa saling menghormati. Selain itu,
budaya kerjasama juga sangat penting untuk dibangun dalam sebuah
organisasi.

11/16/2021 25
 9. Berikan Contoh Nyata
Bukannya memberi perintah saja, memberikan contoh nyata juga menjadi
suatu hal yang penting dalam sebuah organisasi, terutama bagi seorang
pemimpin organisasi. Hal ini akan membantu mengembangkan rasa hormat
dalam organisasi tersebut.

10. Membangun Komunikasi Timbal Balik

Bukan rahasia lagi jika komunikasi merupakan suatu hal mutlak dalam
organisasi apapun. Tanpa adanya komunikasi timbal balik, hubungan antar
individu dalam organisasi saat mengeksekusi suatu rencana kerja tidak akan
berjalan baik. Sebaliknya, komunikasi yang baik bisa memajukan organisasi.

Demikianlah beberapa langkah penting yang bisa kamu lakukan

untuk membangun sebuah organisasi yang baik. Selain berbagai langkah
penting di atas, adanya loyalitas dari sesama sumber daya dalam organisasi
tentu akan sangat membantu dalam mengembangkan organisasi menjadi lebih

11/16/2021 26
 Terima kasih

11/16/2021 27