MANAJEMEN

KESEKRETARIATAN

Bahan Materi Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa

SMK Citra Mandiri Jakarta
https://ypiarrahmah.wordpress.com
Email : smkcitramandiri@gmail.com
 “Sekretarismu sangat menentukan
keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau
saja dia mau, bisa saja dia
menghancurkanmu lebih cepat daripada
pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan
lainnya”
 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola
penataan, yaitu:
 Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)
TUJUAN
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
“…. Dan hendaklah seorang penulis di antara
kamu menuliskannya dengan benar. Dan
janganlah penulis enggan menuliskannya
sebagaimana Allah telah Mengajarkannya,
maka hendaklah dia menuliskan…”
(QS. Al-Baqarah: 282)
UREGNSI

 Kesekretariatan merupakan salah satu elemen

yang sangat penting dalam menyokong
organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan
administrasi, sistem manajemen pengarsipan
data dan informasi, sampai bagaimana
kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi
pengurus menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.
Elemen Kesekretariatan

 Sumber daya manusia / pengurus

 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
 Identitas organisasi
1. Sumber daya manusia /
pengurus
 Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan
tanpa ada manusia yang menjalankannya,
termasuk kesekretariatan ini. Sebuah
ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau
biro tersendiri yang SDMnya khusus
mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini
biasanya bersifat internal karena bertugas
mendukung kinerja intern organisasi.
2. Sekretariat

 Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki

tempat tersendiri sebagai basecamp, yang
berfungsi sebagai pusat administrasi serta
tempat silaturahim, bekerja, dan
berkoordinasi antar pengurus
3. Peralatan dan perlengkapan
kesekretariatan
 Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti
memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya,
maka begitu pun dengan kesekretariatan yang
pasti memiliki peralatan dan perlengkapan
standar minimum untuk bisa menjalankan
fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar,
seperti : Lemari, komputer, peralatan kantor /alat
tulis, sarana komunikasi antar pengurus (papan
pengumuman), alat-alat kebersihan dll.
4. Identitas organisasi

 Identitas organisasi menjadi elemen penyokong

eksistensi organisasi. Identitas organisasi
merupakan tanda pengenal dasar atau ciri
khusus dari suatu organisasi yang
membedakannya dari organisasi lain. Biasanya,
identitas organisasi direalisasikan dan
divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang
ORGANISASI, papan nama, bendera, stempel,
dll.
Fungsi umum kesekretariatan

A. Pengelolaan sistem administrasi

organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat
A. Pengelolaan sistem
administrasi organisasi
1. pengelolaan surat (baik surat masuk dan
keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat
masuk dan keluar, Pencatatan dan
pendokumentasian surat, dan Penyimpanan
surat)
2. pengelolaan sarana komunikasi internal
pengurus organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman, papan komunikasi, dan buku
komunikasi)
3. manajemen pengarsipan data dan informasi.
Manajemen Pengarsipan data dan
Informasi
 Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan
informasi harus dilakukan secara
berkesinambungan selama organisasi masih
terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang
telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi
dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau
dapat menghambat kemajuan organisasi yang
bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai
referensi kepengurusan organisasi selanjutnya
 Data-data/ dokumen yang
diarsipkan
 Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur
organisasi, job desk, dll.)
 Sistem dan mekanisme standar organisasi.
 Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
 Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/
kepanitiaan.
 Database pengurus/SDM.
 Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
 Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).
Bentuk Pengarsipan

 Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy),

minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau
dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.
 Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup
CD (lebih tahan lama) & portable harddisk
(harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu

dikontrol oleh bagian kesekretariatan
periodik/ berkala.
B. Pengelolaan fisik
sekretariat
 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus
yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa
berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian
dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor
yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan
fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi
kinerja organisasi.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem
administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana
fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam
struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang
pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan
fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.
Hal yang pada umumnya dilakukan
untuk pengelolaan fisik secretariat
antara lain:
 Membuat jadwal piket bersih-bersih,
membereskan sekretariat untuk setiap pengurus
per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu
waktu untuk membersihkan sekretariat secara
total yang dilakukan secara berjama’ah, misal
BPH + pengurus (insidental).
 Pembuatan aturan dalam penggunaan
sekretariat dan barang-barang yang ada di
dalamnya.
Contoh nomor surat
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010
Ket:
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan
Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya
ditandai dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya
menggunakan kode (e)
DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat
ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi
lainnya)
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan
 Pengarsipan surat masuk

No Tgl masuk Pengirim dan Tgl & nomor Pihak Perihal lampiran Ket
Alamat surat yang
dituju
1 27 sept 2010 OSIS MAN 2 25 sept 2010. OSIS Undangan Pamflet
serang 09/OSIS MAN MAN 1
2/X/2010
30 sept 2010 OSIS SMA 25 sept 2010. Bid. Undangan Pamflet
Informatika 09/OSIS Keputrian
INFOR/X/2010 OSIS
MAN 1
 Pengarsipan Surat Keluar

No Tgl keluar Dari Tujuan Tgl & nomor Perihal lampiran Ket
surat
1 27 sept 2010 Bid. OSIS 25 sept 2010. Undangan Pamflet
SDM MAN 2 003/e/MTQ-P
/OSIS MAN
1/XI/2010
30 sept 2010 OSIS Sayuti 25 sept 2010. Mohon Proposal
dot com 004/e/MTQ-P kerjasama
/OSIS MAN
1/XI/2010