LK.

1 HPMB RAYA
“KESEKRETARIATAN”
OLEH: HARYANI
 ASAL & ARTI KATA
SEKRETARIS
• Asal Kata :
Bahasa Belanda : SECRETARIS
Bahasa Inggris : SECRETARY
Bahasa Latin : SECRETUM

• Artinya:
RAHASIA

Sekretaris adalah orang yang menjalankan proses pengadministrasian suatu organisasi atau
perusahaan yang bersifat RAHASIA.
 DEFINISI
SEKRETARIS
Webster Dictionary :
seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi
dan tugas-tugas administrasi lainnya
 Louis C. Nahassy dan William Selden
Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tanggung jawab lebih
yang bertindak sebagai pembantu administrasi.
 KEDUDUKAN DAN
PERANAN SEKRETARIS

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang

membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan
pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan
pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
 PERAN
SEKRETARIS

• Strategis
PUSAT INFORMASI (Internal & Eksternal)
• Teknis
Menunjang Kinerja Pemimpin Di Dalam Menyalurkan Informasi Sebagai Dasar
Pengambilan Keputusan
• Pendukung
Mendistribusikan Informasi Dengan Cepat dan Akurat Kepada Anggota Organisasi
 Tahapan Keberhasilan
• Dependence.
SEKRETARIS
beraksi setelah ada perintah atasan, banyak pertimbangan, belum mampu
memprioritaskan pekerjaan yang harus dilakukan
• Independence.
makin mampu memahami dan melaksanakan pekerjaannya, merasa bahwa ia
dibutuhkan organisasi sehingga tidak bergantung lagi kepada atasan maupun rekan
kerja
• Interdependence.
sudah merasa ikut memiliki perusahaan, sudah memiliki konsep kerja lebih
konstruktif, memahami kepentingan perusahaan, proaktif menjalin keterikatan kerja
dengan bagian lain
 KESEKRETARIATAN

• Pengertian Umum Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat.

• Sementara sekretariat adalah

Organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

• Menurut websteris third new international dictionary (1982)

Sekretariat adalah
• Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
• Kantor atau tempat dimana sekretaris melakukan pekerjaannya.
• Pegawai atau aturan organisasi yang dipimpin oleh Sekretaris.
• Pegawai atau kelompok Sekretaris.
 FUNGSI SEKRETARIAT
1. Menghimpun
2. Mengolah
3. Menggandakan
4. Mengirim
5. Menyimpan
 TUJUAN ADMINISTRASI
KESEKRETARIATAN
• Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, internal maupun
eksternal.
• Mengamankan rahasia Organisasi.
• Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi Organisasi yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaan fungsi Manajemen Organisasi.
 PERANAN SEKRETARIAT
• Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka

mencapai tujuan organisasi.

• Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud

dengan aktifitas penunjang adalah

• Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Menggandakan

5. Mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi.

 TATA PERSURATAN
• Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Bahan bukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
• Syarat Surat :
1. Objektif dan bukan subjektif
2. Sistematis (susunan isi surat)
3. Singkat (tidak bertele-tele)
4. Jelas (kepada siapa, dari mana, tentang apa)
5. Lengkap isinya
6. Sopan
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, dll)
PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

TUTUP MULUT RAPAT-RAPAT

MATA AWAS-AWAS
BUKA TELINGA LEBAR-LEBAR
TARIMAKASI’ BANYAK