Benchmarking de Proyectos en Venezuela

Estudio realizado por la Universidad Catolica Andres Bello

John Valera, PMP

Lecciones Aprendidas en otros Proyectos

Benchmarking de Proyectos en Venezuela
http://books.google.co.cr/books?id=DSXqyof3c0YC&printsec=frontcover&dq=benchmark ing+de+proyectos+en+Venezuela&hl=es&ei=Ip4GTbXiG4L_8AbLxsm8Cg&sa=X&oi=bo ok_result&ct=result&resnum=1&ved=0CCUQ6AEwAA#v=onepage&q&f=false

Conclusiones sobre anlisis estadsticos de 140 Proyectos Reales.

Mtodologia de Evaluacin Escala utilizada Caracteristica de la muestra Resultados sobre:
Aplicacin de la Metodologa en los Proyectos Comportamiento de los Proyectos

Metodologa de Evaluacin
Evaluacin de 140 proyectos ejecutados (que comenzaron a partir de finales de la dcada de los 90) y analizados por profesionales en estudios de postgrado. Implicaba consultar documentos fundamentales y entrevistar actores claves de los diversos proyectos seleccionados aleatoriamente por los diversos evaluadores. Los profesionales emitan luego un juicio sobre la manera como se gerenciaron las diversas reas de conocimientos y sus procesos, segn PMBOK de 1996 y 2000. Cada evaluador utiliz una escala cualitativa tipo Lickert para calificar la forma como se manej cada procesos en el proyecto.
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Metodologa de Evaluacin

Tipo de Proyectos de la muestra

Otros 10% Sistemas 27% Instalaciones Industriales 44%

La escala cualitativa manej los siguientes niveles:

(1) Deficiente: si el proceso no se realiz o se ejecut con fallas, con impacto negativo (2) Regular: si el proceso se ejecut con fallas pero no tuvo gran impacto (3) Bsico: si el proceso se consider y se realiz en forma bsica sin formalizarlo (4) Bien: si el proceso se cumpli de acuerdo a lo esperado y se documento adecuadamente (5) Excelente: si la correcta aplicacin del proceso influy significativamente en los resultados del proyecto

Edificaciones 19%

Clasificacin Proyectos de la muestra

Las
Problematicos 15%

Promedio 47%

Exitosos 38%

Metodologia de Evaluacin
Cada proceso de cada rea de cada proyecto fue evaluado en base a la escala definida, sustentando la calificacin con entrevistas y documentos reales del proyecto. Tambien se hizo una evaluacin relativa con la posicin en que cada rea qued calificada entre las 9 analizadas, con la mejor ubicacin recibiendo el primer lugar y as sucesivamente. Luego a cada rea se le calcula el promedio en la posicin lograda, de forma que el nmero ms bajo representa el rea mejor calificada en su comparacin relativa con las otras reas. Las herramientas estadsticas utilizadas en el anlisis fueron: las medidas de tendencia central, la distribucin de frecuencia y porcentaje acumulativo de datos, las medidas de disperisn, los histogramas de frecuencia, los limites de confianza y la correlacin de variables

Administracin de la Integracin Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La Planificacin es el proceso ms dificil de integrar. Evaluando el impacto que puede tener una mala integracin de reas en los proyectos, los resultados demuestran que este factor es ms influyente que el promedio global cuando los proyecto salen mal, pero no parece ser un factor clave a la hora del xito. El rea de Integracin es una de las que ofrece mayor correlacin con el principal factor de xito o fracaso, que es el tiempo empleado para completar el proyecto.

Administracin de la Integracin Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto de la ejecucin y el control integral en 140 Proyectos Reales.
Una buena Planificacin Integral es ms til que el control para producir mejores resultados

Administracin del Alcance Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La inadecuada planificacin del alcance conduce directamente al fracaso de iniciativas bien intencionadas. el uso de la WBS como herramienta fundamental del proceso ha contribuido a que la delimitacin del alcance haya mejorado Se observa cmo la planificacin del alcance, involucrando efectivamente a los diversos stakeholders, es determinante en el fracaso de una iniciativa, la forma como se define ese alcance resulta determinante en el xito.

Administracin del Alcance Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto de la verificacin y el control del alcance en 140 Proyectos Reales.
Como consecuencia de una estricta Inspeccin, el alcance original puede elevarse Cuando el aumento en el alcance es justificado, el proceso de control de cambios puede verse como una gran decisin gerencial, de lo contrario es visto como una falla importante

Administracin de los Recursos Humanos Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La Planificacin Organizacional es claramente el proceso mejor manejado del rea de Recursos Humanos. El rea de Recursos Humanos no es precisamente una fortaleza en la metodologa aplicada en estos proyectos. La Gerencia del Talento Humano decrece a medida que los proyectos se retrasan, esto parece indicar que un equipo mal manejado afecta notablemente su velocidad de trabajo.

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Administracin de los Recursos Humanos Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
En la percepcin de fracaso hay un componente emocional producto de la forma como fluy el trabajo en equipo La gestin del desempeo del personal es el proceso peor evaluado de todos los relacionados con la gerencia del talento humano

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Administracin del Riesgo Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
En los aspectos de alcance y tiempo es donde mejor se evala el riesgo en los proyectos La calificacin de riesgos en un problema en cualquier tipo de proyecto. Mientras ms costo hay involucrado, ms conciencia se alcanza de la importancia de cuantificar riesgos. La mayor implicacin del riego se relaciona con los problemas de tiempo. En el caso del proceso de planificacin de respuestas a riesgos identificados, esa relacin tambin termina afectando los costos, observndose una muy baja evaluacin del desarrollo oportuno de respuestas cuando hay sobrecostos mayores al 100% durante el proyecto

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Administracin del Riesgo Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
La mayor implicacin del riesgo se relaciona con los problemas de tiempo. En caso del proceso de planificacin de respuesta a riesgos identificados esa relacin termina afectando los costos

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Administracin del Tiempo Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La forma como se ordenan las actividades no es determinante en retrasos significativos, mientras que cuando hay problemas importantes, el control del cronograma fue mal evaluado. El problema de la secuenciacin de actividades no es computacional, sino que podra estar relacionado con el conocimiento de la teora lgica. La mala estimacin de la duracin de las actividades contribuye al fracaso, pero no es visto como factor de xito.

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Administracin del Costo Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La forma como se estimaron los costos influye ms en el xito, que en el posible fracaso del proyecto. Por tanto, los datos parecen indicar que cuando el proceso se hace bien, hay mayores chances de lograr el xito, pero que cuando las cosas salen mal, no necesariamente fue porque se estimaron mal los costos. Podriamos pensar que las desviaciones se deben a otros factores que no fueron considerados y otros procesos que no fueron bien gestionados. Es muy dificil hacer el buen balance entre un proyecto de buena calidad a un costo moderado. Esto es perfectamente explicable por el sacrificio que hay que manejar entre las principales variables que compiten cuando se hacen proyectos.

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Administracin del Tiempo y del Costo Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
Cuando el proyecto ha sido un fracaso, hay mucha relacin en la falta de control en el manejo de los tiempos de trabajo No necesariamente un mal control del presupuesto implica que se van a disparar los costos

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Administracin de la Calidad

Etapa de Planeacin
Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
En materia de calidad, los proyectos parecen arrancar bien, pero pierden foco en la calidad a medida que avanza el trabajo.

Dado que la percepcin de xito o fracaso est mas ligada al tiempo y a los sobrecostos implicados en el proyecto, una buena o mala planificacin de la calidad influye poco en la percepcin del xito o fracaso.
Se percibe que el xito de un proyecto con un enfoque hacia la empresa ejecutora y no hacia el Cliente receptor del producto final del proyecto.

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Administracin de la Calidad Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
Un mal aseguramiento de la calidad puede conducir a retrasos y sobrecostos que terminan afectando la percepcin de xito final El costo de utilizar tcnicas complejas para controlar variables de calidad es mayor que el beneficio percibido

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Administracin de las Adquisiciones Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
Los procesos de compras muestran una profunda madurez en los proyectos El rea de adquisiciones tiende ms a afectar negativamente el proyecto, que a ser un factor clave de xito Se nota cierto divorcio entre los procesos de adquisicin y el resto de la gerencia de proyectos

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Administracin de las Adquisiciones

Etapa de Seguimiento y Control
Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
La baja correlacin entre el rea de adquisiciones y los retrasos obtenidos en los proyectos, hace ver como dbil la tradicional excusa de que los proyectos se retrasan por una mala gestin de los procesos de seleccin y compras Se observa con significacin que en proyectos de construccin es mejor la administracin de contratos que en proyectos para desarrollar sistemas. Esto parece reflejar la dependencia, de una buena administracin de contratos, a la facilidad para medir y comprobar el avance del proyecto, especialmente si hay productos tangibles a entregar

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Administracin de las Comunicaciones Etapa de Planeacin

Conclusiones basadas en 140 Proyectos Reales.
La correlacin global del proceso de Planificacin de las comunicaciones es baja en comparacin con otros procesos de la metodologa y por ello pareciera que la principal oportunidad de mejora se encuentra justamente en la habilidad de interrelacionar este proceso con otros claves como la planificacin del alcance y el desarrollo del equipo. parece reflejar que si las comunicaciones no estn bien se pueden generar problemas, pero que si est bien gestionada no crea tanta relevancia como otras reas sobre el xito de los proyectos.

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Administracin de las Comunicaciones Etapa de Seguimiento y Control

Conclusiones sobre el impacto en 140 Proyectos Reales.
Una deficiente distribucin de la informacin contribuye de forma categrica al retraso del proyecto La percepcin general es que la labor fundamental para controlar proyectos es hacer reportes con el progreso del trabajo

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En cuanto a la forma como incide una buena gestin de la metodologa en el xito o fracaso de un proyecto, se observa una significancia estadistica en la evaluacin global