Penyediaan Perangkat Desktop

secara Seat Management tahun 2021 untuk

Kantor Pusat, Seluruh Unit Area dan Anak
Perusahaan Pertamina Grup di Indonesia
Kick-Off Meeting
Feb 2022
 Agenda
Latar Belakang Proyek
• Ruang Lingkup Pekerjaan
• Struktur Organisasi Proyek

Pra Implementasi
• Tahapan Pelaksanaan Proyek
• Jumlah & Spesifikasi Perangkat
• Timeline Rencana Kerja

Implementasi
• Tahapan & Target Instalasi
• Prerequisite
• Monitoring Proyek

Pemeliharan
• Ruang Lingkup Pemeliharaan
• Escalation Handling
• Berca Coverage
• Handover
 Latar Belakang Proyek
PT Pertamina (Persero) (untuk selanjutnya disebut “Pertamina”)
memiliki kebutuhan Penyediaan Perangkat Desktop Secara Seat
Management Tahun 2021 di Kantor Pusat, seluruh Unit Area dan
Anak Perusahaan Pertamina Group di Indonesia.

PT. Berca Hardayaperkasa salah satu perusahaan SI terbesar di

Indonesia dipercaya untuk memenuhi kebutuhan Penyediaan
Perangkat Desktop Secara Seat Management ini.
 Ruang Lingkup Pekerjaan
 Pengadaan Perangkat Notebook Tipe-1 dan Tipe-2, sesuai dengan spesifikasi teknis minimum yang
dibutuhkan oleh Pertamina.
 Penyewaan Perangkat Desktop (Noteboook Tipe-3, Desktop PC, Mini PC) sesuai dengan spesifikasi
teknis minimum yang dibutuhkan oleh Pertamina.
 Penyediaan Material IT (Call-off) sesuai dengan item material IT yang dibutuhkan oleh Pertamina.
 Pembuatan dokumen administrasi Berita Acara dan Laporan meliputi tetapi tidak terbatas pada:
 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) dan Berita Acara Laik Pakai (BALP) setiap
pengiriman/delivery Perangkat.
 Laporan Kondisi perangkat dan Laporan Performa Managed Services dengan diketahui Pengawas
Pekerjaan terhadap pemanfaatan perangkat dan performasi layanan pada setiap akhir bulan sewa.
 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) pada akhir masa Kontrak.
 Ruang Lingkup Pekerjaan
 Penyediaan Perangkat Pengganti untuk kehilangan Perangkat, baik di dalam maupun di luar
lokasi Pekerjaan, dengan spesifikasi dan tipe/kategorisasi notebook tipe-3 dan Mini PC
minimum setara, selama masih di bawah atau sama dengan 5% (lima persen) dari total
Perangkat yang telah diserahterimakan kepada Pertamina.
 Penyediaan Perangkat baru Desktop atas kebutuhan penyesuaian (konversi) jumlah
Perangkat Notebook tipe-3 ke Desktop PC atau sebaliknya selama masa permintaan
Perangkat di lokasi pekerjaan selama sisa kuota permintaan jumlah Perangkat Notebook tipe-
3 dan Desktop PC masih tersedia.
 Pengambilan / penarikan kembali Perangkat Desktop sewa (Notebook tipe-3, Desktop PC dan
Mini PC), oleh dan atas biaya BHp.
 Penyediaan Layanan Managed Services selama MASA KONTRAK, termasuk mempersiapkan
Resource/Kelengkapan Personil yang ditugaskan sebelum mulai pekerjaan sesuai ketentuan
Pertamina, berupa:
 Ruang Lingkup Pekerjaan
- Layanan Operasional Client/Device Desktop Management
- Layanan Data Management
- Layanan On-Site Services (Operasional dan Maintenance) meliputi:
a) Layanan Desktop Request (Deployment, Movement, Dismantle)
b) Layanan Loan / Borrow Device Desktop (PC) Request
c) Layanan Local data backup to Media Storage Request
d) Layanan Add/Remove PC Component Request
e) Layanan Software installation and configuration Request
f) Layanan Desktop Devices Incident
g) Layanan Desktop Devices Incident VIP

 Perjalanan Dinas untuk penugasan kebutuhan layanan Phisical Check dan kondisi emergency
sesuai dengan lokasi pekerjaan berikut pelaksanaan rekonsiliasi tagihan 2 kali per 1 tahun
didalam negeri dengan ketentuan Pertamina selama masa kontrak.
Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
 Jangka Waktu Pekerjaan
Activity Durasi waktu
MASA PENYELESAIAN PEKERJAAN 72 Bulan + 7 Hari Kalender / 2197Sejak
Dimulainya Pekerjaan
- Masa permintaan perangkat Max 24 Bulan
- Masa layanan Operasional Client/Desktop Management dan Data Management Max 10 Hari Kelender Sebelum Due
Date SLA SPPB 1
-Jangka waktu penyediaan Layanan On-Site Services Max 5 Hari kerja Sebelum Delivery
-Jangka waktu pengiriman awal - 120 (seratus dua puluh) HARI
KALENDER untuk Kantor Pusat dan
Kantor Unit yang masuk dalam area
Jawa Balinus dan Sumatra

-130 (seratus tiga puluh) HARI

KALENDER untuk Kantor Unit yang
masuk area KTI (Kalimantan, Sulawesi
dan Papua).
 Jangka Waktu Pekerjaan
Activity Duras-i Waktu
-Jangka waktu pengiriman selanjutnya - 14 HARI KALENDER sejak Surat Permintaan
Pengiriman Barang (SPPB) diterbitkan untuk
Kantor Pusat dan Kantor Unit yang masuk
dalam area Jawa Balinus dan Sumatra
- 20 HARI KALENDER sejak Surat Permintaan
Pengiriman Barang (SPPB) diterbitkan untuk
Kantor Unit yang masuk area KTI
(Kalimantan, Sulawesi dan Papua)
-MASA SEWA 48 bulan sejak tanggal 1 awal bulan
berikutnya perangkat diserahterimakan di
TEMPAT PENERIMAAN OBJEK SEWA dan
dilakukan OPERATIONAL ACCEPTANCE,
dibuktikan dengan BERITA ACARA SERAH
TERIMA PEKERJAAN dan BERITA ACARA LAIK
PAKAI
 Jangka Waktu Pekerjaan
Activity Durasi Waku
-Jangka Waktu Pergantian Notebook Tipe 3 dan Mini PC - 14 HARI KALENDER untuk Kantor Pusat dan Kantor
Unit yang masuk dalam area Jawa Balinus dan
Sumatra
- 20 HARI KALENDER untuk Kantor Unit yang masuk
area KTI (Kalimantan, Sulawesi dan Papua
-Jangka waktu pengajuan perpanjangan MASA SEWA 30 HARI KALENDER sebelum berakhir MASA SEWA
-Jangka waktu pembuatan dokumen administrasi Berita Acara dan Mak7 (tujuh) HARI KALENDER di LOKASI SEWA
Laporan setelah akhir bulan sewa
-TANGGAL DIMULAINYA PEKERJAAN TANGGAL KICK OFF MEETING
-TANGGAL SELESAINYA PEKERJAAN tanggal ditandatanganinya BERITA ACARA
PENYELESAIAN PEKERJAAN.
-MASA PENARIKAN PERANGKAT selama 60 (enam puluh) HARI KALENDER terhitung
sejak MASA SEWA perangkat berakhir.
 Perangkat Diterima &
Ketersedian Team di Lokasi Sewa

1. Perangkat Akan dikirimkan pertama kali akhir Maret 2022

untuk Kilang Pertamina Balikpapan sejumlah 29 Unit sesuai
dari SPPB I
2. Team support disediakan onsite
Organisasi Proyek PT Berca Hardaya Perkasa
 Struktur Organisasi (TBD)
Project Steering Commite
Cornelia Agustin
Troy Reaggan
Bina Prawati

Project Owner
Eros Agave
Alwazier Bahanan

Service Management Project Manager PMO Admin

SMO Admin Meili
Nina Tommi P Mario
Tri Nurdianto

Principal Support
Lenovo, Acer

Supervisor
Deployment Team
Engineer Najib, Rully

Engineer Deploy Engineer Deploy

Prosedur Eskalasi Pelaporan Kerusakan
 Support Model
Update Data SCCM
Parallel Escalation Principal
Field Service Escalation Update SCCM
User
Supervisor

SMO Principal
CMS
Administrator
TOS

Service Desk Backup

Principal Onsite
Ruang Lingkup Pemeliharan

Pemeliharaan
Service Maintenance Laporan

• Perbaikan Kerusakan (Remedial) • Review Report Data Perangkat (per 3 bulan)

• Layanan On-Site Service (IMAC-D) • Monthly Report Asset berdasarkan CMS/SCCM
• Layanan Data Management • Monthly Report Perangkat & Performa Manage
• Layanan Operasional Client Service
Management System • Report BA Operation
 Ruang Lingkup Pemeliharan
Corrective Maintenance
Pergantian perangkat Hardware terhadap
kerusakan PC, Notebook, Aksesoris (Cable lock &
Wireless Mouse), Perangkat Hilang, Kerusakan
pada Hardware
Resolution Time (SLA)
2 jam
Escalation to Principal <7x24 jam
Services
Jika kerusakan menyebabkan pergantian sparepart &
indent (Principal wajib melampirkan surat pernyataan)
Jika perbaikan >6 bulan : Replace permanent dengan yang
setara atau lebih tinggi (persetujuan eErtamina)
Spare part
- Spare part original
- HDD yg rusak tidak diizinkan dibawa keluar lokasi
Pertamina
 Prosedur Eskalasi
DATA KETERANGAN
Nama Perusahaan (Customer): PT Pertamina Persero
Contact Person: [SPV Membuat Laporan]
Alamat, Lokasi unit Problem ( Kode Pos): [Lokasi Perangkat/Incident]
Email: [Email Pembuat Laporan]
Nomer Telepon Kantor: [Nomer Kantor di Lokasi]
Nomer HP: [Nomer Pelapor]
Alternatif Contact Person: [Teknisi On Site yang Melakukan Pengecekan Awal]
Nomer HP: [Nomer Teksini Onsite]
Data Unit
Serial Number / Service Tag: [SN Perangkat]
Product Number: [Product Number Perangkat]
Tipe Unit: [Detail Nama & Tipe Unit]
Detail Problem: [Detail Kerusakan & Lampiran Capture]

   
Escalation Handling VIP Regular
SPV Team (Masing-Masing Area)
No Telp : 1234 1 Jam 8 Jam
Level I Email: xxxxxx
Business Hour: Monday – Friday :07.00 – 16.00

SMO : Tri Nurdianto

Level 2 No Telp : 082111898053 1 - 2 Jam 8 -16 Jam
Email: tri.nurdianto@berca.co.id
Business Hour: Monday – Friday :08.00 – 17.00

Project Manager : Tommi P Mario

No Telp : 0816975539 3 - 4 Jam 17 -24 Jam
Level III Email: tommi.mario@berca.co.id
Business Hour: Monday – Friday :08.00 – 17.00

SMO Head (Troy Reaggan)

No Telp : 08119680450
Level IV Email: troy.reaggan@berca.co.id
Business Hour: Monday – Friday :08.00 – 17.00 5 Jam 24 Jam
Coverage Principal
Coverage Principal
Tommi P Mario
• Mobile : 081282327898 / 088212396373
• Email   : tommi.mario@berca.co.id