TATA GRAHA

PENGERTIAN TATA GRAHA

Tata graha (House Keeping ) adalah bagian dari
departemen yang bertanggung jawab mengatur,menata
peralatan menjaga kebersihan dan kenyamanan
memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi agar
hotel/ rumah tampak rapi,bersih ,menarik dan
menyenangkan bagi penghuninya.

STRUKTUR ORGANISASI TATA GRAHA

 Exc HK

Asst Exc HK

Chief Houseman Senior Flr Supv Chief Linen HK Secretary

Gardener Houseman Linen Uniform

Floor Supv Order Taker
Supv Supv Supv Supv

Pool Utility Room

Gardener Taylor
Attd Man Attendant

Toilet Linen Uniform

HouseMan Seam treas Attendant
Attendant Attendant
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEORANG EXECUTIVE HOUSE KEEPER

-Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam

organisasi housekeeping department.
-Membuat planning strategy perubahan atau
penggantian, penambahan asset untuk semua section
yang tentunya disesuaikan dengan budget yang
ditentukan.
-Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
-Melakukan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-
metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat
yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang
maksimal.
-Melakukan observasi dan melakukan purchase request
untuk kebutuhan barang-barang (alat-alat) keperluan
housekeeping
-Melakukan kontrol dalam segi managing cost /
penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.
-Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
-Supervisi yang details dan critism terhadap semua
kegiatan operational .
-Analisa terhadap segala bentuk keluhan dan action yang
tepat dengan memberikan solusi yang baik.
-Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.
-Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi
hasil kerja dan solving problem yang timbul.
-Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian
barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
Selain tugas - tugas dan kewajiban adapula
pekerjaan – pekerjaan yang merupakan tugas
dan kewajiban tambahan sebagai seorang
executive house keeper
-Membantu kelancaran operasional dari berbagai
kegiatan yang ada kaitannya dengan
housekeeping.
-Melakukan penilaian dan monitoring penampilan
kerja assistant dan semua karyawan
-Menciptakan dan membina suasana kerja yang
sehat.
-Negosiasi dengan supplier
Tugas Tanggungjawab Assistant Executive
Housekeeper
-Menerima laporan atau room status dari Front Office
department.
-Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance,
special project , tata ruang dll.
-Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru
mengenai sistem kerja.
-Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat – alat kerja
yang effektif dan effisien dalam kegiatan housekeeping.
-Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai
penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang
disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya
-Melakukan controlling dalam segi penghematan / Managing cost.
Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan
dengan metode on the spot checking
-Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan
bawahannya dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
-Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun
tamu dan melakukan tindakan – tindakan untuk solving problemnya.
-Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk
semua staff housekeeping.
-Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka evaluasi kerja.
-Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping
secara periodeik guna melakukan analisa tentang pemakaian
barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
 Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah

-Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu

kamar yang EA, ED, atau status lainnya yang di
distribusikan ke room boy atau room maid.
-Melakukan double check untuk kamar-kamar yang
telah dibersihkan dan akan siap jual.
-Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing
Article”, damages serta hasil perbaikannya.
-Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja
dan instruksi kepada roomboy and room maid .
-Mengawasi operasional dan administrasi serta double
check untuk setiap purchase request untuk setiap
-Material Requisition
-bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies,
Guest Supplies dan semua storage.
-Menerima laporan kerusakan dan membuat work
order.
-Menghandle Lost and Found.
-Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning
supplies.
-Membuat laporan tentang lost , damage report.
-Membuat time schedule .
*Membuat time schedule .
*Leading set-up dan clear-up furniture
insituasional function .
*Mengatur schedule annual leave karyawan.
*Memberikan perhatian khusus untuk kamar-
kamar VIP dan complimentary.
Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan
bukan merupakan kewenangannya, maka
diharuskan report ke assistant executive
housekeeper atau executive housekeeper
 Tujuan Pembelajaran Umum
-Memahami pengertian pramu graha
-Memahami tugas seorang pramu graha
-Memahami kriteria seorang pramu graha
yang baik
 Pengertian Pramu Graha :
Room boy adalah petugas floor
section yang menjaga kebersihan,
kerapian, keindahan, kenyamanan
dan kelengkapan kamar-kamar
tamu.
 
 Tugas dan Tanggung Jawab Pramu Graha
antara lain :
-Mengelola kamar-kamar
-Melayani tamu atas segala macam
keperluan yang dibutuhkan

Menjaga keamanan barang-barang milik tamu

di dalam kamar
-Menjaga keamanan barang-barang milik
tamu di dalam kamar
-Melaksanakan kerja sama dengan
seksi lain dalam satu departemen.
-Melaksanakan kerja sama dengan
seksi dan departemen lain dalam hotel
Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
Making bed dengan technik yang benar
Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing
carpet
Melaporkan segala kerusakan, kehilangan
Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan
cucian tamu
Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat
makan yang kotor
Membersihkan
 
atau mengatur kembali trolley chart
Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan
Floor Supervisor
 Kriteria atau persyaratan seorang pramu graha
antara lain :
1.Mempunyai postur tubuh yang ideal
2.Ramah dan hormat kepada tamu, atasan maupu teman
sekerja
3.Selalu siap membantu
4.Dapat bekerja sama dengan semua karyawan
5.Berpenampilan rapi
6.Rambut dipotong dan disisir dengan rapi, tidak berkumis,
berjambang dan berjenggot
7.Gigi disikat bersih, tidak beraroma rokok, menggunakan
parfum yang tidak berlebihan atau bau yang menyengat
8.Tidak boleh berkuku panjang
9.Bersepatu hitam dan kaos kaki berwarna gelap
10.Tidak boleh memakai perhiasan berlebihan.
 
Gambar 1. Penampilan Pria Karyawan Hotel
Gambar 2. Penampilan Wanita Karyawan Hotel
 Rangkuman
Di beberapa hotel penyebutan nama pramu graha ada yang menyebutkan dengan
sebutan : room boy, room maid, room attendant, chambermaid dan pramu kamar
Kriteria pramu graha pada dasarnya terdiri dari criteria penampilan dan sikap,
pengetahuan dan keterampilan yang baik.
Di beberapa hotel criteria yang ditentukan untuk karyawannya antara lain :
Personal grooming (kebersihan & kerapian)
Appearance (penampilan diri)
Courtesy (sopan santun)
Honesty (kejujuran)
Initiative (inisiatif)
Cooperation (kerjasama)
Discipline (disiplin)
Quality of work (kualitas kerja)
Quantity of work (kuantitas kerja)
Dependability (kemandirian)
Responsibility (tanggung jawab)
Language command (penguasaan bahasa)
Supervisory ability (kemampuan supervisi)
Attendance record (catatan kehadiran)
Punctuality (ketepatan waktu)