08 Juillet 2011
Prambule
Organisation jeune en cours de constitution en plein dveloppement Procdures en cours de mise en place et dmnagement en cours
Affaires acadmiques
Fonctions Support
R&D
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ETUDIANTS
P Avant Intgration l UIR R O Stratgie de Communication S Campagne de Recrutement P Organisation des concours Admissions des candidats E Positionnement stratgique C Etudes de marchs T S E T U D I A N T S
Durant le cursus l UIR
Gestion administrative Gestion pdagogique Gestion des emplois du temps Vie Etudiante Gestion des stages en entreprise
L A U R E A T S
Aprs l UIR
Accompagnement pour la recherche du 1er emploi Observatoire des carrires professionnelles des Laurats Mise en rseau des anciens de l UIR
A N C I E N S
ENTREPRISES
Secrtaire gnral 08 juillet 2011
Direction
Direction
Direction
Moyens Gnraux
Direction
Direction
Capital Humain
H. Fassi Fihri
Systme d'Information
Rseau & Scurit Exploitation & Maintenance informatique
Direction
Scolarit
M. Hilal
Budget
Achats
F.Z Salah
Direction
Direction
Marketing
Administration des tudiants Administration des enseignants Administration pdagogique Stages et echanges
Comptabilit
Contentieux
Trsorerie
Bibliothque
Affaires Disciplinaires
Com. Interne
C a n d i d a t
Secrtaire gnral 08 juillet 2011
Secrtaire Gnral
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Etablir les plans de financement et d investissements court et moyen terme. Mettre en place un manuel de procdures comptable, et veiller sur son bon fonctionnement. Assurer les relations avec les banques et ngocier les conditions de dcouverts, des emprunts et des placements. Superviser la comptabilit gnrale et veiller au respect des chances. Assurer le suivi et le pilotage de la trsorerie. Accompagner la Direction de la Scolarit pour le recouvrement auprs des tudiants des frais de scolarit en ditant un tat de suivi rgulier. Ngocier avec des partenaires extrieurs pour le compte de la direction (clients, fournisseurs, administrations, experts-comptables, etc.). Assurer l interface avec la Direction Financire des principaux actionnaires. Piloter en collaboration avec la Direction Audit Interne & Contrle de Gestion les missions des CAC.
Secrtaire gnral 08 juillet 2011
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Assurer un rle de conseil et d'assistance mthodologique auprs des autres responsables en matire d'laboration et de suivi du budget. Collaborer avec la Direction Audit Interne et Contrle de Gestion pour la mise en place dindicateurs de suivi budgtaire. Mettre en place un systme de suivi des engagements. Sassurer de la bonne adquation Engagements/Budgets. Alerter la hirarchie sur les dpassements budgtaires.
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Veiller la bonne passation des critures et procder aux contrles d usages des oprations comptables. Assurer une gestion des documents comptables conforme aux normes en vigueur. laborer et analyser mensuellement les comptes d exploitation et les bilans comptables. Assurer les cltures mensuelles & annuelles, ainsi que les inventaires physiques. Assurer l'interface avec les interlocuteurs extrieurs pour laborer les documents comptables de synthse ( commissaire aux comptes, banques...). Assurer la bonne excution de la paie conformment aux instructions de la Direction Capital Humain.
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Piloter les appels d offres et ngocier directement auprs des prestataires et fournisseurs cls de l'entreprise, notamment dans la mise en place d'accords-cadres. Assurer une veille conomique sur les volutions du march et sur les projets engags par l entreprise en matire de stratgie achats. Veiller la distribution des moyens ncessaires et suffisants chaque collaborateur pour l accomplissement de sa mission. Mettre en place et piloter les prises d inventaire.
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Organiser un processus d valuation continue des fournisseurs. Assurer la bonne tenue de l ensemble des documents Achats : Recueil des besoins, Dfinition des spcifications
techniques, Lancement des consultations, Dpouillement des offres, Adjudication, Etablissement des BC ou Marchs, Rception et BL, Facturation et paiement.
Dfinir les politiques d'achats informatiques, en coordination avec la DSI, ngocier les contrats - cadres, laborer les normes et procdures en matire de sous-traitance informatique et en assure la diffusion auprs des autres entits.
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Grer et animer les quipes techniques : Electriciens, Plombiers, Chauffeurs, Assurer la disponibilit des quipements des salles de cours, des amphithtres, des laboratoires et des espaces tudiants (projecteurs, rtroprojecteurs, etc.).
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Participer la politique d approvisionnement des ouvrages en collaboration avec le dpartement des Achats
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Assurer la gestion administrative des personnels de l tablissement. Etablir les dclarations sociales (CNSS, AMO, AT, Mutuelle Complmentaire, ) conformment la rglementation en vigueur et la stratgie salariale de l entreprise. Assurer dans le respect des textes lgislatifs en vigueur les lections des dlgus du personnel. Assurer l organisation et le suivi du CHSCT conformment la rglementation en vigueur.
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Mettre en place des indicateurs RH, et participer l laboration du rapport social. Dfinir une politique de promotion et de mobilit interne . Participer la mise en place du budget de Formation et en assurer le suivi. Etablir et mettre en uvre un plan de Formation par catgorie de personnel.
Mettre en place les indicateurs de performance des RH permettant de mettre en place une politique de motivation base sur les rsultats.
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Organiser les lections des dlgus du personnel. Assurer la gestion et l'animation des instances reprsentatives du personnel. Assurer la constitution et le suivi des dossiers contentieux RH et les suivre avec la Direction juridique. Avoir des relations avec les partenaires sociaux (CNSS, CIMR, Mutuelle). Mettre en place un Comit d uvres Sociales.
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Organisation d vnements destins aux salaris (Team Building, Convention de Cadres, ) Coordonner avec le Responsable Administration RH les activits sociales, sportives et Culturelles du COS.
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Superviser l'laboration des tableaux de bord des risques informatiques et suivre les indicateurs de scurit. Superviser l'laboration d'un plan de scurit informatique et veiller la cohrence des actions ralises en matire de scurit informatique. Veiller au bon fonctionnement du systme de Tlphonie.
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Organisation du Ple
Trois Directions transversales :
1. 2. Une Direction de la Communication responsable de la mise en uvre de la stratgie de communication. Une Direction Concours et Admission en charge de l orientation et du recrutement des prospects pour l ensemble des programmes proposs. Ce recrutement se faisant en troite collaboration avec les diffrentes filires acadmiques. Une Direction Marketing qui ralise les tudes de march ncessaires et qui anime le rseau des entreprises.
Ple Communication & Marketing C. Perez
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Principes retenus :
Direction Marketing
Avoir un Ple qui s occupe de nos futurs tudiants avant leur intgration au sein de l UIR. Regrouper au sein d un mme Ple toutes les Fonctions lies la communication, au Marketing et aux relations avec les entreprises. Avoir un ple de rfrence au service de nos tudiants et des entreprises. Sparer dans notre organisation la phase avant intgration des tudiants qui dpend du ple Communication de la phase pendant le cursus qui relve de la Direction de la scolarit. Mettre en avant une dmarche marketing proactive permettant d tre toujours en phase avec les besoins du march de l emploi.
Evnementiels Congrs & Confrences Accueil & Orientation Etudes de March & Ville Concurentielle
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Organisation du Ple
Principales missions du Directeur du ple :
labore et propose le Budget annuel de tout le ple Participe avec les diffrents organes de gouvernance l laboration du positionnement de l UIR labore et propose la politique de communication de l UIR, et la dcliner par ple acadmique Dfinit les orientations de la Direction Communication (prospects et march de l emploi) Propose les adaptations des filires de formation aux besoins du march de l emploi Participe la mise en place de nouvelles formations ou filires Dfinit la politique de promotion et de fidlisation du rseau des entreprises partenaires Dfinit et proposer aux affaires acadmiques les ressources et moyens ddies la professionnalisation des parcours. Veille la cohrence des actions menes par ses Directions
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Direction Communication
Veiller la cohrence des actions menes par ses deux services. Rendre compte auprs du Directeur de Ple. Veiller la conception et la production dans les dlais de tous les supports communication. Participer la mise en place de la Communication Institutionnelle.
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Direction Communication
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Direction Communication
Participer au choix de l Agence de Communication. Veiller la conception et la production dans les dlais de tous les supports communication. Piloter et contrler la mise jour du site Web en collaboration avec les quipes de la DSI. Veiller la conception et la production dans les dlais des supports communication. Participer la mise en uvre des vnements ddis la promotion de l UIR.
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Direction Communication
Missions Relations Mdia et Relations publiques :
Proposer les relais mdias adapts la ralisation de la stratgie de communication. Grer le plan mdia pour l ensemble de la structure. Grer les communiqus de presse. Gre les sollicitations des mdias et veille la qualit des articles ou reportages raliss. tablir les revues de presse nationale et internationale. Animer le rseau Mdia (tl, radio, presse, web) au niveau national et international (confrences de presse, dossier de presse, voyage de presse, ). Grer les relations publiques. Veiller la mise jour de la partie du site internet ddi la presse.
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Grer la ralisation des sujets crits et oraux. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts par la Direction du Ple. Veiller l intgrit de ses quipes. S assurer du bon droulement du processus jusqu l inscription des candidats admis aux concours. Grer et diffuser auprs des directeurs de ples les notes obtenues lors des preuves. Recevoir les demandes de bourses, les rpertorier et organiser les runions de la commission d octroi des bourses.
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Direction Marketing
Missions du Directeur Marketing :
laborer de la stratgie Marketing de l UIR. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts par le Ple. tablir en commun accord avec le Directeur de Ple le planning annuel des actions mener dans le cadre du recrutement des prospects .
Formation initiale Formation continue
Participer la conception des supports de communication. Participer l organisation des actions sur le terrain dans le cadre de la promotion des filires. Mettre en uvre les outils et les moyens pour dployer la stratgie.
Piloter les tudes de march et de positionnement. Faire un bilan des actions menes sur le terrain et proposer des adaptations. Participer la mise jour du site Web. Participer la mise en place de la stratgie de recherche de fonds pour la Fondation Nour Education.
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Direction Marketing
Piloter les tudes de march ddies la mise en place de nos programmes et/ou filires. Animer le rseau des prescripteurs (professeurs, chefs d tablissement, conseils d orientation, responsable de formation, Directeurs des Ressources humaines, ). Proposer des axes de dveloppement des programmes et/ou filires de l UIR. Fait un bilan annuel des programmes et filires dployes. tablir les statistiques concernant les prospects (origine gographique, type de lyces, ).
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Direction Marketing
Missions du Responsable Club entreprises :
Grer les entreprises et les tuteurs de stage qui accueillent les tudiants (contrle qualit, outils d valuation, convention, planning des visites en entreprises, ). Transmettre les informations ncessaires la gestion acadmique des stages au service scolarit (notes, grilles d valuation, conventions de stage, ) Rendre compte des demandes des entreprises en terme de savoir tre et savoir faire. Animer le rseau des entreprises et institutions partenaires de l UIR. Proposer des forums et des tables rondes orients secteurs d activits et mtiers, ddis aux tudiants. Veiller la qualification et la cohrence des donnes du rfrentiel Partenaires . Animer le rseau des anciens lves. Mettre en place un observatoire qui permet d identifier et de formaliser les besoins des partenaires.
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Direction de la Scolarit
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Direction de la Scolarit
Missions du Directeur de la Scolarit :
Assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrive de l'tudiant l'universit jusqu son dpart dans la vie professionnelle. Mettre en uvre de la rglementation ministrielle relative l'enseignement suprieur. Mettre en place un Observatoire de recrutements des jeunes Laurats de l UIR. Assurer la gestion des enseignements et des enseignants. Veiller la bonne excution des heures d enseignement et des heures complmentaires . Collaborer avec la Direction Concours & Admissions . Mettre en place des tats de reporting permettant de suivre l activit de la Direction Scolarit. Mettre en uvre la politique de stage de l UIR tout en veillant une collaboration avec la Direction marketing pour dvelopper des partenariats avec les entreprises. Assurer la transmission et le suivi des demandes du corps professoral et des tudiants. Dtecter les dysfonctionnements, les anomalies et les rsoudre. Veiller l archivage des documents acadmiques (Diplmes, copies, notes ).
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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration des Etudiants :
Inscription/Rinscription pdagogique et administrative (Vrification des dossiers, Liste, Trombinoscope, ...). Planification et production du calendrier acadmique annuel de toute l universit et les ples de formation. Production agenda tudiant (hebdomadaire, semestriel et annuel). Planification et organisation matrielle des examens (salles, amphithtres, documents supports, etc.). Recouvrement auprs des tudiants des frais de scolarit en collaboration avec la DFC qui doit diter un tat de suivi rgulier. La gestion des absences et des sanctions disciplinaires. Prparation et archivage de courriers pour tudiants et parents. Cration, Gestion et archivage des dossiers d examens, relevs de notes, bulletins et tous autres documents. La gestion des dossiers de transfert (arrive, dpart) et dlivrance des diplmes. Edition et dlivrance des attestations d inscriptions, de frquentations et de russites. Gestion des dossiers de bourses, et traitement des dossiers de demande de remboursement et exonrations des droits d inscription et de scolarit. Traitement des demandes d'tudiants (drogations) et gestion des recours (changement de discipline, inscription tardive, reprise d'tudes).
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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration des Enseignants :
Production des agenda enseignant. Suivi de l excution des cours. Collecte, vrification et saisie des services. Gestion des heures d enseignement des vacataires et transfert la DAF. Vrification de la paie des vacataires dits par la DAF. Heures complmentaires (personnels enseignants et extrieurs vacataires), Balance heures complmentaires.
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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration Pdagogique :
Modlisation des structures d enseignement et des modalits de contrle des connaissances. Planification des cours et production des emplois du temps de chaque ple (hebdomadaires, semestriels et annuels). Prparation des relevs de notes. Pr-audit des notes. Prparation de documentation pour le jury d examen. Vrification de la conformit des procs-verbaux de jurys d examens. Cration et dition des bulletins de notes. Gestion des dossiers de validation des tudes.
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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable des stages & Echanges :
Participer avec les Directeurs de Ple la mise en place des plannings de stage. Mettre en place des procdures et documents relatifs aux stages en entreprises (Conventions de stages, Evaluation des stages, Rapport de stages, ) Veiller au bon droulement des stages en entreprises, et contrle la prsence des tudiants aux diffrents stages. Grer les visites sur le lieu de stage. Organiser les changes d tudiants avec les Ecoles et Universits partenaires. Raliser des sondages auprs des tudiants relatifs au droulement de leur stage. Coordonner ave le Responsable Club Partenaires pour assurer un bon droulement des stages.
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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Vie Etudiante :
Mise en place de POINTS INFOS
Informations administratives manent des diffrentes Directions Informations pdagogiques manent de chaque Directeur de ple Informations Evnements manent de la Direction Communication
Elaboration d un plan d actions annuel relatif aux activits associatives des tudiants.
Organisation des diffrentes lections Partenariat mettre en place Manifestations organiser Projets ralise et budgets ncessaires
Mise en
uvre et Gestion des activits sportives en coordination avec les Directeurs de Ple.
Accueil des tudiants en difficults, et recueil des rclamations des tudiants. Tenue de runions d coute tudiants et Reporting la hirarchie des informations majeures. Rdaction d un rapport trimestriel destin la hirarchie.
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