Introducción a la Administración y las

Organizaciones

a) Qué es la Administración

b) Quienes son los Gerentes

c) Qué es una Organización

d) Organigramas
 Significado de Administración
Origen etimológico e histórico

Administrar. (del latín administrare), significa etimológicamente “servir”.

En este sentido, puede definirse la Administración como la acción de servir a otro.

De cuidar los bienes de otro, de encargarse de los asuntos de otro, por extensión
administrar significa encargarse y cuidar de los asuntos de uno mismo.
Cuidar y manejar los principios bienes y recursos.

Administrar quiere decir también regir o gobernar, significa dirigir los destinos de una
organización, de una comunidad, de una ciudad, de un pueblo, de tal manera que se
alcancen sus objetivos o propósitos y su progreso y bienestar.
 ¿Qué es la Administración?

Primera definición:

“La Administración, es la encargada de la planificación, organización, dirección y

control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el
conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines
perseguidos por la organización”.
 ¿Qué es la Administración?

Segunda definición:

“La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que las personas, trabajando en grupo alcancen con eficacia y eficiencia metas
seleccionadas.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a

las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el
encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc”.
 Eficacia y Eficiencia
Eficiencia:
Capacidad para obtener los mayores resultados con la mínima inversión; se define
como hacer las cosas sin desperdiciar recursos

Eficacia:
Completar las actividades para conseguir las metas de la organización;
se define como hacer las cosas correctas, es decir, las actividades de trabajo con las
que la organización alcanza sus objetivos.

La Administración no solo se ocupa de determinar las actividades y cumplir

con las metas de la organización (eficacia), sino de hacerlo utilizando el
mínimo de recursos para lograrlo (eficiencia).
 Importancia de la Administración
La Administración en una empresa va de acuerdo al número de departamentos y varía
según las necesidades de la misma, dependiendo del departamento en que se
encuentre el administrador, este realiza funciones como:

Recursos humanos:

Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas

de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la
empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma.

Finanzas:

Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios
económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente.
 Importancia de la Administración
Producción:

Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se

encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de
infraestructura en un organismo o empresa.

Mercadotecnia:

De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y que sostiene
en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y
coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado
específico.
 Funciones de la Administración

Planificación:
Función de la Administración en la que se definen las metas y se fijan las estrategias,
para alcanzarlas, trazando planes para integrar y coordinar las actividades.

Organización:

Funciones de la Administración que consiste en determinar que tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quien, y donde se toman las
decisiones.
 Funciones de la Administración
Dirección:
Funciones de las Administración que consiste en motivar a los subordinados, influir
en los individuos y en los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los
empleados.

Control:
Función de la Administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo
con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Después de fijar las metas, formular los planes (planeación), decidir el esquema
estructural (organización) y contratar, capacitar y motivar al personal (dirección), es
preciso evaluar si las cosas van como estaba previsto.
 Valores de la Administración
Información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad.

Sociales:
Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través de:
1. El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer
adecuadamente las necesidades reales del ser humano.
2. El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
3. El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y
federales.
4. Evitar la competencia desleal.
5. La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
6. Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
 Valores de la Administración
Organizacionales:
Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el
grupo social, y que tienden a:

1. Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.

2. Optimizar la coordinación de recursos.

3. Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

4. Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

 Valores de la Administración
Económicos:
Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede ser:

1. Generando riqueza

2. Maximizando la obtención de utilidades.

3. Manejando adecuadamente los recursos financieros.

4. Propiciando el desarrollo económico del grupo social.

5. Promoviendo la inversión.
 La administración
como ciencia, como técnica y como arte

La administración considerada como ciencia; se ocupa del estudio del

fenómeno administrativo en general

La administración considerada como técnica; se ocupa de los métodos que

se emplean en las diversas actividades de la acción administrativa.

La administración considerada como arte; se ocupa de las habilidades y

destrezas del administrador y de la perfección que se alcanza en la
ejecución de las diferentes actividades del proceso administrativo.
 Gerentes
Antes era muy fácil definir a los Gerentes: eran miembros de una organización que les
decían a los demás que hacer y cómo.

Era fácil distinguir a los Gerentes de los empleados no administrativos, éstos últimos
eran integrantes de la organización que trabajaban directamente en un puesto o tarea
y no tenían subordinados.

Un ejemplo es la empresa Med-tronic un líder mundial en fabricación de implantes

biomédicos, que combinan actividades administrativas y no administrativas, a
comparación de México en donde implementó sus líneas de montaje y el trabajo
estaba separado nítidamente en administrativo y no administrativo.
¿Cómo se define lo que hacen los Gerentes
Es alguien que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades
laborales para cumplir con las metas de la organización.

Su trabajo no es de realizaciones personales sino ayudar a los demás a hacer su

trabajo y conseguir logros.

Esto quiere decir que coordina las actividades de un grupo compuesto por personas
de varios departamentos o incluso personal que no forma parte de la organización
como por ejemplo; como empleados eventuales o de los proveedores.
¿Cómo se define lo que hacen los Gerentes
Gerentes de primera línea:

Gerentes de nivel administrativo inferior de la organización que dirigen el trabajo de

los empleados no administrativos que se ocupan directa o indirectamente de la
producción o de la creación de los productos de la organización. También conocidos
como supervisores, jefes de departamento, jefes de oficina.

Gerentes Medios:

Comprende todos los niveles administrativos entre la primera línea y la dirección de la

organización, dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea. Los Gerentes medios
también son conocidos como Gerentes de planta, Gerente general etc.
¿Cómo se define lo que hacen los Gerentes
Directivos:

Gerentes que se encuentran hacia el vértice de la organización y son los

responsables de tomar las decisiones, así como determinar planes y metas
que atañen a toda la organización. Conocidos como presidentes,
vicepresidentes, etc.
 Roles de los Gerentes

Roles de los Gerentes:

A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre las
labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias
nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un
administrador.

Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban de gran

número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración.
Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los administradores sufrían
constantes interrupciones.

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes

roles que están muy relacionados entre sí.
 Roles de los Gerentes
Roles de los Gerentes:
Se refiere a las categorías particulares del comportamiento administrativo

1. Figura de autoridad
2. Líder
3. Enlace
4. Supervisor
5. Difusor
6. Vocero
7. Empresario
8. Manejador de perturbaciones
9. Distribuidor de recursos
10. Negociador
 Habilidades Administrativas
Los Gerentes necesitan ciertas habilidades para desempeñar los deberes y las
actividades que caracterizan su trabajo como son:

Habilidades Técnicas:
Son los conocimientos y competencias en un campo especializado, como ingeniería,
sistemas, contabilidad, etc. Estas habilidades son más importantes en los niveles
inferiores de la Administración, pues estos gerentes tratan directamente con los
empleados que hacen el trabajo de la organización.

Habilidades de trato personal:

Consiste en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual
como en grupos. Como los gerentes tratan directo con las personas, estas habilidades
son cruciales, aquellos gerentes que la poseen son capaces de sacar lo mejor de su
personal, saben como comunicarse, motivar, dirigir, e infundir entusiasmo y confianza.
 Habilidades Administrativas
Habilidades conceptuales:

Son las que deben poseer los gerentes para pensar y conceptuar situaciones
abstractas y complicadas.

Con estas habilidades los gerentes contemplan la organización en su totalidad

comprenden las relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno.

Estas habilidades son más importantes en los niveles administrativos superiores

 Habilidades Administrativas
Habilidad Planear Organizar Dirigir Controlar
Solución creativa de problemas x x x x
Elaboración de presupuestos x x
Elegir estilo de liderazgo x
Formación de equipos eficaces x x
Delegar x x
Diseño de puestos motivadores x x
Cultivo de confianza x
Disciplina x x
Manejo de conflictos x x
Manejo de resistencia al cambio x x x
Negociación x
Reconocimiento del entorno x x
Fijación de metas x x