Management

pengadaan dan
persediaam
‘’Mengelola persediaan’’

Mustain ali (2109709)

LK-1B
PENGERTIAN PERSEDIAAN
Syakur 2009

Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktifitas perusahaan yang tersedia untuk diolah
dalam proses produksi atau dijual.

Hani handoo 2003

Suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atu sumberdaya – sumberdaya organisasi yang di simpan dalam
antisipasinya terhdap pemenuhan permintaan.
 alur proes pengelolaan
1. 2.
Proses penerimaan barang dari Proses penangan dan penyimpanan
penyedia secara baik dan benar

3. 4.
Proses distribusi kepada pengguna dan Akuntabilitas proses pengadaan secara
pihak lainnya keseluruhan

5.
Pengelolaan biaya pengadaan terkait
proses penanganan persediaan dalam
penyimpanan
Perbandingan persediaan dan aset

NO. Sifat Persediaan aset

1. wujud Berwujud fisik Ada yang berwujud dan
tidak berwujud
2. Nilai ekonomis Bernilai , tinggi atau Bernilai tinngi , sedang
sedang atau rendah
3. penggunaan Terus menerus dan Terus-menerus selama
habis pakai masa umur pemakaian
4. sifat Bisa menjadi bagian Berdiri sendiri
dari barang yang lain
5. Perencanaan Berdasarkan rencana Berdasarkan rencana
kebutuhan operasional investasi
6. Proses pengadaan Pengadaan untuk Pengadaan untuk
kebutuhan operasional tujuan investasi
Klasifikasi persediaan
Wujud persediaan :

Padat (solid)
~ kertas , pipa , besi

Curah (bulk)
~ biji besi , semen , pasir

Cair (liquid)
~ bahan kimia , bbm , gas yang di padatkan
 Sikulus persediaan
Pola permintaan: Frekuensi permintaan dalam siklus permintaan
• Musim rendah permintaan (low session) Frekuensi permintaan akan diketahui dari
• Musim tinggi permintaan (high/festive session) akumulasi permintaan persediaan yang terjadi yang
• Musim kekurangan pasoka (stock out/fewer di catatkan dan dikelola datanya secara baik.
session)
• Musim kelebihan pasokan (over stocl session)
• Musim spekulasi dan darurat (speculative and
emergency session)

Kebijakan batas atas bawah nilai persediaan

Suatu kebijakan internal yang dibuat oleh institusi
untuk mengatur berapa jumlah dan nilai ideal
persediaan yang harus tersedia di gudanh
 Metode peramalan persediaan
1. 4.
Hitung parameter fungsi
Definisikan tujuan peramalan. peramalan untuk masing
masing metode.
7.
Ramalkan permintaan untuk
periode mendatang.

2. 5. 8.
Plot data (part family) masa Hitung fitting error untuk
lalu. metode yang dicoba. Lakukan verifikasi peramalan.

3. 6.
Pilih metode-metode yang
Pilih metode yang terbaik, yaitu
paling memenuhi tujuan
metode yang memberikan error
peramalan dan sesuai dengan
paling kecil.
plot data.
Hal hal yang harus di perhatikan dan diketahui dalam penerapan metode
peramalan :

• Jenis kebutuhan (needs)

• Trend kebutuhan (demand)
• Alokasi kebtuhan (resource allocation)
• Teknik peramalan kebtuhan yang akan di gunakan (forchast methods)
• Jumlah order ideal (volume)
• Penentuan jumlah dan waktu pesanan (schedule)
• Prasyarat pemesanan (terms and conditions)
Efek bias dalam perencanaan
(bullwhift effect)
Contoh kasus :

Distribusi gas elpiji 3kg dari pertamina untuk pembeli kelas bawah dan umkn yang selama
ini berjalan normal, dalam kurun waktu tertentu mendadak melonjak tidak terprediksi pola
distribusi dan penjualannya , sehinnga mulai terjadi kekosongan.
Pasokan , karena adanya migrasi dari pemakaian elpiji dari 12kg yang tidak merata , baik
rumah tannga maupun usaha sekala menengah yang seharusnya tidak memakai elpiji
12kg , dan mereka akan mnelakukan lintas lokasi distribusi untuk memperoleh pasokan
dimana saja , sehingga kondisi ini membuat rancu peta persebaran distribusi , hal yang
tidak pernah di lakukan konsumen kelas bawah yang hanya membeli gas elpiji 3kg di
dekat tempat tinggalnya saja , selain itu ada masalah tidak tersedia data akurat yang
langsung update untuk memantau distribusi dan penjualan gas elpiji 3kg tersebut.
Pencegahan bad stock:
1. Persyaratan untuk penyedia untuk memenuhi standart packaging tersebut dalam
kontrak pembelian
2. Persyaratan penyedia mencantumkan petunjuk syarat perlakuan dan penyimpanan
pada kemasan barang
3. Buat kriteria standart packaging untuk setiap kategori produk
4. Evaluasi kelayakan ruang penyimpanan dan ketersediaan material handling
5. Inspeksi proses handling dan storage produck di Gudang secara berlakala
6. Memiliki kompetensi teknis dalam hal mengevaluasi physical stock conditions
7. Pastikan staf yang terkait , memiliki kompetensi teknis dalam hal mengevaluasi physical
stock conditions
 Tujuan utama dari pemeriksaan
persediaan secara berkala :

• Mengetahui seberapa cepat dan akurat proses pembaharuan antara fisik , catatan dan database system
• Mengetahui dan memeriksa kondisi fisi persediaan secara acak (random sampling atau keseluruhan
jenis persediaan tertentu)
• Mengetahui dan memeriksa apakah ada persediaan yang kadaluarsa , rusak atau hilang dalam proses
penyimpanan
• Mengetahui tata cara perlakuan penyimpanan di lapangan
• Mengetahui kendala yang muncul di lapangan
• Mengetahui apakah ada penyimpanan atau pelanggaran terhadap prosedur dan regulasi yang terkait
dalam pengelolaan persedediaan
 Metode pemeriksaan persediaan
secara berkala:
Pemeriksaan fisik rutin persediaan (cycle counting) pemeriksaan oleh tim pihak pelaksanaan
gudang., yang di laksanakan setiap pergantian shift malam , harian mingguan , bulanan dan masa
jeda sebelum pelaksanaan masa opname

Pemeriksaan fisik secara berkala persediaan (stock opname) pemeriksaan berkala secara terjadwal
atau mendadak , yang dilakukan oleh pihak satuan pengawas atau auditor , dalam rangka proses
audit , dilakukan setahun sekali atau dua tahun sekali dengan pelaksanaanya dari tim audit internal
atau eksternal.
Sistem aplikasi pendukung dalam
mengelola persediaan
Kondisi ideal:
1. Dapat mengelola dan memberikan informasi persediaan dengan cepat dan
akurat
2. Pemenuhan laporan tentang persediaan bias tersedia dengan cepat
3. Mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pemborosan waktu
proses
4. Mendukung proses peramalan siklus persediaan
Kunci sukses dalam mengelola
persediaan :
o Ketepatan perhitungan , pastikan metode perhitungan persediaan yang tepat , factor manusia
yang teliti , dan tersedia alat bantu yang berfungsi dengan baik.
o Ketepatan penyimpanan persediaan , penyimpanan di lakukan di lokasi yang tepat dengan
proses komunikasi yang koordinasi dan baik
o Ketepatan pencatatan , proses pencatatan , pengkinian database , dan pencocokan antara
database dilakukan secara benar dan tepat
o Ketepatan dalam proses pengiriman , lakukan proses komunikasi dan koordinasi baik terkait
perencanaan pengiriman
o Ketepatan dalam penanganan dan perlakuan persediaan , lakukan proses sesuai prosedur ,
regulasi dan prinsip akuntabilitas
o Penanganan proses penyimpanan yang baik dan benar , lakukan proses persediaan yang
tepat , sehinnga resiko kehilangan dapat di kurangi
o Perlindungan dan pengawasan penyimpanan , lakukan proses yang memenuhi prinsip
keamanan dalam penyimpanan persediaan , sehingga resiko kehilangan dapat dikurangi
o Setiap permintaan yang masuk harus dibuat secara tertulis , di verifikasi untuk keperluan apa ,
dan di mintakan persetujuan secara resmi
Thank you !