INTRODUCCION
Dos conceptos de organizacin:
Organizacin como funcin o proceso. Organizacin como el resultado de esa funcin o proceso:
Organizacin como estructura formal.
Organizacin como estructura y sistemas adminitrativos. Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre s que sirven de base para el cumplimiento de una funcin o actividad, acompaados con 2 frecuencia de polticas.
CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organizacin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su mtodo o forma de ejecucin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre s y ejecutadas en base a determinado mtodo. 3
Estructura y Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
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Estructura y Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una funcin. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un rgano. Los rganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organizacin formal.
Ventajas:
maximizacin de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones.
sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones giles y precisas de los sistemas de 6 informacin..
APLICACIN DE LA TCNICA
Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos.
APLICACIN DE LA TCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
Definicin: es la representacin grfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan informacin, representada en documentos o 8 soportes de informacin.
APLICACIN DE LA TCNICA
Ventajas del Procedimientos: Diagrama de
Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetir: elimina ambigedad, Facilita apreciacin en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretacin.
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APLICACIN DE LA TCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar informacin o sistematizar informacin relevada actual o vigente, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Disear propuestas de cambio propuesto, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos histricos.
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Cdigo ASME
Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo industrial.
Cinco operaciones:
Operacin
Transporte o traslado Inspeccin o control Demora o espera Almacenamiento o archivo.
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Cdigo ASME
Ventajas:
Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas, Frecuencia relativa de cada operacin, Cantidad de pasos del trmite, Demoras, Cantidad de traslados, Oportunidad de controles.
Desventajas:
No muestra los documentos utilizados No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.
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Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin de algn elemento en el proceso TRANSPORTE o TRASLADO Simboliza el movimiento de un punto a otro. CONTROL o INSPECCIN Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio determinado DEMORA o ESPERA Simboliza las detenciones transitorias del proceso durante las cuales no se realiza operacin alguna.
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Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se relacionan mediante lneas.
Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. Describir cada paso: breve en columna descripcin. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
Cdigo ASA
La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos administrativos.
Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN Grabacin de informacin en un portador COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia
CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida
Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin
FORMULARIO Todo portador de informacin sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecnica o elctrica.
LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrnico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la informacin. El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni diagonales.
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Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe formar un codo.
1 Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin. Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del smbolo siguiente.
Nombre, apellido domicilio
Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin sin portador. 20
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
TODO Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos..."
F 32/0/1 F 23 RECIBO
Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario y las copias que circulan por la lnea del flujo.
Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro. Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
01 01
Si se desconoce la cantidad de copias (n). 0: CAJA Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. 21 1: CONTADURA
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.
Cul es el monto?
Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin. Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es necesario los pasos comprendidos. Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin 22 A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.
Rutina 3
Deudores
alfabtico
Cdigo IRAM
El
Instituto
Argentino
de
Racionalizacin
de
representacin
administrativos
grfica
de
los
procedimientos
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Cdigo IRAM
Smbolos
OPERACIN Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin, comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detencin transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos de portadores informacin (formulario y archivos magnticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos portadores de informacin. DESTRUCCIN Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma.
Cdigo IRAM
Smbolos
ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de accin. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIN Elemento portador de informacin que se traslada a trves de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin. TOMA DE INFORMACIN Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos.
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Cdigo IRAM
Reglas de diagramacin:
Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a derecha. Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad funcional. Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes. Entrada de lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por parte inferior o lateral. Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final. Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario. 26 Etc.
Metodologa de Anlisis
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu
se hace?, qu sucedera si no se hace?, ...
Metodologa de Anlisis
Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnstico y ver las posibilidades de mejorarlo.
Alternativas del anlisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.
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Metodologa de Anlisis
Algunas deficiencias:
Nmero excesivo de etapas, desandar lo andado,
falta de unificacin, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotacin, elevada cantidad de documentos.
Dovey
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Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecucin, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difcil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamao, rotacin del personal.
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Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.
Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y dnde. PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de 31 llenado. CURSOGRAMA.
Procesos
CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). 2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, que tienen el propsito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformndolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.
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Procesos
Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcin del enfoque basado en procesos
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Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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Orientacin a procesos
Gerencia General Direccin Gerencia Produccin
Proceso Comercial
Comercial
Adm. y Fin.
Departamentos
Compras Fabricacin Calidad
Proceso de Produccin
Ventas
Mking
Contabilidad
Finanzas
Ensamblado Seccin
Envasado
Interior
Montevideo
Mapa de Procesos
Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: Qu se hace?
Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.1.n Actividad 1.1.n Sub-proceso 1.n
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PERMITE
Optimizacin de los procesos Simplificacin de los procesos Mejora continua de los procesos
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo
PERMITE:
Ver un proceso o parte de l Detectar cuellos de botella Detectar ausencia o duplicacin de controles Racionalizar la documentacin Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realizacin Facilitar la elaboracin de la documentacin Otros. 43
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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