ORIGEN DEL EXAMEN

El Examen Especial al Programa Vaso de Leche de la Municipalidad Distrital de las Paltas - Perodo 2009, se ejecut en cumplimiento del Plan Anual de Control 2010, el mismo que fue aprobado mediante Resolucin de Contralora N 245-2010-CG, con fecha 12 de Noviembre del 2010, el mismo que se ha realizado en concordancia a las normas y procedimientos vigentes.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Determinar el grado de cumplimiento de las metas del Programa Vaso de Leche, los Estados Financieros, ejecucin del gasto y Normatividad establecida para este Programa Social. OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar el grado de cumplimiento del Programa Vaso de Leche, durante el ao 2009 y la calidad de los servicios brindados a los beneficiarios Verificar y evaluar el empadronamiento de beneficiarios y el funcionamiento de los Comits del P.V.L. en la Municipalidad Distrital de las Paltas.

ALCANCE La ejecucin del Examen Especial se enmarca dentro de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), aprobada con Resolucin de Contralora N 162-95-CG, modificado por Resolucin de Contralora N 141-99-CG, y modificada por R. C. N 259-2000-CG, del 07.dic.2000. El Examen Especial abarca el perodo comprendido entre el 01.enero.2009 al 31.diciembre.2009.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS De conformidad con la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada con Resolucin de Contralora N 162-95-CG, modificado por Resolucin de Contralora N 141-99-CG y modificada por R. C. N 259-2000-CG; durante el desarrollo del examen se comunicaron por escrito los hallazgos a los funcionarios y servidores involucrados, a fin de que formulen sus descargos y/o aclaraciones que se encuentran comentados y evaluados en cada una de las observaciones de este Informe. Asimismo se ha sealado la relacin de personas comprendidas en las observaciones como se detallan en el ANEXO N 01.
MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO En concordancia con la NAGU 3.10 Memorndum de Control Interno, se elabor dicho documento a fin de contribuir con la adecuada Administracin del Programa del Vaso de Leche, siendo presentado mediante Oficio N 001-2009-OCI/MDLP del 23.MAR.2009, al Titular de la Municipalidad, para que implemente a la brevedad posible las Recomendaciones contenidas en el mismo, debiendo informarnos de las Acciones Adoptadas; dicho Memorndum se presenta en el ANEXO N 02 del presente Informe. El reporte de las acciones adoptadas en la implementacin de las recomendaciones por los responsables se presenta en el ANEXO N03.

II.

OBSERVACIONES: NO TODOS LOS BENEFICIARIOS EMPADRONADOS RECIBEN SU RACIN DIARIA COMPLETA DE LECHE Y AVENA PREPARADAS, SIN EMBARGO EN LOS CUADERNOS DE CONTROL FIGURA LA ENTREGA NORMAL. En las visitas de supervisiones hechas selectivamente entre los das 02 a 06 y 12 de marzo 2009, a 20 Comits del Programa Vaso Leche, se observ y verific que no se entrega a todos los beneficiarios empadronados su correspondiente racin de leche hervida y/o preparada con el complemento de quinua-avena-kiwicha azucarada, unas veces porque no recibieron la leche del distribuidor, otras porque se reparte slo la leche cruda porque no recogieron su racin diaria. En cuanto al recojo de raciones por parte de los beneficiarios es parcial, no obstante que se hace la entrega a familiares y/o terceros que representan a nios o ancianos; es el caso, que de la muestra tomada en 13 Comits el 27% no recogieron sus raciones Se inobserva la Ley N 27470 en su Art. 7 de los ndices de Distribucin, que en su numeral 7.2 seala: Las Municipalidades, en coordinacin con el Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche, efectuarn el empadronamiento o encuestas para determinar la poblacin, objetivo del Programa e informarn semestralmente al Instituto Nacional de Estadstica, bajo responsabilidad El hecho de que los beneficiarios empadronados no reciban su racin de leche y avena debidamente preparada, constituye incumplimiento de Normas que regulan el Programa Vaso de Leche, desvirtuando el objetivo principal y finalidad del P.V.L. que consiste en proporcionar su racin a los nios de 0 a 6 aos prioritariamente y si esto no ocurre, son otros los beneficiarios que se quedan con las raciones no entregadas.

1.

Mediante Memo N 008-2009-PVL-OCI/MDLP, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Ing Walter Maron Gmez, Gerente de Desarrollo Econmico Social, de la Municipalidad Distrital de las Paltas, el hallazgo que origina la presente observacin, quin presenta su descargo en forma extempornea, mediante Informe N 0556-2009-GDES/GM, de fecha 02 de abril del 2009, indicando: Respecto al punto segundo tal como consta en los Informes Nros 327, 453, 678 y 1796-2008GDES/GM/MDLP, se inform en el momento oportuno para que de acuerdo a normas se aplique las sanciones respectivas al proveedor EL LECHERO, por el incumplimiento con la entrega de la leche. As mismo, hay algunos beneficiarios que no acuden a recoger su racin, lo cual ser informado en el momento oportuno por lo promotores de los Programas Alimentarios. Lo manifestado por el Ing Walter Maron Gmez, si bien es cierto, no desvirta la observacin, ya que no bastaba con informarle al Gerente de Administracin, el incumplimiento del proveedor EL LECHERO sino que debera monitorear y disponer el seguimiento respectivo hasta la aplicacin de la sancin estipulada en el contrato y/o informar al Titular, quin es Presidente del Comit de Administracin del Programa Vaso de Leche o al Gerente Municipal quin fue el que firm el Contrato; lo cierto es que nunca se aplic sancin alguna a EL LECHERO por su incumplimiento del Contrato; por lo tanto mantiene su participacin e implicancia en la presente observacin.

Con Memo N 009-2009-PVL-OCI/MPMN, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Lic. Jorge Huamn Tabara, Sub Gerente de Desarrollo Social, de la Municipalidad Distrital de las Platas, el hallazgo que origina la presente observacin, recepcionando su descargo mediante Informe N 395-2009-SDS/GDES/MDLP, del 31MAR-2009 en el que indica: En lo que respecta sobre la recepcin de la racin de leche y avena de parte de los beneficiarios, efectivamente en algunas oportunidades hemos recibido las quejas y comunicaciones en los que indican la falta de parte del proveedor EL LECHERO, ejemplo Comit Vaso de Leche Bello Atardecer (16-ENE-2008), Las Tres Estrellas (14-ENE-2008); por lo que se envi la Carta N 010-2008-SGDSGDES/MDLP a EL LECHERO para la subsanacin de faltas. Tambin la Carta N 1942008-SGDS/GDES/MDLP, sobre el incumplimiento de entrega de leche, exhortando al proveedor a tomar medidas correctivas frente al incumplimiento. Se han efectuado procesos de capacitacin a los coordinadores del Programas Vaso de Leche, asimismo se envo cartas exhortando el cumplimiento de funciones. Lo manifestado por el Sub Gerente de Desarrollo Social confirma la observacin planteada, pues efectivamente recibi quejas y comunicaciones de los Comits del Programa Vaso de Leche sobre la falta de entrega de leche por parte del proveedor EL LECHERO; a quien le envi dos cartas, exhortndolo a tomar medidas correctivas para que cumpla con la entrega oportuna, confirmndose as que hubo das en que los beneficiarios no recibieron su racin de la leche hervida preparada con quinua avena kiwicha azucarada, por lo que no se aplic sancin, por lo tanto mantiene su participacin e implicancia en la presente observacin.

Con Memo N 010-2009-PVL-OCI/MDL, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Ing Mario Garca Tevez, (e) Programas Alimentarios, el hallazgo que origina la presente observacin, recepcionando su descargo mediante Informe N 1442009-PA/SDS/ GDES/MDL, del 31-MAR-2009, indica: Existen beneficiarios que no asisten a recoger su racin del Programa Vaso de Leche, siendo las coordinadoras de cada Comit de Vaso de Leche y/o encargadas de la preparacin y distribucin, las que efectan el registro normal, que lamentablemente no puede ser controlado en forma diaria por los promotores, sin embargo a partir de la fecha se ha dispuesto que se realice un mayor control por parte de los promotores, implementando medidas correctivas.
Lo que refiere la responsable de los Programas Alimentarios, confirma lo observado, teniendo en cuenta que ha dispuesto que a partir de la fecha se realice un mayor control por parte de los promotores, lo que implica que los cuadernos de control de beneficiarios deben reflejar lo real y no marcar indistintamente a todos como si hubiesen recibido su racin, que es lo que se comprob en las visitas; por ello mantiene su participacin e implicancia en la observacin. A travs del Memo N 011-2009-PVL-OCI/MDLP, de fecha 27 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento a la Lic. Karina Mamani Cutipa Promotora del Programa Vaso de Leche, el hallazgo , recepcionando su descargo mediante Informe N019-2009-YCCHPVL/PA/SDS/MDLP, del 01-ABR-2009, manifiesta que : Durante el mes de marzo del presente ao, segn el cronograma de supervisin del P.V.L. supervis la zona de Miramar y en el caso del Comit Bello Atardecer, se realiz las supervisiones especiales en el mes de febrero, donde se verific que 04 nios no reciben el programa por motivo de vacaciones el cual se realiz el cambio por nios que se encontraban sin empadronar.

Todo lo que expone la Lic. Karina Mamani Cutipa, no desvirta la observacin y por el contrario se reafirma que hay beneficiarios que no recogen sus raciones segn el detalle que hace y en cuanto a la verificacin que se hizo en el Comit Bello Atardecer, la Promotora argumenta que qued slo 500 ml. (2 raciones); pero no dice que las raciones se dieron a terceros que no estaban empadronados, lo cierto es que 11 beneficiarios empadronados no recibieron su racin y los registros del cuaderno de control no son fidedignos ni reales; por lo que mantiene su participacin e implicancia en la observacin. Se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Ing Walter Maron Gmez, Gerente de Desarrollo Econmico Social, por incumplir lo establecido en la Ordenanza Municipal N 017-2007-MDLP del 28-SET-2007 que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Distrital de las Platas y que en su Art. 54 considera sus funciones y atribuciones, precisando en el numeral 16: es Gestionar y supervisar los Programas del Vaso de Leche y Complementacin Alimentaria Locales Se establece RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Lic. Jorge Huamn Tabara , Sub Gerente de Desarrollo Social, por omisiones en el cumplimiento de sus funciones tipificadas en la Ordenanza Municipal N 017-2007-MDLP, del 28-SET-2007, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad y que en su Art. 57 considera sus funciones y atribuciones, precisando en el numeral 18 : Asumir la gestin del proceso de los Programas Alimentarios Nutricionales y de Proteccin Social.

Asimismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Ing Mario Garca Tevez , (e) Programas Alimentarios, por incumplir con una las funciones tipificadas en los trminos y condiciones del Contrato por Servicios Personales N 051-2008-GM/MDLP que suscribe con la Municipalidad, del mes de Enero, y que en su clusula PRIMERA del OBJETO precisa: Supervisar el funcionamiento y administrar los Comits del Vaso de Leche, Comedores Populares. Al respecto se establece RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, a la Lic. Karina Mamani Cutipa , Promotora y adems responsable dentro de la Sub Gerencia de Desarrollo Social del Programa Vaso de Leche, por incumplir con sus funciones consideradas en los Contratos Administrativos de Servicios mensuales suscritos en el periodo 2008, cuyo objeto era cumplir labores como Promotor del Programa Vaso de Leche y Supervisn de los Comits del P.V.L.

2.

LAS SUPERVISION EJECUTADA POR LOS PROMOTORES Y FUNCIONARIOS ES DEBIL Y NO SE IMPLEMENTA MEDIDAS CORRECTIVAS PARA MEJORAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS DEL PROGRAMA VASO DE LECHE.

En base a las visitas hechas a los Comits del Programa Vaso de Leche, revisin de documentacin relacionada con las supervisiones efectuadas por los promotores y la proporcionada a la Comisin Auditora, se concluy que en el ao 2008, segn las constancias archivadas en los files de los Comits se ejecutaron 1,208 supervisiones a los 75 Comits del Programa Vaso de Leche que funcionaron durante el ao 2008, es decir un promedio de 16 a cada comit en el ao; pero segn las constancias archivadas en el cuaderno de control de los Comits.
Adems no se pudo verificar las constancias de Supervisin en los Comits de: Dos de Abril, Las Tres Estrellas, Susana Igushi, San Vicente Pal, Filomeno Coloma, San Martn de Porres, Villa Municipal, 29 de Febrero y Sor Ana de los ngeles; por no contar con el cuaderno de control y/o archivo de dichas constancias. Slo se encontr una evidencia de la visita del Gerente de Desarrollo Econmico Social y del Sub Gerente de Desarrollo Social hecha al Comit Susana Higushi el da 13 de febrero 2009, quienes firmaron el Cuaderno de Control de reparto de raciones, y nada ms. De las supervisiones hechas por la (e) responsable de los Programas Alimentarios a los Comits y sus promotores, aparecen los registros de sello y firma y una breve observacin o referencia.

Esta desviacin se debe a que no se cumple regularmente con los cronogramas preestablecidos, dejndose de supervisar algunos Comits y en lo cuales se presentan las deficiencias. Se aprecia que las supervisiones hechas, slo fueron para dejar constancia de que se supervis; pues tal vez por la premura de tiempo se hacan de forma rpida y somera, resultando dbiles; ya que adems de no exigir un adecuado control interno se incumplan Normas y Reglamento que regulan el funcionamiento del Programa Vaso de Leche. Se contraviene la Ordenanza Municipal N 032-2003-MDLP, del 12.DIC.2003, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Comit de Administracin del Programa Vaso de Leche de la Municipalidad y en su Art. 13 precisa: Es funcin de la Sub Gerencia de Desarrollo Social, administrar, organizar y ejecutar los programas sociales locales asistenciales de lucha contra la pobreza, asistencia y seguridad alimentaria promoviendo la autogestin de las organizaciones beneficiadas, en coordinacin directa con el Comit de Administracin, respecto al programa vaso de Leche. As mismo, se inobserva la Resolucin de Alcalda N 0457-2004-A/MDLP, del 30-ABR2004, que aprueba la Directiva N 001-2004-GDES/MDLP, sobre, Proceso de Funcionamiento del Programa Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial Distrital de las Paltas en su Art. 2 se resuelve: Encargar a la Gerencia de Desarrollo Econmico Social, Gerencia de Administracin y a la Sub Gerencia de Desarrollo Social el cumplimiento de la Directiva aprobada

Mediante Memo N 008-2009-PVL-OCI/MPMN, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Ing Walter Maron Gmez, Gerente de Desarrollo Econmico Social, de la Municipalidad Distrital de las Paltas, el hallazgo, quin presenta su descargo en forma extempornea, mediante Informe N 0556-2009-GDES/GM, de fecha 02 de abril del 2009, indicando que : Se ha establecido un cronograma de supervisin para el presente ao, tal como consta en el Informes N 410-2009SGDS/GDES/MDLP que se adjunta. Lo que refiere el Ing Walter Maron Gmez, no desvirta la observacin, por cuanto dicho cronograma considera las supervisiones a partir del mes de abril del 2009; pero no se dice nada del periodo 2008, examinado, es ms si es su responsabilidad de supervisar y controlar dicho programa social, por ello mantiene su participacin e implicancia en la presente observacin. A travs del Memo N 009-2009-PVL-OCI/MPMN, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Lic. Jorge Huamn Tabara, Sub Gerente de Desarrollo Social, de la Municipalidad, el hallazgo, recepcionando su descargo mediante Informe N 3952009-SDS/GDES/MDLP, del 31-MAR-2009 manifestando que: Se efectuaron supervisiones a cargo de la Sub Gerencia de Desarrollo Social en la zona de Miramar. Asimismo se efectuaron llamadas de atencin verbal y escrita con Memorando Mltiple N 002-2009-SGDS-GDES/MDLP, a los promotores del Vaso de Leche, pues luego de una supervisin se encontraron errores de desempeo. Es necesario manifestar que esta Sub Gerencia ha estado permanentemente preocupada por asistir a las demandas de los promotores, las reuniones de trabajo orientaron su quehacer diario, sin embargo algunas demostraron ineficacia en su desempeo y en la solucin operativa de los conflictos. Queda el compromiso de atender inmediatamente las debilidades en dicho Programa.

Lo expresado por la Sub Gerente de Desarrollo Social confirma la observacin hecha, pues tuvo que hacer llamadas de atencin en forma verbal y escrita a los Promotores del P.V.L. mediante Memorando Mltiple N 002-2009-SGDS-GDES/ MDLP, del 16-FEB2009, en base a la supervisin que efectu el da 13 de febrero del 2009; pero no hay evidencias de acciones y/o actividades de supervisin durante el Periodo 2008; por lo tanto mantiene su participacin e implicancia en la presente observacin. Con Memo N 010-2009-PVL-OCI/MPMN, de fecha 26 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento al Ing Mario Garca Tevez, (e) Programas Alimentarios, el hallazgo que origina la presente observacin, recepcionando su descargo mediante Informe N 1442009-PA/SDS/ GDES/MDLP, del 31-MAR-2009, en el que expresa: Respecto a la debilidad en la supervisin de funcionarios y promotores, la suscrita ha cumplido con solicitar mediante documentos la implementacin de las supervisiones, asimismo solicitar a la Sub gerencia de Desarrollo Social las facilidades en cuanto a la movilidad, como se podr observar en los informes mensuales. Asimismo existen cronogramas mensuales de supervisin a los Comits de Vaso de Leche, esto de acuerdo a las posibilidades reales de los promotores de la institucin En los meses de junio y diciembre se realiza el empadronamiento de beneficiarios del Programa Vaso de Leche de acuerdo a cronograma. En todos los casos de las supervisiones realizadas a los Comits del P.V.L. se deja constancias, las cuales deben estar en los respectivos cuadernos de control y/o archivo de cada Comit, al cuidado de las coordinadores de los Comits del P.V.L. lo encontrado por ustedes se debe al extravo por parte de ellas.

Lo manifestado por el responsable de los Programas Alimentarios, no desvirta la observacin y se confirma al indicar que solicit mediante documentos la implementacin de las supervisiones; si bien los promotores cumplen con sus visitas de supervisin no se aprecian logros en implementar correctivos que ao tras ao se viene dando y no basta con llenar la hojita o acta de supervisin y escribir sin novedad o conforme sino que debe fortalecerse con acciones de apoyo y gua por parte de los promotores y funcionarios a las coordinadoras y beneficiarios del P.V.L. en consecuencia mantiene su participacin e implicancia en la observacin. A travs del Memo N 011-2009-PVL-OCI/MPMN, de fecha 27 de marzo del 2009, se hizo de conocimiento a la Lic. Karina Mamani Cutipa Promotora del Programa Vaso de Leche, el hallazgo que origina la presente observacin, recepcionando su descargo mediante Informe N019-2009-YCCH-PVL/PA/SDS/MDLP, del 01-ABR-2009, manifiesta: En los meses de enero, febrero y marzo del presente ao 2008, el Comit V.L. Bello Atardecer, slo se le ha realizado el sellado del cuaderno diario como consta en las copias adjuntas a partir del mes de abril se ha realizado el pegado de las constancias verificadas por ustedes a fin de regularizar las deficiencias de los primeros meses, El Comit de P.V.L. Bello Atardecer, Susana Higushi, se ha cumplido con las visitas de supervisin el cual se ha realizado el sellado del cuaderno diario programadas dejando constancia respectiva a partir del mes de abril del 2008 segn consta en el cuaderno diario Se realiz recomendaciones a los Comits P.V.L. con las Cartas Mltiples Nros 032008 y 01-2009-SGDS-GDES/MDLP.

Se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Ing Walter Maron Gmez Gerente de Desarrollo Econmico Social, por incumplir lo establecido en la Ordenanza Municipal N 017-2007-MDLP del 28-SET-2007 que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial Distrital de las Paltas y que en su Art. 54 considera sus funciones y atribuciones, precisando en el numeral 16: Gestionar y supervisar los Programas del Vaso de Leche y Complementacin Alimentaria Locales Se establece RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Lic. Jorge Huamn Tabara Sub Gerente de Desarrollo Social, por omisiones en el cumplimiento de sus funciones tipificadas en la Ordenanza Municipal N 017-2007-MDLP del 28-SET-2007 que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Distrital de las Paltas que en su Art. 57 considera sus funciones y atribuciones, precisando en el numeral 18 : Asumir la gestin del proceso de los Programas Alimentarios Nutricionales y de Proteccin Social. Asimismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al Ing Mario Garca Tevez, (e) Programas Alimentarios, por incumplir con una las funciones tipificadas en los trminos y condiciones del Contrato por Servicios Personales que suscribe con la Municipalidad, que en el mes de enero fue el N 038-2008-GM/MDLP y que el punto PRIMERO: EL OBJETO precisa: Supervisar el funcionamiento y administrar los Comits del Vaso de Leche, Comedores Populares. Al respecto se establece RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, la Lic. Karina Mamani Cutipa, Promotora del Programa Vaso de Leche, por incumplir con sus funciones consideradas en los Contratos Administrativos de Servicios mensuales suscritos en el Periodo 2008, cuyo objeto era cumplir labores como Promotor del Programa Vaso de Leche y Supervisin de los Comits del P.V.L.

III. CONCLUSIONES

En las verificaciones selectivas que se hizo a los Comits del Vaso de Leche se tomaron como muestra a 13 Comits, con un total de 543 beneficiarios de los cuales 148 no recogieron sus raciones significando el 27% en promedio, no cumpliendo el objetivo del programa. (OBSERVACIN N 1) En base a las verificaciones hechas selectivamente a 20% Comits del Vaso de Leche se apreci que las supervisiones hechas por los promotores a sus Comits asignados, son dbiles y mero cumplimiento, pues se siguen observando deficiencias en el control de la entrega de las raciones a los beneficiarios del Vaso de Leche.(OBSERVACIN N 2)

IV . RECOMENDACIONES

Con la finalidad de superar las deficiencias determinadas a travs de la Accin de Control y con el propsito de contribuir a una adecuada gestin del Programa del Vaso de Leche, se formula las Recomendaciones que se indica a continuacin: El Titular a travs de la Gerencia de Desarrollo Econmico Social y Sub Gerencia de Desarrollo Social, deber disponer que los Promotores del Programa Vaso de Leche peridicamente verifiquen la entrega recepcin de las raciones por cada beneficiario y el correspondiente registro en los Cuadernos de Control diario. (CONCLUSIN N 1) El Titular como Presidente del Comit de Administracin del Programa Vaso de Leche deber exhortar y cautelar el fiel cumplimiento del Reglamento de Organizacin y Funciones, por parte de los integrantes del Comit, los funcionarios y promotores del P.V.L. disponiendo adems la elaboracin de una Directiva para monitorear el Programa y Supervisar tanto a los responsables como a los Comits del Programa Vaso e Leche durante su funcionamiento. (CONCLUSIN N 2) Deber comunicar a las Comisiones de Procesos Administrativos correspondientes los resultados del presente Examen Especial a fin de aperturar los Procesos Administrativos Disciplinarios a quienes han incurrido en Responsabilidad Administrativa, dependiendo de la condicin laboral.. (CONCLUSIONES Nros. 1 y 2)