Penyimpanan Sistem Subjek

Dibuat Oleh : Adityan Saputra

Kelas : X OTKP 2
2022
Pengertian
 Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau
masalah
 Dalam penyelenggaraan sistem perihal ( pokok masalah) ini maka petugas
kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang ada pada
umumnya di permasalahan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya :
subjek “ keuangan “, “ kepegawaian”, dll
Kelebihan Dan Kekurangan
 Kelebihan
Pokok masalah mudah di ingat, dapat digunakan untuk semua jenis
organisasi, dan fleksibel
 Kekurangan
Dibutuhkan SDM yang berpengaruh tinggi dalam menetukan pokok
permasalahan
Merancang klasifikasi masalah
 Dalam menerapkan filing sistem masalah yang di utamakan adalah
menyusun daftar klasifikasi

Pembagian Pembagian masalah

Keuangan -Kenaikan gaji

- Tunjangan
- Kredit

Kepegawaian -Formasi
- Lamaran
- Kenaikan pangkat
Cara menggunakan daftar klasifikasi

 Untuk memehami pola klasifikasi harus memahami perincian pertama,

kedua, dan ketiga
 Tiap kode diatas merupakan bagian atau sub ordinat dari kode diatas
 Untk dapat menemukan kode klasifikasi suatu naskah secara tepat harus
dipahami masalah yang terkandung dari sudut pandang nama masalah itu
disajikan
 Naskah yang mempunyai lebih dari satu masalah harus di pilah masalah
yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip
Bagian daftar klasifikasi

Sub pokok Sub-sub

masalah pokok
utama masalah

Pokok Sub pokok Sub-sub

masalah masalah pokok
utama utama masalah

Sub pokok Sub-sub

masalah pokok
utama masalah

Laci Guide Folder

Perlengkapan
 Filling cabinet
 Guide
 Folder
 Rak sortir
 Kartu indeks
Prosedur penyimpanan

 Memeriksa
 Mengindeks
 Mengode
 Menyortir
 Menyimpan
Langkah –langkah penanganan surat
 Dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali
 Dicatat dalam kartu/ buku kloper
Langkah-langkah penyimpanan arsip
 periksa tanda siap dimpan surat
 Tentukan indeks kodenya
 Mengisi kartu indeks
 Menyortir surat
 Menyimpan surat
Penemuan kembali arsip
 Kenali arsip yang diminta
 Indeks arsip yang dipinjam, tentukan judul, lihat
daftar klasifikasi, tentukan kode, lalu lihat bon
pinjam arsip
 Telesuri menggunakan kartu indeks
 Menuju tempat penyimpanan.
 Mengisi bon pinjam arsip
 Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
 Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
TERIMA KASIH...
