TATA RUANG &

PENATAAN ARSIP

Dra. Jumiati, M.Si.
Adil Mubarak, S.IP., M.Si.
Dr. Lince Magriasti, S.IP, M.Si
Boni Saputra, S.AP, M.PA
 SISTEM PENATAAN RUANG KANTOR


Agar ruang kantor menjadi nyaman dan dapat mendukung aktivitas
kerja maka ada beberapa persyarakat lingkungan fisik yang harus
dipeinuhi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Kebersihan
2. Luas ruang kantor yang tidak dipenuhi dengan pegawai
3. Suhu udara yang memadai
4. Ventilasi udara
5. Penerangan cahaya
6. Fasilitas kesehatan (toilet, ruangan cuci muka/tangan, sabun, tisu,
dll)
7. Air minum (baik dingin/panas)
8. Tempat duduk lengkap dengan sandaran
9.

Lantai terlalu licin. Tangga diberi pegangan tangan dan
bagian-bagian terbuka iberi pagar
10. Mesin yang berbahaya harus ditunjang dengan pelindung dan
petugas yang memanfaatkan mesin tersebut harus memiliki
kecakapan dan pengetahuan memadai mengenai mesin
tersebut
11. Beban berat tidak boleh diangkat, dibawa, atau dipindahkan
oleh pegawai karena hal ini dapat membahayakan
keselematan pegawai.
12. Pertolongan pertama (Kotak/lemari untuk obat-obatan
pertolongan pertama)
13. Penjagaan kebakaran
 Pengertian Arsip


Menurut UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan,
arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan masyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Penataan / Manajemen Arsip

 Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses
yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan
dokumen apabila tidak lagi diperlukan.

 Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip

sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk
kertas maupun media elektronik.
Unsur – ursur dari Arsip

Terdiri dari isi, struktur dan konteks
Arsip merupakan informasi terekam
Arsip memiliki bentuk media yang nyata
(dapat dibaca, diraba dan didengar).
Arsip mempunyai fungsi dan kegunaan
Dalam rangka menunjang proses
pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-
fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan
bisnis
 Pengklasifikasian Arsip


Aktif
Dokumen
(Record/
Arsip dinamis)
Inaktif
Arsip

Arsip statis
(Archives)
 Sistem Pengindeksan


 Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur
urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata
kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai
tanda pengenal untuk memudahkan penentuan
tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip

 Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau

buku.
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun
arsip , yaitu :
 Sistem Kronologis
Penggolongan dimana tiap dokumen-dokumen disimpan menurut urutan
tanggal.
 Sistem Abjad

Penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf
yang pertama dari nama orang atau organisasi.
 Sistem Subyek
Penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut pokok soal
bukan menurut nama perusahaan, koresponden-koresponden dan
sebagainya.
 Sistem Numerik
Penggolongan dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan
disimpan menurut urutan nomor.
 Sistem Geografis
Penggolongan dimana surat-surat atau arsip-arsip diagi menurut letak
wilayah.
 

Thank You