PENGANTAR KEARSIPAN

(PENGARSIPAN)

DISAMPAIKAN PADA DIKLAT TENAGA

TATA USAHA SMP, SMA dan SMK
SEMARANG, 1 Maret 2022
 Mengapa Arsip
Harus Dikelola dan
Diselamatkan?
 Arsip Sebagai
Alat Bukti Yang Sah
Arsip Yang Berkaitan Dengan Kasus Hukum

Satgas Kejati Malut Saat melakukan

pemeriksaan sejumlah arsip di Kantor
Bupati Halbar terkait kasus dugaan korupsi
APBD 2007-2009

Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK)

menyita dokumen Ketua DPRD
Bangkalan
 Arsip
Melindungi Kepentingan Negara
dan
Hak –Hak Keperdataan Rakyat
 Arsip
dan
Penyelamatan Aset Nasional
Hilangnya Aset-Aset Negara
Hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan

 Persengketaan antara Indonesia

dengan Malaysia, mencuat pada
tahun 1967 ketika dalam
pertemuan teknis hukum laut
antara kedua negara, masing-
masing negara ternyata
memasukkan pulau Sipadan yang
berada di Selat Makassar yaitu
pulau Sipadan (luas: 50.000
meter²) dan pulau Ligitan ke dalam
batas-batas wilayahnya.
 Untuk menghadapai sengketa ini,
Indonesia sampai menyewa lima
penasehat hukum asing dan tiga
peneliti asing untuk membuktikan
kepemilikannya.
 Penyelesaian dilakukan melalui
jalur hukum Mahkamah
Internasional
 ARSIP SEBAGAI:
1. Identitas dan Jati Diri Bangsa
2. Memori 3. Acuan
4. Bahan pertanggungjawaban Mempertahakan NKRI
kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara dan Cita2 Nasional

Sistem Penyelenggaraan
Kearsipan Nasional yg Andal,
Terjamin : Komprehensif dan Terpadu
1. Ketersediaan arsip yg
autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yg sah - Menghadapi Tantangan Globalisasi
2. Perlindungan kepentingan - Mewujudkan Pemerintahan yang
negara & hak hak Baik dan Bersih
keperdataan rakyat - Peningkatan Kualitas Pelayanan
3. Keselamatan aset nasional di Publik
bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan
dan keamanan sbg identitas
& jati diri bangsa
Kondisi Kearsipan Saat Ini?
GAMBAR ARSIP KACAU
Bagaimana kondisi Arsip di lingkungan
Unit Kerja Bapak/Ibu/ Saudara..

Apakah seperti ini?

 PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

KELEMBAGAAN
* Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah dan Unit Kearsipn;
* Belum optimalnya Lembaga Kearsipan
* Tidak adanya pembinaan intern!!

SISTEM DAN PROSEDUR

* Belum adanya sistem yang baku secara instansional
* Belum adanya pengendalian surat yang efisien
* Ada kecenderungan setiap surat dicopy berlebihan (surplus copy)
* Belum jelasnya kewenangan penandatanganan surat
* Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit
* Setiap Unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana
penyimpanannya
* Adanya kesulitan dalam retrieval arsip
* Adanya penumpukan arsip
* perkembangan teknologi dan dampak perundangundangan terkait

SDM
* Pengambil Keputusan
* Pembina Kearsipan
* Pelaksana (Arsiparis/Petugas Pengelola Kearsipan)
 PENGERTIAN ARSIP
(UU NO. 43 TAHUN 2009)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Fungsi Arsip sebagai tulang punggung
manajemen & bukti otentik

• Mendukung proses pengambilan keputusan

• Menunjang proses perencanaan
• Mendukung pengawasan
• Sebagai alat bukti
• Memori instansi
• Sebagai rujukan historis
 PRINSIP-PRINSIP UMUM MANAJEMEN ARSIP

1. Arsip dibuat, diterima dan dipelihara dalam rangka

pelaksanaan kegiatan
2. Organisasi harus mencipta dan memelihara arsip yang
otentik, reliable dan beguna serta melindungi integritas arsip
3. Arsip/dokumen yang dilestarikan dalam sistem kearsipan
dapat menyediakan bukti dan informasi tentang pelaksanaan
kegiatan
4. Menetapkan arsip apa yang harus diciptakan dan Informasi
apa yang diperlukan
5. Melestarikan arsip dan membuat arsip tersebut dapat
diakses sepanjang masa untuk memenuhi persyaratan bisnis
dan masyarakat
BENTUK CORAK ARSIP
ARSIP TEKSTUAL
• Conventional records
• Hard Copy
• Eye Readable Records

AUDIO VISUAL
• Gambar Statik
• Citra bergerak
• Rekaman Suara

Arsip kartografik & Kearsitekturan

• Arsip peta
• Arsip kearsitekturan
• Arsip foto udara

Lanjutan…
Lanjutan…

Arsip bentuk mikro

• Computer Output Microfilm

Arsip Elektronik
• Computer Records
• Machine Readable Records
 Nilai Guna Arsip
• A = ADMINISTRATIVE (Administrasi)
• L = LEGAL (Hukum)
• F = FINANCIAL (Keuangan)
• R = RESEARCH (Penelitian)
• E = EDUCATION (Pendidikan)
• D = DOCUMENTATION (Dokumentasi)
 4 INSTRUMEN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTA ARSIP MEMBUAT:

Jadwal
Sistem Retensi Arsip
Klasifikasi (JRA)
Klasifikasi dan (Perka ANRI
Arsip Nomor 22 Tahun
Keamanan 2012)
Tata (Perka ANRI NomorAkses
Naskah 19 Tahun 2011) *)PERKA
Dinamis ANRI :PEDOMAN
Dinas (Perka ANRI RETENSI ARSIP
(Perka ANRI Nomor 17 Tahun
Nomor 2 Tahun 2011)
2014)
1. PERATURAN GUBERNUR NOMOR 29 TAHUN 2012
TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
PROVINSI JAWA TENGAH;
2. PERATURAN GUBERNUR NOMOR 53 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH;
3. PERATURAN GUBERNUR JAWA TENGAH NOMOR 19
TAHUN 2018 TENTANG SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP DINAMIS;

4. PERATURAN GUBERNUR JAWA TENGAH NO 63 TAHUN

2020 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIPPROVINSI JAWA
TENGAH;
5. PERATURAN GUBERNUR NOMOR 64 TAHUN 2020
TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP PROVINSI
JAWA TENGAH
 Pengelolaan Arsip (UU P.9; PP P.29)
Pengelolaan Arsip Dinamis
Penanggungjawab Pelaksana Lingkup Tindakan

Pencipta Arsip Arsiparis Arsip Aktif Penciptaan arsip;

Arsip Vital Penggunaan arsip;
Arsip Inaktif Pemeliharaan arsip; dan
Penyusutan arsip.

Pengelolaan Arsip Statis

Penanggungjawab Pelaksana Lingkup Tindakan

Lembaga Kearsipan Arsiparis Arsip Statis Akuisisi arsip statis;

Pengolahan arsip statis;
Preservasi arsip statis; dan
Akses arsip statis.
Manajemen Arsip Dinamis Sebagai
Suatu Sistem

• PENCIPTAAN DAN
• INFORMASI
PENERIMAAN ARSIP INFORMASI YAITU
• DISTRIBUSI DATA YG SUDAH
• PERALATAN
INPUT
• ANGGARAN PROSES
• PENGGUNAAN OUTPUTDIOLAH DAN
• PEMELIHARAAN MEMPUNYAI
• SDM
• PENYEIMPANAN MAKNA
• PENYUSUTAN

TUJUAN :
Memberikan dan menyediakan informasi :
• Kepada orang yang tepat
• Akurat
• Dengan cara yang tepat
• Dengan biaya yang minimal
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan / atau lembaga kearsipan.
 • ARSIP YG SDH TDK
DIGUNAKAN LAGI DLM
ADM.
• MEMPUNYAI NILAI GUNA
SEKUNDER (INFORMASI,
STATIS SEJARAH DAN BUKTI)

ARSIP
• DISIMPAN DI LEMB.
KEARSIPAN
• AKSES HRS IJIN KA
LEMBAGA KEARSIPAN

• AKTIF
DINAMIS • INAKTIF

AKTIF INAKTIF
- MASIH DIGUNAKAN DALAM - SUDAH MENURUN FREKUENSI
KEGIATAN ADMINISTRASI PENGGUNAAN DLM ADM.
- DISIMPAN DI SKPD - DISIMPAN DI SKPD ATAU DISERAHKAN
- AKSES TERTUTUP KE LEMBAGA KEARSIPAN
- AKSES TERTUTUP
 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

• Manajemen
Korespondensi &
Tata Naskah
• Manajemen
laporan
• Manajemen Produk
Hukum

PENYUSUTAN
• Penilaian Arsip
• Jadwal Retensi
• Pemindahan arsip
inaktif
• Pemusnahan
• Penyerahan arsip
PENGGUNAAN &
Statis ke ANRI PEMELIHARAAN
• Sistem pemberkasan dan Temu balik
• Manajemen Arsip Aktif
• Manajemen Arsip Inaktif
• Program Arsip Vital
• Disaster Prevention & Recovery plan
• Program Perawatan
 1. Penciptaan (P.41 UU;P.32 RPP)

Pengendalian

Pembuatan Registrasi Distribusi Penerimaan

 2. Penggunaan (P.42 UU;P.37 RPP)

Sistem Klasifikasi
Keamanan dan

Kepentingan
Penggunaan Pemerintahan &
Masyarakat

Akses Arsip
 SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP
DINAMIS
1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari
kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan
ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas,
otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat
terpenuhi;
2.Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan sehingga dapat
dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-
pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan
kepentingan yang tidak sah.

Perka ANRI No. 17 Tahun 2011

 Penentuan kategori klasifikasi keamanan
 Sangat Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan
kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan
keselamatan bangsa;
 Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum,
termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam arsip bersifat
sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap
privacy,keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan
reputasi;
 Terbatas apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan, seperti kerugian
finansial yang signifikan;
 Biasa/Terbuka apabila dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap
keamanan negara.

Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan

dan kondisi setiap lembaga. Di suatu lembaga, dimungkinkan untuk membuat sekurang-
kurangnya 2 (dua) tingkat/derajat klasifikasi keamanan arsip dinamis.
 3. Pemeliharaan (P.45 UU;P.40 RPP)

Pemeliharaan

Pemberkasan Penataan Penyimpanan Alih media

PENYIMPANAN
AKTIF, di UP: Sentral Arsip
Untuk menjamin
Aktif/Central File keamanaan fisik
INAKTIF, di UK: Sentral dan informasi arsip
Arsip Inaktif/Records selama jangka
Center
waktu
===================== penyimpanan arsip
Sudah didaftar dalam berdasar JRA
daftar arsip
(1) Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap
arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip.
(3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif.
(4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas.

Pasal 42 , PP 28’2012:
 UNIT PENGOLAH
UNIT KEARSIPAN
--------- 6 bulan setelah
-------------
Daftar Arsip Aktif: pelaksanaan
kegiatan Daftar Arsip
1. Daftar Berkas
Inaktif
1. Daftar Isi Berkas
 DAFTAR BERKAS
unit nomor kode uraian kurun jumlah keterangan
pengolah berkas klasifikasi informasi waktu
berkas
 DAFTAR isi BERKAS
Nomor nomor kode uraian Tanggal jumlah keterangan
berkas item klasifikasi informasi
arsip berkas
 Pasal 44
(1) Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan
asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan
dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.

 Yang dimaksud dengan “asas asal usul” adalah

asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang
berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip
dapat melekat pada konteks penciptaannya.
 DAFTAR arsip inaktif:
Pencipta unit Nomor kode uraian kurun jumlah keterangan
Arsip pengolah arsip klasifikasi informasi waktu
arsip
 Pasal 49
(1) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan
media apapun sesuai kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(2) Dalam melakukan alih media arsip pimpinan
masing-masing pencipta arsip menetapkan
kebijakan alih media arsip.
(3) Alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
(4) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk
kepentingan hukum berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(5) Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan
tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan arsip hasil alih media.
 4. Penyusutan (P.47 UU;P.52 RPP)

Pemindahan
Arsip Inaktif

Musnah
Penyusutan JRA

Penyerahan
Arsip Statis
 Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan:

Pasal 47 (2):
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan
JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip
serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Pasal 48:
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib
memiliki JRA.
 Pemusnahan (Pasal 51) :
dilakukan terhadap arsip yang:
 tidak memiliki nilai guna;
 telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA;
 tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
dan
 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
 wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
 merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang
bersangkutan
*) Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman
Pemusnahan Arsip
 Pasal 86 UU No. 43’2009 :
Setiap orang yang dengan sengaja
memusnahkan arsip di luar prosedur
yang benar sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan
pidana penjara paling lama 10 (sepuluh)
tahun dan denda paling banyak
Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah)
 Pengelolaan Arsip (cont) (UU P.59;PP P.90)
Pengelolaan Arsip Statis
Tindakan
Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses
Verifikasi Verifikasi -Penataan Preventif: Kuratif: -Terbuka
langsung tidak informasi -Penyimpanan Perawatan -Syarat tertentu
langsung -Penataan Fisik -Kendali Hama
-Sarana Bantu -Reproduksi
(Guide, daftar -Tahan Bencana
arsip statis,
inventaris arsip)
- Tanggung jawab Ka. LK Reproduksi=>alih media - Prinsip keutuhan,
- Berita Acara serah Alih media=>autentikasi keamanan dan
terima arsip statis Alih media=> Berita acara alih keselamatan
- Daftar Arsip Statis media, Daftar arsip yang - Sifat keterbukaan
-DPA dialihmediakan dan ketertutupan
 Sekian.. WassWrWb
Terima kasih atas perhatian..
Bapak/Ibu/Saudara..
Semoga bermanfaat.. Selamat berkarya..