Defini Adminstrasi

 ADMINISTRASI  AD + MINISTRARE  TO
+ SERVE  MELAYANI KONOTASI
PEKERJAAN PEMBANTU TEKNIS
KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI DLM
ARTI SEMPIT)
 Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses
kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna, yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan.
 Fungsi Administrasi
Planning (Perencanaan) merupakan bagian awal yang
tersusun secara sistematik dan terorganisir

Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas

menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja
antara orang-orang sehingga terwujud suatukesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan

Directing (Bimbingan alau Pengarahan) adalah fungsi

manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang
telah ditetapkan semula.
Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana seluruh
kepentingan dan tujuan organisasi disatukan dan
diharmoniskan dengan sinkronisasi waktu serta
tempat

Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen

berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai
segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-
fungsi

Budgeting (Penganggaran) meliputi perencanaan

keuangan, pembiayaan, perhitungan uang keluar
masuk serta pengawasan yang dilaksanakan.
 CIRI-CIRI ADMINISTRASI
Adanya kelompok manusia yang terdiri
atas 2 orang atau lebih
Adanya kerja sama

Adanya proses/usaha

Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan

pengawasan
Adanya tujuan
 KESEKRETARIATAN
 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
 Adapun bentuk-bentuk pola penataan,
yaitu:
 Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)
 TUJUAN
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
 FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
 URGENSI

 Kesekretariatan merupakan salah satu elemen

yang sangat penting dalam menyokong
organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan
administrasi, sistem manajemen pengarsipan
data dan informasi, sampai bagaimana
kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi
pengurus menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.
 Elemen Kesekretariatan

 Sumber daya manusia / pengurus

 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
 Identitas organisasi
 1. Sumber daya manusia / pengurus

 Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan

tanpa ada manusia yang menjalankannya,
termasuk kesekretariatan ini. Sebuah
ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau
biro tersendiri yang SDMnya khusus
mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini
biasanya bersifat internal karena bertugas
mendukung kinerja intern organisasi.
 2. Sekretariat

 Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki

tempat tersendiri sebagai basecamp, yang
berfungsi sebagai pusat administrasi serta
tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi
antar pengurus
 3. Peralatan dan perlengkapan
kesekretariatan
 Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti
memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya,
maka begitu pun dengan kesekretariatan yang
pasti memiliki peralatan dan perlengkapan
standar minimum untuk bisa menjalankan
fungsinya. Peralatan dan perlengkapan
standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan
kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar
pengurus (papan pengumuman), alat-alat
kebersihan dll.
 4. Identitas organisasi

 Identitas organisasi menjadi elemen

penyokong eksistensi organisasi. Identitas
organisasi merupakan tanda pengenal dasar
atau ciri khusus dari suatu organisasi yang
membedakannya dari organisasi lain.
Biasanya, identitas organisasi direalisasikan
dan divisualisasikan dengan sebuah
logo/lambang ORGANISASI, papan nama,
bendera, stempel, dll.
 Fungsi umum kesekretariatan

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

B. Pengelolaan fisik sekretariat
 A. Pengelolaan sistem administrasi
organisasi

1. Tulis menulis (rencana program, strategi

pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)
3. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
4. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus
organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman)
5. manajemen pengarsipan data dan informasi.
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan
kegiatan tulis menulis (Pembukuan)
 B. Pengelolaan fisik sekretariat
 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus
yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa
berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian
dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor
yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan
fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan
mempengaruhi kinerja organisasi.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan
sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh
bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di
dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi
yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris,
sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro
rumah tangga.
surat dapat digolongkan atas 3
(tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
 BAGIAN BAGIAN SURAT
 (1) Kop/Kepala Surat;
 (2) tanggal surat;
 (3) nomor. Lampiran, perihal
 (4) alamat,tujuan;
 (5) salam pembuka;
 (6) Isi surat
 (7) Salam penutup;
 (8) pengirim surat; dan
 (9) tembusan;
Kerasipan, Agenda dan Ekspedisi
1). Arsip
 Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan

pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat

dan dokumendokumen. Arsip berarti pula
dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi
tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang
dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan
diperlihara ditempat khusus untuk referensi.
Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat
disebut arsiper
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari
organisasi dalam memulihkan keterangan bila
diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa
hUkum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang
menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan
perkembangan dunia keilmuan, dan lain lain.
2) Agenda
 Buku agenda, adalah buku catatan yang

bertanggal untuk satu tahun (periode)

yang berfungsi untuk mencatat surat-
surat, baik surat masuk
maupun surat keluar. Orang yang
bertugas mencatat surat masuk dan
keluar (mengagendakan surat) disebut
agendaris.
3. Ekspedisi
 Ekspedisi adalah kegiatan mengurus

(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau

barangbarang. Orang yang bertugas untuk
mengirim/mengantar surat-surat atau barang-barang
disebut ekspeditur.

 Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi

memerlukn buku ekspedisi. Buku ini sangat penting
sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah
dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.
 APA SAJA YANG
BERHUBUNGAN DENGAN
ADMINISTRASI (PEMBUKUAN)
 INI DIA......
Data Anggota

Struktur

Program Kerja (jangka pendek, menengah dan

panjang)

Buku Tamu

Administrasi Keuangan

Buku Inventaris