REINGENIERIA DE PROCESOS

Dra. Mara De la Portilla V. MBA

REINGENIERA DE PROCESOS
COMPRENSIN DE LOS PROCESOS.- Tipos de procesos, razones para emprender reingeniera. FASES DEL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS.- Diagnstico, rediseo, ejecucin. REPRESENTACIN GRFICA.-Tipos diagramas: bloque, flujo, prototipo,

CAPITULO IV

SEMINARIO

REINGENIERIA

DE PROCESOS

Dra. Mara De la Portilla V.

METODOLOGIA PARA APLICAR LA REINGENIERIA DE PROCESOS

FASE V

Mejoramiento continuo de los procesos Medir y controlar los procesos Modernizar los procesos. Comprender los procesos Organizar estructura para mejoramiento

FASE IV

FASE III

FASE II

FASE I

LAS CINCO FASES DEL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

Organiza r

Comprend er

Moderniz ar

Medir y controla r

Mejorar

JERARQUIA DEL PROCESO

Macro proceso

Subproceso

Actividades

Tareas

FASE I: ORGANIZACIN

OBJETIVO: Asegurar el xito mediante el establecimiento de liderazgo, comprensin y compromiso.

ACTIVIDADES:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Establecer el EEM (Equipo ejecutivo de mejoramiento) Nombrar un campen del MPE ( EMP Equ. Mej proc.) Suministrar entrenamiento a ejecutivos Desarrollar un modelo de mejoramiento Comunicar las metas a los empleados Revisar la estrategia de la empresa y los requerimientos del cliente. 7. Seleccionar los procesos crticos 8. Nombrar responsables del proceso 9. Seleccionar a los miembros del EMP

FASE II: COMPRENSIN

OBJETIVO: Comprender todas las dimensiones del actual proceso de la empresa.

ACTIVIDADES:

1. 2. 3. 4. 5.

Definir el alcance y misin del proceso Definir los lmites del proceso Proporcionar entrenamiento al equipo Desarrollar una visin general del proceso Definir los medios de evaluacin de clientes y empresa, y las expectativas del proceso. 6. Elaborar el diagrama de flujo del proceso 7. Reunir los datos de costo, tiempo y valor 8. Realizar los repasos del proceso 9. Solucionar diferencias 10. Actualizar la documentacin del proceso

FASE III: MODERNIZACIN

OBJETIVO: Mejorar la eficiencia, efectividad y

adaptabilidad del proceso de la empresa.

ACTIVIDADES:

1. Proporcionar entrenamiento al equipo 2. Identificar oportunidades de mejoramiento:

Errores y repeticin del trabajo, Alto costo Mala calidad, Demoras prolongadas, Acumulacin Eliminar la burocracia Eliminar las actividades sin valor agregado Simplificar el proceso Reducir el tiempo del proceso

3. 4. 5. 6.

FASE III: MODERNIZACIN

ACTIVIDADES:

7. Eliminar los errores del proceso 8. Eficiencia en el uso de los equipos 9. Estandarizacin 10. Automatizacin 11. Documentar el proceso 12. Seleccionar a los empleados 13. Entrenar a los empleados

FASE IV: MEDICIONES Y CONTROLES

OBJETIVO: Poner en practica un sistema para

controlar el proceso para un mejoramiento progresivo.

ACTIVIDADES:

1. Desarrollar mediciones y objetivos del proceso 2. Establecer un sistema de retroalimentacin 3. Realizar peridicamente la auditora del proceso 4. Establecer un sistema de costos de mala calidad

FASE V: MEJORAMIENTO CONTINUO

OBJETIVO: Poner en prctica un proceso de

mejoramiento continuo.

ACTIVIDADES:

1. Calificar el proceso 2. Llevar a cabo revisiones peridicas de calificacin 3. Definir y eliminar los problemas del proceso 4. Evaluar el impacto del cambio sobre la empresa y los clientes 5. Benchmark el proceso 6. Suministrar entrenamiento avanzado al equipo

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

1.- ORIENTACIN AL CLIENTE

Los sistemas de trabajo deben estar orientados hacia el cliente deben reducirse al mnimo las reas internas que no contirbuyan a satisfacer las necesidades del cliente.

2.- MEJORAS Y CAMBIO AL NEGOCIO

En los programas de reingeniera el nfasis debe hacerse en la mejora y en el cambio del negocio no slo de la organizacin.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

3.- TRABAJO Y PROCESO PARALELOS

Las actividades del trabajo y los desempearse en forma paralela. procesos deben

4.- PUESTOS DE TRABAJO INTEGRALES

Se crearn cargos de tipo integral con responsabilidades y compromisos concomitantes.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

5.- PERSONAL DE ATENCION DIRECTA AL CLIENTE

La funcin de la administracin es apoyar a quienes atienden directamente al cliente.

6.- TRABAJADORES CON FUNCIONES GENERALISTAS

Los contribuyentes individuales sern capaces de desarrollar ms de un rol.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

7.INFORMACION ADMINISTRATIVA HERRAMIENTA DE APOYO

ES

La informacin de apoyo administrativo se considerar como un subproducto de hacer el trabajo ms no como un conjunto adicional de hacer las actividades.

8.- FUNCIONES VIRTUALES

Se crearn funciones virtuales independientes de la localizacin.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

9.- INFORMACION OPORTUNA

La informacin estar disponible en cualquier momento para dar atencin a las solicitudes del cliente.

10.- FLEXIBILIZACIN DE PROCESOS

Se disearn procesos para que haya flexibilidad.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

11.- ACTIVIDADES GENERALISTAS

Se ampliarn donde sea posible las actividades de trabajo para incluir todas las tareas que impliquen alcanzar una meta local o empresarial.

12.- ELIMINAR BUROCRACIA

Se eliminar la burocracia jerrquica.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

13.- SUPRIMIR ACTIVIDADES REDUNDANTES

Se buscarn y se suprimirn las actividades redundantes.

14.- OPTIMIZAR TIEMPO Y TAREAS

Se reinvertir el tiempo ahorrado y se delegarn tareas.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

15.- MINIMIZAR FUNCIONES SOMBRA

Se minimizarn las funciones sombra.

16.- MINIMIZAR REGISTRO SOMBRA

Se minimizarn los registros sombra.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

17.- MINIMIZACION DE COMUNICACIONES

Se minimizarn las comunicaciones errneas.

18.- MINIMIZAR LA TRANSFORMACION DE MEDIOS

Se minimizarn las transformaciones de los medios.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

19.- ACCESO A INFORMACION FUENTE

Se proporcionar acceso controlado a la informacin fuente.

20.- REDUCCION DE REDES

Se reducirn las redes de informacin.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

21.- AUTOMATIZACION DE PROCESOS

Se automatizar la coordinacin de procesos de trabajo.

22.- RECURSOS DE RESPALDO

Se establecern recursos de respaldo (backup) de personal y de informacin.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

23.- COMUNICACIN POR RED CORPORATIVA

Toda persona estar en capacidad de comunicarse con otra participando en la red corporativa.

24.- SISTEMAS DISPONIBLES

Los sistemas requeridos para el trabajo de alto nivel estarn disponibles para los usuarios.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

26.- PUESTOS DE TRABAJO DEFINIDOS

Las funciones de cada cargo o puesto de trabajo se definirn con claridad.

27.- SISTEMAS APRENDIZAJE

COMO

PROCESO

TRABAJO

Se brindar apoyo de sistemas a los procesos de entrenamiento centrados en el trabajo y a los basados en el conocimiento generando un ambiente de trabajo aprendizaje.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

27.- REMUNERACION COMPETITIVA

La compensacin estar asociada a la competencia y al cumplimiento ms que a la posicin de una jerarqua.

28.- ESTABILIDAD LABORAL

No habr despidos del personal.

FASE V: 30 PRINCIPIOS DE LA APLICACIN DE LA REINGENIERIA APOYADOS POR LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

29.- MANTENER TEMPORALMENTE LO ANTIGUO

Lo viejo no se eliminar hasta que se haya forjado una nueva alternativa viable.

30.- ESTRUCTURA CLIENTE - SERVIDOR

Los protocolos para las estructuras organizacionales CLIENTE - SERVIDOR se definirn y redefinirn constantemente.