PROJECT

PLANNING
PROJECT PLANNING
Secara umum definisi perencanaan adalah suatu proses dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk didalamnya menyiapkan segala program teknis dan

administratif agar dapat diterapkan.

UNSUR PERENCANAAN
PROYEK
• Tujuan > Pernyataan rinci tentang apa yang harus dicapai dan bagaimana proyek itu mencapai tujuannya dan
memenuhi rencana strategis
• Lingkup Proyek > Diskusi tentang cara pendekatan proyek, kelayakan sumber daya, tugas utama yang terlibat,
dan jadwal awal
• Persyaratan Kontrak > Struktur umum tanggung jawab manajerial, pemasok, persyaratan dan perjanjian
manajerial, dan struktur organisasi yang diproyeksikan
• Jadwal > Daftar semua acara, tugas, dan subjadwal
• Sumber Daya > Anggaran proyek secara keseluruhan untuk semua kebutuhan sumber daya dan prosedur
untuk pengendalian anggaran
• Personil > Identifikasi dan perekrutan personel yang diperlukan untuk tim proyek, termasuk keterampilan dan
pelatihan khusus
• Kontrol > Prosedur untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan dan kinerja termasuk jadwal dan biaya
• Analisis Risiko dan Masalah > Mengantisipasi dan menilai ketidakpastian, masalah, dan potensi kesulitan
KEUNTUNGAN PROYEK
Dalam pemilihan pelaksanaan proyek, tentu turut memperhitungkan keuntungan yang akan dihasilkan atau
manfaat positif bagi perusahaan yang akan menjalankannya. Dalam bisnis terdapat suatu rasio yang biasa
digunakan yaitu Return on Investment (ROI). ROI sendiri merupakan ukuran kinerja yang sering digunakan untuk
mengevaluasi hasil yang diharapkan dari suatu proyek.

ROI= (Pendapatan Proyek - Biaya Proyek)

Biaya Proyek

Jika sebuah proyek tidak memiliki ROI yang positif, atau jika ada proyek lain dengan ROI yang lebih tinggi, maka
proyek tersebut mungkin tidak akan dilaksanakan. ROI banyak digunakan karena kefleksibilitasan dan
kesederhanaannya.
 WORK BREAKDOWN
STRUCTURE
Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat yang digunakan untuk perencanaan proyek. WBS mengatur pekerjaan yang harus
dilakukan pada sebuah proyek. Dalam WBS, sebuah proyek dipecah menjadi komponen-komponen utamanya, yang disebut
sebagai modul. Komponen-komponen ini kemudian dibagi lagi menjadi subkomponen rinci, yang selanjutnya dipecah menjadi
kegiatan dan, akhirnya, tugas individu. Hasil akhirnya adalah struktur organisasi hierarki proyek yang terdiri dari tingkat yang
berbeda, dengan keseluruhan proyek di atas struktur dan tugas individu untuk setiap aktivitas di tingkat bawah. Format WBS
adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi kegiatan dan untuk menentukan tugas individu, modul, dan beban kerja proyek dan
sumber daya yang dibutuhkan. Ini juga membantu untuk mengidentifikasi hubungan antara modul dan aktivitas serta duplikasi
aktivitas yang tidak perlu. Akhirnya, ini memberikan dasar untuk mengembangkan dan mengelola jadwal proyek, sumber daya, dan
modifikasi.
 MATRIKS OBS
Setelah struktur rincian kerja dikembangkan, yang mengatur proyek bekerja menjadi elemen yang lebih kecil dan dapat dikelola,
manajer proyek menugaskan elemen kerja ke unit organisasi—departemen, kelompok, individu, atau subkontraktor—
menggunakan struktur perincian organisasi (OBS). OBS adalah bagan organisasi yang menunjukkan unit organisasi mana yang
bertanggung jawab atas item pekerjaan. Setelah OBS dikembangkan, manajer proyek kemudian dapat mengembangkan matriks
tanggung jawab penugasan (RAM). RAM menunjukkan siapa dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan
dalam proyek.

A = Accountable (Orang yang memiliki wewenang dalam keputusan)

C = Consult (Pemegang saham yang harus ikut dalam pengambilan keputusan)
I = Inform (Yang perlu tau hasil keputusan)
R = Responsible (Orang yang bekerja di proyek)
PENJADWALAN PROYEK
Jadwal proyek berkembang dari dokumen perencanaan, penjadwalan proyek biasanya merupakan elemen paling penting dalam proses
manajemen proyek, terutama selama fase implementasi (yaitu, pekerjaan proyek yang sebenarnya), dan merupakan sumber dari sebagian
besar konflik dan masalah. Salah satu alasannya adalah bahwa seringkali satu-satunya kriteria terpenting untuk keberhasilan suatu proyek
adalah bahwa proyek itu selesai tepat waktu. Mengembangkan jadwal meliputi langkah-langkah dasar berikut. Pertama, tentukan aktivitas yang
harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek; kedua, mengurutkan kegiatan-kegiatan dalam urutan yang harus diselesaikan; selanjutnya,
perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas; dan akhirnya, kembangkan jadwal berdasarkan urutan dan perkiraan
waktu kegiatan. Karena penjadwalan melibatkan ukuran yang dapat diukur, waktu, beberapa teknik kuantitatif, termasuk bagan Gantt.

Bagan Gantt adalah grafik dengan batang yang mewakili waktu untuk setiap aktivitas dalam proyek yang dianalisis
KONTROL PROYEK
Pengendalian proyek adalah proses untuk memastikan kemajuan proyek menuju penyelesaian yang berhasil. Ini
mengharuskan proyek dipantau dan kemajuannya diukur sehingga setiap penyimpangan dari rencana proyek, dan
khususnya jadwal proyek, diminimalkan. Kami akan menjelaskan beberapa elemen kunci dari pengendalian proyek,
termasuk manajemen waktu, kualitas kontrol, pemantauan kinerja, dan komunikasi.
MANAJEMEN WAKTU
Manajemen waktu adalah proses memastikan jadwal proyek tidak tergelincir dan tepat waktu waktu. Ini membutuhkan
pemantauan jadwal aktivitas individu dan pembaruan yang sering. jika jadwal sedang tertunda sedemikian rupa
sehingga membahayakan keberhasilan proyek, maka manajer proyek mungkin harus mengalihkan sumber daya untuk
mempercepat kegiatan kritis.
MANAJEMEN BIAYA
Manajemen biaya sering terkait erat dengan manajemen waktu karena pertukaran waktu-biaya. mata
uang yang kami sebutkan sebelumnya. Jika jadwal tertunda, biaya cenderung meningkat secara
berurutan untuk mendapatkan proyek kembali sesuai jadwal.
MANAJEMEN MUTU
Manajemen dan kontrol kualitas merupakan bagian integral dari proses manajemen proyek. NS proses
mensyaratkan bahwa pekerjaan proyek dipantau untuk kualitas dan perbaikan dilakukan sebagai kemajuan
proyek sama seperti dalam produksi normal atau operasi manufaktur. Tugas dan ak- Kegiatan harus dipantau
untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan kegiatan selesai benar sesuai rencana. Jika
pekerjaan pada suatu aktivitas atau tugas cacat, aktivitas selanjutnya mungkin terpengaruh, membutuhkan
pengerjaan ulang, menunda proyek, dan mengancam keberhasilan proyek.
MANAJEMEN KINERJA
Manajemen kinerja adalah proses pemantauan proyek dan pengembangan waktunya (yaitu, harian, mingguan,
bulanan) laporan status untuk memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan rencana sedang diikuti diturunkan. Ini
membandingkan tanggal target yang direncanakan untuk acara, pencapaian, dan penyelesaian pekerjaan dengan
tanggal benar-benar dicapai untuk menentukan apakah proyek tersebut sesuai jadwal atau di belakang jadwal. Analisis
nilai yang diperoleh (EVA) adalah sistem khusus untuk manajemen kinerja. Kegiatan “mendapatkan nilai" saat mereka
selesai. EVA adalah prosedur standar yang diakui untuk pengukuran numerik kemajuan proyek, memperkirakan
tanggal penyelesaian dan biaya akhir, dan memberikan ukuran jadwal dan variasi anggaran saat kegiatan selesai.
Misalnya, metrik EVA seperti "variasi jadwal" membandingkan pekerjaan yang dilakukan selama periode waktu dengan
pekerjaan yang dijadwalkan akan dilakukan. Varians negatif berarti proyek terlambat dari jadwal. "Biaya varians” adalah
biaya pekerjaan yang dianggarkan dikurangi biaya pekerjaan yang sebenarnya. Sebuah negatif varians berarti proyek
melebihi anggaran. Kelemahan EVA adalah terkadang sulit untuk mengukur pekerjaan kemajuan dan waktu yang
dibutuhkan untuk pengukuran data dapat cukup besar.
KOMUNIKASI
Kebutuhan komunikasi untuk kontrol manajemen proyek dan program dalam lingkungan bisnis global saat ini ronment
cenderung substansial dan kompleks. Distribusi dokumen desain, anggaran dan biaya dokumen, rencana, laporan
status, jadwal, dan perubahan jadwal secara tepat waktu seringkali sangat penting untuk memproyeksikan keberhasilan.
Akibatnya, semakin banyak perusahaan yang menggunakan Internet untuk berkomunikasi informasi proyek, dan
menggunakan situs web proyek intranet perusahaan untuk menyediakan satu lokasi bagi anggota tim untuk mengakses
informasi proyek.
MANAJEMEN PROYEK PERUSAHAAN
Di banyak perusahaan, pengendalian proyek berlangsung dalam konteks yang lebih besar dari beberapa en- lingkungan.
Manajemen proyek perusahaan mengacu pada manajemen dan pengendalian perusahaan- portofolio proyek yang luas.
Dalam pendekatan perusahaan untuk mengelola proyek, tujuan perusahaan adalah: dicapai melalui koordinasi proyek
simultan.
CPM/PERT
Pada tahun 1956, sebuah tim peneliti di E. I. du Pont de Nemours & Company, Inc., yang dipimpin oleh seorang insinyur du
Pont,
Morgan R. Walker, dan spesialis komputer Remington-Rand, James E. Kelley, Jr., memulai proyek untuk mengembangkan sistem
komputerisasi untuk meningkatkan perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan
program rekayasa perusahaan (termasuk pemeliharaan pabrik dan proyek konstruksi).Pendekatan jaringan yang dihasilkan
dikenal sebagai metode jalur kritis (CPM). Pada waktu bersamaan, Angkatan Laut AS membentuk tim peneliti yang terdiri dari
anggota Proyek Khusus Angkatan Laut Office, Lockheed, dan firma konsultan Booz, Allen, dan Hamilton, dipimpin oleh D. G.
Malcolm. Photri-Microstock,Mereka mengembangkan pendekatan jaringan serupa untuk desain sistem pengendalian
manajemen untuk pengembangan Proyek Rudal Polaris (kapal selam nuklir penembakan rudal balistik). Ini teknik penjadwalan
jaringan bernama evaluasi program dan teknik review, atau PERT.
Proyek Polaris akhirnya mencakup 23 jaringan PERT yang mencakup 3000 aktivitas. Baik CPM dan PERT adalah turunan dari
Gantt chart dan, sebagai hasilnya, sangat mirip. Di sana awalnya dua perbedaan utama antara CPM dan PERT. Namun, seiring
waktu CPM dan PERT memiliki telah secara efektif digabungkan menjadi satu teknik yang secara konvensional disebut sebagai
CPM/PERT. Keuntungan CPM/PERT dibandingkan bagan Gantt adalah dalam penggunaan jaringan untuk menggambarkan
mengutamakan hubungan antar aktivitas. Bagan Gantt tidak secara jelas menunjukkan prioritas hubungan, yang merupakan
kelemahan yang membatasi penggunaannya untuk proyek-proyek kecil. CPM/PERT pekerjaan adalah cara yang lebih efisien dan
langsung untuk menunjukkan hubungan yang diutamakan. Dengan kata lain, dalam jaringan secara visual lebih mudah untuk
melihat hubungan prioritas, yang membuat CPM/PERT populer di kalangan manajer dan pengguna lain, terutama untuk proyek
besar dengan banyak aktivitas.
JARINGAN PROYEK
Ketika CPM dan PERT pertama kali dikembangkan, mereka menggunakan konvensi yang berbeda untuk
membangun jaringan. Dengan PERT, konvensi yang dianut adalah kebalikannya. NS cabang mewakili aktivitas,
dan simpul di antaranya mewakili peristiwa, atau titik di waktu seperti akhir dari satu kegiatan dan awal yang
lain.
JARINGAN AON
aktivitas tidak diperlukan dalam jaringan AON karena dua aktivitas tidak akan pernah membingungkan karena
mereka memiliki node awal dan akhir yang sama. Ini adalah salah satu keuntungan dari konvensi AON, meskipun
masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan kecil. Secara umum, kedua metode mencapai hal yang sama,
dan yang digunakan biasanya masalah preferensi individu. tujuan jaringan AON memiliki satu keuntungan yang
berbeda itu adalah konvensi yang digunakan dalam populer Paket perangkat lunak Microsoft Project, dan karena
kami ingin mendemonstrasikan cara menggunakan perangkat lunak ini.