Pengantar Infrastruktur

Teknologi Informasi & Komunikasi

IK305 Infrastruktur Teknologi Informasi
Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)
Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan
 Mahasiswa mampu menjelaskan keterkaitan antara (proses)
bisnis dan teknologi (informasi dan komunikasi)
Topik Bahasan
1. Alasan pembangunan infrastruktur TIK
2. Proses bisnis dalam konteks organisasi
3. Organisasi, rantai pasok, rantai nilai, dan proses
 Staf TIK harus menjadi bagian tak terpisahkan dari organisasi
dan terlibat dengan bisnis dan misinya  anggota staf harus
memahami proses bisnis dan dampak TIK terhadap proses
bisnis tersebut.

 Mereka tidak perlu mengetahui detil dari setiap dan seluruh

proses, tetapi mereka harus memahami organisasi pada level
tertentu dan yang paling penting, memahami bagaimana
proses bisnis saling mengisi dan bagaimana TIK memberikan
nilai pada produk atau layanan organisasi.
 Penyelarasan strategi infrastruktur TIK membutuhkan
integrasi dan interaksi antara strategi bisnis, struktur
organisasi, dan proses organisasi.

 Integrasi ini memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan

strategi, struktur, dan proses organisasi, menggunakan
kondisi atau proses internal organisasi maupun kondisi atau
proses eksternal industri atau pasar, sambil memahami
bahwa keduanya dapat memiliki pengaruh pada pemilihan
infrastruktur TIK.
Alasan pembangunan
infrastruktur TIK
 Penyelarasan strategi TIK adalah penyesuaian antara tujuan dari
organisasi dan bagaimana organisasi bermaksud untuk memnuhi
tujuan tersebut menggunakan TIK.

 Penyesuaian akan terjadi saat Analis Bisnis mampu untuk melihat

organisasi, menyelaraskan implementasi TIK dengan tujuan
organisasi, dan menghasilkan solusi TIK yang mendukung dan
mengembangkan organisasi.

 TIK diimplementasi karena 3 alasan: pengurangan biaya (cost

reduction), perbaikan mutu (quality improvement), dan pertumbuhan
pemasukan (revenue growth) – yang masing2 memiliki pengaruh
yang berbeda pada kinerja organisasi.
1# Pengurangan biaya (cost reduction)
Perusahaan dapat mencoba untuk menjadi pemimpin pasar (market
leadership) dengan mengurangi biaya melalui beberapa strategi,
misalnya mengurangi buangan, inventori rendah, produktivitas
tinggi, pengurangan waktu siklus.

Dalam strategi pengurangan biaya (cost reduction), tujuan utamanya

adalah untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas
sehingga mampu untuk menjaga posisi cost-leadership di pasaran.

TIK dapat menjadi faktor berpengaruh untuk strategi ini, misalnya

supply chain management, inventory control, atau sistem ERP.
2# Peningkatan mutu (quality improvement)
Perusahaan dapat memperoleh pangsa pasar (market share) dengan memproduksi
barang berkualitas tinggi dengan biaya yang sama atau lebih tinggi dibanding para
pesaing.

Dengan strategi product differentiation, perusahaan mencoba membedakan produknya

dari produk lain di pasar sambil meningkatkan pangsa pasar dan menjaga margin
keuntungan (misalnya: pendapatan tambahan untuk setiap produk atau layanan yang
diberikan).

Untuk mengimplementasi strategi peningkatan mutu dengan sukses, maka persepsi

akan perlunya nilai (value) perlu diciptakan, sehingga memungkinkan harga yang lebih
tinggi dan meningkatkan pangsa pasar.

TIK dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas produk melalui perbaikan manufaktur
dan meningkatkan persepsi produk di pasar (misalnya: CRM).
3# Pertumbuhan pendapatan (revenue growth)
Di pasaran, strategi pertumbuhan pendapatan fokus pada
peningkatan penjualan dan keuntungan.

Pendekatan ini memerlukan penggunaan TIK untuk menciptakan

atau meningkatkan produk, sehingga memungkinkan lebih
banyak variasi produk yang ditawarkan dan/atau untuk
meningkatkan penjualan sambil menjaga pangsa pasar.

Strategi ini lebih mudah diterapkan bagi perusahaan online

seperti Amazon, Google, atau eBay.
Perubahan proses
 Salah satu pekerjaan Analis Bisnis (orang yang bertanggung
jawab untuk rekomendasi strategi TIK dalam organisasi) adalah
untuk merekomendasikan inovasi dan peningkatan proses yang
dapat dicapai melalui penggunaan enabler seperti perubahan
struktur/budaya atau TIK organisasi.

 Analis Bisnis harus menerapkan strategi yang memungkinkan

diakuinya peluang untuk melakukan perubahan proses dan
kemudian mendorong atau memandu rekomendasi melalui
berbagai halangan yang mungkin mengehalangi keberhasilan.
Masukan informasi
 Masukan informasi utama yang dibutuhkan untuk
menyelaraskan teknologi dengan strategi bisnis dan memilih
proses bisnis untuk inovasi dapat diperoleh dari hasil analisis
bisnis.

 Informasi yang diperlukan untuk menyelaraskan TIK dengan

strategi dan memilih proses bisnis untuk diubah meliputi:
1. Aktivitas internal organisasi yang menciptakan nilai (value-creating),
2. Kerjasama eksternal,
3. Kekuatan bersaing (competitive forces), dan
4. Strengths, weakness, opportunities, dan threats.
1# Aktivitas internal organisasi yang menciptakan nilai
Aktivitas utama (primary) dalam rantai nilai (value chain)
menggambarkan proses yang memasok bahan mentah ke dalam
organisasi, mengubahnya untuk menambah nilai ke dalam produk
organisasi, dan kemudian memberikannya kepada pelanggan.

Aktifitas pendukung (supporting) dari rantai nilai (value chain)

menyediakan struktur organisasi yang memungkinkan aktivitas utama
(primary) berjalan.

Analisis rantai nilai menjadi penting untuk mengungkap proses bisnis

dalam organisasi yang terbuka untuk peningkatan melalui
implementasi TIK.
2# Hubungan rekanan eksternal
Analisis rantai pasok membantu dalam mengidentifikasi
rekanan yang bersaing dan bekerja sama dengan organisasi
saat pembuatan produk atau layanan.

Memahami hubungan antara rekanan dan organisasi serta

tingkat pengendalian organisasi terhadap rekanan tersebut
dapat membantu Analis Bisnis dalam mengetahui proses
bisnis, rekanan, pemasok, dan pesaing kooperatif (asco-
opetition) mana yang terbuka untuk perubahan yang
dimediasi TIK.
3# Kekuatan bersaing
Sebagai tambahan pesaing langsung yang ada di pasar yang sama
dengan organisasi, beberapa kekuatan lain berpengaruh pada
kemampuan perusahaan untuk bersaing di pasar.

Kekuatan lain itu adalah barang pengganti, pemain baru di pasar,

pemasok, dan pelanggan; semua mewakili kekuatan yang memiliki
pengaruh terhadap perusahaan.

Analisis kekuatan bersaing dapat membantu dalam memahami

lingkungan dan pasar industri, yang akan mengarah pada
rekomendasi TIK untuk meningkatkan posisi bersaing bagi
organisasi.
4# Analisis strengths, weaknesses, opportunities, dan threats
Analisis perbandingan strengths, weaknesses, opportunities, dan threats
(SWOT) sebuah organisasi dan pesaing utamanya memungkinkan
Analis Bisnis untuk mengidentifikasi posisi bersaing organisasi saat ini
serta kemungkinan untuk perubahan bersaing yang potensial.

Analisis SWOT juga memungkinkan Analis Bisnis untuk melihat dimana

organisasi mungkin dapat menjadi first mover untuk solusi inovatif
atau fast follower untuk teknologi sukses milik pesaing.

Analisis SWOT juga memungkinkan untuk mengidentifikasi strengths

dan weaknesses organisasi serta threats dan opportunities lingkungan
 area2 ini dapat membangkitkan ide untuk implementasi TIK.
Dampat TIK terhadap ekonomi
 Dampak TIK harus dilihat dari 2 sisi:
1. Sebagai peningkatan dalam keuntungan bersih ( net profit)
organisasi,
2. Sebagai peningkatan manfaat yang diinginkan oleh pelanggan.

 Semua perubahan TIK harus memenuhi uji manfaat ekonomi

ini dan harus dipertimbangkan menggunakan pendekatan
manajemen proyek untuk proyek TIK berbasis nilai (value-
based).
 Hubungan antara rencana TIK, perubahan proses, dan
manfaat ekonomi menjadi penting untuk keberhasilan usaha
perubahan.

 Setiap rencana TIK perlu untuk menyertakan perubahan

proses yang memaksimalkan hasil ekonomi bagi organisasi
dan pelanggan.
Jenis2 inplementasi TIK
 4 jenis implementasi TIK biasanya terjadi dalam organisasi:
1. Pengurangan biaya,
2. Dukungan manajemen,
3. Perencanaan strategis, dan
4. Dorongan kompetitif/bersaing.

 Saat Analis Bisnis merekomendasikan atau mengimplementasikan

teknologi, haruslah waspada terhadap jenis proyek yang akan
dikerjakannya.

 Jenis proyek bisanya ditentukan juga oleh prioritas dan ketersediaan

sumberdaya.
Pengurangan biaya
TIK membuat proses lebih efisien melalui perubahan proses, biaya pembuatan
produk dapat dikurangi.

Dukungan manajemen
Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu memantau, mengendalikan, dan
merancang aktivitas bisnis.

Perencanaan strategis
Sistem ini dapat membantu formulasi strategi bisnis dan termasuk pelaporan
manajemen serta pengumpulan data bersaing dari sumber eksternal organisasi.

Dorongan kompetitif
Infrastruktur TIK secara langsung digunakan untuk memantapkan keunggulan
bersaing (competitive advantage) di pasar.
 Proses bisnis
dalam konteks organisasi
 Organisasi terdiri dari departemen dan proses bisnis biasanya berjalan
lintas departemen.

 Proses alami dalam bisnis dapat dilihat pada rantai nilai (value chain).

 Kini hampir seluruh proses bisnis didukung oleh infrastruktur TIK.

Penting bagi Analis Bisnis untuk dapat mengidentifikasi proses2
tersebut dan membuat rekomendasi teknologi apa yang terbaik untuk
digunakan meningkatkan organisasi.

 Untuk melakukannya amak Analis Bisnis harus memahami bagaimana

memecah organisasi menjadi unit2 kecil sehingga memudahkan dalam
membuat rekomendasi.
Infrastruktur saat ini versus
infrastruktur baru
 Keuntungan dapat diperoleh dari penciptaan infrastruktur TIK
dalam organisasi.

 Penting bagi Analis Bisnis untuk merasakan lingkungan sekitar,

baik untuk membangun infrastruktur teknologi untuk proses baru
atau menggunakan infrastruktur itu untuk mengubah proses yang
ada.

 Bagaimanapun Analis Bisnis harus cukup pandai untuk

menentukan apa yang diperlukan/diharuskan agar implementasi
TIK atau perubahan dapat berhasil dengan sukses.
 Bagi organisasi first mover dalam strategi bersaing maupun
fast follower, orang yang bertanggung jawab terhadap
rekomendasi TIK harus menyadari bahwa sangat penting
untuk merasakan keinginan pelanggan dan melakukan
perubahan proses yang akan meningkatkan net profit atau
meningkatkan persepsi pelanggan terhadap produk
organisasi.

 Penting juga bagi Analis Bisnis untuk selalu waspada

terhadap persaingan dan apa yang perlu dilakukan untuk
mempertahankan posisi kompetitif/bersaing.
Definisi proses bisnis
 Untuk memandang organisasi secara proses (atau melihat organisasi
sebagai satu kumpulan proses bisnis dan bukan sekelompok
departemen yang tidak saling berhubungan) menuntu Analisis Bisnis
untuk menggali lebih dalam ke organisasi.

 Analis Bisnis harus selalu ingat bahwa proses adalah sebuah kumpulan
aktivitas terstruktur dan terukur yang dirancang untuk menghasilkan
output tertentu dan dapat berjalan lintas departemen di dalam
organisasi.

 Sebuah proses memiliki input, kumpulan aktivitas kerja, output yang

telah diketahui.
 Pikirkan proses sebagai sebuah pandangan dinamis dari organisasi
yang melibatkan biaya, waktu, kualitas output, dan kepuasan
pelanggan.

 Sebuah process focus berarti bahwa Analis Bisnis harus melihat

lintas dan ke dalam organisasi untuk menggambarkan keseluruhan
proses dan bukan hanya melihat departemen atau unit fungsional
yang terpisah.

 Analis Bisnis kemudian harus memilah proses bisnis menjadi unit

yang lebih kecil untuk memahami dengan jelas bagaimana proses
beroperasi dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan
proses tersebut.
 Product focus akan memastikan kualitas produk akhir dan kemudian memeriksa
departemen yang secara langsung berkontribusi pada penciptaan produk untuk
melihat peluang untuk meningkatkan kualitas produk dan mengurangi biaya.

 Dalam process focus, konsentrasi pada tahapan dalam proses yang

menghasilkan produk akhir; bila langkah2nya efisien dan berkualitas tinggi maka
output juga akan berkualitas tinggi.

 Process focus melihat ke depan melalui work flow (dan lintas departemen),
membuat kualitas sebagai bagian dari work flow; sedangkan product focus
melihat ke belakang dari kualitas produk untuk menentukan apa yang tidak
benar saat pembuatan produk tersebut.

 Product focus itu reaktif, sedangkan process focus itu proaktif.

Pengukuran proses
 Proses dapat diukur. Bila tidak dapat menentukan ukuran
yang tepat untuk mengidentifikasi dampak perubahan
proses, berarti proses tidak teridentifikasi dengan benar.

 Agar TIK dapat diimplementasi untuk mendukung posisi

kompetitif organisasi, ukuran yang biasa digunakan adalah
net profit, pangsa pasar, dan kepuasan pelanggan.

 Pemilihan ukuran didorong oleh beberapa faktor seperti

organisasi dan maksud dari infrastruktur TIK.
 Proses yang dipengaruhi oleh proyek TIK perlu untuk diukur
sehingga dampak dari investasi TIK dapat dipastikan.

 Contohnya teknologi baru yang sedang dipertimbangkan oleh

sebuah perusahaan asuransi untuk membuat ID card:
Apakah produksi ID card yang lebih cepat akan cukup untuk menyetujui
pengeluaran?
Apakah produksi yang lebih cepat berarti lebih banyak pelanggan yang
puas karena waktu antara order dan terima kartu lebih sedikit?
Apakah banyak pelanggan yang puas berarti lebih banyak pelanggan
yang loyal sehingga mengurangi biaya marketing?
Pemilik proses
 Pemilik proses adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap
operasi dan output dari proses tersebut.

 Kepemilikan proses terkadang sulit dipastikan, karena proses biasanya

melintasi batas dan hirarki departemen.

 Namun penting untuk menentukan pemilik proses walaupun kumpulan

departemen harus berbagi kepemilikan.

 Mengidentifikasi pemilik proses memungkinkan orang yang mengelola

aktivitas di dalam proses untuk menguasai perubahan proses serta
membawa dampak positif bagi organisasi.
 Proses membutuhkan adanya pemilik yang jelas untuk
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan langkah2 di dalam
proses serta untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan
telah terpenuhi.

 Penyelarasan proses lintas departemen dapat menyebabkan

isu politik, perebutan kekuasaan, dan kesulitan
penganggaran, khususnya bila perubahan proses berada di
antara departemen yang saling berebut sumberdaya.
Dorongan proses
 Beberapa proses melibatkan sejumlah dorongan, kekuatan
yang mempengaruhi keberhasilan sebuah usaha perubahan
proses.

 Salah untuk berpikir bahwa hanya infrastruktur TIK yang

dapat membawa perubahan proses atau bahwa hanya
infrastruktur TIK yang dapat membawa posisi
kompetitif/bersaing (competitive positioning).
 Melalui penelusuran mendalam di organisasi dan
penggunaan sumberdata organisasi, Analis Bisnis akan
menemukan bahwa kombinasi dari dorongan seperti
infrastruktur TIK, human capital (karyawan), kapabilitas
organisasi, dan agen perubahan internal (pemilik proses)
yang dapat memberikan keberhasilan usaha perubahan
proses.

 Analis Bisnis harus memperhatikan dorongan2 proses

internal utama agar perubahan proses bisa berhasil.
Organisasi, rantai pasok,
rantai nilai, dan proses
 Semua organisasi memiliki rantai pasok (supply chain) dan rantai
nilai (value chain).

 Didalam rantai nilainya, sebuah organisasi dapat memiliki

beberapa proses yang memberikan nilai dengan mengolah
bahan/material mentah menjadi produk akhir.

 Material2 itu diproses menjadi produk melalui sebuah value-

added effect.

 Proses2 di dalam rantai pasok dan rantai nilai organisasi akan

mewakili kompetensi inti (core competency) tertentu.
 Sebuah rantai pasok meliputi pemasok bahan mentah,
manufaktur dan operasi, distribusi, toko ritel, dan pelanggan.

 Terkadang rantai pasok dibuat bersama beberapa rekan

(organisasi eksternal lain) yang menyediakan layanan untuk
organisasi.

 Terkadang beberapa segmen atau aspek dari rantai pasok

dilakukan di dalam organisasi itu sendiri.
 Sebuah rantai nilai terdiri dari aktivitas pendukung (support
activity) seperti administrasi, personalia, teknologi, dan
pembelian serta aktivitas utama (primary activity) seperti
pengiriman masuk, operasi, penjualan dan pemasaran,
layanan, dan pengiriman keluar.

 Sebuah rantai nilai organisasi dapat menyertakan beberapa

aktivitas rantai pasok.
 Saat menentukan proses dimungkinkan untuk memeriksa:
1. Proses bisnis yang overarching (misalnya: CRM yang lintas unit fungsional
organisasi),
2. Aktivitas (misalnya: layanan yang ada dalam rantai nilai), dan
3. Prosedur operasi (misalnya: menangani keluhan pelanggan)

 Cara Analis Bisnis melihat proses dan aktivitas sebagai komponen

penting dalam menentukan tingkat perubahan proses yang akan
dijalankan Analis Bisnis serta manfaat yang dapat diberikan kepada
organisasi.

 Penting bagi Analis Bisnis untuk proses bisnis dari sudut pandang tingkat
tinggi yang luas untuk memaksimalkan investasi di dalam infrastruktur
teknologi informasi.
Visi untuk inovasi proses
 Setiap implementasi proses memiliki dampak terhadap pelanggan.

 Pandangan pelanggan terhadap organisasi diciptakan oleh produk

yang disediakan oleh perusahaan, khususnya setiap produk baru
yang dibawa ke pasar.

 Analis Bisnis harus memahami bagaimana organisasi

menghasilkan produknya, inovasi apa yang harus dilakukan, dan
kompetensi apa yang harus ada untuk memastikan kesuksesan
setiap inovasi.
 Inovasi produk membutuhkan visi untuk inovasi proses.

 Membawa produk baru ke pasar berarti menghasilkan ide

untuk produk baru, sebagaimana halnya meningkatkan
produk yang sudah ada.

 Inovasi yang tidak memberikan dampak terhadap

peningkatan keunggulan bersaing (competitive advantage)
dianggap sebagai pengeluaran.
Berikut adalah 3 pendekatan untuk inovasi produk yang dapat diwujudkan
melalui infrastruktur TIK.

1. Integration. Perusahaan mengelola dan mengendalikan setiap langkah

yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan membawa produk ke pasar.

2. Orchestration. Perusahaan fokus pada beberapa bagian proses komersial

(misalnya membawa produk ke pasar) dan berkolaborasi dengan rekanan
untuk mengerjakan selanjutnya.

3. Licensing. Perusahaan menjual atau melisensikan produk atau ide baru

untuk organisasi lain, yang kemudian menangani seluruh proses
komersial.
Tujuan proses dan atribut
 Saat menciptakan inovasi proses, Analis Bisnis harus memahami proses
secara menyeluruh dan mengidentifikasi tujuan dan atribut proses saat ini.

 Analis juga harus mengetahui bagaimana proses akan bekerja setelah

inovasi proses selesai, beserta tujuannya, sebelum perubahan proses
dijalankan.

 Proses bisnis harus memiliki tujuan. Sebuah tujuan (objective) adalah

sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi.

 Sebuah atribut proses menjelaskan sebuah proses dan mengindikasikan

bagaimana harus berfungsi.
 Identifikasi tujuan proses dan atributnya penting untuk mengamankan
sumberdaya untuk usaha perubahan proses.

 Penting bagi proses yang terbuka untuk perubahan dipilih untuk

inovasi.

 Memilih proses yang tepat dan menentukan tujuan serta atribut

proses akan mengarah pada tujuan yang dapat tercapai.

 Identifikasi adalah tahap penting dalam mencapai inovasi proses

yang customer-centered, product-focused, and profit-focused. Inovasi
dibutuhkan bagi organisasi untuk menjaga posisi kompetitif/bersaing.
Terima Kasih