Pertemuan 8

Komunikasi Bisnis
Surat, Memo dan E-Mail dalam Komunikasi
Bisnis

Oleh :

Agestayani, SE.MM

Fakultas Ekonomi Universitas Andalas

Kampus II Payakumbuh
2013
Komunikasi Persuasif.

Dalam mempelajari komunikasi persuasif, memahami aspek filosofis

komunikasi persuasif, sangat ditekankan. Hal ini mengingat bahwa
komunikasi persuasif, sebagaimana halnya ilmu-ilmu yang lain,
memiliki tiga aspek filosofis keilmuan, yaitu aspek ontologi, aspek
epistemologi, dan aspek aksiologi.

Hal yang terpenting adalah Anda akan mengenali ciri-ciri dari Ilmu
Komunikasi Persuasif, serta dapat memanfaatkannya secara
maksimal untuk kesejahteraan umat manusia.

Aspek ontologi, menyangkut pertanyaan apa yang dikaji oleh suatu

ilmu, aspek epistemologi berkaitan dengan pertanyaan cara-cara
memperoleh ilmu tersebut, dan aspek aksiologi berkenaan dengan
pertanyaan penggunaan dari ilmu tersebut.
Dalam melakukan komunikasi persuasif, kita harus memahami
kriteria tanggung jawab persuasi, sebagaimana yang dikemukakan
Larson, yaitu adanya kesempatan yang sama untuk saling
mempengaruhi, memberi tahu audiens tentang tujuan persuasi, dan
mempertimbangkan kehadiran audiens”.

Konsep-konsep Dasar Komunikasi /Pesan Persuasif.

Komunikasi ada dalam segala aktivitas hidup kita. Bentuknya bisa
berupa :
Tulisan, lisan, gambar, isyarat, kata-kata yang dicetak,
Simbol visual, audio visual,
Rabaan, suara.
Komunikasi dengan diri sendiri, kelompok, organisasi,
Antarpersona, dialogis, dan lain-lain
Definisi komunikasi yang dikemukakan beberapa ahli
pengungkapannya beragam, namun terdapat kesamaan telaah atas
fenomena komunikasi.

Kesamaan tersebut nampak dalam isi yang tercakup di dalamnya,

yaitu
 Adanya komunikator,
 Komunikan, pesan,
 Media/saluran, umpan balik, efek, dampak.
 Adanya tujuan dan terbentuknya pengertian bersama.

Istilah persuasi bersumber dari perkataan Latin, persuasio, yang

berarti membujuk, mengajak atau merayu.
• Komunikasi persuasif adalah suatu proses, yakni
proses mempengaruhi sikap, pendapat dan perilaku
orang lain, baik secara verbal maupun nonverbal.
• Proses itu sendiri adalah setiap gejala atau fenomena
yang menunjukkan suatu perubahan yang terus-
menerus dalam konteks waktu, setiap pelaksanaan atau
perlakuan secara terus-menerus.
• Ada dua persoalan yang berkaitan dengan penggunaan
proses, yakni persoalan dinamika, objek, dan persoalan
penggunaan bahasa.
Persuasi bisa dilakukan secara rasional dan secara emosional.
• Dengan cara rasional, komponen kognitif pada diri seseorang
dapat dipengaruhi. Aspek yang dipengaruhi berupa ide ataupun
konsep.
• Persuasi yang dilakukan secara emosional, biasanya menyentuh
aspek afeksi, yaitu hal yang berkaitan dengan kehidupan
emosional seseorang. Melalui cara emosional, aspek simpati dan
empati seseorang dapat digugah.

Para ahli mengemukakan, bahwa persuasi merupakan proses

komunikasi yang bertujuan untuk mempengaruhi sikap, pendapat
dan perilaku seseorang, baik secara verbal maupun nonverbal, yang
dapat menimbulkan perubahan, dilakukan secara sadar ataupun tidak
sadar.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam komunikasi
persuasi meliputi kejelasan tujuan, memikirkan secara cermat
orang-orang yang dihadapi, serta memilih strategi yang tepat.

Pendekatan yang digunakan dalam komunikasi persuasif adalah

pendekatan psikologis. Tiga fungsi utama komunikasi persuasif
adalah :
 Control function,
 Consumer protection function,
 Knowledge function.

Unsur-unsur dalam Komunikasi Persuasif

Menurut Aristoteles, komunikasi dibangun oleh tiga unsur yang
fundamental, yakni orang yang berbicara, materi pembicaraan
yang dihasilkannya, dan orang yang mendengarkannya.
Unsur-unsur Komunikasi Persuasif :

 Unsur yang pertama disebut komunikator atau persuader, yang

merupakan sumber komunikasi,
 Unsur yang kedua adalah pesan,
 Unsur ketiga disebut komunikan atau persuadee, yang
merupakan penerima komunikasi.

Persuader adalah orang dan atau sekelompok orang yang

menyampaikan pesan dengan tujuan untuk mempengaruhi sikap,
pendapat, dan perilaku orang lain baik secara verbal maupun
nonverbal
Persuadee adalah orang dan atau sekelompok orang yang
menjadi tujuan pesan itu disampaikan dan disalurkan oleh
persuader baik secara verbal maupun nonverbal
Persuasi dapat dipandang sebagai suatu cara belajar. Manusia
dapat belajar tentang fenomena-fenomena yang ada di
hadapannya. Manusia dapat mengubah respon yang berkaitan
dengan sikapnya.

Belajar persuasi merupakan suatu gabungan produk pesan

yang diterima individu dan berbagai kekuatan di dalam
individu yang bertindak berdasarkan pesan-pesan tersebut agar
menghasilkan pesan-pesan persuasif.
Bentuk-bentuk surat bisnis

Bentuk-bentuk surat bisnis sangat banyak dan beraneka

ragam diantaranya adalah :
1. Surat Pesanan,
2. Surat Aduan Pelayanan,
3. Surat Permintaan Informasi,
4. Surat Ucapan Selamat,
5. Surat Pindah Alamat,
6. Surat Tagihan Pembayaran,
7. surat peringatan dan lain-lain.
Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan
mempunyai beberapa karakteristik sbb:
 
1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis
disusun untuk audience atau penerima yang
membutuhkan informasi
2. Pesan bisnis disusun dengan
mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari
satu tujuan
4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan
pengaruhnya terhadap audience.
PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)
 
1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang
akan datang. Dalam perencanaan akan ditentukan hal-
hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud
pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam
bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf
serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang
disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide
pokoknya
HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-
PESAN TAK TERORGANISIR
 
a.  Bertele-tele
 b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
 c. Menyajikan ide-ide yang tidak  logis
 d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup
dalam pembahasan
• Perusahaan dapa meningkatkan hubungannya dengan
konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan
yang bersifat kekeluargaan.Pesan-pesan yang bersifat
kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan
adalah :
a. Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan
pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau
informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat.
Selanjutnya diakhiri dengan penutup
b. Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang
seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi   bisnis,
karena jasanya terhadap perusahaan
c. Ucapan Duka Cita (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap
perusahaan atau individu. Bencana atau musibah
dapat berupa perush yang mengalami bencana spt
kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan
ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau
kalimat yang menunjukkan rasa simpati.
d. Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-
orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada
relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam
adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau
hangat diantara mereka 
STANDAR MINIMUM PESAN PERSUASI YANG SESUAI
DENGAN ETIKA
1. Hindari penyajian informasi/ bukti yang salah atau
menyimpang kepada penyimak anda
2. Tidak berbicara tanpa menginformasikan diri anda
dan tanpa persiapan yang cermat.
3. Akuilah apa yang tidak anda ketahui secara
terbuka
4. Hindarilah penyesatan yang disengaja atau
disadari thd para penyimak anda dengan
memberikan alasan yang lemah dan tidak logis
5. Terbukalah pada informasi dan gagasan baru serta
kritik ttg posisi anda
• Kalimat merupakan suatu bentuk bahasa yang
mencoba menyusun dan menuangkan gagasan-
gagasan seseorang secara terbuka untuk
dikomunikasikan pada orang lain. 
• Kalimat yang efektif, merupakan suatu pesan yang
informatif yang berisikan : kalimat yang hidup, segar,
mudah, dipahami atau ditangkap, bagaimana ia dapat
mewakili secara tepat isi pikiran atau perasaan
pengarang, bagaimana ia dapat mewakilinya secara
segar, dan sanggup menarik perhatian pembaca dan
pendengar terhadap apa yang dibicarakan.
• Biasanya pesan menjadi kabur karena kedudukan subyek dan
predikat tidak jelas, terutama karena salah menggunakan kata-kata
depan. Kesalahan lain terjadi karena kalimatnya terlalu panjang
sehingga penulis atau pembicara sendiri tidak tahu apa yang harus
dikatakan.

• Hubungan timbal balik (Koherensi) yang jelas antara unsur-unsur

(kata atau kelompok kata ), juga akan rusak karena tempat kata
dalam kalimat tidak sesuai dengan pola kalimat

• Keterpaduan sebuah kalimat akan rusak pula karena salah

mempergunakan kata-kata depan, kata penghubung dan sebagainya
• lain yang dapat merusak koherensi adalah
pemakaian kata baik karena merangkainya dua
kata yang maknanya tidak tumpang tindih,
atau hakikatnya mengandung kontradiksi .

PEMILIHAN KALIMAT EFEKTIF

- Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
 - Pilihlah kata-kata yang singkat
 - Hindari kata-kata yang bermakna ganda