Mentari Fitria S
02211740000020
PROJECT SCOPE Kelas Manpro A Ruzqiyah Naharo Laila
Kelompok 2
MANAGEMENT 02211740000027
Plan Scope
Management
Cover
Plan Scope Management
• Expert Judgment
Tools & • Meetings
techniques
2. Meetings
Meetings dilakukan untuk mengembangkan scope management plan. Peserta yang
biasanya mengikuti meetings ini adalah manajer proyek, sponsor proyek, anggota
tim proyek terpilij, stakeholder terpilih, dan orang orang yang bertanggung jawab
terhadap scope management plan
Output
1. Scope Management Plan
komponen dari project atau program management plan yang
menggambarkan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan,
dikembangkan, dipantau, dikendalikan, dan diverifikasi. Scope management
plan merupakan input utama ke dalam Develop Project Management Plan
process, dan proses scope management lainnya.
Komponen dari scope management:
Proses untuk menyiapkan project scope statement
Proses yang memungkinkan pembuatan WBS dari project scope
statement
Proses yang menetapkan bagaimana WBS akan di pertahankan dan
disetujui
Proses yang secara spesifik menjelaskan bagaimana penerimaan
Komponen dari scope management:
Interviews
1
Wawancara adalah pendekatan formal atau informal
untuk memperoleh informasi dari stakeholder dengan
berbicara langsung dengan mereka.
Biasanya dilakukan dengan mengajukan pertanyaan
Focus Groups siap dan spontan dan kemudian mencatat
3
melalui diskusi interaktif, yang dirancang untuk
menjadi lebih percakapan daripada wawancara satu- Lokakarya yang difasilitasi (Facilitated Workshop)
satu. adalah sesi terfokus yang menyatukan para
stakeholder utama untuk mendefinisikan persyaratan
produk. Lokakarya dianggap sebagai teknik utama
4
Group Creativity Techniques untuk mendefinisikan persyaratan lintas fungsi dan
rekonsiliasi perbedaan stakeholder karena sifat
Beberapa kegiatan kelompok dapat diatur untuk kelompoknya yang interaktif
mengidentifikasi persyaratan proyek dan produk,
contohnya : brainstorming, mind-mapping, nominal
group technique, dll.
CR’s Tools and Techniques
5
Teknik pengambilan keputusan kelompok adalah
proses penilaian yang memiliki banyak alternatif
dengan yang diharapkan adalah
hasil dalam bentuk tindakan masa depan (future
Questionnaires and Surveys actions). Teknik-teknik ini dapat digunakan untuk
7
ketika responden tersebar secara geografis, dan di
mana analisis statistik dianggap sesuai. Pengamatan memberikan cara langsung untuk
melihat individu di lingkungan mereka dan bagaimana
mereka melakukan pekerjaan mereka. Ini sangat
Prototypes membantu untuk proses rinci ketika orang-orang
8
Prototyping adalah metode untuk mendapatkan feedback yang menggunakan produk ternyata mengalami
awal tentang persyaratan dengan menyediakan model kerja kesulitan atau enggan untuk mengartikulasikan
produk yang diharapkan sebelum benar-benar persyaratan mereka. Pengamatan juga dikenal
membangunnya. Karena prototipe berwujud, ini sebagai "bayangan pekerjaa / job shadowing."
memungkinkan stakeholder untuk bereksperimen
dengan model produk daripada hanya dengan diskusi
abstrak tentang persayaratannya.
CR’s Tools and Techniques
Benchmarking
9
Benchmarking melibatkan membandingkan praktik-
praktik aktual atau yang direncanakan untuk
mengidentifikasi praktik terbaik, menghasilkan ide
untuk perbaikan, dan memberikan dasar untuk
Context Diagrams mengukur performa. Organisasi yang dibandingkan
11
lainnya
(aktor) berinteraksi dengannya. Analisis dokumen digunakan untuk memperoleh
persyaratan dengan menganalisis dokumentasi yang
ada dan mengidentifikasi informasi yang relevan
dengan persyaratan. Ada berbagai dokumen yang
dapat dianalisis untuk membantu mendapatkan
persyaratan yang relevan. Contoh dokumen yang
dapat dianalisis termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
rencana bisnis, literatur pemasaran, dll.
CR’S Output
• Requirements Documentation
Dokumentasi persyaratan menjelaskan bagaimana persyaratan individual dalam memenuhi kebutuhan
bisnis untuk proyek. Persyaratan dapat dimulai pada tingkat tinggi dan menjadi semakin lebih rinci karena
lebih banyak tentang persyaratan yang dikenal. Sebelum menjadi dasar, persyaratan harus jelas (terukur
dan dapat diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten, dan dapat diterima oleh stakeholder utama. Format
dokumen persyaratan dapat berkisar dari dokumen sederhana yang mencantumkan semua persyaratan
yang dikategorikan berdasarkan stakeholder dan prioritas, ke bentuk yang lebih rumit berisi ringkasan
eksekutif, deskripsi terperinci, dan lampiran.
• Termasuk :
1. Proses untuk menyiapkan suatu detail project scope statement.
2. Proses yang memungkinkan untuk menciptakan WBS dari detail
project scope statement.
3. Proses menetapkan bagaimana verifikasi dan keterimaan hasil
penyelesaian proyek secara formal akan diperoleh.
4. Proses pengendalian bagaimana permintaan untuk perubahan
perubahan detail project statement akan diproses.
Collect Requirements
• Project Charter:
• Mendokumentasikan Business needs, pemahaman kebutuhan
pemangku kepentingan dan produk, jasa atau hasil baru yang
diharapkan dapat memuaskan seperti :
Project purpose or justification,
Measurable project objectives and related success criteria
High-level requirements,
High-level project description,
High-level risk,
Summary milestone schedule
Collect Requirements
Summary budget,
Project approval requirements ( what constitutes project
success, who decided the project is successful, and who signs
off on the project)
Assigned project manager, responsibility, and authority level,
and
Name and authority of the sponsor or other person (s)
authorizing the project charter
D E F IN E tu re He re A nd Send To Back
Place Your Pic
SC O P E
1. Scope management
plan
2. Project charter 1. Expert judgment
1. Project scope
3. Requirements 2. Product analysis
statement
documentation 3. Alternatives
2. Project document
4. Organizational process generation
updates
assets 4. Facilitated workshop
Cover
Section Break
Insert the Sub Tittle of Your Presentation
Outlines
Definisi :
5. Keterbatasan proyek
Sebagai dasar dari suatu
dokumen untuk mengambil 6. Asumsi asumsi proyek
keputusan keputusan proyek.
CR E AT E tu re He re A nd Send To Back
Place Your Pic
W B S
WBS Work breakdown structure
1. Scope management
plan
1. Scope baseline
2. Project scope
•WBS
statement
•WBS Dictionary
3. Requirements 1. Expert judgment •Project scope
documentation 2. Decomposition statement
4. Enterprise
2. Project document
environmental factors
updates
5. Organizational process
assets
DEFINISI
Create WBS (Work Breakdown Structure) :
WBS membagi bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih
kecil sehingga pengelolaan pekerjannya lebih mudah.
Section Break
Insert the Sub Tittle of Your Presentation
TOOLS &
TECHNIQUES
Decomposition Merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih kecil, yang
dapat dikendalikan sampai ke pekerjaan dan deliverables ditetapkan
ke tingkatan paket pekerjaan.
Step of decomposition :
1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari proyek
2. Menyusun dan mengorganisir WBS
3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas ke dalam komponen tingkat yang lebih rendah.
4. Mengembangkan dan membuat kode identifikasi ke komponen WBS
5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen.
TOOLS &
TECHNIQUES
Expert
Judgement
Mengacu pada input yang diterima dari pihak yang berpengetahuan
dan berpengalaman yang diberikan oleh setiap kelompok atau orang
dengan pendidikan khusus, pengetahuan, keterampilan,
pengalaman,atau pelatihan dalam mengembangkan scope
management plan.
OUTPUT
Adalah dekomposisi hierarki yang berorientasi pada perolehan hasil
WBS pelaksanaan pekerjaan dari Tim proyek untuk menyelesaikan tujuan
proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan.
Lebih detail uraian/deskripsi dari komponen dalam WBS termasuk work package dan
control accounts yang informasinya termasuk seperti :
o Kode dari petugas yang mengidentifikasi account
o Uraian/ deskripsi pekerjaan
o Penanggung jawab organisasi
o Daftar schedule milestones
o Yang berhubungan dengan jadwal kegiatan
o Kebutuhan sumber daya
o Estimasi biaya
o Persyaratan mutu
o Kiteria keterimaan
o Referensi teknis dan
o Informasi kontrak
Project Manager menggunakan WBS Dictionary untuk mencegah Scope creep,sehingga diperlukan
management skill dan inspeksi secara rutin dan tetap.
WORK PACKAGE:
WBS LEVEL : Menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana
pekerjaan dilaksanakan.
Dipengaruhi oleh :
Memberi tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari
Tingkat rincian
semua yang telah ditempatkan menjadi kelompok yang
Tingkat Risiko berfungsi tunggal.
Tingkat Kendali Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan
Ketepatan meng estimate selesainya yang mewakili penyelesaian secara fisik.
• Contoh:
Dalam suatu penyusunan perencanaan strategis, dimana informasi yang ada sangat
terbatas, “work package” yang akan dikerjakan dalam waktu yg masih jauh bisa di
dekomposisi ke level milestone, sedang kejadian-kejadian dalam waktu yang dekat
dapat didekomposisi ke level “activities”
WBS (Work Breakdown
Structure)
GEDUNG KANTOR
LEVEL 1
01.
MEKANIKAL &
BANGUNAN UMUM & PENDUKUNG
01.01
ELEKTRIKAL
01.03
LEVEL 2
01.02
LEVEL 4
BLK & PLAT PLAFOND EL.N0NSTD T.SUARA HVAC SITE
PONDASI GEDUNG
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 FACILITIES
01.01.01.02 01.03.02.02
01.01.02.02 01.01.03.02 01.02.01.02 01.02.02.02 01.02.03.02 01.03.01.02
Assumptions
Resources Assigned
Duration
Schedule Milestones
Cost
Due Date
Interdependencies
Before this work package ………………………………………
After this work package …………………………………………
Multifunctional Team
General
47
Earned Value PM p.83
Scope verification
Sangat sulit untuk membuat “statement scope” ( re : pernyataan cakupan dari proyek ) dan WBS yang baik.
Hal yang lebih sulit lagi adalah meminiimalkan perubahan “scope” dan “project scope”
Scope verification adalah penerimaan secara resmi ( melalui dokumen dan pemantauan dari “project
deliverables” ) dari proyek yang sudah selesai oleh “stakeholders”
Proses “penerimaan” ini sering kali diperoleh dari “inspeksi” yang dilakukan oleh “customer” (re:pelanggan)
Scope control
“scope control” ( re : mengontrol cakupan proyek ) ternasuk mengontrol perubahan minor dari “project
scope”
Dapat di simpulkan bahwa pasti terdapat perbedaan antara “scope” yang direncanakan dengan “scope”
di ;lapangan, hal ini disebut dengan “Variance”
Cara terbaik menghindari scope problem
1. Memastikqn “scope” tetap realistik
Hindari membuat “scope” proyek terlalu besar sehingga terdapat kemungkinan proyek tidak ter
selesaikan. Bagi proyek besar menjadi beberapa proyek kecil
2. Libatkan “users” dalam project scope managaement
3. Ikuti proses manajemen proyek yang baik
Manfaat Utama
Section Break
Insert the Sub Tittle of Your Presentation
INPUT
Project Mengandung scope management plan dan scope baseline. Scope
Managemnet Plant management plan menentukan bagaimana penerimaan resmi dari project
deliverables yang selesai itu diperoleh. Scope baseline mencakup statement
scope yang disetujui, WBS, dan yang terkait dengan WBS dictionary, yang
dapat diubah hanya melalui prosedur kontrol perubahan resmi dan digunakan
sebagai basis dalam perbandingan
Change Deliverable yang selesai tetapi belum diterima secara formal akan
Requests didokumentasi, bersama dengan alasan tidak diterimanya
deliverable tersebut. Deliverable tersebut mungkin membutuhkan
permintaan perubahan untuk perbaikan. Permintaan perubahan
diproses untuk review dan disposisi melalui proses perform
integrated change control
OUTPUT
Work Informasi tentang perkembangan proyek, seperti deliverable mana yang sudah
Performance mulai, perkembangannya, deliverable mana yang selesai, atau deliverable
Information
mana yang diterima. Informasi ini didokumentasi dan dikomunikasikan ke
stakeholder
Project Dokumen proyek yang mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses
Document validate scope mencantumkan dokumen apapun yang
Updates
mendefinisikan produk atau status laporan pada penyelesaian
produk. Dokumen proyek yang diverifikasi mungkin membutuhkan
persetujuan dari konsumen atau sponsor dalam bentuk tanda
tangan
Cover
Control Scope
Control scope adalah proses memonitor status proyek dan lingkup
produk, serta mengelola perubahan terhadap scope baseline. Manfaat
dari proses ini yaitu memungkinkan scope baseline dipertahankan
sepanjang proyek
Configuration management
Requirements management plan
plan Menentukan barang-barang yang
Menjelaskan bagaimana persyaratan dikonfigurasi, barang-barang yang
proyek akan dianalisis, memerlukan perubahan kontrol, dan
didokumentasikan, dan dikelola. proses untuk mengendalikan
perubahan formal pada item tersebut.
INPUT
2. Requirements Documentation
Input ini berisi tentang informasi dari project, produk, kebutuhan teknis
yang harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria
penerimaan resmi pada verifikasi yang dilakukan. Persyaratan harus jelas
(dapat diukur dan diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten, dan dapat
diterima oleh stakeholders.
Q ture He re
E C H I
Place Your Pic
N
T
Variance Analysis
Digunakan untuk menilai besarnya variasi terhadap scope
baseline, menetapkan penyebab terjadinya variasi terhadap
scope baseline, juga meliputi keputusan tindakan koreksi atau
pencegahan yang diperlukan.
OUTPUT
1. Work Performance Information
Output ini menjelaskan tentang informasi kinerja yang dihasilkan,
mencakup informasi yang berkorelasi dan kontekstual tentang
bagaimana performa project scope jika dibandingkan dengan scope
baseline.
2. Change Requests
Analisis scope pada tahap ini dapat mengakibatkan permintaan
perubahan ke baseline atau komponen lain dari rencana manajemen
proyek. Perubahan permintaan dapat mencakup tindakan preventif atau
korektif, perbaikan cacat, atau permintaan tambahan.
OUTPUT
3. Project Management Plan Update
Disini dilakukan pembaharuan dari project manajemen untuk setiap
elemen-elemennya. Meliputi Update rencana pengelolaan proyek, namun
tidak terbatas pada;
➢ Scope baseline updates
➢ Other baseline updates