Dokumen dan Record Keeping

Moh Very S
 Bedakan

Arsip

Berkas

File

Dokumen
Contoh

 Arsip Lamaran Kerja pegawai baru

 Berkas Lamaran kerja Sutejo
 File bukti penelitian
 Dokumen penelitian 1, 2, dll
 Record Keeping

Record Keeping: memastikan penanganan atau pengolahan

informasi sesuai yang diatur kebijakan
 Alasan

 Untuk memungkinkan transparansi dan memastikan pertanggungjawaban

 Untuk melacak pergerakan di amsing-masing tingkat unit pengelolaan record

 Untuk memungkinkan menejemen dalam proses pengambilan keputusan

 Alasan Lain terkait Karakteristik

 Records are static; menyediakan bukti kegiatan pada waktu tertentu.

 Records have authority; sebagai bukti resmi.

 Records are unique; memiliki makna dalam bentuk dan inf. tertentu.

 Records are authentic; terverifikasi.

Manajemen record

 Records management proses menggambarkan

 Records yang ada
 Records yang seharusnya ada

Setiap transaksi operasional di organisasi

DAUR HIDUP DAN KONTROL record/ARSIP
Central file

SEND
CREATE CAPTURE FILE Appraisal and
RECEIVE
(ACTIVE) selection
USE
Inactive Destroy
transfer
SEND TO THE
Reappraisal
ARCHIVES Records center
transfer

ARCHIVES INVENTORY Archive Manager – preserve

 Lanjutan…….

 Pengembangan skema klasifikasi dan filing

 Klasifikasi merupakan proses pembagian dan

penerapan dimana skema transaksi record
dikategorikan dalam cara yang sistematik dan
konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali,
penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan record.

 Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan file

dan penyediaan dasar untuk indeksing dan titling.
 Contoh pembentukan skema klasifikasi berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi
(Perguruan Tinggi)

Fungsi Kegiatan
Pendidikan dan Pengajaran Pengembangan kurikulum
Pengembangan mata kuliah
Pemberian mata kuliah
Penelitian Pengabdian masyarakat

Skema klasifikasi harus berdasarkan atas kegiatan dan fungsi. Fungsi ini dikerjakan
oleh untuk mencapai tujuan dan strategi.
 Sistem Penyimpanan Rekaman Elektronik
 Online atau terkoneksi. Pengguna dapat mengambil langsung melalui jaringan.
medianya; hard disk local computer, hard disk computer server, dan hard disk
jaringan. Jenis arsip, dinamis aktif.

 Offline atau terputus. Pengguna tidak dapat mengambil langsung, memerlukan

bantuan petugas dan administrasi. Medianya: CD, DVD, dan Magnetic Tape.
 Permasalahan
Banyaknya data, dokumen, dan arsip tidak terkendali;

Terjadinya pemusnahan data, dokumen, dan arsip dinamis yang tidak disengaja;

Terjadinya pemalsuan dan duplikasi dokumen dan arsip;

Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadai;
 REGULASI RECORD KEEPING DI INDONESIA
UU No. 39/1999
Tentang HAM

National Security Act UU No. 25/2009

RUU Rahasia Negara Tentang Pelayanan Publik

Keterbukaan
Informasi
Publik UU No. 43/2009
Privacy Act UU No. 14 Tahun 2008
Ttg Kearsipan

UU No. 11/2008
Personal Corporate
TtgITE
Privacy Privacy
UU No. 40/1999
Ttg PERS
Terimakasih
 Diadopsi dari materi Record Keeping: Prof.
Djunaedi UGM, 2016.