Diterjemahkan dari bahasa Afrikans ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

Mengelola Kontrol
Inventaris dan
Pengadaan

PEMBELIAN
MENERIMA
MENYIMPAN
INVENTARIS
I KETUT WIBAWA, SS, MM
 TUJUAN

01
Jelaskan apa yang terlibat dalam pembelian,
penerimaan, penyimpanan, dan pengendalian
Pahami perbedaan antara 02 persediaan

membeli dan membeli

Nyatakan tiga area di mana agen pembelian harus bekerja,
03 serta kepentingan dan hubungannya

Sebutkan dua alasan mengapa

seorang pembeli harus mengetahui
bagaimana pasar bekerja! 04
Sebutkan dua keuntungan dan dua kerugian membeli
barang dari distributor utama dan distributor khusus!

05
Pengantar Pengadaan
Pengadaan adalah tindakan memperoleh barang
atau jasa, biasanya untuk tujuan bisnis. ...
Pengadaan umumnya mengacu pada tindakan
akhir pembelian tetapi juga dapat mencakup
proses pengadaan secara keseluruhan yang
dapat menjadi sangat penting bagi perusahaan
yang mengarah ke keputusan pembelian akhir
mereka.
Prosedur Pengadaan

permintaan konsumsi.
01
Permintaan material dari berbagai departemen ke
gudang atau dari manajemen permintaan.

01 permintaan
02 pembelian
Jika tingkat stok kurang dari titik pemesanan ulang atau
periode pemesanan, gudang mengirimkan permintaan
pembelian ke departemen pembelian
pertanyaan vendor
03
Pertanyaan awal tentang penawaran pemasok, kunjungan ke
situs web, permintaan katalog Prosedur Pengadaan

kutipan penjualan
04
Pilih beberapa pemasok dan minta penawaran anggaran
atau ketersediaan untuk konfigurasi pesanan tertentu
Prosedur Pengadaan
Evaluasi vendor
05
Evaluasi kualifikasi dan tawaran untuk memilih
pemasok terbaik.

01 Pemesanan
06 pemesanan
Penempatan pesanan formal atau penutupan kesepakatan
(menerbitkan Pesanan Pembelian)

Konfirmasi / Konfirmasi Pesanan.

07
Konfirmasi atau pemberitahuan bahwa pesanan telah
dipesan dan/atau diterima.

proses pemesanan
08
Vendor mengeksekusi pesanan untuk memproduksi
persediaan
Prosedur Pengadaan
Pengiriman.
09 Transportasi perbekalan.
Lacak dan Lacak
10 Ikuti dan percepat pengiriman.

Pengiriman dan Terima.

11 Penyimpanan menerima pengiriman persediaan

Faktur / Penagihan
12
Faktur / tagihan komersial dari pemasok

Hunian
12
13
Pembayaran biaya pengiriman persediaan

Kembali.
14 Dalam hal bahan tidak dapat diterima / ditolak Prosedur
Pengadaan 39
 Namun, perlu diingat bahwa bagaimana
perusahaan membentuk proses pengadaan
Proses pengadaan internalnya memengaruhi faktor-faktor seperti
ukuran perusahaan, industri, sumber daya
manusia yang tersedia, dan struktur organisasi.
Pengadaan &
pembelian
Langkah-langkah
pengadaan dalam
siklus pengadaan-
untuk-bayar Langkah-langkah
• Mengidentifikasi pembelian dalam
barang dan jasa siklus pengadaan-
yang dibutuhkan untuk-bayar
• Menyetujui •Terima pesanan
permintaan pembelian
pembelian •Pemberitahuan
• Pengadaan pengiriman di muka
• sayamengidentifika •Terima barang
si pemasok •Manajemen
• Mengirim persediaan
pertanyaan (RFQ •Rekaman faktur
dan RFP) •Pertandingan tiga
• Penerimaan arah
penawaran dari •Pembayaran ke
pemasok pemasok
• Nego harga dan
persyaratan
 Empat langkah
dalam
PEMBELIAN 01 pengadaan
MENERIMA 02 MULAI
LAH

MENYIMP 03
AN
KONTROL 04
PERSEDIAAN
1. PEMBELIAN Pembelian adalah fungsi penting untuk setiap operasi jasa
makanan.
Sifat bisnis jasa makanan, dengan alirannya yang tidak terduga,
membuat pembelian menjadi tugas yang sulit.

Operator harus berhati-hati untuk tidak memesan terlalu banyak

karena akan merusak dan menjadi tidak dapat digunakan, dan,
pada saat yang sama, mereka harus berhati-hati untuk tidak
memesan terlalu sedikit.
Pembeli tidak hanya membeli barang untuk dapur; mereka juga
membeli barang-barang untuk berbagai departemen operasi
lainnya.
Oleh karena itu, mereka harus menjalin komunikasi yang erat
untuk memastikan bahwa mereka membeli persis apa yang
dibutuhkan.
Spesifikasi, atau ciri-ciri khusus dari barang yang dibutuhkan,
harus dikembangkan agar baik pembeli maupun penjual
mengerti persis apa yang dibutuhkan.

Sebagian besar barang yang dibeli, seperti produk segar dan

barang daging, tunduk pada variasi yang ditemukan di barang
alam
 Departemen menyelesaikan
Siklus permintaan masalah ke

Pembelian
gudang
Masalah gudang produk yang
diminta.

Membayar pemasok
sesuai dengan faktur Gudang mengirimkan
pengiriman dan Mengel
permintaan pembelian ke
uarkan

pe
pesanan pembelian departemen pembelian

m
is

be
Departemen pembelian

an

lia
t
menyelesaikan pesanan

un

n
pembelian dan mengirim

Ak
ke

p
a

e
ir m

ma
ne

s o
e

k
m
Memeriksa produk
terhadap faktur Menyediakan produk
pengiriman dan
dan faktur ke
pesanan pembelian.
departemen penerima.
Mengirim faktur
pengiriman ke
Tiga Area Dengan
YangPembeliHarus
PELANGGAN
Kunci keberhasilan operasi apa pun
01 adalah MEMENUHI atau MELEBIHI
Familiar kebutuhan dan keinginan pelanggannya.

Pelanggan mengharapkan tingkat kualitas

tertentu, yang bergantung pada harga
menu dan nilai yang dirasakan dari
penawaran operasi.
PEMBELIAN
Pelanggan mengetahui merek-merek
berkualitas dan berharap untuk melihat
beberapa dari mereka ketika mereka
makan di luar

03
PASAR
pasar melibatkan pencarian sumber
pasokan & menentukan makanan mana
yang dapat diperoleh dari pemasok mana
Pembeli harus menyadari keuntungan
dan kerugian dari berbagai tautan untuk
mengetahui mana yang paling baik untuk
dilewati.
OPERASI
Peran pembeli adalah untuk membeli
02 makanan dan persediaan untuk berbagai
area operasi
Pembeli harus menghindari menilai
antara dua item hanya berdasarkan
harga tanpa mempertimbangkan tujuan
penggunaan
Siapa yang Melakukan
Pembelian?
OPERASI KECIL
Keuntungan yang mungkin adalah
bahwa orang yang memesan juga
orang yang menerimanya, masalah
kontrol mungkin timbul.
Orang yang tidak bermoral bisa
mencuri beberapa barang dengan
sopir untuk menipu layanan
makanan operasi. Bila
memungkinkan, orang yang
memesan tidak boleh menjadi
orang yang akan menerima barang.
Operasi yang lebih kecil tidak dapat
membenarkan atau mampu memiliki
orang yang bertanggung jawab
sepenuhnya.
Tugas pembelian biasanya
didelegasikan kepada koki untuk
dilakukan bersama dengan tugas
lainnya.
Keuntungan - karena pengguna
barang adalah orang yang
melakukan pembelian, tidak ada
kemungkinan miskomunikasi.
OPERASI LEBIH
BESAR Biasanya RANTAI OPERASI
dengan di Hotel, rumah Fungsi pembelian yang dilakukan
sakit dan resor, memiliki oleh perusahaan atau kantor
agen dan staf pembelian wilayah perusahaan
Sebagian besar rantai restoran
penuh waktu.
umumnya menyajikan menu yang
Peran agen pembelian
sama di semua lokasi mereka
adalah untuk berurusan Karena konsistensi sangat penting
dengan pemasok, untuk rantai, mereka biasanya
mengawasi petugas menulis spesifikasi untuk makanan
penerima, dan mengelola dan mendistribusikannya ke operasi
ruang penyimpanan mereka
Perusahaan juga menemukan
Dengan mengelola area
gudang, mereka dapat bahwa mereka umumnya dapat
memperoleh harga dan layanan
memantau barang dan
yang lebih baik jika mereka
memberi tahu staf dapur bernegosiasi secara regional atau
tentang makanan lambat nasional, daripada meminta setiap
apa pun yang harus properti bernegosiasi sendiri untuk
digunakan sebelum kebutuhan barang..
rusak.
 JENIS SISTEM PEMBELIAN
MULAI
LAH

Sistem Kas Kecil

Sistem E-Purchase / E-Procurement

07 01

Sistem Pembelian Tanpa Stok

06
SISTEM
02
Sistem Pemesanan Selimut

Sistem Subkontrak 05
03
Sistem Kontrol Tarif
Sistem Lelang 04
 Sistem Kas Kecil
Sejumlah kecil uang tunai disimpan di tangan untuk pembelian atau penggantian yang terlalu kecil untuk diserahkan ke
prosedur pembelian dan penggantian yang lebih ketat dari sebuah perusahaan atau lembaga. Dana kas kecil harus dijaga
dan didokumentasikan untuk memastikan bahwa pencurian tidak terjadi. Cara paling umum untuk menghitung pengeluaran
kas kecil adalah dengan menggunakan sistem imprest.KEUNTUNGAN Penghematan waktu yang mudahKEKURANGAN
Penggelapan Dana Penghematan, Akuntabilitas, Kesalahan Akuntansi, Banyak Dokumen

Sistem Pemesanan Selimut

Perusahaan membeli banyak barang kecil setiap hari.
Menjadi sulit untuk memiliki persediaan untuk semua. Ini
adalah metode yang paling populer untuk membeli barang-
barang yang digunakan secara teratur.
.Ada dua metode:
• Perjanjian dibuat untuk memasok Produk dalam Kuantitas
Tetap dengan Harga Tetap untuk Periode Tertentu.
• Perjanjian dibuat untuk memasok untuk Periode Tertentu
tetapi Jumlahnya tidak diketahui
Keuntungan Kekurangan

Fleksibel, Hindari negosiasi, Penipuan kecil-kecilan,

Hindari penempatan pesanan
baru berulang kali, Keuntungan
bagi pemasok untuk
merencanakan pekerjaan di
tempatnya, Mengurangi aktivitas
administrasi, Perlindungan
terhadap harga yang lebih tinggi
memerlukan pengendalian
internal yang fleksibel, kinerja
vendor yang buruk, sulit untuk
menentukan dan memperkirakan
kuantitas
Sistem Kontrol Tarif
Kontrak Tarif atau Perjanjian Tarif (singkatnya RC) adalah strategi pengurangan biaya pengadaan yang ditujukan untuk
menstandardisasi harga pengadaan untuk input yang umum dibeli, homogen, dan harga bervariasi. Ide dasar di balik
kontrak tarif adalah untuk membantu perusahaan dalam menetapkan parameter untuk pembelian barang dan jasa yang
diperlukan untuk operasi bisnis yang berkelanjutan.

Sistem Kontrol Tarif

Keuntungan Kekurangan
• Peningkatan Efisiensi • Hal ini membutuhkan
Perlindungan terhadap analisis pasar dari harga
yang lebih tinggi ekonomi
• penetapan harga di masa • Itu bisa membayar biaya
depan Prediktabilitas lebih dari harga
menyederhanakan • Performa vendor yang
penganggaran buruk
 Sistem Lelang

Perusahaan mengundang pemasok untuk memberikan penawaran

mereka.
Pemasok dengan penawaran terendah memenangkan kontrak. Ini
adalah jenis kontrak yang sebagian besar diikuti oleh organisasi
besar dan pemerintah ketika pembelian bernilai besar
Jenis-jenis tender:
Lelang terbuka
Tender terbatas
Sistem Tender Negosiasi

Keuntungan Kekurangan
Kompetitif, Biaya Lebih Rendah, Harga Rendah biasanya
Proses Transparan Merugikan Kualitas, Memakan
waktu
Mengacu pada proses masuk ke
dalam perjanjian kontrak dengan
orang atau perusahaan luar untuk Sistem Pembelian
melakukan sejumlah pekerjaan.
Orang atau perusahaan luar dalam
Tanpa Stok

ak
pengaturan ini dikenal sebagai dapat didefinisikan sebagai

bk m
tr
subkontraktor. Banyak usaha kecil pengaturan di mana pemasok

on
Su ste
menyimpan barang yang dipesan
menyewa subkontraktor untuk

Si
di gudangnya sendiri dan
membantu berbagai fungsi. melepaskannya saat dibutuhkan
oleh pembeli. Ini juga dikenal
Keuntungan Kekurangan sebagai pembelian tepat waktu
Dalam sistem ini
Penghemata Hilangnya pemasok
Keuntungan Kekurangan
n Biaya, Kontrol memiliki
Peningkatan Manajerial, Mengurangi ruang gudang, Harga tinggi, gagasan yang
Efisiensi, Masalah Menghilangkan biaya Kebutuhan jelas tentang
penyimpanan, teknologi yang persyaratan
Kontinuitas & Kualitas, Biaya
pemeliharaan, dan kompleks pembeli dan
Manajemen Tersembunyi
pendistribusian. persediaan menyimpan stok
Risiko
di lokasi yang
Peningkatan perputaran
nyaman. Penjual
persediaan, Lebih sedikit
memiliki
tenaga kerja tanggung jawab
e- Pembelian & e- Pengadaan
e-Procurement adalah bisnis-ke-bisnis atau bisnis-ke-
konsumen atau bisnis-ke-pemerintah pembelian dan
penjualan persediaan, pekerjaan, dan layanan melalui
Internet. e-Procurement membantu mencapai manfaat
seperti peningkatan efisiensi dan pengurangan biaya

Keuntungan Kekurangan
Mengurangi Biaya, Kurva Pembelajaran
Visibilitas pembelanjaan, Tinggi Kesalahan
Kontrol Produktivitas manusia atau sistem,
Waktu pemrosesan lebih dalam urutan,
cepat, Tidak ada hardcopy,
Komunikasi yang lebih Biaya pelatihan,
baik Kegagalan sistem
 Apa perbedaan antara
membeli dan membeli?

PEMBELIAN
sayatidak resmi, dianggap
• Proses formal yang MEMBELI
disebut PEMBELIAN PEMBELIAN INFORMAL
• Adalah proses yang Kurang kompleks daripada
sistematis dan pembelian formal.
terencana untuk Operasi, panggil satu
menentukan apa yang
pemasok dan pesan apa
dibutuhkan,
mengecek harga, yang dibutuhkan sisanya.
bernegosiasi dengan Spesifikasi tidak digunakan;
pemasok, dan Harga tidak diperiksa
mendapatkan barang dengan beberapa pemasok
yang dibutuhkan Hubungi Pemasok
Spesifikasi Tertulis Tempatkan Pesanan Terima
Cek Harga Nego Barang
dengan Pemasok
Harga Terima Barang
 Tujuan utama dari kontrol penerimaan adalah untuk
memverifikasi bahwa kuantitas, kualitas dan harga setiap
barang yang dikirim sesuai dengan pesanan yang
ditempatkan.
Menetapkan Standar untuk Menerima

1. Jumlah yang dikirimkan harus sama dengan jumlah yang tercantum pada daftar
penawaran, dan harus sama dengan jumlah yang tercantum pada faktur, atau tagihan,
yang menyertai pengiriman.
2. Kualitas barang yang dikirim harus sesuai dengan spesifikasi pembelian standar
perusahaan untuk barang tersebut.
3. Harga pada faktur harus sama dengan yang dilingkari pada Daftar Penawaran Pasar
Steward.
Prosedur Standar Penerimaan

 Verifikasi bahwa kuantitas, kualitas, dan harga untuk setiap barang yang
dikirim benar-benar sesuai dengan pesanan yang dibuat.
 Mengakui bahwa kuantitas, kualitas dan harga telah diverifikasi dengan
mencap faktur dengan stempel faktur karet yang disediakan untuk tujuan itu.
 Cantumkan semua faktur untuk makanan yang dikirim pada hari tertentu pada
Laporan Harian Petugas Penerima untuk hari itu dan lengkapi laporan sesuai
kebutuhan.
 Meneruskan dokumen yang telah selesai kepada personel yang tepat.

Memverifikasi Kuantitas, Kualitas, dan

Harga
 Verifikasi kuantitas memerlukan penimbangan, penghitungan, atau penghitungan jumlah
makanan tertentu yang dikirimkan oleh vendor.
 Verifikasi kualitas membutuhkan pemeriksaan yang berpengetahuan tentang makanan yang
dikirim dan perbandingan yang cermat antara kualitas yang dirasakan dengan kualitas yang
ditetapkan.
 Verifikasi harga memerlukan membandingkan harga satuan yang muncul pada faktur dengan
penawaran harga yang dilingkari pada Daftar Penawaran Pasar Steward atau pesanan
pembelian.
menerima prinsip:
Train them to follow food safety
Make specific staff guidelines
responsible for receiving Provide them with the correct tools

Have enough trained staff Inspect delivery trucks for signs of

contamination
available to receive food Visually check food items and
promptly check temperatures

Store items promptly after receiving

menerimadan Inspeksi

Supplier is given after-hour

Key drop deliveries: access to the operation
to make deliveries

Deliveries must meet the following criteria

Be from an approved source

Have been placed in the
correct storage location to
maintain the required
Be inspected upon temperature
arrival at the operation Have been protected from
contamination in storage
Is NOT contaminated
Is honestly presented
Rejecting deliveries:
• Separate rejected items from accepted items
• Tell the delivery person what is wrong with
the item
• Get a signed adjustment or credit slip before
giving the rejected item to the delivery
person
• Log the incident on the invoice or receiving
document

Recalls:
• Identify the recalled food items
• Remove the item from inventory, and place it in a
secure and appropriate location
• Store the item separately from food, utensils,
equipment, linens, and single-use items
• Label the item in a way that will prevent it from being
placed back in inventory
• Inform staff not to use the product
• Refer to the vendor’s notification or recall notice to
• determine what to do with the item
 menerimadan Inspeksi
memeriksaitusuhudaging,unggas,dan ikan:
 Memasukkanitutermometerbatang ataucoba ke dalam itu
bagian paling tebaldarimakanan (biasanyaitu Tengah)

memeriksaitusuhuatauMakanan ROP(PETA,dikemas secara vakum, danvideo

lucu makanan):
Your Picture Here
 Memasukkanitutermometerbatang ataumenguji di antara
duapaket
 sebagaialternatif, lipat kemasan di sekitar batang termometeratau menguji

memeriksaitusuhudari lainnyadikemas makanan:

 Buka paket dan masukkan itu
batang termometerataucoba ke dalamitu makanan
Kriteria suhuuntuk pengiriman:

Makanan TCS dingin:Menerimapada41˚F(5˚C) atau lebih rendah,

kecuali ditentukan
 Hidupkerang:Terima tiram, remis, kerang, dan kerangdi
udarasuhuatau45˚F(7˚C)dansebuahsuhu internaltidaklebih besar
dibandingkan
50˚F (10˚C)
o Setelah diterima,kerangharusdidinginkanke41˚F (5˚C)atau lebih
rendah dalam empat jam
 Kerang yang dikupas:Terima di45˚F(7˚C)
atau lebih rendah
o Dinginitukerangke41˚F (5˚F)atau lebih rendah dalam empat
jam
 Kerangtelur:Menerimadi udarasuhuatau 45˚F
(7˚C)atau lebih rendah
 Susu:Menerimapada45˚F(7˚C) atau lebih rendah
Hai Dinginsusu untuk41˚F (5˚C)atau lebih rendah dalam empat jam
 Makanan TCS panas:Menerimapada135˚F (57˚C)atau lebih tinggi
 Makanan beku:Terima beku padat
Kriteria suhuuntuk
pengiriman:
•Kriteria suhuuntuk pengiriman:
• Tolak makanan bekujikadi sanaadalahbukti
atau
• pencairan dan membekukan kembali
• Cairan atauairnoda di bagian bawah atau
ataskemasan
• Kristal es atau bekucairanpada makanan
• atau kemasan
Reject Tears, holes, or punctures in packaging; reject
packaged
items with: cans with swollen ends, rust, or dents
Bloating or leaking (ROP food)
Broken cartons or seals
Dirty and discolored packaging
Leaks, dampness, or water stains
Signs of pests or pest damage
Expired use-by/expiration dates
Evidence of tampering
Diperlukan dokumen:
 Kerang harusmenjadiditerima dengan stok cangkang
identifikasi tag
o TagmenunjukkanKapandandi manaitukerangadalah dipanen
o Harus terusmengajukanselama 90 haridaritanggal terakhirkerangmencucidigunakan dari
nyakontainer pengiriman
 Ikanituakandimakanmentah atau sebagian matang
o Dokumentasi harus menunjukkanituikanmencucidibekukan dengan benar sebelum menjadi diterima
o Simpan dokumen selama 90 haridaripenjualan ikan
 Peternakan dibesarkan ikan
o Harus memiliki dokumentasi yang menyatakan ikan dibesarkan untukFDA standar
o Simpan dokumen selama 90 haridaripenjualan ikan
Menilaimakanan kualitas

Appearance: Reject food that is moldy or has

an abnormal color

Texture: Reject meat, fish, or poultry if

• It is slimy, sticky, or dry

• It has soft flesh that leaves an imprint when
• touched

Odor: Reject food with an abnormal or unpleasant

odor
 Labeling Common name of the food or a statement clearly identifying it

food Quantity of the food

package
d on-site
If the item contains two or more ingredients, list the ingredients
for retail and sub ingredients in descending order by weight
sale:
List of artificial colors and flavors in the food, including

chemical preservatives

Pelabelanmakanan untuk digunakandi tempat: Name and place of business of the manufacturer, packer, or
distributor
 Semuabarang tidakdi dalamwadah aslinya harus
menjadi berlabel Source of each major food allergen contained in the food

 Makananlabel harus menyertakanitunama yang

umumdarimakananataupernyataan yang secara jelas dan akurat
mengidentifikasi dia
 Diatidak perlukelabel makanan jikadia jelas
akanbukanmenjadisalahuntuklain dia
Tanggal menandai
 Siap untuk dimakanTCSmakanan harusmenjadipasar jika
pahlawanuntuklebih dari 24 jam
Hai Tanggaltanda harus menunjukkanKapanmakanannya
harusTerjual,dimakan, atau dibuang keluar

 Siap untuk dimakanTCSkaleng makananmenjadidisimpanuntukhanya

tujuh harijika memangpahlawanpada41F(5C)ataulebih rendah
o Ituhitungan dimulai pada hari makanan itumencucisiap
atauSebuahkomersialwadahmencuci dibuka
o Untukcontoh, salad kentang yang disiapkan dan disimpan pada
bulan Oktober1pasti akanSebuahmembuangtanggal oktober7pada
label
o Beberapa operasimenulishari atau tanggal
makananmencucisiapdilabel. Yang lainmenulishari atau tanggal
penggunaan pada label