TOPIK 3

DOSEN PENGAMPU : PALMAJUANTA., S.SI.,M.PD

Disusun Oleh Kelompok 6

 OKTOBERTO PERANGIN-ANGIN
 SADARMAN ZEBUA
 MERI KRISTINA SIHOMBING
  
SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS PRIMA INDONESIA
TAHUN 2022
 Pengembangan dan Pengadaan Sistem
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang
lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Pentingnya pengembangan sistem disebabkan karena beberapa hal :

 Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama.

 Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar.
 Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Pengertian Pengadaan Sistem Informasi (Outsourcing) merupakan pemindahan seluruh atau sebagian fungsi atau proses sistem informasi
perusahaan pada pihak luar. Outsourcing menyebabkan terciptanya hubungan bisnis antara perusahaan dan supplier dari luar. Penggunaan
supplier luar untuk melaksanakan aktifitas bisnis dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan manfaat-manfaat lainnya. Outsourcing yaitu
penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sehingga, pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor
yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Cosourcing yaitu penempatan tenaga outsourcing di bawah pengawasan dan di dalam
lingkungan bisnis sebagai perusahaan kliennya yang menggunakan jasa outsourcing.
Manfaat Oursourcing sistem informasi menyebabkan perusahaan bisa lebih meningkatkan fokus pada kompetensi inti, sehingga perusahaan
memiliki kesempatan untuk mendapatkan nilai tambah dari kompetensi intinya tersebut. Perusahaan yang melakukan outsourcing bisa terhindar
dari keusangan teknologi yang selalu berubah cepat, karena mereka tidak perlu menginvestasikan modal dan sumber daya manusia yang besar
dalam teknologi. Perusahaan bisa meningkatkan fleksibilitasnya dengan mengarahkan kontrak sistem informasi secara terus menerus untuk
memenuhi perubahan kebutuhan pelanggan informasi mereka.
Kelebihan dan Kekurangan Pengembangan dan Pengadaan Sistem Informasi, yaitu :
Cara membuat sendiri :
◦ Kelebihan : Dapat diatur sesuai kebutuhan Lebih mudah diitegrasikan dengan sistem yang sudah ada secara
lebih baik
◦ Kekurangan : Butuh waktu lama Kemungkinan program mengandung bug cukup besar
Cara membeli perangkat lunak yang sudah jadi :
◦ Kelebihan : Bebas memilih sesuai dengan kebutuhan Membutuhkan waktu relatif singkat untuk
Pengembangan
◦ Kekurangan : Terdapat kemungkinan tidak mendukung fungsi-fungsi yang spesifik di organisasi Harga
mahal
Cara Outsourcing :
◦ Kelebihan : Organisasi/perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada bisnis/pekerjaan internal Biaya untuk
aset teknologi informasi tidak perlu ada/dialihkan ke bagian lain
◦ Kekurangan : Menjadi sangat bergantung pada pihak luar Kehilangan kendali terhadap sistem dan data
Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen

Tugas manajemen perusahaan

1. Memimpin (Leading)
Tugas seorang manajer tentulah memimpin rekan kerjanya dalam perusahaan untuk bertindak dan bisa mewujudkan tujuan dari
organisas atau perusahaan yang dinaunginya. Jika dirincikan, tugas manajemen perusahaan pada poin pertama ini adalah:
 Pengambil Keputusan
 Melakukan Komunikasi
 Memberikan Motivasi
 Memilih orang
 Mengembangkan orang lain, melalui penilaian hasil kinerja, memberikan saran, dan memberikan latihan(training).

2. Mengawasi (controlling)
Fungsi lain dari manajemen perusahaan adalah untuk melakukan pengawasan, pengendalian, dan pengamatan yang meliputi:
 Perkembangan pekerjaan
 Pengukuran Hasil Pekerjaan
 Melakukan tindakan perbaikan dan mengoreksi kesalahan.
3. Merencanakan (planning)
Tugas manajemen perusahaan pada poin ini adalah tugas mereka yang sangat penting. Tanpa adanya perencanaan yang matang, maka
perusahaan pun tidak akan bisa berjalan dan terkelola dengan baik. Berikut tugas seorang manajemen perusahaan dalam poin ini:
 Meramalkan segala kemungkinan di waktu yang akan dating.
 Membuat target dan sasaran.
 Membuat rencana urutan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai target.
 Mengatur urutan waktu pelaksanaan atau time table.
 Menyusun rencana anggaran biaya.
 Membuat Standard Operating Procedure (SOP) tentang pelaksanaan pekerjaan
 Menetapkan dan menafsirkan kebijakan-kebijakan pelaksanaan pekerjaan.
4. Menyusun (organizing)
Kegiatan mengatur dan menghubungkan suatu pekerja sehingga bisa terlaksana secara efektif dan efisien merupakan fungsi utama dari
poin satu ini. Tugas tersebut meliputi beberapa hal di bawah ini:
 Merancang Struktur Organisasi.
 Menentukan Job description dari masing-masing jabatan untuk mencapai sasaran organisasi.
 Mendelegasi tanggung jawab dan wewenang serta menetapkan pertanggungjawaban untuk hasil yang ingin dicapai.
 Menetapkan hubungan yang membedakan antara staf dan juga atasan.
 Mendeskripsikan hal-hal yang dianggap efektif sehubungan dengan pemanfaatan sumber daya manusia agar mencapai target
atau goals.
Tanggung Jawab Manajemen

a. Mengelola keuangan negara secara tertib, ekonomis, efisien, efektif, transparan, dan bertanggung jawab
dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
b. Menyusun dan menyelenggarakan pengendalian intern yang efektif guna menjamin: (1) pencapaian
tujuan sebagaimana mestinya; (2) keselamatan/keamanan kekayaan yang dikelola; (3) kepatuhan terhadap
ketentuan peraturan perundang-undangan; (4) perolehan dan pemeliharaan data/informasi yang handal, dan
pengungkapan data/informasi secara wajar.
c. Menyusun dan menyampaikan laporan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara secara tepat
waktu.
d. Menindaklanjuti rekomendasi BPK, serta menciptakan dan memelihara suatu proses untuk memantau
status tindak lanjut atas rekomendasi dimaksud.
 
Manajemen Proyek

A. Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan
dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga
dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

B. Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran
yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar,
diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian
sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa
manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.

Jadi, manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan
dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya
berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin
tidak dianggap suatu proyek
 Tahapan Manajemen Proyek
Ada 4 tahapan manajemen proyek yang bisa Anda lakukan dalam pelaksanaan proyek, yaitu:

1. Inisiasi Proyek

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan kebutuhan bisnis, permasalaham, atau
peluang, dan melakukan brainstorming kepada tim Anda untuk menemukan cara untuk memenuhi kebutuhan
proyek, menyelesaikan masalah, dan menemukan peluang. Pada tahap ini, Anda harus mengetahui apa tujuan
proyek Anda, menentukan apakah proyek Anda layak, dan mengidentifikasi hasil utama/hasil akhir dari proyek
yang akan Anda kerjakan.

Dari tahapan inisiasi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

 Melakukan studi kelayakan.

 Mengidentifikasikan ruang lingkup.
 Mengidentifikasikan hasil akhir yang dituju dalam proyek.
 Menentukan stakeholders.
 Mengembangkan sebuah studi kasus.
2. Perencanaan Proyek
Setelah proyek disetujui berdasarkan identifikasi inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah perencanaan. Pada tahap ini,
Anda harus melakukan break down dari proyek yang besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan
menyiapkan jadwal untuk menyelesaikan tugas-tugas.
Dari tahapan perencanaan proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:
 Membuat perencanaan proyek.
 Membuat diagram alur kerja.
 Melakukan estimasi biaya.
 Mengumpulkan sumber daya.
 Mengidentifikasi risiko dan mengantisipasi risiko yang berpotensi menjadi penghalang selama proyek berlangsung.
3. Eksekusi Proyek
Selama persetujuan proyek, pengembangan rencana, dan membangun tim proyek yang telah dilakukan, tahapan selanjutnya yang
harus dilaksanakan adalah eksekusi. Tahapan ini mengubah rencana yang sudah Anda buat menjadi tindakan / pekerjaan yang
harus Anda kerjakan.
Dari tahapan eksekusi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:
 Membuat tugas dan mengatur alur kerja.
 Memberikan briefing kepada tim Anda mengenai tanggung jawab dan tugas yang sudah dibuat.
 Membangun komunikasi yang baik dengan tim, klien, dan manajemen.
 Melakukan monitoring kualitas kerja tim.
 Mengatur budget.
4. Penutupan Proyek

Pada tahapan penutupan / penyelesaian proyek ini, Anda memberikan hasil akhir, membubarkan tim proyek, dan
menentukan keberhasilan proyek. Pada tahap ini Anda juga harus melajkan evaluasi manakah proyek yang
berhasil dan juga tidak pada proses pelaksanaan proyek berlangsung.

Dari tahapan terakhir ini, Anda harus menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

 Menganalisa performa proyek.

 Menganalisa performa tim.
 Mendokumentasikan hasil akhir proyek.
 Melakukan review pasca implementasi proyek.
 Melakukan evaluasi budgeting yang digunakan dan yang tidak digunakan pada pelaksanaan proyek.
Manajemen Perubahan Program
Manajemen perubahan merupakan suatu proses yang sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang
diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut. Manajemen perubahan juga
difahami sebagai upaya yang ditempuh oleh para manajer untuk mengelola perubahan secara efektif, dimana diperlukan pemahaman
tentang persoalan motivasi, kepemimpinan, kelompok, konflik, komunikasi dan disiplin Dengan demikian manajemen perubahan
semestinya memiliki strategi yang baik, sesuai dengan situasi dan kondisi yang sedang atau akan terjadi. Manajemen perubahan
sangat tepat dilakukan dalam meningkatkan disiplin utamanya pada perguruan tinggi. Sebab akibat-akibat yang ditimbulkan oleh
perubahan dalam organisasi selalu berakibat dua hal yaitu perubahan menuju kebaikan dan perubahan menuju kehancuran. Kedua hal
itu dapat terjadi karena beberapa sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar lembaga yang bersangkutan. Sebab, manajemen
perubahan itu sendiri adalah merupakan proses, alat, dan teknik untuk mengelola orang-orang melalui proses perubahan untuk
meningkatkan disiplin, sehingga tujiuan lembaga dapat tercapai.
Teori-teori Manajemen Perubahan

1. Teori Motivasi. Beckhard dan Harris menyimpulkan perubahan akan berubah bila ada sejumlah syarat, yaitu:
(a) Manfaat-biaya. maksudnya bahwa manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari pada biaya perubahan.
(b). Persepsi hari esok. Maksudnya manusia dalam organisasi melihat hari esok dipersepsikan lebih baik.
(c). Ketidakpuasan, bahwa adanya ketidakpuasan yang menonjol terhadap keadaan sekarang yang diatasi pimpinan.
(d). Cara yang praktis, bahwa ada praktis yang dapat ditempuh untuk keluar dari situasi sekarang. Hal ini menunjukan pentingnya
efisiensi dalam perubahan, agar manfaat yang diperoleh cukup memotivasi perubahan. Olh karenanya diperlukan upaya – upaya
mendiskreditkan keadaan sekarang sebagai keadaan yang buruk, sehingga kita merasa perlu untuk segera bergerak. Agar kita lebih
fokus ke hari depan dari pada berbicara tentang masa lalu yang telah memberikan dampak negative pada hari ini.
Kebijakan dan Prosedur

◦ Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah dokumen berisikan instruksi tertulis yang menentukan
bagaimana bisnis Anda harus dijalankan sesuai dengan prosedur yang benar.

◦ Tujuannya jelas untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien. SOP digunakan sebagai panduan
perusahaan atau organisasi untuk menjalankan tugas yang ada.

◦ Pada dasarnya SOP dibuat agar menjelaskan lebih perinci atau menerangkan standar-standar yang berlaku
mengenai aktivitas pekerjaan yang akan dilakukan secara berulang-ulang.

◦ Tentunya dengan adanya SOP diharapkan:

 Alur pekerjaan menjadi lebih terarah

 Pekerjaan menjadi efektif dan efisien
 Mempermudah koordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan perusahaan
Tujuan SOP terbagi menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Memberikan pedoman, petunjuk, atau arahan

SOP dijadikan sebagai sumber pedoman utama bagi sebuah lembaga, instansi atau perusahaan dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang. Di mana ini membantu pihak-pihak yang terkait
untuk mengetahui tugasnya dan lebih fokus dalam menjalankan tugas yang telah diatur dalam SOP.

2. Menciptakan tekad yang kuat dan semangat kerja yang tinggi

Yang mana tujuan ini dapat dirasakan dengan jelas dan berdampak bagi pihak-pihak yang terkait agar memiliki
keinginan yang tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Sehingga hal ini pun juga dapat
menghasilkan kinerja hasil yang baik juga.

3. Memperkecil terjadinya risiko buruk seperti kegagalan dan kebangkrutan

Tujuan ini juga didukung oleh tujuan yang telah disinggung sebelumnya. Ketika pedoman atau arahan yang baik
dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan maka akan menghasilkan kinerja hasil yang baik. Sehingga
terjadinya risiko-risiko buruk pada suatu perusahaan atau instansi tersebut dapat diminimalisir.
Manajemen Resiko Pengembangan dan Pengadaan

Manajemen resiko adalah aktifitas terkoordinasi yang dilakukan untuk mengarahkan dan mengelola organisasi
dalam rangka menangani risiko.
Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu :
a. Secara terstruktur dan komperehensif dapat mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi &
mengendalikan risiko dalam PBJ serta memantau aktivitas pengendalian risiko.
b. Menghasilkan praktek pengelolaan risiko yang terkelola dan terdokumentasikan dan menjadi sarana
pemahaman masalah secara inklusif oleh pihak – pihak terkait yang memiliki keragaman pengetahuan, sudut
pandang, dan persepsi yang relevan untuk dipetimbangkan.
c. Melaksanakan perbaikan berkelanjutan, termasuk mengantisipasi, mendeteksi, menyadari dan merespon
pada perubahan dinamis secara tepat dan akurat.
d. Memastikan kelangsungan pengelolaan risiko yang mendukung perbaikan berkelanjutan melalui
pembelajaran dan pengalaman.
TERIMAKASIH