PT.

SAYAP MAS UTAMA

Wings Group

Action Learning Project

PROBLEM SOLVING
and DECISION MAKING
Presented by
Febryanto Agung P- 6245 - Distribution

Copyright 2020. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 1

 IDENTITAS DIRI
Judul ALP Surat Perintah Kerja Teknisi Elektronik (eSPK-T)
ALP Title

Nama Modul Problem Solving and Decision Making

Module Name

Tanggal Pelatihan 14 dan 15 September 2021

Training Date

NIK 6245

Nama Febryanto Agung Prabowo

Name

Departemen Distribution
Department
Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 2
 Table Of Content

● Kondisi Umum, Define The Problem

● Why Why Analysis
● Fishbone Diagram Analysis
● Brainstorming
● Alternate Solution
● Implement Solution & Strategies
● E-SPKT (Surat Perintah Kerja Teknisi elektronik)
● Reporting

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 3

 Kondisi Umum
Kondisi yang dialami oleh teknisi sebagai berikut :
● Tidak mengetahui atasan langsung, atasan tidak langsung,
kebingungan dalam pelaporan pekerjaan/hal lainnya
● Banyak melakukan kegiatan / mendapat tugas di luar spesifikasi
kemampuannya
● Karena mendapat instruksi dari banyak bagian/orang, maka
kesulitan/bingung mana dahulu yang harus diprioritaskan
● Belum ada media untuk pelaporan kegiatan ( harus bertemu
langsung), jika tidak bertemu, segan untuk melaporkan
● Belum ada pencatatan pekerjaan, sehingga tidak bisa mengurutkan
prioritas pekerjaan yang dilakukan

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 4

 Why Why Analysis
Teknisi melakukan banyak pekerjaan, tanpa ada prioritas & reporting
Problem yang jelas

Q : kenapa Teknisi mendapat banyak pekerjaan ?

Why 1
A : Karena bagian manapun di DC bisa memberikan perintah kerja

Q : Kenapa semua bagian mana pun bisa memberikan perintah kerja?

Why 2
A : Karena Perintah kerja disampaikan langsung kepada teknisi oleh pemberi kerja

Q : Kenapa tidak ada prioritas & reporting yang jelas?

Why 3
A : Karena terlalu banyak yang memberikan perintah kerja, teknisi bingung reportingnya

Q : kenapa tidak ada atasan yang ditunjuk jelas?

Why 4
A : Karena tidak ada & tidak mengetahui struktur organisasi & cara reporting

Q : Kenapa tidak mengetahui struktur Organisasi & cara reporting?

Why 5
A : Karena belum dibuat & belum pernah disosialisasikan
Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 5
 Fishbone Diagram Analysis
Material Measurement Machine
● Pembelian peralatan & ● Waktu penyelesaian hanya ● Media penyampaian hanya via
perlengkapan tidak terdata, diketahui teknisi telepon
karena hanya diketahui oleh ● Pemberi kerja tidak
teknisi & pemberi kerja saja mengetahui kemampuan teknisi
Teknisi sungkan untuk
Waktu pengerjaan lama menelepon langsung
Pembelian tidak terdata atasan Penugasan &
karena ketidak mampuan
dengan baik
teknisi reporting teknisi
● Penyampaian perintah kerja ● penyelesaian pekerjaan tidak jelas
hanya dengan lisan bukan dengan skala ● Semua kepala bagian
● disampaikan via telepon oleh prioritas, namun lebih memberikan perintah
pemberi kerja kepada subjektif pemberi kerja
● Tidak ada SOP & WI untuk kerja ● pemberi kerja bisa
pemberian & pelaporan kerja merupakan atasan
Jika atasan tertinggi memberi tertinggi di suatu
pekerjaan, maka pekerjaan lain organisasi (>2 level
akan ditinggalkan diatas)

Method Environment People

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 6

 Miss
Brainstorming komunikasi

Sungkan
Sungkan bertanya
Sering tidak
Hasil pekerjaan bertanya via lisan
dilaporkan
kurang sesuai penugasan via
lisan tidak ada penilaian hasil
kerja
Atasan langsung tidak
jelas

Pelaporan
Pekerjaan Tidak ada
kontrol
Pembelian tidak
terdata
Sesuai level
pemberi kerja
Penugasan &
reporting teknisi Perlengkapan Kerja Potensi Fraud
Prioritas tidak jelas

Pembelian tidak penyediaan

prioritas pekerjaan Kemampuan oleh teknisi
Tidak ada skala terjadwal
rancu
prioritas

banyak pekerjaan hasil pekerjaan tidak

tertunda Semua pekerjaan
sesuai
diberikan

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 7

 Alternate Solution
No. Condition Alternate Solution

1. Tidak mengetahui posisi / atasan langsung atau tidak langsung Dibuatkan & sosialisasikan struktur organisasi untuk teknisi

2. Pemberian tugas yang tidak sesuai spesifikasi kemampuan yang dimiliki Ada filter di Kepala gudang sebelum kerjaan diteruskan ke teknisi

Mendapat pekerjaan secara lisan, cenderung keliru dan tidak ada panduan dalam
3. Mendapatkan pekerjaan secara Online, ternotifikasi di perangkat sendiri
pengerjaannya

4. Kebingungan dalam menentukan prioritas pekerjaan ada prioritas pekerjaan, sehingga tahu yang mana yang harus didahulukan

5. laporan pekerjaan harus dilakukan secara lisan/tatap muka Dibuatkan media pelaporan secara Online

6. Estimasi biaya & selesai pekerjaan tidak terdata Ada estimasi biaya & durasi pekerjaan

7. Pemberi kerja tidak langsung dapat update status pekerjaan yang diberikan Ada notifikasi update status pekerjaan, termasuk foto hasil pekerjaannya

Ada weekly & monthly report sampai ke RDM untuk mengetahui inovasi
8. Pekerjaan/perbaikan/inovasi yang dilakukan hanya diketahui DC tersebut
yang dilakukan di DC

9 pekerjaan yang diberikan, tidak sesuai dengan kemampuan teknisi Merekrut teknisi baru yang sesuai dengan kemampuan

10 Peralatan kerja belum lengkap melengkapi semua peralatan kerja

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 8

 Struktur Organisasi Regional
Distribution
Manager

DC Manager

Report mingguan & Struktur Organisasi penting

bulanan via email
untuk mengetahui Atasan
Logistik langsung dan tidak langsung,
Manager
juga untuk mengetahui matrix
pelaporan yang akan dilakukan
Kepala Gudang
Teknisi SMU
FG

Report Via form Laporan

Selesai Kerja

Teknisi Jika ada gudang frozen

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 9

 Implement Solution & Strategies
Pemberi Kerja Kepala Gudang Teknisi report

Pemberi kerja mengisi G-Form G-form akan masuk ke Teknisi menerima Report update status
Gdrive di kepala gudang, pekerjaan via notifikasi di pekerjaan selalu didapat
lalu ditentukan pekerjaan email, lalu bisa mereport oleh pemberi kerja, weekly
mana yang diassign ke update status pekerjaan via & monthly report juga
teknisi Gform dikirim sampai ke RDM

Teknisi hanya akan assign pekerjaan dari Kepala gudang sesuai dengan tingkat prioritas nya, semua
pelaporan & penyampaian pekerjaan dilakukan secara online

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 10

 Surat Perintah Kerja Teknisi Elektronik ( eSPK-T )
Pemberi Kerja Ka. Wrh Teknisi RDM/DCM/LM

Input Gform saat ada Terima Notifikasi Terima Notifikasi Mendapat report
pekerjaan baru mingguan via email
mengenai status
pekerjaan di DC dari
Menentukan Estimasi Biaya & durasi kepala gudang
Terima notifikasi pekerjaan bisa pekerjaan untuk
dijalankan atau tidak pekerjaan yang belum
Jika Ignored (status Open/Ignored) dikerjakan
(tidak bisa di Gdrive, sheet task Mendapat report
dilakukan) list, kolom status Bulanan via email
mengenai
Report pekerjaan di perbaikan/pembuatan
akhir hari untuk setiap yang sudah dan akan
Jika Open (bisa pekerjaan dilakukan di DC
Pemberi kerja selalu dilakukan)
dapat informasi status
pekerjaannya sampai
status pekerjaannya Update status (in
selesai (Done) progress/Done)
Semua update status
dilakukan di Google Drive
oleh kepala gudang
Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 11
 Pengisian Form eSPK-T
Link formLink pengisian ( https://forms.gle/3NpLdgYJ9NSjcCDe9 )

Form digunakan oleh pemberi kerja & teknisi, berisi

informasi :

Pemberi kerja (diisi setiap ada pekerjaan baru)

● Jenis, lokasi, prioritas dan keterangan pekerjaan
● Identitas & alamat email pemberi kerja (opsional untuk
notifikasi)

Teknisi (disi setiap pelaporan pekerjaan)

● Jenis pekerjaan yang dilaporkan
● Estimasi total biaya & durasi pengerjaan jika pekerjaan
belum dikerjakan
● Status pekerjaan tersebut
● Foto/dokumentasi pekerjaan

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 12

 Contoh Report Form di GDrive

Status yang diupdate hanya di kolom “Status”, kolom

sisanya akan otomatis terisi (sudah rumus)

1 - New Pekerjaan baru masuk, namun belum di assign ke Teknisi

2 - Open Pekerjaan yang sudah diassign ke Teknisi
3 - In
Pekerjaan yang sedang dilakukan oleh teknisi
Progress
4 - Ignored Pekerjaan yang baru masuk, namun tidak bisa dilakukan oleh teknisi
5 - Done Pekerjaan sudah selesai dilakukan

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 13

 Contoh Report Weekly

Status menunjukan sudah sampai Durasi menunjukkan berapa jam pekerjaan

mana proses kerja dari mulai sampai selesai

Report ini auto generate (tampilannya sudah memakai rumus, tinggal di screenshoot dan dikirimkan
setiap akhir minggu

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 14

 Implement The Solution & Follow Up
Time Frame &
Activity PIC Resources need
Deadline

Set up data Logistic Manager Week 2-3 Oct. 2021 Google sheet & Gmail

Buat Struktur organisasi Logistic Manager Week 3-4 Oct. 2021 Google Sheet

Logistic Manager, head Google Slide / Google

Sosialisasi User Week 1-2 Nov. 2021
of warehouse Meet

Google Slide , social

Edukasi Teknisi Head of warehouse Week 2 Nov. 2021
Media

Google Sheet, Google

Evaluasi Logistic manager Week 4 Nov. 2021
Slide

Copyright 2021. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama. 15

 PT. SAYAP MAS UTAMA
Wings Group

THANK YOU

Harder - Smarter - Faster

Copyright 2020. All Rights Reserved. PT Sayap Mas Utama.