MEDICAL RECORDS

AND HEALTH IN-

FORMATION TECH-
NICIANS

ALLPPT.com _ Free PowerPoint Templates, Diagrams and Charts

What is a Medical Records Technician?
Compile, process, and maintain medical records of hospital and clinic pa-
tients in a manner consistent with the medical, administrative, ethical, le-
gal, and regulatory requirements of the health care system. Medical
Records Technicians are also responsible for reporting patient information
for health requirements and standards in a manner consistent with the
disease diagnosis code system for health care.
Menyusun, memproses, dan memelihara catatan medis pasien rumah
sakit dan klinik dengan cara yang konsisten dengan persyaratan medis,
administrasi, etika, hukum, dan peraturan dari sistem perawatan kese-
hatan. Teknisi Rekam Medis juga bertanggung jawab untuk melaporkan
informasi pasien untuk persyaratan dan standar kesehatan dengan cara
yang konsisten dengan sistem kode diagnosis penyakit untuk perawatan
kesehatan.

Medical record is a file containing records and documents regarding pa-

tient identity, examination, treatment, actions and other services that have
been provided to patients.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien.
 Medical Records Technician Duties
Tugas Teknisi Rekam Medis

Protect the security of medical records to Processing incoming or outgoing patient

01
ensure confidentiality is maintained
Melindungi keamanan rekam medis untuk 05 documents
Memproses dokumen pasien masuk atau
memastikan kerahasiaan terjaga keluar

Reviewing records to ensure completeness,

accuracy, and compliance with applicable Make a transcript of the patient's medi-

02 06
regulations cal record
Meninjau catatan untuk memastikan ke- Membuat transkrip catatan medis
lengkapan, keakuratan, dan kesesuaian ter- pasien
hadap peraturan yang berlaku

Make patient medical records for the pur- Resolve or clarify codes or diagnoses with
poses of doctors, technicians, or other conflicting, missing, or unclear information

03 medical personnel
Membuat catatan medis pasien untuk
in consultation with a doctor or other
healthcare professional
keperluan dokter, teknisi, atau tenaga
medis lainnya
07 Menyelesaikan atau mengklarifikasi kode
atau diagnosa dengan informasi yang
bertentangan, hilang, atau tidak jelas
dengan berkonsultasi dengan dokter atau
Entering data and grouping patients into
tenaga kesehatan lain
groups related to diagnosis using the help

04 of appropriate software
Memasukkan data dan mengelompokkan
pasien ke grup terkait diagnosis
menggunakan bantuan perangkat lunak
yang sesuai
 Outpatient Service Outpatient Flow Explanation
Layanan Rawat Jalan The patient comes then goes to the Outpatient Reception
Place, then the patient registers as a BPJS patient or General
at the Outpatient Registration Place, then the patient goes to
Patient Comes the intended Polyclinic, after that the patient is called for a
Pasien Datang medical examination, if at the time of examination the patient
requires medical support examination, the patient must go to
the medical support department such as radiology/laboratory
Outpatient Reception Center and if the results of the medical support examination have been
Tempat Penerimaan Pasien obtained, the patient must return to see the doctor. if during a
Rawat Jalan medical examination the doctor suggests that the patient needs
a consultation to another polyclinic / medical rehabilitation, the
patient is consulted to another polyclinic by the doctor. and if
Outpatient Registration at the Outpatient
during a medical examination the doctor advises the patient to
Reception Center
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Tempat be hospitalized, the patient is transferred from outpatient to
Penerimaan Pasien Rawat Jalan inpatient registration. After completing the medical examination,
the patient is given a prescription and goes to the drug service.
after completing the patient's drug service to the payment
Destined Polyclinic counter to complete the entire administration of outpatient
Poli Klinik Yang Dituju services. Then the patient can go home. and if the patient must
be referred to another hospital, the doctor has prepared a
referral letter for the intended hospital.
Penjelasan Alur Rawat Jalan
Medical check up Medical Support Examination Pasien Datang kemudian menuju ke Tempat Penerimaan
Pemeriksaan Medis Pemeriksaan Penunjang Medis Pasien Rawat Jalan, kemudian pasien mendaftar sebagai
pasien BPJS atau Umum di Tempat Pendaftaran pasien Rawat
jalan, kemudian pasien menuju ke Poli Klinik yang dituju,
Consultation to Other Polyclinic or setelah itu pasien dipanggil untuk mendapatkan pemeriksaan
Inpatient Medical Rehabilitation
medis, jika pada saat diperiksa pasien membutuhkan
Rawat Inap Konsultasi Ke Poli Klinik Lain atau
Rehabilitasi Medis
pemeriksaan penunjang medis maka pasien harus ke bagian
penunjang medis seperti radiologi/laboratorium dan jika sudah
mendapatkan hasil pemeriksaan penunjang medis maka pasien
Medicine Service harus kembali lagi menemui Dokter. jika pada waktu
Pelayanan Obat pemeriksaan medis dokter menyarankan pasien membutuhkan
konsultasi ke poli klinik lain / rehabilitasi medis maka pasien
dikonsulkan ke poli klinik lain oleh Dokter. dan jika pada waktu
pemeriksaan medis dokter menyarankan pasien untuk rawat
Payment Counter inap maka pasien di pindah dari rawat jalan ke pendaftaran
Loket Pembayaran
pasien rawat inap. setelah selesai pemeriksaan medis pasien
diberikan resep obat dan menuju ke pelayanan obat. setelah
selesai dari pelayanan obat pasien menuju keloket pembayaran
untuk menyelesaikan seluruh administrasi pelayanan rawat
jalan. kemudian pasien bisa pulang. dan jika pasien harus di
Return Refer to Other Hospital
rujuk ke rumah sakit lain, Dokter telah menyiapkan surat
Pulang Rujuk ke Rumah Sakit Lain
rujukan untuk rumah sakit yang dituju.  
 MEDICAL RECORD FLOW FROM PATIENT ENTRY TO STORED MEDICAL RECORD
ALUR REKAM MEDIS DARI PASIEN MASUK SAMPAI REKAM MEDIS DISIMPAN
Patient register RM
started to be made
Pasien mendaftar
RM mulai dibuat

Patients in the ward clinical data were Consultation data, surgery/anaesthesia,

Pathology data, X-ray (X-Ray), ECG recorded in RM physiotherapy
Data patologi, Rontgen (X-Ray), EKG Pasien di bangsal data klinis dicatat Data konsultasi, operasi/anaestesi,
dalam RM fisioterapi

The patient goes home RM is returned to the RMIK or MIK

work unit
Pasien pulang RM dikembalikan ke unit kerja RMIK atau MIK The doctor completes
the final diagnosis/
surgery, summary and
signature
RM assembled and Dokter melengkapi
analyzed for com- Not diagnosis akhir/operasi,
pleteness Tidak Ringkasan Pulang
  (Resume) dan tanda
RM diassembling dan
dianalisis tangan
kelengkapannya

Yes
Entry code data in disease/ Ya
surgery or procedure index RM is coded by RMIK Work Unit staff
Data kode dientry dalam indeks using ICD-10 Complete Medical Record
penyakit/operasi atau prosedur RM dikoding oleh staf Unit Kerja RMIK Rekam Medis Lengkap
menggunakan ICD-10

Morbidity Complete RM
Statistics saved
Statistik RM lengkap
Morbiditas disimpan
EXPLANATION OF MEDICAL RECORDS FROM PATIENT ENTRY TO STORED RM
PENJELASAN ALUR REKAM MEDIS DARI PASIEN MASUK SAMPAI REKAM
MEDIS DISIMPAN
1. The patient registers then the medical record officer prepares the
medical record if the patient has already registered, but if the patient
is new then the medical record is started.
Pasien mendaftar kemudian petugas rekam medis menyiapkan rekam
medis jika pasien sudah pernah mendaftar, tetapi jika pasien baru maka
rekam medis mulai dibuat.

2. Patients in the ward clinical data is recorded in the medical record, in-
cluding consultation data, surgery/anaesthesia, physiotherapy, pathol-
ogy data, x-rays, ECG are all recorded in the medical record.
Pasien di bangsal data klinis dicatat dalam rekam medis, termasuk data
konsultasi, operasi/anaesthesi, fisioterapi, data patologi, rontgen (x-ray),
EKG dicatat semua dalam rekam medis.

3. After the patient is declared to be allowed to go home, the medical

record is returned to the RMIK / MIK work unit
Setelah pasien dinyatakan boleh pulang, Rekam Medis dikembalikan ke
unit kerja RMIK / MIK
4. Then the medical record is assembled and analyzed for complete-
ness, if yes, the medical record is then coded by the RMIK Work
Unit staff using ICD-10. but if the medical record is incomplete,
the doctor must complete the final diagnosis/operation, a sum-
mary of discharge (resume) and signature, then after it is complete
it can only be coded by the medical record staff.
Kemudian rekam medis diassembling dan dianalisis kelengkapannya,
jika ya rekam medis kemudian dikoding oleh staf Unit Kerja RMIK
menggunakan ICD-10. tetapi jika rekam medis tidak lengkap Dokter
harus melengkapi diagnosis akhir/operasi, ringkasan pulang
(resume) dan tanda tangan, kemudian setelah lengkap baru bisa
dikoding oleh staf Rekam Medis.

5. After the medical record is coded, the entry code data is included
in the disease/operation index or procedure
Setelah rekam medis dikoding maka data kode dientry dalam indeks
penyakit/operasi atau prosedur
6. Furthermore, medical records are processed to make
statistical data on morbidity in hospitals
– Selanjutnya rekam medis diolah untuk dibuat data
statistik morbiditas di rumah sakit

7. After the medical record is complete then the medical

record is stored in the medical record installation.
– Setelah rekam medis lengkap barulah rekam medis
disimpan di instalasi rekam medis.
Question
1. Report patient information for health requirements and standards with
a disease diagnosis code system for health care. is the responsibility
of ?
a. Medical Record
b. Medical Records Technician
c. Medical Records Staff
d. Medical Record Admision