PENGERTIAN
Korespondensi bisnis’ adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-
menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis
Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian
penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan
penyimpanan surat (arsip)
Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang
berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail
perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode
tertentu.
Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat,
kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang
menangani surat tsb.
File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat
dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di
sekretariat.
DEFINSI SURAT
1. Surat
Sutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu media
pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas nama
pribadi atau kedinasan“.
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi yang disampaikan dapat berupa;
pemberitahuan,
pernyataan,
perintah,
permintaan,atau
laporan
SURAT BISNIS
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat
bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan
usaha jasa.
Termasuk surat bisnis antara lain surat
pesanan, surat penawaran, surat pengiriman
barang, surat penagihan, surat pembayaran,
dan surat aduan.
FUNGSI SURAT
1.Alat komunikasi
Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang
berkaitan dengan masalah bisnis
2.Alat bukti tertulis
Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .
3.Alat bukti historis
Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.
4.Alat pengingat
Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui
hal-hal yang terlupakan.
5.Duta Organisasi
Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas,
jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs
6.Sebagai Pedoman
Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi
misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai
sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan
Prinsip Penulisan Surat
1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang
sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari
kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.
2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana
dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan
dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim
4. Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran
makna yang berbeda.
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan
menghormati hak-haknya.
a. Surat bersampul
a. Surat Pribadi
b. Kartu Pos
b. Suat Dinas
c. Warkat Pos
c. Surat Bisnis
d. Telegram dan Teleks
d. Surat Sosial
e. Memorandum (memo)
f. Surat Tanda Bukti
Kegunaannya
Sebagai media pengenal identitas organisasi yang
menggambarkan wajah dan jati diri organisasi
Sebagai sumber informasi tentang organisasi misal-
nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.
Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi
2. Tanggal Surat
Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis
lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan
dengan angka
Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di
sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di
bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana
tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan
Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr.
Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.
6. Isi Surat
8. Inisial
Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik
dan pengonsep surat.
Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf
kapital) dan pengetik surat (huruf kecil).
Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo
Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby
No Contoh surat
1 Bentuk Lurus Penuh
2 Bentuk Lurus
3 Bentuk Setengah Lurus
4 Bentuk Bertekuk/ Berlekuk/ Indented
5 Bentuk Paragraf Menggantung/ Hanging
6 Bentuk Surat Amerika Bertekuk/ Berlekuk/ Indented
7 Bentuk Surat Inggris
8 Surat Pemesanan
9 Surat Konfirmasi
10 Surat Pengaduan
11 Surat Permintaan Informasi
12 Surat Ucapan Selamat
13 Surat Pemberitahuan Pindah Alamat
14 Surat Penagihan
15 Surat Peringatan
16 Surat Perintah Kerja
17 Surat Pengumuman
18 Surat Undangan
19 Surat Kuasa
20 Surat Perjanjian Jual Beli
Tugas
Mahasiswa dengan absen ganjil mengerjakan surat nomor 1,
3, 5, 7, dst sampai 19
Mahasiswa dengan absen genap mengerjakan surat nomor 2,
4, 6, 8, dst sampai 20