MANAJEMEN

KESEKTARIATAN dan
ADMINISTRASI
Oleh

Immawan HUSAIN BOOY

Latar Belakang
•IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang
bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan dan
kemahasiswaan, yang bertujuan mengusahakan
terbentuknya akademisi Islam yang berahklak mulia
dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD
IMM Pasal 7 dan 8).
Lanjutan
• Pencapaian tujuan IMM akan dapat
dilakukan jika kerjasama semua unsur di
dalam organisasi berjalan dengan baik. Oleh
karena itu perlu dilakukan pengendalian
proses kerja sama semua unsur organisasi
agar supaya pencapaian tujuan berlangsung
secara efisien dan efektif.
TUJUAN

•Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan

untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan
administrasi IMM dalam rangka menuju tertib
organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi terhadap pengeloan dan
pelayanan administrasi IMM.
 Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman
administrasi adalah mencakup :
1. Pendahuluan 10. Kaidah Badan Pimpinan Otonom
2. Administrasi Perkantoran 11. Kadah Koprs IMMawati
3. Administrasi Kesekretariatan 12. Pedoman Resafel
4. Administrasi Keuangan 13. Pedoman Persidangan
5. Administrasi Keanggotaan 14. Pedoman Pengesahan, Pelantikan
6. Atribut Organisasi dan Serah Terima Jabatan
7. Prosedur Pemilihan Kepanitiaan 15. Protokoler Acara IMM
8. Kaidah KORKOM 16. Mekanisme Kerja Pimpinan
9. Kaidah Pendirian Komisariat dan 17. Tata Tertib Pemilihan Pimpinan
Cabang
ADMINISTRASI KESEKTARIATAN
PENGERTIAN :
• Administrasi Kesekretariatan adalah proses kegiatan yang
berkaitan dengan kesekretanatan dan surat-menyurat.

FUNGSI SURAT
• Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan.
 MACAM DAN BENTUK SURAT

 Menurut jenis
a. Surat Keputusan (SK), Surat Intruksi.
b. Surat Mandat/Tugas/Kuasa
c. Surat Instruksi/Edaran
d. Surat Undangan
e. Surat Laporan
f. Surat Penghargaan/Syahadah
Lanjutan

 Menurut wujud
a. Kartu Pos
b. Telegram
c. Nota
d. Biasa
Lanjutan
• Menurut Isi/Keamanan
1. Sangat Rahasia (Vital)
Surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting
seperti
SK, surat perjanjian dan penelitian.
2. Rahasia (Penting)
Surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan
sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan
organisasi.
3. Biasa
Surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya
sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah dsb.
4. Tidak penting.
Surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan,dsb.
Lanjutan

 Bentuk Surat
a. Surat menyurat IMM menggunakan bentuk block style (bentuk
Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti :
Keputusan, Mandat, Perjanjian, Instruksi/Edaran (masing-masing
contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).
b. Surat resmi harus menggunakan bahasa sederhana, obyektif dan
mudah dipahami.
c. lsi Surat
 1
2

3 4

8 6
9
10
11 11
12 12
13