KONSEP SISTEM FAIL

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah

DEFINISI ISTILAH
‡ Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat. ‡ Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana suratsurat-surat disusun dengan cermat.
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah

needed. ‡ The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani.MEMFAIL/FILING ‡ Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki. Kedah .

Petani. ‡ Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak.SISTEM FAIL ‡ Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen/fail/rekod. Kedah . mengindeks.

Kedah .MATLAMAT SISTEM FAIL ‡ Memberi fail yang betul.Petani. ‡ Tepat pada masa yang ditetapkan. ‡ Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Tepat kepada orang yang memerlukan. ‡ Kos yang terendah.

JENISJENIS-JENIS SISTEM FAIL ‡ Sistem Terpusat (Centralized) ‡ Sistem Tidak Terpusat (Decentralized) ‡ Sistem Separa Terpusat (Semi(SemiCentralized) INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah .Petani.

² Mengurangkan pertindihan. ² Jimat masa ² semua di satu tempat. ² Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.Petani. Kedah . ² Khidmat yang lebih baik ² terlatih dan pengalaman. jimat alat dan ruang. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ² Lebih ekonomi.SISTEM FAIL TERPUSAT ‡ Kebaikan. ² Keselamatan dan kawalan. ² Kaedah seragam.

Kedah . ² Lokasi pengguna jauh ² kelewatan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.‡ Kelemahan. ² Jumlah kakitangan registri mungkin ramai. ² Bahagian/cawangan/unit mempunyai keperluan yang berbeza.Petani.

ruang ² Jurang komunikasi antara. Kedah . cawangan/bahagian. ² Perkhidmatan kurang baik ² sambilan. ² Tak ekonomi ² alat kelengkapan. ² Kaedah tak seragam. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT ‡ Kelemahan. ² Pertindihan rekod. ² Fail tidak lengkap cerita/maklumat.Petani. ² Personnel tidak mahir.

Petani. ‡ Masalah utama ² pertindihan dan keperluan ruang. Kedah . INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan.SISTEM FAIL SEPARA TERPUSAT ‡ Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat.

‡ Mengindeks.AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL ‡ Pengelasan.Petani. Kedah . ‡ Mengesan. ‡ Menyusun Dan Menyimpan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

Petani. ‡ Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. Kedah . INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.PENGELASAN Definisi Pengelasan. ‡ Pengelasan perkara ² kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan Pengelasan ² Jenis ‡ Abjad (apphabetical system) ‡ Nombor (numerical system) ‡ Nombor ² abjab (alpha-numerical system) (alphaTiga jenis alat pengelasan.

‡ Sesak bagi nama-nama yang biasa. ‡ Maklumat atau fail umum. Kedah . Kebaikan ‡ Mudah difahami.Petani. ‡ Tidak perlu indeks (direct access) ‡ Peruntukan khas bagi kertas pelbagai. ‡ Senang kumpulkan kertas ikut nama dll. ‡ Fail surat menyurat. ‡ Susah menjangka keperluan ruang. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kelemahan ‡ Sistem yang besar lambat dapat rekod.SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM) ‡ Fail mengikut tajuk/nama. nama‡ Terfail tajuk berbeza.

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) ‡ Nombor bersiri. Kedah . ‡ Nombor blok. ‡ Nombor perpuluhan (decimal).Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Nombor kod.

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) Kebaikan ‡ Lebih tepat dan mudah. Kedah . Kelemahan ‡ Lebih masa untuk merujuk indeks. ‡ Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain. ‡ Pengembangan tak terhad. ‡ Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun. ‡ Kos indeks dan ruang. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. ‡ Nombor fail boleh jadi rujukan. ‡ Angka terbalik menyebabkan salah fail.

² Kawalan penomboran. ² Kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail.Petani. ² Kawalan pewujudan fail. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.MENGINDEKS (INDEXING) ‡ Faedah Indeks ² Mudah mengesan fail perkara. ² Kawalan pergerakan fail. Kedah .

Kedah . ‡ Buku daftar abjab (manual) ‡ Komputer. ‡ Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen.MENGINDEKS (INDEXING) ‡ Aktiviti menyediakan petunjuk.Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Menyusun perkataan-perkataan yang telah perkataandipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik). Jenis Indeks ‡ Kod indeks.

Menyusun Dan Menyimpan ‡ Susunan fail dalam kabinet ‡ Susunan kabinet ‡ Susunatur pejabat yang digunakan.Petani. Kedah . ‡ Jenis peralatan yang digunakan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Pengeluaran dan penyimpanan.

PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL ‡ Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui: ² Daftar surat ² Indeks ² Kad edaran fail ² Dairi SDP ² Buku senarai fail ² Komputer INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. Kedah .

Petani.UNSUR BARU DALAM SISTEM FAIL ‡ Pemisahan Fail ² Menyusun fail tutup ² Menyenaraikan fail tutup ² Membuat penilaian ² Memohon kelulusan pemindahan dan pemusnahan ‡ Inventori dan jadual pemisahan rekod ‡ Pemusnahan dan pemindahan INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah .

‡ Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail. ‡ Sistem yang sesuai. ‡ Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan lebih awal. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah . ‡ Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.RUMUSAN KONSEP SISTEM FAIL ‡ Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail. ‡ Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi.Petani. mudah dan praktikal adalah lebih baik.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful