SISTEM AKUNTANSI KAS PADA PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI 7.1 Pengertian Kas
Kas merupakan suatu alat pertukaran dan
juga sering digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak lain selalu mempengaruhi kas. Dalam pengertian demikian itu kas meliputi uang tunai dan instrument/alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank. • Terdapat dua kriteria yang harus dipenuhi, agar suatu alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas, yaitu: 1. Harus diterima oleh umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan, sebesar nilai nominalnya. 2. Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Yang termasuk dalam kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat juga diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga disimpan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas terdiri dari uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet, traveller's checks, cashier's checks, bank draft dan money order. Pengertian Kas Masuk
Penerimaan kas dalam suatu
perusahaan bisa berasal dari beberapa sumber antara lain dari penjualan tunai, pelunasan piutang atau dari pinjaman. Sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan: a.Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (Giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan, akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindah bukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan. b.Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi dalam Penerimaan Kas dari Piutang Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas dari piutang adalah: Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagih bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Bagian yang terlibat dalam fungsi penagihan adalah bagian penagihan. • Fungsi Kas Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Bagian yang terlibat dalam fungsi kas adalah bagian kas. • Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Bagian yang terlibat dalam fungsi akuntansi adalah bagian akuntansi. Pengertian Kas Keluar
Pengeluaran kas dalam suatu
perusahaan itu adalah untuk membayar bermacam-macam transaksi yang terjadi di dalam suatu perusahaan dan umumnya. Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan
untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran- pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, maka kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Panambahan kas kecil ini biasanya dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan. 7.2 Catatan-Catatan Terkait Kas Masuk, Kas Keluar Dan Kas Kecil Perusahaan Jasa Konstruksi
Berikut merupakan penjelasan atas
catatan-catatan terkait kas masuk, kas keluar dan kas kecil perusahaan jasa konstruksi. 1.Catatan-catatan terkait kas masuk yang digunakan oleh perusahaan jasa konstruksi: • Penerimaan kas dari bank Bank melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan. Hal semacam ini sering terjadi dan bahkan dianjurkan oleh perusahaan kepada para konsumennya. Dengan cara penyetoran langsung ke bank, akan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas oleh karyawan perusahaan. Cara ini akan mempercepat penerimaan kas, dibandingkan dengan penerimaan dilakukan oleh perusahaan. • Tanda Terima Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. 2. Catatan-catatan terkait kas keluar yang digunakan oleh perusahaan jasa konstruksi: • Bukti Pengeluaran uang Dalam bukti pengeluaran uang dicatat sebesar jumlah yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan proses produksi pembangunan gedung atau bangunan yang termasuk di dalamnya biaya-biaya umum, biaya tenaga kerja, biaya overhead pabrik, biaya subkontrak, dan biaya-biaya yang terjadi di proyek maupun di perusahaan. 3. Catatan-catatan terkait kas kecil yang digunakan oleh perusahaan jasa konstruksi: • Bon Sementara Dalam bukti bon sementara tercatat transaksi yang terjadi di proyek seperti pembelian/pengeluaran keperluan proyek. • Pencairan Bon Gantung Dalam bukti pencairan bon gantung pencatatan dilakukan setelah bon sementara (kas kecil) mendapat persetujuan dari pimpinan cabang dan kepala keuangan. Maka dari itu, bon sementara yang telah disetujui akan dicatat dalam pencairan bon gantungan baik dalam sisi debet maupun kredit. 7.3 Prosedur-Prosedur Terkait Kas Masuk, Kas Keluar, Dan Kas Kecil Pada Perusahaan Jasa Konstruksi
Prosedur-prosedur terkait kas masuk
pada perusahaan jasa konstruksi. Langkah-langkah penerimaan kas pada perusahaan konstruksi sebagai berikut: a.Petugas penerima kas yaitu kasir, menerima semua penerimaan kas perusahaan setiap harinya meliputi uang tunai, cek, pos wesel dan lain-lain. Setiap penerimaan kas harus didukung bukti yang sah dan selanjutnya dibuatkan bukti kas masuk. b.Bukti kas masuk beserta daftar penerimaan kas diberikan kepada bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengawasannya. c. Kas, bukti kas masuk, dan daftar penerimaan kas oleh kasir diserahkan kepada bagian keuangan. Setelah diperiksa kebenarannya maka semua kas yang diterima pada hari itu diserahkan ke dalam rekening giro bank. d.Bagian keuangan memberikan bukti setoran giro kepada bagian akuntansi. Bukti setoran giro menunjukan jumlah dan tanggal setoran. e.Bagian akuntansi mencocokan daftar penerimaan kas dengan bukti setoran giro, jumlah keduanya harus cocok. f. Pada akhir bulan pengawasan penerimaan kas secara lengkap dilakukan oleh bagian akuntansi yaitu membandingkan rekening koran bulanan yang diterima dari bank dengan catatan akuntansi yang di buat di perusahaan. 2.Prosedur-prosedur terkait kas keluar pada perusahaan jasa konstruksi. Proses pengeluaran kas pada perusahaan konstruksi adalah sebagai berikut: a.Bagian yang memerlukan kas untuk berbagai kepentingan, misalnya untuk: membayar hutang, membayar biaya, membeli barang dengan tunai; membuat atau menyiapkan, atau menerima bukti pendukung untuk pengeluaran kas. b.Bukti pendukung disahkan atau ditanda tangani oleh pejabat yang berhak, misalnya oleh kepala bagian. c. Bukti pendukung (asli) diberikan kepada bagian akuntansi sedangkan tembuasannya diberikan kepada bagian keuangan. d. Bagian akuntansi memverivikasi bukti-bukti pendukung misalnya tentang kebenaran penggunaannya. e. Setelah bukti diverivikasi bagian akuntansi mengotorisasi pengeluaran cek dengan jalan membuat bukti kas keluar atau surat perintah bayar. Bukti kas keluar dibuat prenumbered dan dipakai urut nomor. 3. Prosedur-prosedur terkait kas kecil pada perusahaan konstruksi
Ada 2 sistem yang dapat digunakan
untuk menambah kas kecil, yaitu dengan (a) sistem imprest dan (b) metode fluktuasi. A. Sistem Imprest. • Dalam sistem ini jumlah rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk melakukan pembayaran pengeluaran-pengeluaran kecil. • Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah kas kecilnya yang telah dibayarkan. Dengan cara ini jumlah kas kecil kembali lagi seperti semula. Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari kas kecil dapat dicatat karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat saat pengisian. • Untuk menjaga kas kecil memenuhi tujuannya, maka kas kecil tidak diperbolehkan digunakan sebagai tempat penukaran cek-cek dari pegawai. Apabila diperbolehkan maka kas kecil akan berubah fungsi menjadi tempat meminjam, uang. Kasir kas kecil yang bertanggung jawab atas uang yang diserahkan kepadanya. B. Metode Fluktuasi • Dalam metode ini pembentukan kas kecil sama dengan sistem imprest. Perbedaannya dengan sistem imprest adalah dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Berbeda dengan sistem imperst pencatatan dilakukan pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap pengeluaran uang dari kas kecil akan langsung dicatat, karena hal tersebut rekening kas kecil akan dikredit sebesar jumlah yang dikeluarkan. a.Harus ditunjukkan secara jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus dicatat dan disetor ke bank, Hal tersebut dimaksudkan agar semua transaksi kas memiliki pencatatan yang terpisah dan dilakukan oleh pihak di luar perusahaan (ekstern). b. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dan pencatatan kas. Hal tersebut dimaksudkan agar petugas yang bersangkutan, dengan transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas, kecuali bila mereka bersengkongkol. Selain itu agar petugas yang menangani kas tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan untuk keperluan pribadi. c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas. d. Memiliki karyawan yang cakap dan handal dalam bidang yang ditekuninya 'The Right Man On The Right Place". Hal ini dimaksudkan agar karyawan yang ditempatkan sesuai dengan posisinya tetap memiliki semangat kerja dan disiplin kerja. 2. Pengendalian intern kas keluar pada perusahaan jasa konstruksi. Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kasnya juga mensyaratkan agar dilibatkannya pihak luar (Bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan. Hal tersebut dimaksudkan agar ada pencatatan dari pihak luar selain pencatatan oleh perusahaan. Agar tidak terjadinya penggelapan atau penyalahgunaan dana kas keluar dari perusahaan, maka digunakan beberapa prosedur pengendalian intern. Beberapa prosedur pengendalian intern yang digunakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: a. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya. b. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek. c. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan melalui cek dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system. d. Penulisan cek dilakukan bila didukung oleh bukti-bukti yang lengkap dan authentic atau dengan kata lain menggunakan sistem voucher. e. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas. f. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu. g. Diharuskan membuat laporan kas harian. • Apabila pengendalian intern tidak dijalankan dengan ketat, seringkali pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan. • Seperti telah disebutkan dimuka, pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini bank) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan Catatan kas perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya dengan rekening koran bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan. • Dengan unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem kas yang mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank seluruh penerimaan kas, pengeluaran cek dan penyelenggaraan dana kas kecil dengan imprest system, maka perusahaan dapat memanfaatkan catatan pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan. 3. Pengendalian Intern Kas Kecil pada Perusahaan Jasa Konstruksi • Di dalam pengawasan atas penerimaan dan pengeluaran kas dikemukakan bahwa semua pengeluaran kas digunakan cek, kecuali pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil digunakan dana kas kecil. Agar tidak terjadi penyelewengan dan penggelapan dana kas kecil, dilakukan beberapa tahap prosedur. Prosedur pengawasan dana kas kecil yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: a. Ditunjuk pejabat tertentu yang bertanggung jawab terhadap penggunaan dana kas kecil, biasa disebut kasir kecil. Hal tersebut dilakukan agar kas kecil yang keluar dapat tercatat dan kemudian dapat di jurnal serta dilaporkan. b. Pemisahan tugas yang mencatat transaksi-transaksi yang termasuk kas kecil pada saat proyek berjalan. c. Pengawasan dilakukan secara terus- menerus, oleh pihak perusahaan terhadap transaksi kas kecil agar tidak terjadi penyelewengan dana kas kecil. d. Menggunakan tenaga kerja yang cakap serta mahir dalam posisinya agar pengawasan terhadap kas kecil terus berlangsung.