Sistem

Pengendalian
Internal
Monika Budiman, SE., M.Ak
 Definisi

Sistem Pengendalian Internal (SPI) adalah suatu perencanaan yang meliputi struktur
organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di
dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

2
 Jenis-Jenis SPI

a. Pengendalian Akuntansi

Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan.
Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :

1. Pengendalian Umum, yaitu pengendalian organisasi dimana ada pemisahan tugas dan
tanggungjawab, pengendalian dokumentasi, pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak,
pengendalian keamanan fisik, serta pengendalian keamanan data.

2. Pengendalian Aplikasi, yaitu pengendalian masukan (mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan
dalam pengolahan data), pengendalian pemrosesan yang mencakup mekanisme, standarisasi dll, dan
pengendalian keluaran yang mencakup rekonsiliasi, suspensi berkas dan account, audit periodik,
laporan ketidaksesuaian, dll

3
 Jenis-Jenis SPI
b. Pengendalian Administratif
Pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen
yang telah ditetapkan. Berikut yang termasuk pengendalian administratif:
• Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan induk (master plan),
perencanaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow forecast) dan pengendalian persediaan
(inventory control).
• Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment, pelatihan, evaluasi pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan
transfer.
• Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan sistem untuk melaporkan
penyimpangan.

Bentuk pengendalian administratif meliputi:

 Pengendalian umpan balik, yaitu proses mengukur keluaran (output) dari sistem yang membandingkannya dengan
suatu standar tertentu.
 Pengendalian umpan maju/ umpan balik positif, yaitu mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil
balik yang positif.
4
 Elemen SPI

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal, menetapkan corak suatu
organisasi, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan
mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut.

2. Penaksiran Risiko (Risk Assessment)

Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya,
membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan laporan keuangan adalah
identifkasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan
sesuai dengan PABU.

3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen
dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam
pencapaian tujuan entitas.
5
 Elemen SPI

Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut.

a. Pengendalian Pemrosesan Informasi

- Pengendalian umum

- Pengendalian aplikasi

- Otorisasi yang tepat

- Pencatatan dan dokumentasi

- Pemeriksaan independen

b. Pemisahan tugas

c. Pengendalian fisik

d. Telaah kinerja
6
 Elemen SPI

4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam
suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem
informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode
untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasikasi, mencatat, dan melaporkan
transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban.

5. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu.
Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan
koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara
terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.

7
 Unsur-Unsur SPI

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada
unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam
perusahaan manufaktur misalnya, untuk melaksanakan kegiatan dibentuk departemen-departemen yang
kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil. Pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan

Organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi dalam organisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam
formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi.

8
 Unsur-Unsur SPI

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

 Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan

oleh yang berwenang
 Pemeriksaan mendadak
 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu
unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
 Perputaran jabatan (job rotation).
 Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak.
 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem
pengendalian yang lain.

9
 Unsur-Unsur SPI

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat
ditempuh :

 Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan

tuntutan perkembangan pekerjaannya.

10
 Lingkungan Pengendalian Internal
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya
(menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan). Gaya operasional mencerminkan ide
manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (filosofi perusahaan dikomunikasikan
melalui gaya operasi manajemen).

2. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi
menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan (desentralisasi maupun sentralisasi).

3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang
saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. Komite audit dibentuk oleh dewan
komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

11
 Lingkungan Pengendalian Internal

4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam
lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi
pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi
pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan
dalam meminimumkan resiko.
7. Pengaruh Eksternal
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang
mempunyai yuridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian internal perusahaan.

12
 Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas SPI ?

 Tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian internal akuntansi yang
baik dalam perusahaan terletak ditangan manajemen puncak.

 Manajemen tingkat puncak merupakan tingkatan tertinggi dalam manajemen.

 Biasanya yang menduduki manajemen ini adalah direktur utama, presiden direktur, atau wakil
direktur, dan sebagainya.

 Tugas manajemen tingkat puncak adalah membuat rencana jangka panjang, menetapkan tujuan dan
misi organisasi, serta strategi yang digunakan.

 Manajemen puncak juga harus dapat mengembangkan semua rencana yang telah dibuat dan
mengadakan hubungan dengan pihak luar.

13
 Konsep Yang Salah Mengenai SPI

Konsep salah yang seringkali dilakukan oleh manajemen puncak adalah:

a. Sistem pengendalian internal dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja.

b. Adanya persepsi bahwa sistem pengendalian internal dapat menggantikan kekurang-ahliannya

dalam mengelola perusahaan.

c. Sistem pengendalian internal seringkali disamakan dengan unit organisasi yang disebut dengan
satuan pengawas intern dalam perusahaan.

d. Adanya pendapat bahwa perancangan dan penerapan sistem pengendalian internal merupakan
tanggung jawab satuan pengawas intern.

14
 Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian internal akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, seperti pembatasan
akses langsung dan tidak langsung terhadap kekayaan.
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya
ada, seperti membandingkan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada dan
rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.

2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan, seperti pemberian otorisasi
oleh pejabat yg berwenang dan pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yg diberikan oleh
pejabat yg berwenang.
b. Pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi, seperti pencatatan semua transaksi
yang benar-benar terjadi, dicatat dalam jumlah benar, pada periode akuntansi dan
penggolongan yang seharusnya dan diringkas dengan teliti.

15
 Pengendalian Internal SIA Menurut James A. Hall
 Keamanan Sistem Operasi
Yaitu melibatkan kebijakan, prosedur dan pengendalian yang menentukan siapa saja yang dapat mengakses sisem
operasi, sumber daya (file, program, printer) dan tindakan apa saja yang dapat mereka lakukan. Berikut dibawah ini
komponen kemanan yang terdapat pada sebuah sistem operasi:

• Prosedur LOG- ON, sistem pengendalian ID dan kata sandi yang diwajibkan untuk akses masuk oleh user yang
berotorisasi.
• Kartu Akses, semua informasi batasan batasan akses pengguna terdapat pada sistem informasi dalam kartu akses,
berfungsi untuk meyetujui semua tindakan yang berusaha dilakukan oleh pengguna terhadap sesi tersebut.
• Daftar Pengendalian Akses, seperti direktori , file program dan printer dikendalikan oleh sebuah daftar akses setiap
sumber daya. Daftar ini mendefinisikan hak istimewa akses untuk semua pengguna sumber daya yang sah.
• Pengendalian akses diskresioner, dimana administrator pusat biasanya menentukan siapa yang memperoleh akses ke
sumber daya sistem operasi tertentu dan mempertahankan daftar pengendalian aksesnya.

16
 Pengendalian Internal SIA Menurut James A. Hall

 Pengendalian terhadap Virus dan Program dekstruktif lainnya

Virus dan program – program penghancur lainnya dapat merugikan informasi yang terdapat
pada sistem informasi akuntansi, maka layak diberikan piranti lunak yang asli dan bersegel,
menginstal dan upgrade antivirus serta pencegahan lainnya.

17
 Thanks!

Any questions?

18