SISTEM SUBJEK PENYIMPANAN

ARSIP
Oleh : kelompok 4
1. Yunessa Sihotang (190104030)
2. Andreas William sihombing (190104006)
3. Desria siska berutu (190104003)
4. Nigora simanjuntak (190104007)
5. Novatri marito pangabean (190104029)
 PEMBAHASAN
A. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut
sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau
subjek. Sistem subjek dapat dikatakan sebagai sistem yang paling sukar
penanganannya.
Sistem subjek dilaksanakan secara seragam untuk semua unit kerja
yang ada di dalam instansi bersangkutan. Untuk arsip instansi atau
perusahaan yang disimpan secara sentral (terpusat di suatu tempat
tertentu), maka sistem subjek adalah sistem yang paling tepat
dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit
kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri, dan pada
penyimpanan sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem.
B. Daftar Klasifikasi
1. Daftar Klasifikasi Standar
Daftar subjek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar ini
sudah merupakan standar umum di dunia internasional. Daftar standar ini
banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di
perpustakaan. Ada juga yang menggunakan daftar tersebut untuk
penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang mempunyai masalah
(subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terinci agar lokasi
penyimpanan arsipnya jelas. Seperti di nasional arsip suatu negara
misalnya, penggunaan daftar yang standar ini sangat sesuai dengan
keperluan.
Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak
dipergunakan secara internasional yaitu
 DDC (Dewey Decimal Classification),
 UDC (Universal Decimal Classification)
 LC (Library of Congress Clasification).
 Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat
cocok dipergunakan adalah bagan klasifikasi subjek buatan
sendiri. Terkecuali, seperti dikatakan sebelumnya, untuk
pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup
semua bidang kegiatan negara maka bagan klasifikasi
standar seperti DDC, UDC, dan LC akan cocok dipergunakan.
2. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri
Untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem-
subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi
subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan karena kebutuhan, fungsi,
dan tugas suatu kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri niscaya
dapat diselaraskan dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-
masing.
Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan
mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima satu per satu di dalam
satu buku tulis di dalam satu buku tulis. Daftar ini kemudian disusun
menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk
dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar
subjek hendaklah memenuhi persyaratan sebagai berikut:
 Kata benda atau yang dibendakan,
 Sedapat mungkin terdiri dari satu kata, dan
 Pengertiannya jelas merupakan satu masalah.
 Cara lain membuat daftar subjek adalah dengan mengumpulkan
semua masalah (subjek) yang ada pada seluruh instansi. Karena
fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas, maka istilah
subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang
disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya
Personalia sebagai subjek utama, kemudian Kesejahteraan sebagai
subjek kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan sebagainya.
Daftar Subjek dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu;
 Daftar Subjek Burni. Daftar Subjek Murni adalah daftar yang
berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan
disusun menurut urutan abjad.
 Daftar Subjek Berkode. Daftar Subjek Berkode adalah daftar
subjek yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi
dengan kode dari istilah subjek yang dilengkapi dari istilah subjek
yang bersangkutan.
C. Alat dan Perlengkapan Arsip
 Filling Cabinet
Tempat menyimpan surat diperlukan laci secukupnya
yang disesuaikan dengan kebutuhan/banyaknya surat yang
akan disimpan (kelompok masalah utama). Perhatikan
gambar laci filling cabinet, filling sistem subyek berikut ini.
 Laci filling sistem subjek
Guide, Tiap laci mempunyai guide atau petunjuk.
Banyaknya guide ditetapkan sebelum penataan surat dan
berdasarkan kelompok masalah. Bila pembagian utama
berjumlah 12, maka jumlah guide pun 12. Sebagai contoh
guide pertama diberi judul Keuangan dan di belakang guide
itu diletakkan map-map kenaikan gaji, tunjangan-tunjangan,
kredit dan selanjutnya.
 Map atau Folder
Map ditempatkan di belakang guide. Jumlah map
ditentukan sesuai dengan pembagian pembantu. Nama
map disesuaikan dengan nama kelompok Sub-Masalah.
 Rak Penyortir
Rak ini digunakan untuk menyortir surat yang
nantinya akan ditempatkan dalam map masing-masing.
 Kartu indeks
Kartu indeks berguna untuk memudahkan mencari
kembali surat yang diperlukan dengan memperhatikan
judul surat serta jide surat.
D. Prosedur Penyimpanan
 Memeriksa
Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas
tidak teliti memeriksa dan menyimpan saja surat yang
seharusnya diteruskan atau didistribusikan kepada unit lain untuk
diproses, maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”.
 Mengindeks
Mengindeks adalah proses menentukan kata tangkap
(caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan.
 Mengode
Mengode adalah memberi tanda pada surat dengan cara
menuliskan kata-kata “Personalia-Penerimaan-Sarjana-Pertanian”
di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan
E. Prosedur Penemuan Kembali
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan
prosedur seperti di bawah ini.
 Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
 Lihat kode penyimpanan kartu indeks
 Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah
surat/arsip pada laci, guide, dan folder, sesuai dengan
kodenya.
SEKIAN DAN TERIMAKASIH