DISEO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

INTEGRANTES:
JOHANA PACHECO GOMEZ PEDRO CALDERON NIDIA MERLY YATE FUNDACIN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE
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Diseo de sistemas administrativos

Los sistemas administrativos estn estrechamente relacionados con los procesos ya que pueden ser interpretados como programas para prescribir tareas. Segn lardent son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en funcin de ciertos fines. Segn gilli, podramos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y adems generar informacin para el control de los resultados ORGANIZACIONES alcanzados.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DISPONEN DE DIFERENTES METODOLOGAS

1. Anlisis de afuera hacia dentro: para determinar de qu manera la empresa satisface los requisitos de los clientes y del entorno

Ejemplo: INDUSTRIAS PRISMA LTDA se encuentra dentro del ciclo contable en estado de madurez, se han establecido diferentes situaciones que son debido mencionar:
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La competencia ha tenido un mayor costeo en produccin, por lo que ha generado menores precios. Se establecieron con fuerza otros competidores directos e indirectos que han desestabilizado el mercado. El rendimiento del producto, ha sido consecutivo en el mercado debido a la necesidad.
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2. Examen de flujos de tareas: los elementos del sistema tcnico y de los procedimientos que rigen en la organizacin formal y se compara con los requisitos a satisfacer determinadas caractersticas.

Ejemplo:
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3. concretar el diseo: Donde se establecer las posibles nuevas tareas donde nadler y otros proponen 5 principios fundamentales para el diseo de sistemas de alto rendimiento.

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1.sistemas de alto rendimiento: Identificar reglas y procesos laborales decisivos para el xito general Ejemplo: Esta establecido dentro del proceso de una buena produccin una combinacin de trabajo de observacin por parte del trabajador y otra por parte del terminado de la maquina.

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2.Las variaciones o desviaciones del proceso ideal tienen que ser controladas en el punto de origen. Ejemplo: Si se llegara a tener algn descamino el producto se corregir desde el principal implicado hasta el jefe en planta.

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3. Para que el sistema laboral sea flexible y aceptable cada miembro debera estar capacitado en ms de una actividad. Ejemplo: En produccin todas las personas deben estar habilitadas para atender algn proceso.

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4.Los roles son interdependientes tienen que desempearse dentro del mismo departamento. Ejemplo: Distribucin del personal segn aptitudes y conocimientos dentro de un rea de trabajo.

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5.Los sistemas de informacin debe ser diseados bsicamente dentro del mismo departamento. Ejemplo: Sistemas de informacin: Entrada: PAGO Proceso: CALCULO DE SALDO Almacenamiento: FACTURA Salida: ESTADO DE CUENTAS
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ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN EL SIDTEMA ADMINISTRATIVO

REQUISITOS DE LOS CLIENTES

FLUJO DE TRABAJO

PERSONAS

TECNOLOGIA

FLUJO DE INFORMACION

ENTORNO

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REQUISITOS DEL DISEO

Existen unos criterios o requisitos que se han incorporado a las reglas de una BUENA ADMINISTRACION, Entre estos factores estn: EFECTIVIDAD: Cuando mencionamos este termino lo relacionamos con EFICACIA O EFICIENCIA.

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LA EFECTIVIDAD ESTA ENFOCADA AL LOGRO DE OBJETIVOS, O HACER LAS COSAS QUE DEBEN HACER.

EJEMPLO: los trabajadores de una fabrica cumplen horario y ciertas metas de fabricacin. Por lo cual los trabajadores de la fabrica son EFECTIVOS.

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EFICIENCIA: La eficiencia es el enfoque del uso de los recursos. En el sentido de utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la produccin.

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Ejemplo: los trabajadores fabrican 20 colchones como meta diaria horario 8 horas El 1 trabajador termina los 20 colchones en 6 horas y las otras 2 horas las destina a la elaboracin de almohadas. El 2 trabajador termina los 20 colchones en 8 horas o sea requiere toda la jornada laboral.
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CALIDAD: Edward Deming propuso un programa completo de calidad y productividad. En accin se considera calidad a la relacin con aspectos como consistencia, duracin y confiabilidad entre otros. y estos fueron los 14 principios entre los mas significativos estn:

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Ser constante en el propsito de mejorar productos. No depender mas de la inspeccin masiva Adjudicar contratos basados en el menor precio Derribar el temor Eliminar metas para la fuerza laboral Promover el orgullo por un trabajo bien hecho.
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CREACION DEL VALOR

Es la percepcin del cliente sobre la calidad del producto o servicio. Por eso, se ha acuado al termino creacin del valor para indicar que lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base del diseo e productos y servicios.

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TRANSPARIENCIA
Esta basado en el libre acceso a la informacin sobre cuestiones sensibles para todos los ciudadanos y empresas permitir una mayor competencia, mejores precios para el sector publico y barreras para el capricho o la discrecionalidad del funcionario. Dicho concepto, por supuesto, tambin es aplicable al control de las empresas privadas y de las organizaciones del tercer sector.

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PAUTAS DEL CONTROL INTERNO

La tarea bsica de la administracin consiste en proporcionar a cada individuo un ambiente de decisin que asegure que su comportamiento responde a los propsitos y valores de la organizacin para ello deber contar con politicas,programas,procedimientos y normas que le proveen basar sus decisiones. Se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditoria, pero necesariamente esta integrado en el marco mas amplio de la administracin, ya que la contabilidad es una de las primeras metodologas aplicadas para la buena administracin de los negocios. ORGANIZACIONES

ELEMENTOS BASICOS

.COMPORTAMIENTO ADMINISTRATIVO:

Al establecer niveles de autoridad y definir el contenido de los cargos , se fija la autoridad, funciones, responsabilidad y alcance del control. . PROCEDIMIENTOS ESTANDAR: Es el diseo de los sistemas administrativos al especificar las practicas y normas de aplicacin, incluyendo los soportes de informacin, archivos y registros a utilizar. .CAPACIDAD DEL PERSONAL: Se hace necesario que el personal sea calificado y capaz de desempearse segn el diseo previsto. ORGANIZACIONES

NORMAS GENERALES Y PARTICULARES

.SEPARACION DE FUNCIONES: Segn esta norma, una operacin se realiza con la intervencin de varios sectores, establece un control por oposicin de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno.

. ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES: Las funciones de las distintas reas y puestos de la organizacin, as como sus atribuciones deben estar claramente establecidas

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.NIVELES DE AUTORIZACION:

Adems de la adecuada separacin de funciones, es fundamental que estas se asignen a personas que cuenten con la capacidad para llevarlas a cabo.

.SEGURIDAD EN EL MANEJO DE ACTIVOS: Para lograra este propsito se aplican distintos medios: La centralizacin del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes pueden estar expuestos a deterioro, sustraccin etc..

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.DISEO DE FORMULARIOS, ARCHIVOS Y REGISTRO: Los soportes de informacin tienen que ser diseados de modo que tal que presenten toda la informacin necesaria de manera clara y precisa y tambin la constancia del responsable interviniente. .CONTROL DE FORMULARIOS Y COMPROBANTES: La pre numeracin de los formularios y comprobantes permiten su identificacin precisa, dificulta la sustitucin de un ejemplo por otro, facilitaORGANIZACIONES los emitidos y el control de de los anulados.

.INTEGRIDAD DE LA INFORMACION:

Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la informacin.

EL IMPACTO DEL CAMBIO TECNOLOGICO: Los elementos de un sistema administrativo son las tareas, la informacin, las personas y la tecnologia,pero esta diferenciacin solo tiene sentido a los fines de anlisis; en la practica del diseo, todos los elementos se encuentran ntimamente relacionadas.

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INFORMATICA Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

La informtica ha sido un aporte muy transformador, sin su grado de desarrollo actual no existiran:

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Las primeras computadoras y procesadoras de datos fueron creados segn los paradigamas organizativos vigentes:

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Hammer y champy

1994 reflexiona sobre el poder destructivo de la tecnologia dicen que una empresa que pueda visualizar el cambio tecnologico y sus aplicaciones

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La era de la informacin

Esta caracterizada por la escala global, la segmentacin de los clientes, los vnculos con consumidores y proveedores, y la innovacin permanente.

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Aplicaciones de la tecnologa informtica

Redes de datos digitales Maquinas interactivas Fabricacin virtual Oficinas sin papeles Sistemas de informacin integrales Comercio electrnico

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Diagramas y manuales

Diagramas: es la forma mas elemental de representacin de un procedimiento, ya que a partir de smbolos, lneas y anotaciones mnimas, nos permiten construir un cuadro sinttico y de fcil lectura donde se aprecia el funcionamiento de un determinado sistema.

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Diagrama de flujo de datos

LISTA DE PRECIOS CLIENTES
1.ATENDER AL CLIENTE

FACTURAS

2.COBRAR FACTURA
3.ENTREGAR MERCADERIAS

FACTURAS

CUPONES TARGETAS DE CREDITO

CLIENTES

4. REGISTRAR VENTAS

PLANILLAS DE INGRESO

CONTADURIA

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DIAGRAMA DE BLOQUE
PROCESOS VENTA EMISION DE FACTURA COBRO EMPAQUE Y ENTREGA REGISTRO CONTABLE

ENTRADAS SOLICITUD DEL CLIENTE

SALIDAS factura subdiarios de ventas e ingresos

ARCHIVO factura subdiarios

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Diagrama de interdependencia sectorial

CLIENTE VENDEDOR CAJERO EMPAQUE Vende y factura Presenta factura Controla y empaca Cobra y sella factura

CONTADURIA

Presenta factura

Verifica pago, Sella factura y entrega

Suma facturas y controla arqueo facturas Suma

Controla y registr

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EL CURSO GRAMA
CLIENTE VENDEDOR Vende y factura CAJERO EMPAQUE

CONTADURIA

Controla y empaca

Cobra y sella

Controla y registra Suma y arquea suma

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Los manuales

Son cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones necesarias para la realizacin de las tareas.

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Los manuales tienen muchas ventajas, pero tambin posee limitaciones: confeccionarlos y mantenerlos actualizados requiere tiempo y costo.

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Feliz fin de semana