BAB 3

Teknik Dokumentasi Sistem

By: Zara Tania R, SE, M.Ak, BKP
2-2 TUJUAN PEMBELAJARAN

 Mempersiapkan dan menggunakan diagram arus data untuk

memahami, mengevaluasi dan mendokumentasikan system
informasi.

 Mempersiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk

memahami, mengevaluasi dan mendokumentasikan system informasi
 Apa Itu Dokumentasi?
3-3
 Dokumentasi : menjelaskan cara system bekerja, termasuk
siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana entri data,
pengolahan data, penyimpanan data, output informasi dan
system pengendalian
 Secara naratif : menjelaskan Langkah demi Langkah dari
komponen-komponen system dan interaksinya.

Bentuk Dokumentasi ->

 Alat Dokumentasi
3-4

 Dalam system Teknik dokumentasi terdapat tiga (3)

Alat dokumentasi secara umum:

 Diagram arus data (DAD)/(DFD)

 Flow chart data / Bagan alir
 Diagram proses bisnis
3-5 Kepentingan Alat Dokumentasi

 Membaca Dokumentasi
 Pada level minimum, anda harus dapat membaca dokumentasi untuk
menentukan cara system bekerja
 Mengidentifikasi Kekuatan Dan Kelemahan Pengendalian Internal
 Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan
perbaikan. Selain itu untuk menentukan jika system yang diajukan memenuhi
kebutuhan perusahaan
 Untuk Mempersiapkan Dokumen
 Lebih banyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan
dokumentasi yang menunjukan cara beroperasi dari system yang sudah
ada atau yang akan diajukan, bagaimana system itu bekerja.
3-6 Diagram Arus Data

 Arus data dalam sebuah organisasi

 Deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data
dan tujuan data
 Suatu Teknik untuk pembuatan diagram yang digunakan untuk
mendokumentasikan logika design sebuah system
 Teknik ini adalah untuk mendokumentasikan system yang digunakan sekarang
dan untuk merencanakan serta mendesain system yang baru
 Disusun dengan menggunakan empat symbol utama
3-7 Diagram Arus Data

 Secara grafis menggambarkan arus data dalam suatu sistem

 Empat elemen dasar

Sumber dan Proses-proses

tujuan data transformasi

Simbol
diagram
arus data

Arus data Penyimpanan

data
3-8 Diagram Arus Data
Elemen-elemen diagram
arus data
3-9 Diagram Arus Data
Contoh diagram arus data dari proses pembayaran pelanggan
 Level Diagram Arus Data
3-10

 Diagram Konteks
Tingkat tertinggi (paling umum)
Tujuan : menunjukkan input dan output ke dalam sistem
Karakteristik: satu simbol proses saja, dan tidak ada symbol penyimpanan data

Contoh diagram kontek pemrosesan pengajian

 Level Diagram Arus Data
3-11
 Diagram Level 0
 Tujuan : menggambarkan proses aktivitas utama dari suatu sistem
 Karateristik : proses diberi label 1.0, 2.0, dan seterusnya

Contoh diagram level 0 pemrosesan pengajian

 Level Diagram Arus Data
3-12
 Diagram Level 1
 Tujuan : mengggambarkan detail tentang proses data dari diagram level 0 untuk
menunjukkan tingkat detail yang lebih besar
 Karakteristik: proses diberi label 2.1, 2.2, 2.3, dan seterusnya

Contoh diagram kontek pemrosesan pengajian

3-
13 Diagram Proses Bisnis:

 DPB adalah cara visual untuk menjelaskan Langkah-

Langkah atau aktivitas-aktivis dalam proses bisnis.
 DPB dapat menggambarkan interaksi dalam suatu entitas
serta interaksi antar entitas
 Object Management Group (OMG) telah menetapkan
standarisasi yang disebut Business Process Model and
Notation (BPMN).
3-
14 Diagram Proses Bisnis
3-
15 Diagram Proses Bisnis
3-16
 Latihan

2-17

 1. DAD adalah representasi dari?

a. Operasi data yang dilakukan oleh program computer
b. Arus data dalam organisasi
c. Aturan keputusan dalam program computer
d. Konfigurasi perangkat keras computer

2. Diagram arus data terdiri dari empat elemen dasar: sumber dan tujuan data,
arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing
direpretansikan oleh DAD berdasarkan symbol yang berbeda.
a. Benar
b. Salah
 Latihan

2-18

3. Metode pendokumentasian seperti DAD, diagram proses bisnis menghemat

banyak waktu dan uang, menambah nilai bagi organisasi.
a. Benar
b. Salah

 4. semua pedoman dibawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD. Kecuali :
a. Nama peroses sebaiknya meliputi kata kerja seperti, memperbaharui, mengedit,
mempersiapkan dan mencatat
b. Memastikan nama menjelaskan semua data atau keseluruhan proses
c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting
d. Memilih nama yang aktif dan deksriptif
 Latihan

2-19
Berikut merupakan Teknik pendokumentasian DAD pada subpembagian
pada level apa? Berapa entitas, berapa pemprosesan dan berapa
penyimpanan?
 Soal Kasus
(Proses Pengeluaran Kas AccuFlow)

2-20

 Softdata, sebuah vendor mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat

pendukung penyimpanan data Gudang. Faktur dikirim secara langsung ke Megan,
petugas utang yang secara manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu
utang. Setelah faktur dicatat, kemudian diteruskan ke Phillips, petugas
pengeluaran kas. Untuk pemprosesan, Phillips mempersiapkan cek untuk
membayar faktur dan mengirimkan cek beserta faktur kepada Jhon (bendahara
perusahaan). Jhon menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur.
Jhon kemudian mengirik cek ke Softdata dan mengembalikan faktur yang
dibatalkan ke Phillips untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan.
Seminggu sekali Megan secara manual memasuan pengeluaran dari jurnal
pengeluaran kas ke dalam buku besar pembantu utang.

 Diminta :
Persiapkan Diagram konteks dan juga diagram data level 0 untuk peroses
pengeluaran kas di Accuflow.