TATA RUANG &

PENATAAN ARSIP
Dra. Jumiati, M.Si.
Adil Mubarak, S.IP., M.Si.
Dr. Lince Magriasti, S.IP, M.Si
Boni Saputra, S.AP, M.PA
 Pengertian Azas Manajemen

Azas manajemen perkantoran adalah penentuan kebijakan pengorganisasian

kegiatan pengelola kantor, administrasi kantor atau pekerjaan kantor

Dekonsentralisasi DesentralisasiE
SentralisasiE E
1) Asas Sentralisasi (Pemusatan)
 Semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan
diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di
samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-
pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin
warkat, atau memelihara arsip.
Keuntungan Asas Sentralisasi :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang
perkantoran
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
c. Keseragaman dapat dicapai
d. Latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat
f. Adanya fleksiblitas dalam organisasi
g. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
Kekurangan Asas Sentralisasi :
a. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
b. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
c. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
d. Lambat dalam pelaksanaan tugas
2) Asas Desentralisasi (Penyebaran)
 Asas penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja
sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas
ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi
selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan
semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
Keuntungan Asas Desentralisasi :
a. Pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
b. Pekerjaan dilakukan menurut urutan kepentingan
c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting

Kelemahan Asas Desentralisasi :

e. Pekerjaan akan terlalu bebas
f. Kurang terdapat harmonis dalam organisasi
g. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
h. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
i. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor
3) Asas Dekonsentralisasi
 Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas
sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan
bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada
pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang
kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang
bersangkutan.
 

Kelebihan Asas Dekonsentrlisasi :

a. Keseragaman prosedur dan tata kerja 
b. Proses kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah
c. Pegawai di unit kerja dapat bertambah

Kelemahan Asas Dekonsentrlisasi :

d. Diselenggarakan di dua tempat, sehingga peralatan yang di gunakan
cukup banyak
e. Adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi
f. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak
 Tata Ruang Kantor

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan

ruang dan tentang penggunaanya secara rinci dari ruang
tersebut untuk menyiapakan suatu susunan praktis dari faktor-
faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran (George R Terry 2006)
 Manfaat Tata Ruang Kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga & waktu para pegawai

karena berjalan mondar mandir yg sebetulnya tdk perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3. Memungkinkan penggunaan ruang kerja secara efisien,
yaitu suatu luas lantai dpt digunakan utk keperluan yg
sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh
publik yg akan menemui suatu bagian (Gie , 1992).
 Tujuan Tata Ruang Kantor

1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh

jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang digunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat
kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan
dan mudah diubah-ubah sewaktu-waktu diperlukan (Gie , 1992).
 Bentuk Tata Ruang Kantor

Tata Ruang
Tata Ruang Terbuka Tata Ruang Gabungan
Tertutup/Terpisah

Susunan tata ruang Kombinasi

Kombinasi antara
antara tata
tata
Ruang pimpinan ini dibagi dalam ruang
ruang terbuka
terbuka dan
dan
kamar- tertutup.
tertutup. Untuk tetap
Untuk tetap
& para menjaga
menjaga wibawa
wibawa
kamar/ruangan
pegawainya terpisah. pimpinan
pimpinan maka
maka
dibuatlah
dibuatlah satu ruang
satu
berada dalam Kamar/ruangan ini
kerja untuk
ruang
seorang
pada umumnya kerja untuk seorang
satu ruangan pimpinan.
pimpinan. Adapun
Adapun para
para
dipisahkan
terbuka tanpa berdasarkan
pegawai ditempatkan
pegawai ditempatkan
dalam
dalam satu
satu ruang
ruang kerja
kerja
adanya sekat pelaksanaan fungsi shg
shg sistem
sistem pengawasan
pengawasan
pemisah. tiap-tiap lebih
lebih mudah
mudah untuk
untuk
seksi/bagian. dilakukan.
dilakukan.
 Tata Ruang Terbuka

Beberapa keuntungan dari tata ruang terbuka adalah sebagai berikut :

1. Memungkinkan terciptanya pengawasan pegawai secara efektif.
2. Penataan ruang mudah dan prkatis untuk dilakukan.
3. Hubungan antar pegawai serta pimpinan dapat terjalin lebih erat sehingga
memudahkan untuk membangun kerja sama.
4. Penggunaan ruangan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
5. Biaya pengadaan peralatan kantor dapat diminimalisir.

Sedangkan kelemahan dari tata ruang terbuka adalah :

6. Tingkat kebisingan cukup tinggi karena sekelompok orang berada dalam satu
ruangan yang sama
7. Terpicunya tingkat depresi pegawai karena muncul perasaan adanya
pengawasan secara kontinyu
8. Berkurangnya tingkat privasi dan kerahasiaan kerja
9. Menurunnya wibawa pimpinan (khususnya bagi tamu) karena batas antara
pimpinan dan bawahan kurang menonjol.
Gambar 1 : Tata Ruang Kantor Terbuka
Tata Ruang Tertutup/Terpisah

Beberapa keuntungan dari tata ruang tertutup adalah sebagai berikut : 1. Tingkat
privasi dan kerahasiaan terjaga
2. Wibawa pimpinan terasa cukup tinggi
3. Konsentrasi kerja masing-masing pegawai terjamin.

Kelemahan dari tata ruang tertup :

4. Tingginya biaya pemeliharaan gedung.
5. Perubahan setting tata ruang cukup sulit untuk dilakukan.
6. Hubungan kekeluargaan antar bagian/seksi atau bahkan antar pegawai cukup
sulit dikembangan.
7. Biaya pengadaan peralatan kantor meningkat.
Gambar 2 : Tata Ruang Kantor Tertutup