PROTOKOL KERJA

SURAT MENYURAT
1. Kertas Rasmi Jabatan
1.1 Lambang / Jata :
- Kerajaan Negeri
- Kerajaan Persekutuan
- Jabatan

1.2 Alamat Jabatan / Pejabat :

- Alamat Lengkap
- NomborTelefon
- Nombor Faks
- Nombor e-mail

1.3 Kertas Bercetak:

- Pad surat
- Cetakan Komputer
2. Tatacara Penulisan Surat Rasmi
2.1 Nombor Fail
- Fail Jabatan / Pejabat
- Fail Penerima (jika membalas surat)

2.2 Tarikh :
- Surat ditandatangani
- Surat dihantar

2.3 Alamat Penerima:

- Umum - kepada Ketua Jabatan

- Khusus / U.P. :
* Untuk perhatian seseorang pegawai

- Khusus Atas Nama

* Sampul surat tidak boleh dibuka
* Hantar terus kepada pegawai berkenaan
2.4 Melalui : (dengan salinan)
- Ketua Jabatan Penerima
- Ketua Jabatan Pengirim

2.5 Kata Mula :

- secara umum:
- Tuan
- Puan

- secara khusus:
- Y.B. (Yang Berhormat)
- Y.Bhg (Yang Berbahagia)
- Y.Mulia (Yang Mulia)
2.6 Tajuk Surat

- Satu tajuk satu surat

- Tajuk yang sama jika menjawab

2.7 Nombor Perenggan

- Perenggan pertama tidak bernombor

- Perenggan seterusnya bernombor
(2,3 …… bukan (i), (ii) …..)

2.8 Memulakan Surat :

(I) “Dengan hormatnya ……”
(ii) “Merujuk kepada perkara di atas …..”
(iii) “Merujuk kepada surat tuan ………”
(iv) “Berhubung perkara di atas ……..”
(v) “Saya diarahkan ………”
2.9. Mengakhiri Surat :

i) Perenggan terakhir; tanpa nombor perenggan :

“Sekian, terima kasih”

ii) Moto:
“Berkhidmat Untuk Negara”

iii) Slogan / Tema :

- Ikut arahan / pekeliling
- “Majulah Sukan Untuk Negara”
- “Bahasa Jiwa Bangsa”
- “Memertabatkan Profesion Keguruan
Tanggungjawab Bersama”
- “Perpaduan Pemangkin Pembangunan
Ummah”
2.10. Tandatangan

- “Saya yang menurut perintah”

- Nama dan Jawatan
- Jika bagi pihak Ketua Jabatan :
* Nama (yang menandatangani)
* Jawatan Ketua Jabatan

2.11. Initial Ringkas :

- Pendraf : huruf besar

* (AH – Abdul Hamid)
- Jurutaip : huruf kecil
* (ss – Suzila Sahar)

2.12. Alamat Sampul Surat:

- Sama dengan alamat di surat
- Alamat Pengirim /Jabatan
3. Merekod Surat
3.1 Surat Masuk :

- Rekod dikertas minit dengan dakwat biru / hitam

- Surat diedar dengan fail
- Bilangan surat dinomborkan sebelah kanan dan
bulatkan.

3.2 Surat Keluar:

- Rekod dikertas minit dengan dakwat merah.

- Bilangan surat dinomborkan sebelah kanan dan
bulatkan.
- Jika dihantar dengan tangan direkodkan dalam
‘Buku Kiriman Tangan’
- Jika berdaftar direkodkan dalam
‘Buku Surat Berdaftar’