Tata Persuratan

Surat
 Surat
 adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan
untuk berkomunikasi
 adalah percakapan yang tertulis
 adalah komunikasi tertulis
 Sifat surat
 Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada
penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti
(lugas)
 Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar dan
menyimpan rahasia
 Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih
murah dibanding yang lain
 Fungsi Surat
 Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis
 Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa
pesanatau informasi ke penerima
 Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai
kekeuatan hukum
 menjADI sumber data yang dapat digunakan sebagai
informasi
 Menjadi surat jaminan – surat gadai
 Mengikat antara dua pihak – surat kontrak
 Menjadi alat promosi
 Menghemat waktu, tenaga dan biaya
 Prinsip Surat
 Ringkas
 Jelas – tidak boleh ada dua artia2s
 Sederhana
 sopan
 Selain digunakan sebagai media komunikasi,
surat berfungsi sebagai berikut.

 Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang

dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa
hukum.
 Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
 Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
 Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula
sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan.
 Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang
mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan
kewibawaan penulis.
 Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan
menjadi:

surat undangan, surat pengantar, surat

pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat keterangan, surat tugas, surat edaran,
surat pernyataan, surat pengumuman, surat
peringatan, surat permohonan izin, surat
perintah, surat perjanjian, surat keputusan,
surat pengusulan, surat kuasa, surat berita
acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat
balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota
dinas.
 Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal
adanya;

surat permintaan barang,

 surat penawaran,
 surat pesanan,
 surat penolakan pesanan,
 surat pengiriman,
 surat perjanjian.
Dalam kepentingan pribadi/keluarga
dikenal;
 surat lamaran kerja,
 surat ucapan terima kasih,
 surat permintaan maaf,
 surat ucapan bela sungkawa,
 surat persahabatan.
Berdasarkan kepentingannya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.
 Surat dinas, yaitu surat yang digunakan
dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik
dinas pemerintah maupun dinas swasta.
 Surat niaga, yaitu surat yang digunakan
dalam dunia bisnis atau perniagaan.
 Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang
digunakan untuk kepentingan keluarga.
Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat
dibedakan atas;
 Surat biasa adalah surat dari seseorang pada
sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.
 Surat edaran adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang atau beberapa instansi.
 Pengumuman adalah surat yang ditujukan
kepada sejumlah orang atau instansi yang
identitasnya tidak diterakan secara langsung.
 Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat
dibedakan atas;
 Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca
pihak lain tidak akan merugikan penerima
maupun pengirimnya.
 Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya
tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh
orang yang dimaksud dalam surat tersebut.
 Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa
surat yang berhubungan erat dengan
keamanan negara.
Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya,
surat dibedakan atas;
 Surat biasa, surat semacam ini tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian
yang cepat.
 Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
 Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.
 Syarat Surat yang baik
 Surat harus disusun dengan teknik yang benar
 Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai
pedoman
 Diketik dengan betul dan jelas
 Menggunkan kertas yang sesuai
 Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas dan eksplisit
 Penerima dapat memahami isinya
 Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang
dikehendaki
 Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
sesuai dengan EYD
 Format Surat
 Full block style
 Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada
margin kiri
 Block style – bentuk lurus
 Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di margin kanan
 Indented style – bentuk lekuk
 Semi block style – semi lurus
 Official style – bentuk resmi
 Hanging intented – bentuk alinea bergantung
 Square style – bentuk persegi
 Bentuk gaya depdiknas
 Bentuk centering penuh
 Bentuk centering/simetris
 Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat 1. Isi surat, isi surat terdiri
2. Tanggal surat dari :
a. kalimat pembuka      
3. Nomor surat
b. Isi surat yang
4. Lampiran sebenarnya  
5. Perihal/hal c. kalimat penutup
6. Alamat dalam/alamat 2. Salam penutup
tujuan 3. Nama organisasi
7. Salam pembuka 4. Tanda tangan dan nama
jelas
5. Jabatan
6. Lampiran
7. Inisial
 Surat Dinas
 Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan tugas
dan kegiatan kantor/organisasi.
 Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadi
 Surat tertutup
 Surat yang harus diterima dalam keadaan tertutup
 Surat terbuka
 Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka dan di
catat
 Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya dibedakan
menjadi:
 Surat penting
 Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah
kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan
organisasi
 Surat biasa/rutin
 Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan jika hilang
informasi dapat diperoleh pada bagian lain
 Surat rahasia
 Memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan
kerusakan/kerugian
 Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah
sebagai berikut.
 Menentukan perihal surat
 Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan
 urutan waktu (kronologis)
 urutan kausalitas
 urutan familiaritas
 pola perkenalan
 pola langsung
 Pengumpulan informasi
 Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh
 Mengetik surat
 Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat,
baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk
menyunting penggunaan ejaannya
 Melipat surat dan menyampul surat
 Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor
surat dan cap dinas
 Surat pemberitahuan
 Surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua anggota dalam suatu lingkungan
yang merupakan bagian dari suatu
perusahaan atau instansi
 Dibagi menjadi
 Surat pengumuman
 Surat edaran
 Surat Pemberitahuan
 Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-
pernyataan berikut.
 Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa
karyawan kami yang bernama....
 Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami
menyetujui kebijakan Saudara...
 Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini
kami beri tahukan bahwa...
 Untuk memenuhi permintaan..., dengan
hormat kami beri tahukan bahwa....
 Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami
beri tahukan bahwa...
 Surat perjanjian
 Surat yang berisi pernyataan seseorang,
dua orang atau lebih yang mengikat
dirinya denagn orang lain untuk
melakukan suatu kesepakatan hukum
 Kesepakatan tersebut menimbulkan hak
dan kewajiban bagi kedua belah pihak
 Jika salah satu melanggar akan di kenai
sanksi
 Surat Perjanjian

Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.

 Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau
kertas biasa yang dibubuhi materai.
 Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela,
tanpa paksaan.
 Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang
berjanji.
 Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah
dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
 Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak
mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
(tidak bermakna ganda).
 Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan
undang-undang dan norma susila yang berlaku.
Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai
berikut.
 Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak
yang berjanji karena terdapatnya kepastian di
dalam surat perjanjian.
 Mengetahui secara jelas batas hak dan
kewajiban pihak yang berjanji.
 Menghindari terjadinya perselisihan/silang
pendapat.
 Penyelesaian perselisihan atau perkara yang
mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.
 Surat perjanjian terdiri atas beberapa
macam, antara lain tentang jual-beli, sewa
beli (leasing), sewa-menyewa, borongan
pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja
sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja
sebagai karyawan.
 Surat Niaga
 Surat-surat yang digunakan di dunai
bisnis, niaga atau perdagangan
 Untuk mendukung kelancaran niaga
 Contoh
 Surat permintaan, surat penawaran, surat jual
beli, surat pesanan, surat pengiriman barang,
surat penerimaan barang
 Surat pengaduan, surat penagihan
pembayaran, surat keberatan dan surat
penyelesaian pengaduandc
 Surat Kuasa
 Untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan
kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak
dan atau berhak bertindak atas nama pemberi
hak kuasa tersebut
 Hal yang perlu diperhatikan
 Ditulis dalam kertas segel atau bermaterai
 Kedua belah pihak dalam kondisi sehat
 Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua belah
pihak
 Identitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan
tanda tangan
 Harus menegaskan hal atau masalah yang
dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku
 Pengrusan dan Pengendalian Surat
 Kegiatan penanganan surat masuk dan
surat keluar yang meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman
surat keluar
 Tujuan
 Agar
surat dapat dengan cepat dan tepat
sampai kepada pengolah.
 Prosedur pengurusan
 Surat penting
 Dicatat
dan dikendalikan dengan
menggunakan kartu kendali
 Surat biasa
 Dicatat pada lembar pengantar
 Surat rahasia
 Dicatat pada lembar pengantar surat
 Penanganan Surat
Cara untuk menangani surat tergantung pada:
• Besar kecilnya organisasi
• Jumlah staff yang menangani
• Tipe dari penerimaan surat (internal, external, e-mail)
• Penggunaan ICT untuk komunikasi
• Ruang yang tersedia untuk peralatan
• Sumber daya yang tersedia di organisasi.
 Mail Handling
dalam organisasi kecil:
• surat biasanya akan ditangani oleh anggota
staf sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari
mereka.
 Mail Handling
Di organisasi besar:
• Volume surat masuk dan keluar yang
cenderung tinggi
• Mereka cenderung memiliki departemen surat -
menyurat dengan ruang yang terpisah
• Staf yang bekerja di ruang persuratan akan
menangani semua surat organisasi
 Mail Handling
Peralatan utama pada bagian
surat masuk:
•Fotokopi
•Tempat/kardus untuk setiap
orang / departemen
•Troli untuk tempat surat yang
akan diberikan kepada
departemen
•Stempel tanggal
•Pembuka surat
•stepler
 Mail Handling
Peralatan utama pada bagian
surat keluar:
•Tas surat
•Form untuk Posting surat
•mesin untuk Melipat dan
memasukkan
•Timbangan (Manual atau
listrik)
•PC yang digunakan untuk
pencetakan label alamat,
memeriksa e-mail.
 Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang masuk?
Pilah/pidsahkan surat ke dalam:
• Private/personal/confidential
• Penting
• Spesial (Recorded or Special Delivery)
• First class
• Second class
 Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang masuk(2)?
• Buka surat (not private)
• Keluarkan isinya..
• Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan sampai
menutupi hal penting)
• Cek dan pastikan lampiran tersedia
• Pilih/pilah surat per departments
• Surat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)
• atau
• Kirim ke departments
 Mail Handling
Prosedur untuk digitalisasi
(Scanning) surat
•Buka surat seperti biasanya
•Scan surat dan masukkan ke dalam
floppy disc/HD atau network
•Salin/kirim langsung ke staff mail
boxes
•Surat rahasia di perlakuakn secara
normal (tidak dibuka)
Electronic Sources of Incoming Mail

Voicemail
•Periksa secara berkala
•Perhatikan pesan pada formulir pesan
•Pilih/pilah pesan ke departemen
•Sampaikan pesan seperti pada prosedur
untuk surat masuk
 Electronic Sources of Incoming
Mail
E-mail
• Periksa pesan secara berkala
• Cetak jumlah salinan yang
diperlukan
• Menyortir dan
menyampaikan pesan ATAU
• Redirect melalui e-mail
internal pada kotak surat
para staf
Electronic Sources of Incoming Mail
Fax
• Periksa faks yang masuk
secara berkala
• Fotokopi faks jika
diperlukan
• Menyortir dan memberikan
faks ke yang bersangkutan
Mail Handling
Bagaimana mengelola surat
keluar
•Kumpulkan surat dari
departemen ATAU
•Staf mengirim surat keluar
ke bagian pengurusan surat
dengan waktu yang
ditentukan
•Mengurutkan surat ke:
– kelas satu
– kedua Kelas
– khusus Pengiriman
 Mail Handling
How do we deal with
Outgoing Mail (2)
• Timbang surat atau
paket
• Cap amplop / paket
• Mengirim surat ke
kantor pos
Electronic Sources of Outgoing Mail
E-mail
• Buat pesan baru
• Masukkan alamat e-mail ke
orang yang akan dikirimi
pesan
• Kunci pesan
• periksa pesan
• Lampiran (jika ada)
• Kirim pesan
 Dafar Pustaka
• Surat-Menyurat,
Sonezza Ladyanna,
S.S., M.A
• http://
www.lochaber.highla
nd.sch.uk/pupils/
BusStuds/Unit
%202/Mail.ppt