MANAJEMEN PELAYANAN KEBIDANAN

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN

PELAYANAN KEBIDANAN

Henik Istikhomah
 TIU
• Memahami tentang membuat perencanaan dan pengorganisasian
pelayanan kebidanan.
 TIK
• Memahami tentang perencanaan
• Memahami tentang pengorganisasian
• Memahami tentang perencanaan dan pengorganisasian dalam pelayanan
kebidanan
Perencanaan Pelayanan Kebidanan

1
 Definisi Perencanaan

• Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan

tujuan, menyusun dan menetapkan rangkaian kegiatan unutk
mencapainya. Rencana merupakan suatu pola pikir yang sistematis untuk
mewujudkan suatu tujuan dengan mengorganisasikan dan
mendayagunakan sumber yang tersedia
• Perencanaan adalah suatu proses penyusunan rencana yang
menggambarkan keinginan untuk mencapai tujuan tertentu melalui suatu
kegiatan dengan mengorganisasikan dan mendayagunakan sumber yang
tersedia
 lanjut

• Perencanaan (Planning) adalah fungsi manajemen yang harus bisa

menjawab rumus 5W+1H.What (apa) yang akan dilakukan, why
(mengapa) harus melakukan apa, when (kapan) melakukan apa, where
(dimana) melakukan apa, who (siapa) yang melakukan apa, how
(bagaimana) cara melakukan apa.
• Perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh
kelompok untuk mencapai tujuan yang telah digariskan mencakup
kegiatan pengambilan keputusan
 lanjut

• Swanburg mengatakan bahwa planning adalah memutuskan seberapa luas

akan dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang melakukannya.
• Dibidang kesehatan perencanaan dapat didefenisikan sebagai proses untuk
menumbuhkan, merumuskan masalah-masalah kesehatan di masyarakat,
menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan
tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut
 lanjut
• Perencanan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-
masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan
kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program
yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut
• Jadi perencanaan dalam pelayanan kebidanan adalah suatu proses
mempersiapkan secara sistimatis kegiatan yang akan dilaksanakan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dalam kebidanan.
 Ciri-ciri Perencanaan
• Bagian dari sistem administrasi
• Dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan
• Berorientasi pada masa depan
• mampu menyelesaikan masalah
• Mempunyai tujuan
• Bersifat mampu kelola
Jenis Perencanaan

2
 Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

• Rencana jangka panjang (long term planning) yang berlaku antara 10 -25
tahun
• Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara
antara 5-7 tahun
• Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya berlaku hanya
untuk 1 tahun.
 Dilihat dari tingkatannnya

• Rencana induk (master plan), lebih menitik beratkan uraian kebijakan

organisasi
• Rencana operasional (operational planning), lebih menitik beratkan pada
pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program
• Rencana harian (day to day planning), rencana harian yang bersifat rutin
 Dilihat dari lingkupnya

• Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan tujuan

jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama
• Rencana taktis (tactical planning), rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka
pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatan, asalkan tujuannya tidak berubah
• Rencana menyeluruh (comprehensive planning), rencana yang mengandung uraian
secara menyeluruh dan lengkap
• Rencana terintegrasi (integrated planning), ialah rencana yang mengandung uraian
yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya dengan program lain diluar kesehatan
Manfaat Perencanaan

4
 Manfaat Perencanaan
• Memberikan arah yang jelas pada organisasi karena mengetahui tujuan
dan cara mencapainya
• Mengetahui struktur organisasi yang dibutuhkan
• Mengetahui jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnya
• Mengukur hasil kegiatan yang akan dicapai.
 Keuntungan dan
Kelemahan Perencanaan
5
 Keuntungan Perencanaan
• Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk
mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur
• Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak
produktif.
• Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai karena
dalam perencanaan ditetapkan sebagai standar.
• Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutama
untuk fungsi pengawasan.
 kelemahan dari perencanaan
• Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta di masa
yang akan datang dengan tepat.
• Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana.
• Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena harus
menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai.
• Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk mengadakan
perubahan harus ditunda sampai tahap perencanaan berikutnya.
• Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf.
Unsur Pokok
Perencanaan
6
 Input
• Input (masukan) adalah segala sesuatu yg dibutuhkan untuk dapat melaksanakan
pekerjaan manajemen. Input berfokus pada sistem yang dipersiapkan dalam
organisasi dari menejemen termasuk komitmen, dan stakeholder lainnya, prosedur
serta kebijakan sarana dan prasarana fasilitas dimana pelayanan diberikan
• Semua hal yang diperlukan untuk terselenggaranya suatu pelayanan kesehatan
merupakan unsur masukan yang terpenting adalah tenaga, dana dan sarana.
Secara umum di sebutkan apabila tenaga dan sarana kuantitas dan kualitas, tidak
sesuai standar yang ditetapkan, serta jika dana yang tersedia tidak sesuai dengan
kebutuhan, maka sulitlah diharapkan bermutunya pelayanan kesehatan.
Menurut Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat,
input ada 3 macam, yaitu
 Sumber (resources)
Sumber (resources) adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk menghasilkan barang
atau jasa. Sumber (resources) dibagi 3 macam:
1) Sumber tenaga (labour resources) dibedakan atas:
a) Tenaga ahli (skilled): dokter, bidan, perawat
b) Tenaga tidak ahli (unskilled): pesuruh, penjaga
2) Sumber modal (capital resources), dibedakan menjadi:
a) Modal bergerak (working capital): uang, giro
b) Modal tidak bergerak (fixed capital): bangunan, tanah, sarana kesehatan.
3) Sumber alamiah (natural resources) adalah segala sesuatu yang terdapat di alam, yang
tidak termasuk sumber tenaga dan sumber modal.
 Tatacara (prosedures)

• Tatacara (procedures): adalah berbagai kemajuan ilmu dan teknologi

kesehatan yang dimiliki dan yang diterapkan.
 Kesanggupan (capacity)

• Kesanggupan (capacity): adalah keadaan fisik, mental dan biologis tenaga

pelaksana.
 Perencanaan dalam Manajemen Pelayanan Kebidanan

a. IN – PUT Merujuk pada sumber-sumber yang diperlukan

untuk melaksanakan aktifitas yang meliputi :

1)Man : Tenaga yang di manfaatkan

2)Money : Anggaran yang di butuhkan atau dana untuk program
3)Material : Bakau atau materi ( sarana dan prasarana ) yang dibutuhkan
4)Metode : Cara yang di pergunakan dalam bekerja atau prosedur kerja
5)Minute / Time : Jangka waktu pelaksanaan kegiatan program
6)Market : Pasar dan pemasaranatausaranaprogram
b.Proses
Memonitor tugas atau kegiatan yang dilaksanakan. Meliputi Manajemen Operasional
dan Manajemen asuhan.

1)Perencanaan ( P1 )
2)Pengorganisasian ( P2 )
3)Penggerakan dan pelaksanaan, Pengawasan dan Pengendalian ( P3 )
 Perencanaan (P1)

• Perencanaan adalah proses untuk merumuskan masalah kegiatan,

menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan
tujuan kegiatan yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan (landasan dasar).
• Contoh perencanaan adalah:
• Jadwal Pelayanan ANC di Posyandu, Puskesmas.
• Rencana Pelatihan untuk kader, nakes
 Pengorganisasian (P2)

• Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan menggolong-golongkan, dan mengatur

berbagai kegiatan, penetapan tugas-tugas dan wewenang seseorang dan pendelegasian wewenang
dalam rangka pencapaian tujuan layanan kebidanan. Inti dari pengorganisasian adalah merupakan alat
untuk memadukan atau sinkronisasi semua kegiatan yang berasfek personil, finansial, material dan tata
cara dalam rangka mencapai tujuan pelayanan kebidanan yang telah di tetapkan.
• Contoh pengorganisasian adalah:
• Puskesmas
• Puskesmas Pembantu
• Polindes dan Pembantu
• Balai Desa
Penggerakan dan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian (P3)

• Penggerakan dan Pelaksanaan adalah suatu usaha untuk menciptakan iklim kerja sama di antara
pelaksanaan program pelayanan kebidanan sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan
efisien.
• Fungsi manajemen ini lebih menekankan bagaimana seseorang manajer pelayanan kebidanan
mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan pelayanan
kebidanan yang telah di sepakati.
• Contoh penggerakan dan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian adalah:
• Pencatatan dan pelaporan (SP2TP)
• Supervisi
• Stratifikasi Puskesmas
• Survey
 Output
• Output adalah hasil dari suatu pekerjaan manajemen. Untuk manajemen kesehatan,
output dikenal dengan nama pelayanan kesehatan (health services). Dalam kebidanan
dikenal pelayanan kebidanan. Hasil atau output adalah hasil pelaksanaan kegiatan.
• Output Yaitu yang menunjuk pada penampilan (perfomance) pelayanan kesehatan
Penampilan daat dibedakan atas dua macam. Pertama, penampilan aspek medis
pelayanan kesehatan. Kedua, penampilan aspek non medis pelayanan kesehatan.
Secara umum di sebutkan apabila kedua penampilan ini tidak sesuai dengan standar
yang telah di tetapkan maka berarti pelayanan kesehatan yang diselenggarakan bukan
pelayanan kesehatan yang bermutu.
 lanjut
• Cakupan Kegiatan Program: Jumlah kelompok masyarakat yang sudah
menerima layanan kebidanan (memerator), dibandingkan dengan jumlah
kelompok masyarakat yang menjadi sasaran program kebidanan
(denominator). Pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar
pelayanan kebidanan (mulai dari KIE, Asuhan Kebidanan, dsb). Contoh:
Untuk BPS: Outputnya adalah Kesejahteraan ibu dan janin, Kepuasan
Pelanggan, Kepuasan bidan sebagai provider.
 c. OUT – PUT
Cakupan Kegiatan Program :

1) Jumlah kelompok masyarakat yang sudah menerima  layanan kebidanan   (memerator),

di bandingkan dengan jumlah kelompok masyarakat yang menjadi sasaran program
kebidanan.(Denominator)
2) Pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar pelayanan kebidanan (Mulai dari KIE,
Asuhan Kebidanan, dsb).
 Effect
• Perubahan pengetahuan, sikap, dan prilaku masyarakat yang diukur
dengan peran serta masyarakat untuk memanfaatkan pelayanan kebidanan
yang ada di sekitarnya (Posyandu, BPS, Puskesmas dsb) yang tersedia.
 Out come (Impact)
• Di pergunakan untuk menilai perubahan atau dampak (impact) suatu
program, perkembangan jangka panjang termasuk perubahan status
kesehatan masyarakat.
Langkah-langkah
Perencanaan
7
 lanjut
• Langkah awal untuk menyusun perencanaan dapat dimulai dengan sebuah
gagasanatau cita-cita yang terfokus pada situasi tertentu. Sebagai suatu
proses, perencanaan kesehatan mempunyai beberapa langkah. Ada lima
langkah yang perlu dilakukan pada prosespenyusunan sebuah perencanaan
terdiri dari:
 Analisis Situasi
• Analisis situasi merupakan langkah awal perencanaan yang bertujuan untuk
identifikasi masalah. Yang dihasilkan dari proses analisis situasi adalah rumusan
masalah kesehatan dan berbagai faktor yang berkaitan dengan masalah kesehatan
masyarakat yang sedang diamati serta potensi organisasi yang dapat digunakan
untuk melakukan intervensi
• langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan berbagai jenis data atau
fakta yang berkaitan dengan masalah kesehatan masyrakat yang dijadikan dasar
penyusunan perencanaan. Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan
kesehatan terdiri dari:
 Data tentang penyakit dan kejadian sakit

• Untuk menyusun perencanaan kesehatan, analisis situasi diarahkan untuk menghimpun

data tentang masalah kesehatan masyarakat. Untuk menjelaskan masalah kesehatan
masyarakat yang sedang diamati, data penyakit yang tercatat pada catatan surveilan
harus diolah lagi dengan pendekatan epidemiologi dan informasinya disajikan dengan
menggunakan statistik
• Dengan memproses data penyakit menggunakan pendekatan epidemiologi akan
diketahui wilayah mana saja penyakit atau masalah kesehatan masyarakat tersebut
berkembang, kapan terjadinya, siapa saja kelompok penduduk di wilayah tersebut yang
menderita penyakit tersebut, apa saja faktor yang terkait dengan penyakit yang sudah
berkembang menjadi masalah kesehatan masyarakat.
 Data kependudukan

• Data kependudukan yang perlu dihimpun yang ada kaitannya dengan

penyakit yang sedang diamati adalah jumlah dan distribusi penduduk per
wilayah, per jenis kelamin, dan per kelompok umur, dan tingkat kepadatan
penduduknya. Vital statistik tentang kelahiran, kematian akibat penyakit
tersebut.
 Data potensi organisasi kesehatan

• Data yang juga perlu dihimpun untuk menyusun perencanaan kesehatan adalah
jumlah RS (kapasitas tempat tidur, jumlah dan kualifikasi tenaga medis/para
medis yang dimiliki. Data ini akan bermanfaat jika tim perencana ingin
mengadakan kerjasama dengan lembaga lain yang juga menyediakan pelayanan
kesehatan. Analisis situasi juga dilakukan untuk menganalisis potensi dan
kelemahan organisasi (pelaksana program).
• Manfaat semaksimal mungkin potensi organisasi dan lingkungan sosial yang ada
di suatu wilayah, tetapi waspadai kelemahan yang mungkin akan menjadi kendala
atau menghambat pelaksanaan kegiatan program di lapangan.
 Keadaan lingkungan dan geografi

• Data ini dikaitkan dengan perkembangan penyakit atau masalah kesehatan

yang diamati di masayrakat. Data lingkungan desa dan tempat-tempat
umum di wilayah tersebut yang perlu dicatat adalah sekolah, pasar, tempat
ibadah, sumber air, dan mutu air minum yang digunakan oleh masyarakat,
sistem pembuangan air limbah/sampah, jamban keluarga. Data ini dikaji
untuk mengetahui keterkaitan nya dengan perkembangan berbagai vektor
dari penyakit yang sedang diamati di suatu wilayah.
•  
 Data sarana dan prasarana

• Data tentang sarana transportasi dan komunikasi yang tersedia di suatu wilayah juga
mendapat perhatian tim perencana. Data ini penting diketahui pada saat tim menyusun
rencana pebgembangan program kesehatan yang membutuhkan informasi tentang
mobilitas penduduk, pengiriman data dan logistik, supervisi, kemudian rujukan pasien dan
sebagainya.
• Semua data yang diperoleh dari hasil analisis situasi diolah dan dijadikan informasi.
Berbagai jenis informasi yang sudah dihimpun dibahas bersama dengan program terkait,
dikoordinasikan, diintegrasikan, dan ditukar dengan program lainnya sehingga semua
informasi yang terkait akan menjadi pengetahuan bersama yang sangat berharga untuk
menyusun perencanaan terpadu.
 lanjut
• Data yang dikumpulkan dari analisis situasi dapat diperoleh dari catatan
rutin organisasi kesehatan (kegiatan surveilan program puskesmas atau
dinkes kabupaten/kota) atau dapat diambil dari sektor lainnya yang ada di
desa, kantor kecamatan, atau kantor dinkes kabupaten/kota. Dari laporan
kegiatan program puskesmas atau dinkes kesehatan kabupaten/kota akan
diperoleh data tentang jenis dan distribusi penyakit, jumlah dan kualifikasi
tenaga kesehatan, jumlah anggaran yang dialokasikan untuk sektor
kesehatan.
 lanjut
• Data dari kantor kecamatan atau kelurahan adalah daa tentang
kependudukan, data sosial ekonomi, data geografi dan dat organisasi
sosial kemasyarakatan. Data ini setelah diolah harus dipilah-pilah lagi
agar diketahui mana informasi potensi dan kelemahan organisasi dan
mana yang mungkin menjadi peluang dan ancaman pada saat pelaksanaan
program.
Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya

• Melalui analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data. Data dianalisis
lebih lanjut menggunakan pendekatan epidemiologi untuk dapat dijadikan
informasi tentang distribusi di suatu wilayah, berdasarkan kurun waktu
tertentu dan pada kelompok masyarakat tertentu. Informasi lain yang perlu
dicari adalah bagaimana tanggapan masyarakat tentang maslah kesehatan
masyarakat tersebut dan bagaimana potensi organisasi untuk memecahkannya.
Informasi tersebut dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan
tentang bagaimana puskesmas akan mengembangkan program intervensi.
 lanjut
• Semua aktivitas tersebut di atas adalah bagian dari proses identifikasi masalah, mulai
dari langkah awal mengkaji berbagai masalah kesehatan yang berkembang di wilayah
kerja puskesmas, potensi puskesmas untuk mengatasinya, sejauh mana bantuan dari
dinkes yang dapat diperoleh.
• Model identifikasi masalah di atas akan membantu untuk mengkaji suatu masalah
kesehatan masyarakat dan faktor-faktor risikonya (lingkungan dan perilaku masyarakat).
Yang perlu dibedakan adalah masalah program (input, proses, output, efek) dan yang
mana masalah kesehatan masyarakat (outcome/dampak dari sebuah sistem). Berikut ini
adalah contoh enam pertanyaan kritis yang diajukan untuk mengindentifikasi masalah
kesehatan:
 lanjut
• Apa jenis masalah kesehatan yang dihadapi (what is the problem)
• Apa faktor-faktor penyebabnya (why the problem does exist)
• Siapa atau kelompok masyarakat mana yang paling banyak menderita (who is most affected
by the problem)
• Kapan masalah tersebut terjadi (when was the problem exist)
• Setelah keempat pertanyaan tersebut diajukan, penanggung jawab program akan dapat
menyusun rumusan masalah kesehatan masyarakat yang sedang dihadapi. Untuk menyusun
langkah-langkah penanggulangan masalah tersebut, ada dua pertanyaan penting yang perlu
dirumuskan yaitu: “Apa kemungkinan dampak (akibat) yang muncul apabila masalah
kesehatan tersebut tidak terpecahkan (What kind of impact will be happen) dan apa kegiatan
program yang bisa dikembangkan untuk menagatasi (what plan of action should be taken).
 Menentukan Tujuan Program

• Setelah prioritas masalah kesehatan ditetapkan, kemudian menetapkan

tujuan program. Semakin jelas rumusan masalah kesehatan masyarakat
dengan menggunakan kriteria di atas akan semakin mudah menyusun
tujuan program. Sebelum rencana kerja operasional disusun, beberapa
pertanyaan berikut ini wajib dipahami oleh tim perencana:
 lanjut
• Berapa besar sumber daya yang dimiliki oleh organisasi (potensi
organisasi-how many)?
• Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat akan dipecahkan (potensi
organisasi-how many)?
• Kapan target tersebut akan dicapai (target waktu-when)?
 Merumuskan tujuan program operasional berdasarkan jawaban
ketiga pertanyaan tersebut di atas akan bermanfaat untuk:

• Menetapkan langkah-langkah operasional program

• Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program
 lanjut
• Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus bersifat
smart: spesifik, (jelas sasarannya, dan mudah dipahami oleh staf
pelaksana), measurable (dapat diukur kemajuannya), appropriate (sesuai
dengan strategi nasional, tujuan program dan visi/misi institusi atau
sebagainya), realistik (dapat dilaksanakan sesuai dengan fasilitas dan
kapasitas organisasi yang tersedia), time bound (sumber daya dapat
dialokasikan dan kegiatan dapat direncanakan untuk mencapai tujuan
program sesuai dengan target waktu yang ditetapkan).
 Beberapa penjelasan berikut ini perlu diperhatikan untuk menyusun tujuan program yaitu:

• Tujuan program adalah hasil akhir sebuah kegiatan. Oleh karena itu, tujuan program dipakai untuk mengukur
keberhasilan kegiatan program.
• Tujuan harus sesuai dengan masalah, target ditetapkan sesuai dengan kemampuan organisasi, dan dapat diukut.
• Tujuan penting untuk menyususn perencanaan dan evaluasi hasil akhir.
• Target operasional biasanya ditetapkan dengan waktu (batas pencapaiannya) dan hasil akhir yang akan dicapai
pada akhir kegiatan program (deadline). Di tingkat pelaksana, tujuan program kesehatan dijabarkan dalam bentuk
tujuan operasional (jelas besarnya sasaran dan target). Semakin tinggi jenjang organisasi, semakin umum rumusan
tujuannya.
• Berbagai macam kegiatan alternatif dipilih untuk mencapai tujuan program. Kegiatan untuk mencapai tujuan
program. Kegiatan untuk mencapai tujuan dikembangkan dari beberapa program terkait.
• Masalah dan faktor-faktor penyebab masalah serta dampak masalah yang telah dan mungkin terjadi di masa
depan sebaiknya dikaji lebih dahulu sebelum tujuan dan target operasionalnya ditetapkan.
 Mengkaji Hambatan Dan Kelemahan Program

• Langkah keempat proses penyusunan rencana adalah mengkaji kembali

hambatan dan kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya
adalah untuk mencegah atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa.
• Selain mengkaji hambatan yang pernah dialami, juga dibahas prediksi
kendala dan hambatan yang mungkin akan terjadi dilapangan pada saat
program dilaksanakan. Jenis hambatan atau kelemahan program dapat
dikategorikan ke dalam:
 Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

• Hambatan ini merupakan aspek kelemahan organisasi. Motivasi kerja staf

rendah, pengetahuan dan keterampilan kurang, staf belum mampu
mengembangkan partisifasi masyarakat setempat. Peralatan sterilisasi
belum tersedia atau dana untuk membeli peralatan tersebut tidak
dialokasikan. Arus informasi tentang pelaksanaan program sangat lamban
karena data yang tersedia kurang dapat dipercaya, kurang akurat dan
diolah secara manual. Laporan kegiatan program tidak dimanfaatkan
untuk menyusun rencana kegiatan program sehingga terperangkap pada
 Lanjut
• rutinitasme; laporan kegiatan program dibuata asal jadi saja, laporan ada
tetapi kegiatan sering tidak dilakukan, supervisi lemah. Jumlah dana
operasional masih kurang, waktu yang tersedia tidak dimanfaatkan untuk
menyusun rencana kerja. Semua jenis hambatan ini sebenarnya harus
dilakukan pada saat melakukan analisis situasi.
 Hambatan yang terjadi pada lingkungan

• Hambatan geografis (jalan rusak), iklim atau musim hujan, masalah tingkat
pendidikan masyarakat yang masih rendah, sikap dan budaya masyarakat yang
tidak kondusif (masih banyak tabu, salah persepsi, mitos dan sebagainya). Semua
kendala dan hambatan yang bersumber pada lngkungan seperti ini sebaiknaya
dianalisis pada saat melakukan kajian terhadap perilaku sehat-sakit masyarakat.
• Perilaku masyarakat yang kurang partisipatif merupakan kendala utama
pelaksanaan program. Di satu sisi, keadaan lingkungan ini tidak selalu dianggap
sebagai kendala tetapi dijadikan sebuah tantangan yang perlu diantisipasi atau
diatasi agar tidak menjadi hambatan dalam pelaksanaan program
 lanjut
• Masalah rendahnya pendidikan, rendah nya pendapatan, jalan rusak,
kurang air minum adalah kendala yang seharusnya ditangani oleh sektor
lain (pendidikan, pembangunan ekonomi, PU, dan PDAM).
 Setelah hambatan dianalisis, kemudian ditetapkan langkah-langkah
sebagai berikut:

• Susun daftar hambatan. Hambatan mungkin terjadi pada staf atau para pelaksana, peralatan,
informasi, biaya dan waktu, geografis, iklim, dan peran serta masyarakat.
• Pilih hambatan dan kendala yang dapat dihilangkan; mana yang dianggap sebagai tantangan
untuk dimodifikasi atau dikurangi dan mana yang sama sekali tidak dapat dihilangkan.
• Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun tetapi tetap waspada dengan
berbagai hambatan dan kendala di lapangan. Alternatif kegiatan yang dipilih untuk mencapai
tujuan program dan sudah mempertimbangkan berbagai hambatan dan kendala di lapangan
diharapkan akan memberikan hasil yang lebih optimal sehingga pelaksanaan manajemen
program di lapangan lebih efektif, efisien dan rasional.
 Menyusun Rencana Kerja Operasional
(RKO)
• Hambatan (kelemahan) yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji
dahulu sebelum rencana kerja operasional disusun. Jika tidak, program yang
akan dilaksanakan akan terhambat oleh faktor organisasi. Faktor lingkungan di
luar organisasi seperti peran serta masyarakat dan kerja sama lintas sektor juga
penting dikaji sebagai bagian dari strategi pengembangan program di lapangan.
• Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan
target yang ingin dicapai. Langkah ini dilakukan sebelum proses penyusunan
rencana kerja operasional.
Format rencana kerja operasional
yang lengkap terdiri dari:
 a. Alasan utama disusunnya rencana kerja operasional (mengapa program ini
dilaksanakan-why)

• Latar belakang penyusunan RKO adalah masalah utama yang akan

dipecahkan, dituangkan dalam bentu ktujuan yang ingin dicapai. Latar
belakang RKO berisi penjelasan terhadap pertanyaan mengapa kegiatan
program penting dilaksanakan. Informasi ini sudah dikumpulkan pada
langkah analisis situasi
 b. Tujuan (apa yang ingin dicapai-what).

• Tulis dengan jelas tujuan operasional program untuk mengukur

keberhasilan program, misalnya: untuk program penanggulangan diare
perlu ditetapkan tujuan dengan target yang jelas yaitu turunnya kejadian
diare sampai 30% dalam kurun waktu 3 tahun di kalangan masyarakat
desa.
 c. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya-how)

• Jelaskan langkah-langkah praktis (kegiatan) yang akan dilakukan untuk

mencapai tujuan program termasuk bagaimana mengatasi berbagai
hambatan kendala yang mungkin muncul selama kegaiatan berlangsung.
 d. Pelaksana dan sasaran (siapa yang akan mengerjakan dan siapa
sasaram kegiatan program-who)

• Berbagai kegiatan program harus ada penanggung jawabnya dan staf yang
akan melaksanakan rencana kegiatan tersebut. Pada bagian ini perlu ada
penjelasan tentang jumlah dan jenis kualifikasi (jenis keterampilannya)
yang perlu dimiliki. Demikian pula dengan uraian tugasnya, sasaran
kegiatan program dan jumlah kelompok penduduk yang diaharpakan
menerima pelayanan kesehatan untuk kurun waktu tertentu (target
cakupan) misalnya dibutuhkan kader aktif dan tiga petugas lapangan yang
bertugas melakukan supervisi.
e. Sumber daya pendukung (what kind of support)

• Buat daftar jenis dan jumlah peralatan (equipment support) yang

diperlukan dan yang sudah tersedia untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan. Berapa dana yang diperlukan, berapa besar alokasinya untuk
setiap jenis kegiatan, apakah ada kebutuhan dana tambahan yang tidak
diduga.
f. Tempat (di mana kegiatan akan dilaksanakan (kapan kegiatan akan
dilaksanakan-where)

• Di bagian ini diberikan penjelasan tentang tempat kegiatan program. Hal

ini penting untuk dijelaskan fase atau tahapan kegiatan yang akan
dilaksanakan. Kapan dimulai dan kapan berakhirnya. Untuk kegiatan
tahunan, fase kegiatannya dibagi dalam bulan. Kegiatan bulanan dibagi ke
dalam fase mingguan atau harian.
 Dari penjelasan tentang fungsi perencanaan di atas, perencanaan mengandung lima unsur
penting yaitu:

• Unsur tujuan. Tujuan perencanaan harus jelas dirumuskan sesuai dengan hierarkinya. Tujuan
operasional harus mengikuti kaidah penyusunan sebuah tujuan.
• Unsur kebijakan. Kebijakan dalam perencanaan harus tercermin dalam strategi yang disusun
oleh pimpinan untuk mencapai tujuan program. perencanan
• Unsur prosedur. Dalam konsep perencanaan harus jelas standar operating prosedur setiap
kegiatan. Pembagian tugas dan hubungan kerja akan tercermin dalam unsur perencanaan ini.
• Unsur kemajuan/progress. Di dalam perencanaan harus ditulis dengan jelas target atau
standar keberhasilan program yang dipakai untuk melakukan evaluasi keberhasilan kegiatan.
• Unsur program. Program harus disusun berdasarkan prioritas masalah dan prioritas alternatif
kegiatan untuk mencapai tujuan perencanaan.
 Untuk membuat RKO kita harus mengetahui:

• Why: Mengapa kegiatan itu harus dikerjakan, dengan penjelasan yang jelas.
• What: Apa tujuan yang ingin dicapai
• How : Bagaimana cara mengerjakannya
• Who : siapa yang akan mengerjakan, dan sasarannya harus jelas
• What kind of support : Sumber daya pendukung
• Where: dimana kegiatan akan dilakukan tertera jelas.
• When: Kejelasan waktu untuk melaksanakan dan menyelesaikan kegiatan.
• Jika perlu ditambah dengan which: Siapa yang terkait dengan kegiatan tersebut (lintas sektor
walaupun lintas program yang terkait).
  
NO
HARI/ MATERI POKOK/     METODE WAKTU MEDIA KET.
TANGGAL SUB MATERI TUJUAN SASARAN
1 Jumat, 20 Ø Penimbangan BAlita Ø Meningkatkan Ø Ibu yang memiliki balita Ø Ceramah & Ø 2 Jam Ø Laptop
  Agustus pengetahuan ibu yang n Diskusi   Ø Pengeras Suara
  2021 memiliki balita tentng    
 
    pentingnya    
penimbangan bagi  
     
pertumbuhan bayi
    balita
   
 METODE
PERENCANAAN
 Pengertian Fishbone Diagram
• Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti
tulang ikan) sering juga disebut Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa
Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli
pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas
dasar (7 basic quality tools).
• Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi
kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team
cenderung jatuh berpikir pada rutinitas.
 lanjut
• Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika
masalah dan akar penyebab masalah sudah ditemukan.
• Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan
akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang use friendly
disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana
terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan
munculnya permasalahan.
 lanjut
• Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari
satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi
brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang
berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan
sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan
melalui sesi brainstorming.
 Manfaat Diagram Fishbone

• Memfokuskan individu, tim, atau organisasi pada permasalahan utama.

Penggunaan Diagram dalam tim/organisasi untuk menganalisis
permasalahan akan membantu anggota tim dalam menfokuskan
permasalahan pada masalah prioritas.
• Memudahkan dalam mengilustrasikan gambaran singkat permasalahan
tim/organisasi. Diagram Fishbone dapat mengilustrasikan permasalahan
utama secara ringkas sehingga tim akan mudah menangkap permasalahan
utama.
• Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah. Dengan
menggunakan teknik brainstorming para anggota tim akan memberikan
sumbang saran mengenai penyebab munculnya masalah. Berbagai sumbang
saran ini akan didiskusikan untuk menentukan mana dari penyebab tersebut
yang berhubungan dengan masalah utama termasuk menentukan penyebab
yang dominan.
 lanjut
• Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi. Setelah ditentukan penyebab dari
masalah, langkah untuk menghasilkan solusi akan lebih mudah mendapat dukungan dari anggota
tim.
• Memfokuskan tim pada penyebab masalah. Diagram Fishbone akan memudahkan anggota tim
pada penyebab masalah. Juga dapat dikembangkan lebih lanjut dari setiap penyebab yang telah
ditentukan.
• Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah. Hubungan ini akan terlihat
dengan mudah pada Diagram Fishbone yang telah dibuat.
• Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan menjadikan diskusi lebih
terarah pada masalah dan penyebabnya.
Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fishbone
 a. Menyepakati pernyataan masalah.

1. Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah

ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalam fishbone seperti
“kepala ikan”.
2. Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan,
misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.
3. Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut
dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).
Gambar Pembuatan Fishbone Diagram
Menyepakati Pernyataan Masalah
CAUSE EFEK

Bahaya
potensial
pembersihan
kabut oli
 b. Mengidentifikasi kategori-kategori

• Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”.
Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab
ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone
seperti “tulang ikan”.
• Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga
masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
 a) Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:

• Machine (mesin atau teknologi),

• Method (metode atau proses),
• Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
• Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen,
saran, dan sebagainya),
• Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
• Milieu / Mother Nature(lingkungan).
 b) Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:

• Product (produk/jasa),
• Price (harga),
• Place (tempat),
• Promotion (promosi atau hiburan),
• People (orang),
• Process (proses),
• Physical Evidence (bukti fisik), dan
• Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).
 c) Kategori 5S   yang biasa digunakan dalam industri jasa:

• Surroundings (lingkungan),
• Suppliers (pemasok),
• Systems (sistem),
• Skills (keterampilan), dan
• Safety (keselamatan).
d. Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu
mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori
pada contoh ini lihat Gambar 2.

CAUSE EFEK

Material Method
e

Bahaya
Potensial
pembersihan
kabut oli

Gambar 2.Pembuatan Fishbone

Machin Diagram — Mengidentifikasi
Man
e Kategori-Kategori
 c. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

• Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi

brainstorming.
• Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab
tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di
bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal:
“Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti
prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di
bawah “Man”.
 lanjt
• Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang”
kecil keluar dari garis diagonal.
• Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang”
lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa
karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai
APD” (lihat Gambar 3).
• Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut
berhubungan dengan beberapa kategori
 Gambar 3.Pembuatan Fishbone Diagram —
Manusia Menemukan Sebab-Sebab Potensial
Metode

Tenaga Posyandu Kurang Penyuluhan kurang

Sistim 5 meja tidak Kerjasama dengan TOMAS

Kesibukan ibu berjalan dan TOGA kurang

CAKUPAN D/S
Informasi jadwal -

Cuaca musim

Peralatan posyandu -
Medan sulit

Sarana Lingkungan
 d. Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

• Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-
subnya.
• Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab
yang paling mungkin.
• Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan
tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
• Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
• Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ
sebab pokok telah terindentifikasi.
• Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram (lihat Gambar 4).
 Gambar 3.Pembuatan Fishbone Diagram —
Manusia Melingkari sebab yang paling mungkin
Metode

Tenaga Posyandu Kurang Penyuluhan kurang

Sistim 5 meja tidak Kerjasama dengan TOMAS

Kesibukan ibu berjalan dan TOGA kurang

CAKUPAN D/S
Informasi jadwal -

Cuaca musim

Peralatan posyandu -
Medan sulit

Sarana Lingkungan
 lanjut
• Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan
fishbone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide
menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika 
fishbone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur
ulang fishbone diagram dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci
sukses fishbone diagram adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram
dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root”
yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti 
permasalahan di lapangan.
 Penetapan Prioritas Masalah dengan
menggunakan metode USG
• Definisi USG adalah suatu metode USG yang merupakan cara dalam menetapkan urutan
• prioritas, dengan memperhatikan urgensinya, keseriusannya, dan adanya kemungkinan
• berkembangnya masalah. keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai
• 1 – 5 atau 1 – 10. Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas. Untuk lebih
• jelasnya, dapat diuraikan sebagai berikut:
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang
• Pedoman Manajemen Puskesmas (Buka Halaman 30)
 Definisi USG :
Urgent adalah tingkat kegawatan masalah, Seriousness adalah tingkat keseriusan sebuah
artinya apabila masalah tidak segera masalah, apabila masalah tidak diselesaikan
ditanggulangi akan semakin gawat dengan akan berakibat serius pada masalah lain
bobot skor : dengan bobot skor :
• 5 = sangat gawat • 5 = sangat serius
• 4 = gawat • 4 = serius
• 3 = cukup gawat • 3 = cukup serius
• 2 = kurang gawat • 2 = kurang serius
• 1 = tidak gawat • 1 = tidak serius
 Growth adalah besar atau luasnya masalah berdasarkan pertumbuhan atau
perkembangan, artinya apabila masalah tersebut bila tidak segera ditangani
pertumbuhannya akan berjalan terus. Dengan bobot skor :

• 5 = sangat serius
• 4 = serius
• 3 = cukup serius
• 2 = kurang serius
• 1 = tidak serius
 Akar penyebab masalah FISHBONE
DIAGRAM
• bagian kepala (sebagai effect) dan bagian tubuh ikan berupa rangka serta
• duri-durinya digambarkan sebagai penyebab (cause) suatu permasalahan yang timbul.
• Dari gambar di atas terlihat bahwa faktor penyebab problem antara lain (kemungkinan)
terdiri dari : material/bahan baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang
berhubungan dengan material, mesin, manusia, dan metode yang “saat ini” dituliskan dan
dianalisa faktor mana yang terindikasi “menyimpang” dan berpotensi terjadi problem.
Ingat,..ketika sudah ditemukan satu atau beberapa “penyebab” jangan puas sampai di situ,
karena ada kemungkinan masih ada akar penyebab di dalamnya yang “tersembunyi”.
Bahasa gaulnya, jangan hanya melihat yang gampang dan nampak di luar.
 Penggunaan
1. Melakukan identifikasi penyebab masalah;
2. Mengkatagorikan berbagai sebab potensial suatu masalah dengan cara
yang sistematik;
3. Mencari akar penyebab masalah;
4. Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu masalah.
 Pedoman Pelaksanaan
1. Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan fakta dan data;
2. Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan fakta, dapat diukur atau
diupayakan dapat diukur;
3. Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali sedapat mungkin
seimbang peranan atau bobotnya;
4. Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin dapatdiperbaiki, bukan yang
tidak mungkin diperbaiki ataudiselesaikan;
5. Dalam menyelesaikan fakta dimulai pada tulang yang kecil,selanjutnya akan
memperbaiki faktor tulang besar yang akanmenyelesaikan masalah;
6. Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan dalam pembuatan diagram
tulang ikan.
 Fishbone Diagram sering juga disebut sebagai diagram Sebab Akibat.
Dimana dalam menerapkan diagram ini mengandung langkah-langkah sebagai
berikut: 6 langkh

1. Menyepakati permasalahan utama yang terjadi

1. Menyiapkan sesi sebab-akibat dan mengungkapkan bahwa masalah tersebut
2. Mengidentifikasi akibat merupakan suatu pernyataan masalah (problem
statement).
3. Mengidentifikasi berbagai kategori.
2. Mengidentifikasi penyebab masalah yang
4. Menemukan sebab-sebab potensial dengan mungkin, identifikasi ini dilakukan dengan
cara sumbang saran. metode brainstorming.

5. Mengkaji kembali setiap kategori sebab 3. Identifikasi kategori penyebab.

utama 4. Menemukan sebab potensial.
6. Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab 5. Mengkaji kembali.
yang paling mungkin 6. Mencapai kesepakatan
 Kelebihan diagram tulang ikan
• Lebih terstruktur dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi.
• Mengkatagorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dengan cara
yang sistematik;
• Mengajarkan pada tim dan individu mengenai proses serta prosedur yang
berlaku atau yang baru.
 Kekurangan diagram tulang ikan
• tulang ikan belum menggambarkan sebab yang sebenarnya (paling
mungkin) harus didukung data.
• kekurangannya adalah opinion based on tool dan didesain membatasi
kemampuan tim/pengguna secara visual dalam menjabarkan masalah
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas (Buka Halaman 31)
Analisis SWOT
 Pustaka
• Masruroh. 2015. Buku Ajar Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Kebidanan.
Yogyakarta: Nuha Medika
•  Muninjaya, Gde AA, 2011. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC
•  Simatupang, Erna Juliana. 2008. Manajemen Pelayanan Kebidanan. Jakarta: EGC
•  Syafruddin. 2009. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan dalam Kebidanan.
Jakarta: Trans Info Media
•  Ten Hoope-Bender, P. MBA (Independent Consultant in Womens Health and
Development). Castro Lopes, ST. Nove, A. Michel-Schuldt, M. T Moyo, N. et al. (2016).
Midwifery 2030: A Woman’s Pathway to Health. What Does This Mean? Vol. 32. pp. 1-6.
 lanjut
• De Bernis, L. V Kinney, M. Stones, William. Ten Hoope-Bender, P.Vivio,
D. Hopkins Leisher, S. et al. (2016). Stillbirths: Ending Preventable Deaths
by 2030. Vol. 15. pp. 1-14.

• Mardiah1. Hardiana, H. (2018). Alternatif Kebijakan Operasional Audit

Maternal Perinatal (AMP) Di Kabupaten Barito Kuala Kalimantan Selatan
(Alternative of Operational Policy Maternal Perinatal Audit (MPA) In
Barito Kuala District South Kalimantan).Vol. 8. Pp. 69-85.