PERENCANAAN KEBUTUHAN

SUMBER DAYA MANUSIA

OLEH :
NI MADE KRISNA DEWI
 LATAR BELAKANG

Mutu pelayanan
Kepuasan Proses pelayanan
Secara prima Infrastruktur fisik
pelanggan
Peralatan
Prilaku SDM

• SDM orang yang bekerja dalam

sebuah organisasi.
 METODE PERENCANAAN TENAGA
( STAFFING )
• STAFFING : ketentuan jumlah dan type
pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan pada sebuah organisasi.
• Menentukan job spesification dan job
discription, job analysis
• Ketersediaan calon pegawai dan budget yg
memadai
1. SFESIFIKASI PEKERJAAN ---- daftar
kebutuhan yang harus dipenuhi oleh seorang
calon pegawai yang bertanggung jawab
terhadap pekerjaan tertentu.
2. URAIAN TUGAS adalah sejumlah kewajiban
pegawai untuk melaksanakan pekerjaan
3. ANALISIS PEKERJAAN adalah deskripsi
pekerjaan yang lebih detil dan berdasarkan
kegiatan harian.
 CONTOH ANALISIS
PEKERJAAN
7.30 -Mengisi daftar hadir.
7.30 – 8.30 -Mereview perubahan data terakhir pasien dan
menyusun prioritas kunjungan pasien
8.30 – 11.30 -Melaksanakan kegiatan asuhan gizi klinik
11.30 – 12.30 -Mengawasi pendistribusian makanan
12.30 – 13.00 -Istirahat dan makan siang
13.00 – 13.30 -Menulis buku makanan dan mengisi daftar
permintaan pasien
-Melanjutkan kegiatan asuhan gizi klinik
13.30 – 15.30
-Menyusun laporan
15.30 – 16.00
 KONDISI DILAKUKANNYA
ANALISIS DI RUMAH SAKIT
1. Adanya penambahan atau perubahan jumlah
tempat tidur
2. Adanya perubahan pelayanan dan fasilitas di
rumah sakit
3. Adanya penurunan motivasi, prestasi kerja
atau kepuasan kerjanya
4. Keluhan pasien tentang pelayanan yang
diterima.
 Cara melaksanakan analisis situasi
tenaga
1. Meneliti deskripsi beban kerja tenaga yang
ada
2. Memotret pola beban kerja
3. Meneliti kesesuaian antara beban dengan
jenis tenaga
 CARA MENGHITUNG BEBAN KERJA
• WORK SAMPLING / sampling beban kerja, mudah dan
praktis dilaksanakan terutama menganalisis beban kerja dan
jenis penggunaan waktu.hanya saja tidak dapat diketahui
kualitas beban kerjanya
• Time and motion study / penelitian waktu dan gerak.
Penelitian ini lebih lengkap dan dapat mengetahui kwalitas
kerja yang dilakukan.
1. Deskripsi beban kerja meneliti penggunaan waktu kerja
sesuai jenis kegiatan
2. Analisa pola beban kerja, menilai apakah penggunaan waktu,
jenis kegiatan atau menurut karakteristik tertentu spt : jenis
kelamin, umur, jenis tenaga dsb
3. Analisis kesesuaian beban kerja yang dilakukan ( kesesuaian
dg kompetensi )
 Penyesuaian perhitungan ketenagaan
• Penyesuaian dengan libur dan cuti
• Produktifitas
• Pola kedatangan pasien
• Standard mutu pelayanan
• Trend pelayanan
 METODE PERHITUNGAN TENAGA
• Berdasarkan ratio tempat tidur pasien
• Indikator staffing needs ( ISN )
• Recommendation full time equivalents
(rekomendasi)
• Menurut US Departement Of Health And
Human Service, ada 3 metode
a. Berdasarkan jumlah klien
b. Berdasarkan jumlah unit/posisi
c. Berdasarkan unit kerja / porsi hidangan
 Contoh berdasarkan ISN
• Kapasitas = jumlah beban kerja / tahun = jumlah karyawan saat
ini x jam kerja x 365 hari.
• Waktu kerja yang tersedia :
- 365 hari – 90 hari ( hr non efektif kerja )
- 90 hr non efektif adalah 12 hr cuti, 14 hr libur nasional, 12 hr ijin
sakit, 52 hr minggu / tahun. Jadi jam kerja optimal dl 1 tahun
( 365 – 90 ) x 7 jam = 1925 jam
• Contoh suatu institusi ;
- Jml tenaga saat ini 16 or
- Klien 150 --- 180.000 porsi/th
- Institusi menggunakan sistim konvensional
- Jarak produksi dan distribusi makanan dekat ( bobot 1 )
- Kebutuhan tenaga memasak :
- 16 or x 7 x 365 hr = 21 orang
1925 jam
- Tenaga pemasak – 5 orang
 Contoh rekomendasi full time equivalents
• Direkomendasikan kebutuhan tenaga kerja
dalam penyelenggaraan makan institusi adalah
1,5 full time equivalent / shift (1,5FTE/shift) =
1,5 x jumlah tenaga yang diperlukan waktu
operasional karena faktor 7 hari kerja / minggu
dan faktor cuti, libur, ijin, sakit dll
• Contoh di ruang pencucian alat dibutuhkan
tenaga (FTE) 2 or/shift maka tenaga yang perlu
disediakan adalah 1,5 x 2 or = 3 or
 Contoh berdasarkan jumlah klien
• Rasio tenaga pemasak berbanding klien = 1or : 25 or
• Hari pelayanan 7 hr/minggu, hr kerja efektif 5
hr/minggu
• Koreksi faktor cuti : 0,2
• Jam kerja = 8 jam/hari & istirahat 1 jam (jam kerja
efektif = 7 jam/hari)
• Contoh perhitungan tenaga pemasakuntuk 1000 klien
adalah :
- Ratio 1 : 25 ---- 1000/ 25 = 40 orang
- Koreksi faktor hari kerja = 7/5 hr x 40 or = 56 or
- Koreksi cuti,libur dll = 56 or + (0,2 x 56) = 67,2 or
- Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 x 67,2 = 76,8 or
- Maka kebutuhan tenaga adalah 77 orang
Berdasarkan jumlah menit kerja per
porsi hidangan
• Dari 1000 klien diperlukan waktu untuk
penyelenggaraan makan siangadalah 14 menit / porsi
hidangan.
• Perhitungannya
- Waktu yang diperlukan 1000 x 14 menit = 233,33 jam
- Waktu / jam kerja efektif = 233,33 jam /7jam = 33,33
or
- Koreksi faktor hari kerja = 7/5 hr x 33,33 or = 44,66 or
- Koreksi cuti dll = 44,66 or + (0,2 x 44,66) = 55,99 or
- Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 x 55,99 = 64 or
- Maka kebutuhan tenaga pemasak adalah 64 orang
Berdasarkan jumlah unit kerja per porsi
• Dibutuhkan 1 orang ahli gizi per satu ruang
rawat inap dengan hari kerja efektif 5 hari dan
faktor cuti 0,2
• Ahli gizi yang diperlukan untuk 10 ruang rawat
inap adalah
- Koreksi hari kerja 7/5 x 1 orang = 1,4 orang
- Koreksi faktor libur = 1,4 + ( 0,2 x 1,4 ) = 1,68
orang
- Jumlah 10 ruang rawat inap = 10 x 1,68 or = 17
or
 INDIKATOR STAFFING NEED’S
Ada 3 faktor utama dalam formula ini
a. Beban kerja adalah beban kerja yang utama
yang dapat mewakili kegiatan yang dilakukan
setiap jenis tenaga
b. Bobot adalah suatu nilai tertentu dipengaruhi
faktor jarak dan waktu
c. Kapasitas adalah kemampuan wajar tiap jenis
tenaga dalam mengemban beban kerja
selama 1 tahun kalender, berdasarkan
pendidikan dan jenis pekerjaannya
 Faktor-faktor yang mempengaruhi
pembobotan dl perhitungan kebutuhan
tenaga :
A. Jumlah dan jenis porsi yang dilayani
B. Jumlah dan macam menu yang
diselenggarakan
C. Jumlah hari pelayanan makanan
D. Jumlah dan macam peralatan yang tersedia
E. Sarana fisik danprasarana yang tersedia
F. Jumlah,jenis,dan kwalitas bahan makanan
yang digunakan
G. Sistem produksi makanan yang digunakan
H. Sistem distribusi / pelayanan makanannya
 RUMUS DASAR
• WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING
NEED;

Kebutuhan tenaga = beban kerja dalam 1th

waktu kerja tersedia / 1th
 CARA MENGGUNAKAN RUMUS
1. Menetapkan waktu kerja tersedia
Tujuan : memperoleh waktu tersedia masing-masing
katagori tenaga yang bekerja di tiap unit kerja
selama kurun waktu tertentu.
Waktu kerja tersedia = { 365 hr – (A+B+C-D) x E
A = cuti
B = hari libur nasional
C = pendidikan dan pelatihan
D = ketidak hadiran ( ijin sakit, bolos / mangkir )
E = waktu kerja / hari ( 7 jam kerja / hari ) : 6 jam kerja
efektif + 1 jam istirahat.
2. Hitung pengurang waktu kerja masing-masing
katagori tenaga yang ada
Faktor pengurang waktu kerja Ka Ta G O ri
berdasarkan katagori tenaga per te na g a
tahun

Faktor pengurang 1 2 3 4 N
A Hak cuti dalam 1 th 12 12

B Hari libur nasional 66 66

C Pendidikan dan pelatihan 7 2

D Ketidak hadiran 6 12
Jumlah pengurangan faktor cuti 1th 91 97
 3. Menetapkan beban kerja masing-
masing katagori tenaga
Tujuan : diperoleh katagori tenaga dan beban kerja
sesuai dengan kompetensi dan standar pelayanan
tiap unit kerja serta waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan.
a. Menetapkan unit kerja sesuai struktur organisasi
b. Menetapkan katagori tenaga dan bebean kerja
sesuai kompetensi dan standard pelayanan tiap unit
kerja
c. Menetapkan waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh
masing-masing katagori tenaga dalam
menyelesaikan beban kerja .
 4.Menetapkan satuan kerja
Tujuan : diperoleh seluruh komponen satuan kerja yang
menyelenggarakan kegiatan pelayanan
langsungmaupun tidak langsung sesuai struktu
oganisasi
Contoh : kegiatan produksi dan distribusi makanan :
No satuan kerja
1. Penyimpanan : BM kering & BM segar
2. Persiapan : lauk hewani, sayur,bumbu
3. Produksi : Cook senior, Cook, cook helper, Pastry
4. Distribusi : Zona A, Zona B
5. Kebersihan : Area dapur, dan distribusi
 5. Menetapkan kategori tenaga dan
beban kerja sesuai kompetensi dan
standar pelayanan.
Tujuan : diperolehnya kategori tenaga dan kompenen
beban kerja sesuai kompetensi dan standar
pelayanan
Contoh : satuan kerja unit produksi
No Kategori tenaga Komponen beban kerja
1 Cook senior Administrasi : laporan
dan rekapitulasi
Persiapan bahan
Memasak
 6. Menetapkan rata-rata waktu yg dibutuhkan oleh
masing-masing kategori tenaga
no Uraian Waktu volume ket
(menit )
1. Operan 10
2. Cek stock barang /bahan 20
makanan
3. Finishing makanan 150 160 – 180 10 macam
porsi masakan
4. Prepare untuk dinner 150 160 – 180 10 macam
porsi masakan
5. Operan ke dinas sore 20
6. Istirahat 30
7. Meeting dg Ka + staf 30
produksi
410
 7. Perhitungan kebutuhan tenaga
• Contoh perhitungan tenaga cook
Kebutuhan tenaga untuk 160 – 180 porsi dg 10 – 15
macam masakan.
Jumlah tenaga produksi 2 orang = 815 menit
Dg 1 or cook senior dan 1 or cook helper. Jam kerja
efektif 815 menit / 60 menit = 13,58 jam
7/5 jam x 13,58 jam = 19,02 jam --- jam kerja / hari
Jam kerja / tahun 265 hari x 19,02 = 6941,08 jam
Hari kerja efektif/ tahun = 6941,08/1925 jam = 3,61
orang
Jadi tenaga yang dibutuhkan adalah : 3-4 orang