Haya Atiqah Yumna

X AK-3
 A. Jabatan Pada Kegiatan administrasi

Administrasi merupakan keiatan kerja sama yang dilakuakan

sekelompok orang untuk mencapai tujuan, yang mana sekelompok
orang tersebut menyelenggarakan proses kegiatan administrasi.
Sekelompok orang tersebut, dapat di bedakan berdasarkan tingkat
jabatannya, sebagai berikut

1. Adiministrator (Kepala Administrasi)

Adiministrator merupakan orang yang menentukan tujuan dan kebijakan, memberikan garis
garis besar yang di gunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanan kegiatan kegiatan
organisasi guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2. Manajer (Pimpinan Pelaksana Kerja)
Manajer adalah orang-orang yan memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakan orang lain,
mendayagunakan segala sumber daya seperti uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3. Staf (Pembantu Ahli)

Staf adalah orang karena keahlian dan kecakapan serta kemampuannya dalam bidang tertentu
bertugas sebagai pemikir dan penasihat yang membantu administrator dan menejer dalam kegiatan
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah di tentukan.

4. Worker (Pegawai atau Pekerja)

Worker adalah pekerja yang secara lansung digerakan oleh manajer untuk bertindak sebagai
pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan, sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapakan
dalam usha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Selaian pembagian tingkat jabatan administrasi, ada pula tingkat jabatan
administrasi yang disusun dalam bentuk susunan piramida utama yg menunjukan kateori
tingkat jabatan
1. Manajer administrasi
Manajer administrasi merupakan orang yang menentukan kosep utama
yang harus dilakukan sesuai visi dan misi perusahaan, serta memberikan garis
besar pelaksanaan kegiatan kantor.

2. Manajer Kantor
Manajer kantor merupakan jabatan yang kedudukannya sebagai asisten
bagi top manajer

3. Supervisor
Supervisor merupakan jabatan dalam struktur organisasi yang
mempunyai kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan
kerja bawahannya di bawah arahan jabatan atasannya.
 B. Analisis Jabatan
1.Sumber informasi dalam analisis jabatan
Pengumpulan informasi dalam analisis jabatan dapat dilakukan dengan cara berikut.

a) Melakukan pengmatan secara lansung pada pelaksanaan pekerjaan. Dapat pula dengan
mengkaji catatan-catatan yang ada.
b) Dengan kuesioner, yakni memberikan angket yang berisi pernyataan dan/atau pernyataan
kepada para pemegang jabatan.
c) Melakukan wawancara lansung kepada pekerja bersangkutan, atau orang yang pernah
melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan lansungnya.
2. Elemen Analisis Jabatan
Suatu analisis jabatan harus membuat
dua elemen yakni uraian jabatan dan
spesifikasi jabatan.
a) Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan merupakan catattan yang
disusun secara sistematis tentang tugas
dan tanggung jawab suatu jabatan,
berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Suatu uraian jabatan harus
mencantumkan keterangan berikut.
1. Identifikasi jabatan, yang memuat nama
jabatan, bagian dan nomor kode jabatan
dalam suatu perusahaan.
2. Ikhtisar jabatan, yakni penjelasan singkat
tentang jabatan tersebut.
3. Penjelasan tugas-tugas yang harus
dilaksanakan. Penjelasan ini meliputi apa dan
mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, serta
bagaiman cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang
diterima
5. Hierarki dalam organisasi,maksudnya
hubungan dengan jabatan lain dalam hal jalur
promosi, aliran serta prosedur kerja.
6. Sarana dan prasarana pekerjaan seperti mesin,
peralatan dan bahan-bahan yang diperlukan
pada jabatan tersebut.
7. Penjelasan tentang kondisi fisik lingkungan
kerja dari suatu jabatan.
8. Keterangan lain yan diperlukan.
b) Spesifikasi jabata (Job Specification)
Spesifikasi jabatan merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang
untuk dapat menduduki jabatan tersebut, sehingga tuas-tugas yang dibebankann
kepadanya dapat dikerjakan dengan baik. Hal yang diuraikan dalam spesifikasi jabtan
meliputi:

1. Persyaratan pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja.

2. Persyaratan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan.
3. Persyaratan kesehatan meliputi kesehatan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
3. Tahap Analisis Jabatan . B.Tahap Pengumpulan Data
A. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data .
ini, hal-hal yang haru dilakukan meliputi: Pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa
metode, di antaranya sebgai berikut.

1. penegasan struktur organisasi Karen jabatan

1. Metode Observasi, yakni pengamatan lansung
melekat pada struktur organisasi
pada pelaksanan pekerjaan.
2. Investasi jabtan di setiap unit kerja dan
2. Metode Wawancara, yakni denan wawancarai
disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode
lansung pemegang jabatan.
dentifkasi
3. Metode Kuesioner, yakni dengan menyebar
3. Menetukan metode yang digunakan dalam
daftar pernyataan kepada pekerja pada jabatan
pengumpulan data serta menyiapkan
yang dianalisis.
instrument pengumpulan data tersebut
4. Metode Studi Referensi, yakni mengkaji
4. Membentuk tim pelaksana
beberapa referensi terkait jabatan tersebut.
5. Penjelasan pimpinan perushaan kepada
5. Metode Kombinasi, yakni dengan
semua pimpinan unit kerja tentang maksud
mengombinasikan dua atau beberapa metode di
dan tujuan analisis jabatan yang akan
atas.
dilaksanakan
C. pengolahan Data
Data yang diperoleh kemudian diolah.
Pengolahan data meliputi:

1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan.

2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor.
3. Analisis data yang di peroleh.
4. Analisis persyaratan jabatan.
5. Menyusun uraian jabatan.
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia
lainnya.
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi personalia meliputi perencanaan tenaga kerja,
pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem
pemberian balas jasa; pelatihan dan pengembangan pegawai, system dan prosedur
administrasi kepegawaian
1. pengertian uraian tugas a) identifikasi pekerjaan atau jabatan,
b) Hubungan tugas dan tanggung jawab,
uraian tugas adalah paparan semua
c) Standar wewenang dan pekerjaan,
tugas jabatan yang merupakan upaya pokok
d) Syarat kerja harus diuraikan denan jelas,
pemangku jabatan dalam memproses bahan
e) Ringkasan pekerjaan atau jabatan,
kerja menjadi hasil kerja mengunakan
f) Penjelasan tentang jabatan dibawah dan di
perangkat kerja dalam kondisi tertentu. Oleh
atasnya.
karna itu, uraian tugas/pekerjaan harus
dibuat dengan langkah/cara yang tepat untuk
Lebih lanjut dalam peraturan kepala BKN
menciptakan kelancaran dalam pelaksanaan
Nomor 12 Tahun 2011 ditegaskan penyusunan
tugas.
Uraian Tugas harus memenuhi kriteria:
uraian pekerjaan dijelaskan oleh Melayu
S.P.Hasibuan dalam buku manajemen sumber
g) apa yang dikerjkan dan sebutkan pula objek
daya manusia (2007) harus jelas dan
yang dikerjakan,
persepsinya mudah dipahami denan
h) Bagaimana cara mengerjakan,
menguraikan hal-hal sebagai berikut:
i) Mengapa tugas ini harus dikerjakan.
Suatu uraian tugas yang baik harus memenuhi beberapa syarat. Menurut
Tanggor Hasibuan, uraian tugas yang baik harus memenuhi enam
kualifikasi, meliputi:

a) Sistematis, yakni memenuhi aturan bentuk, syarat-syrat tertentu.

b) Jelas, yakni harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat dipahami
oleh pembacanya.
c) Rinkas, yakni perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan benar
sehingga pembacanya tidak perlu waktu yan lama untuk memahaminya.
d) Tepat, yakni harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa yang
dimaksudkan oleh isi jabatan.
e) Taat azas, yakni kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukan maksud dan
arah yang sama.
f) Akurat, yakni harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak boleh.
2. Tugas pada setiap tingkatan jabatan
pada kegiatan adminitrasi
A. Manajer Administrasi
Uraian tugas manajer administrasi meliputi:
1) Merencanakan konsep utama sesuai visi dan misi
perusahaan dan menyosialisasikannya kepada
manajer kantor.
2) Mengorganisasi segenap sumber daya pada
tingkatan tataran yang paling utama.
3) Merancang prosedur, teknis, dan standar
operasional kerja (SOP) untuk unitnya.
4) Membuat keputusan dalam skala internal unitnya
masing-masing
5) Meranancan konsep pengembangan unitnya.
6) Melakukan pengawasan terhadap bawahan yang
berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai
dari tingkatan manajer kantor, supervisor, hingga
staf.
B. Manajer Kantor
Tugas manajer kantor bersifat praktis dan
operasional, maksudnya tugas manajemen kantor
gagasan utama yang telah di gariskan oleh manajer
administratif. Tugas pokok manajer kantor adalah
menjuruskan dan mengawasi kantor untuk
mencapai tujuannya. Menurut Gie(2012), manajer
kantor memiliki tugas yang erat kaitannya dengan
kemampuan dasar yang harus dimilikinya, yakni:
1) Kemampuan memimpin,
2) Memiliki latar belakang prakti/pendidikan,
3) Kemampuan melatih,
4) Kemampuan mengungkapkan diri,
5) Kemampuan bersikap terbuka,
6) Keingintahuan,
7) Kemampuan mengembangkan kreativitas,
8) Kemampuan mempertimbangkan dengan alat
sehat dan bijaksana,
9) Keampuan menjual gaasan,
10) Kemampuan bekerja saa, dan sabar.
c. Supervisor
Seorang supervisor/pengwas/penyelia memiliki beberapa tugas. Tugas supervisor menurut
Moekijat (2008), yakni:

1) Tugas Pokok
a) memberikan instruksi pelaksanaan pekerjaan.
b) mengawasi pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan
c) melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan pekerjaan.
d) memelihara hubungan baik dengan pegawai .

2) Tugas dalam hubungannya dengan pekerjaan.

a) merencanakan pekerjaan seleksi.
b) mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu.
c) menjamin ketelitian kerja
d) mengoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya.
e) membagi pekerjaan secara adil.
f) mengembangkan metode baru dalam melaksanakan pekerjaan.
3) Tugas dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan.
a) melatih bawahan.
b) mengmbangkan system magang
c) mendelegasikan tanggung jawab
d) mendamaikan perselisihan antar karyawan
e) memberi hutang apabila perlu
f) memelihara disiplin

4) Tugas dalam hubungnnya dengan atasan dan teman-teman sekerja

a) menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor
b) bekerja sama denan pengawas lain
c) mengizinkan dan mendorong pertukaran pegawai.
d) melaksanakan kebijakan-kebijakan perusahaan.
 Rangkuman
1. Dalam administrasi terdapat sekelompok orang menyelengarakan proses kegiatan administrasi yang dapat
dibedakan berdasarkan tingkat jabatannya yakni administrator, manajer, staf dan worker.
2. tingkat jabatan administrasi disusun kedalam tiga bentuk susunan piramida utama yang menunjukan kateori
tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut meliputi manajer administratif, manajer kantor, supervisor.
3. Analisisi jabatan adalah suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan
fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan.
4. Analisis jabatan dilakukan dengan menjabarkan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
5. Uraian jabatan adalah catatanyan disusun secara sistematis tentang tugas dan tangung jawab suatu jabatan,
berdasarkan fakta-fakta yang ada.
6. Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh setiap pegawai untuk dapat
menduduki jabatan tersebut, sehingga tugas-tuas yang di bebankan kepadanya dapat dilaksanakan dengan
baik.
7. Tahap analisis jabatan yakni: tahap persiapan dan perencanaan, tahap pegumpulan data, dan tahap
pengolahan data.
8. Uraian tugas adalah paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu.
9. Uraian tuas harus memenuhi kriteria: apa yang dikerjakan, objek yang dikerjaka, bagaimana cara
mengerjakan, dan mengapa tugas ini harus dikerjakan.