PROCESS DE CLTURE SUR SAP

IXERP consulting 1

 les de estion Gnrales

1. Primtre d Process de clt re :
Cette procdure dfinit les rgles de gestion lies aux oprations de clture priodiques mensuelles. Elle prcise notamment lenchanement des diffrentes tapes de la procdure de clture en dtaillant : Les outils SAP permettant de raliser chaque opration, La priodicit des tapes : quand chaque opration doit tre effectue.

2. Population Concernes :
La procdure de clture sera effectue par une quipe ddie au sein du service comptable. Ces personnes seront responsables la fois : Du bon droulement de la procdure De la qualit des donnes comptables la suite de la clture Du respect des dlais de clture imposs par le calendrier commun.

Pour que la clture comptable seffectue correctement, certaines oprations doivent tre galement ralises en amont par une population non comptable. Ces tches sont galement listes dans la procdure.
IXE P consulting 2

nchainement des tches de clture

Les diffrentes tches de clture doivent suivre un enchanement prcis afin dassurer la cohrence et lexactitude : La clture des auxiliaires doit tre faite avant la clture des comptes gnraux, La clture des modules amont doit tre faite avant le sous module auxiliaire de FI Les dversements de gestion sont effectuer avant la clture FI et notamment les dversements sur immobilisations.

Schma rcapitulatif :
Cltures des Clture et dversement des objets de gestion Immobilisations

Clture de la Clture des achats (Module MM) Clture de comptabilit fournisseurs comptabilit gnrale

Clture des ventes (Module SD) Clture de comptabilit clients

P consulting

Rgles de gestion dtailles

La procdure de clture se ralise en 2 tapes :

Oprations de contrles Oprations dcritures

Oprations de contrles

Oprations dcritures

IXERP consulting 4

Oprations de contrles
I. Synthse et rorganisation des cycles de paiement
Description de lopration Synthse des cycles de paiements
La fonction synthse affiche lensemble des cycles de paiements effectus ou en cours toujours enregistrs dans SAP. La liste extraite permet de statuer sur les cycles non comptabiliss.

Rorganisation des cycles de paiements

Cette tape permet de limiter le nombre de cycles SAP conservs en mmoire. La fonction rorganisation permet de supprimer l'ensemble des cycles crs jusqu' une date indique et ce quel que soit le statut du cycle (donnes dimpression et protocole supprims, proposition de paiement traite, paramtres saisis, proposition de paiement gnre ou paiements comptabiliss).

RP consulting 5

Oprations de contrles
II. Synthse et rorganisation des cycles de relances
Description de lopration Synthse des cycles de relances
La synthse (ensemble des cycles de relance complts ou en cours) saffiche via le match code de la zone identification. Elle permet disoler les cycles non termins et davertir les personnes concernes.

Rorganisation des cycles de relances

Cette tape permet de limiter le nombre de cycles conservs par le programme de relance. La maintenance des cycles de relance est faite via la fonction de rorganisation dun cycle de relance, qui permet de supprimer l'ensemble des cycles crs jusqu' une date indique et ce quel que soit le statut du cycle (donnes dimpression et protocole supprims, proposition de relance traite, paramtres saisis, proposition de relance gnre).

RP consulting 6

Oprations de contrles
III. Contrle de cohrence Stock/FI
Description de lopration
Ce contrle a pour but de s'assurer que les critures de stock sont en cohrence avec le solde des compte de bilan de classe 3. On se doit de comparer le solde du compte gnral avec la somme des valeurs en stock des articles qui le compose. Lcart entre les deux totaux est affich. En outre, le systme dtermine le compte de bilan sur lequel sont imputs les mouvements de marchandises. Il est possible d'afficher les soldes par socit ou par compte gnral. Le systme compare le solde du compte gnral la valeur en stock et affiche le cas chant l'cart des deux totaux. Ce programme est lanc pour tous les articles.

RP consulting 7

Oprations de contrles
IV. Contrle dexhaustivit
Description de lopration
Le contrle d'exhaustivit permet de vrifier que toutes les donnes en provenance des applications auxiliaires SAP ont bien t dverses en comptabilit gnrale. Le contrle sera effectu pour les applications amont dversant au fil de leau entre le solde des comptes imputs et les prs journaux qui accompagnent les transferts.

Le rsultat de ce contrle est un lment du dossier de clture.

RP consulting 8

Oprations de contrles
IV. Contrle dexhaustivit (suite) Trois outils permettent deffectuer les diffrents contrles : 1. tat des totaux comptabiliss : ltat des totaux comptabiliss fournit les totaux au crdit et au dbit
par type de pice. Il doit tre rapproch du pr journal pour contrle de la prise en charge. 2. Journal des pices : permet de lister les pices comptabilises suivant un certain nombre de critres. 3. Permet de vrifier la comptabilisation des critures de lensemble des modules ( priode donne par linterrogation des soldes des comptes concerns. , SD) pour une

n cas danomalies :
Les anomalies doivent tre rectifies. La pice anormale est contre passe dans sa priode de comptabilisation (ventuellement rouvrir la priode) et est ensuite comptabilise sur la priode correspondant au mois en cours.

RP consulting 9

Oprations de contrles
V. Contrle des pices prenregistres
Description opration
Ce contrle a pour but de vrifier la prsence de pices prenregistres ou priodiques avant la clture des comptabilits auxiliaires, et de statuer sur les pices ouvertes en avertissant le responsable de la saisie du statut.

RP consulting 10

Oprations de contrles
VI. Contrle des pices de rgularisation
Description opration
Ce contrle permet de sassurer de la contre-passation effective des pices de rgularisation en vrifiant leur prsence avant la clture des comptabilits auxiliaires.

VII.Contrle de TVA
Description opration
Ce contrle permet de dtecter les incohrences compte dassiette / code TVA sur les pices.

RP consulting 11

Procdure de clture sur SAP

OPRATIONS DCRITURES CO PTABLES

RP consulting 12

Oprations d critures
I. Rapprochement automatique des factures non parvenues
Description opration

Cette opration permet de rapprocher au sein du compte 408xxx les commandes livres dont la facture a t rceptionne et enregistre. Les postes non solds sont des transactions inacheves. Ils ne peuvent tre rapprochs que lorsque l'on enregistre un montant de contrepartie identique dans le compte. Par consquent, le solde rsultant des postes imputs chacun doit tre nul. Lors du rapprochement des postes, le systme leur octroie un numro de pice de rapprochement et une date de rapprochement.

RP consulting 13

Oprations dcritures
II. Clture des comptabilits auxiliaires
Description opration
La clture des comptabilits auxiliaires SAP (Clients &Fournisseurs) est effectue au travers de la gestion de la table des priodes comptables. Il convient de fermer la priode en cours pour les comptes auxiliaires (K et D).

III. Transfert des crances et dettes

Description opration
A des fins de prsentation de bilan, la gestion des comptes bi soldes est effectue par le programme standard SAP, pour ce qui concerne les comptabilits auxiliaires (Fournisseurs, Clients et Immobilisations).

RP consulting 14

Oprations dcritures
IV. valuation des comptes banques et des PNS en devises
Description opration
L'valuation des comptes en devises concerne les dettes et les crances, ainsi que les comptes banque en devise OUT.

L'objet de ce traitement est d'valuer les pertes et les gains potentiels

RP consulting 15

Oprations dcritures
V. TVA sur facture non parvenue
Description opration
Les charges payer (marchandises livres non factures) sont les dettes potentielles values l'arrt des comptes. Elles ont pour vocation irrvocable se transformer ultrieurement en dettes. Elles sont comptabilises sur un compte d'attente 408xxx "Fournisseurs - Factures non parvenues". Ce compte est sold rception de la facture par le crdit du compte 401xxx (compte collectif). La prsentation du compte de charges payer au bilan doit tre faite TTC. On enregistrera donc la TVA sur un compte 44586x "TVA sur factures non parvenues", criture qui sera contre-passe en dbut de priode suivante. Ce programme permet de rintgrer la TVA des fin de prsentation de bilan pour le compte de charges payer 408 "Fournisseurs - Factures Non Parvenues" (livraisons reues mais non factures) qui est gr hors taxes dans SAP. Un code TVA devra tre renseign lors du lancement du programme : ce code avec un taux diffrent de 0 ne sert qu indiquer le compte de TVA impact. Le programme standard SAP ne marche que si toutes les commandes ont un taux de TVA renseigne. En cas contraire une O.D manuelle devra tre passe au vu dune analyse du compte Fournisseurs Factures non parvenues .

16

Oprations dcritures
VI. Amortissements
Description opration
Le programme cre des dossiers batch input destins l'enregistrement des diffrents amortissements.

VII.Clture de comptabilit gnrale

Description opration
La clture de la comptabilit gnrale SAP est effectue au travers de la gestion de la table des priodes comptables. Il convient de fermer les comptes gnraux encore ouverts pour la priode comptable en cours (Type S). Cette opration ne doit tre effectue quaprs excution des traitements mensuels. Aprs cette opration la priode comptable est rpute close

RP consulting 17

Contact
Votre Ingnieur Commercial IXERP BENSI ON Stphane TEL : 01 73 04 92 34 GS : 06 61 79 78 32 Mail : stephane.bensimon@ixerp.com
Conseil Intgration Support Formation
IXERP consulting 18

WWW.IXERP.COM