PEMUSNAHAN ARSIP

DIBAWAH 10 TAHUN
DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH
DI JAWA TIMUR
Oleh:

Chesar Dwi Nugroho Basuki,

10 Agustus 2021
 BIODATA

Nama : Chesar Dwi Nugroho Basuki, S.Sos, MAP

TTL : Jakarta, 19 Januari 1981
NIP : 19810119 200912 1 001
Gol : Penata Tk I/ IIId
Jabatan : Arsiparis Muda
HP : 081311519805
Email : chesar.anri@gmail.com
 ARSIP
Pasal 1 UU No.43/2009

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

ARSIP MILIK NEGARA

Pasal 33 UU No.43/2009

Arsip yang tercipta dari kegiatan milik negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PASAL 40 AYAT (4) UU NO.43 TAHUN
2009
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien

pencipta arsip tata naskah dinas,

membuat

klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip,

serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip
• Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan
• Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan.
• Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
• Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan
arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan
terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
Pengelolaan Arsip Dinamis
Penggunaan
Penciptaan (Use) & Penyusutan
(Creation) Pemeliharaan (Disposition)
(Maintenance)

1. Tata Naskah Dinas 1. Klasifikasi Arsip 1. Jadwal Retensi

2. Klasifikasi Arsip 2. Sistem Klasifikasi Arsip (JRA)
3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Keamanan dan Akses Arsip
Akses Arsip
 PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.

Pasal 49 UU 43/2009
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c
meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
 Pasal 52 PP’28/2012

Penyusutan arsip dilakukan oleh

pencipta arsip berdasarkan JRA
 KETENTUAN PIDANA
PENYUSUTAN
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 86
Setiap orang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur
sebagaimana dimaksud Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara
paling lama 10 tahun atau denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima
ratus juta rupiah)
 PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan

arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
 PRINSIP PEMUSNAHAN
1. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
2. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah
memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala ANRI.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan
atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit
Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan
duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing
Unit Pengolah.
6. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik
fisik maupun informasinya.
 KRITERIA ARSIP YANG
DIMUSNAHKAN
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
• Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna
sekunder;
• Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA;
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
• Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP

Prosedur Pemusnahan Arsip oleh pencipta arsip melalui tahapan sebagai

berikut:
A. Pembentukan panitia penilai arsip
B. Penyeleksian arsip
C. Pembuatan daftar usul musnah
D. Penilaian arsip
E. Permintaan persetujuan pemusnahan
F. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
 A. PEMBENTUKAN PANITIA
PENILAI ARSIP
1. Pembentukan panitia penilai arsip ditentukan oleh Pimpinan Pencipta Arsip
2. Panitia penialai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan
dimusnahkan
3. Panitia penilai arsip berjumlah ganjil
4. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
b. Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota
c. Arsiparis sebagai anggota
5. Dalam hal pencipta arsip belum memiliki arsiparis, anggota dapat digantikan
oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang
pengelolaan arsip
Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi
dibawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
1. pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat daerah
sebagai ketua merangkap anggota;
2. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota; dan
3. Arsiparis sebagai anggota.
 B. PENYELEKSIAN ARSIP
1. Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA
dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah
2. Dalam hal retensi inaktifnya sudah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat
dikatagorikan sebagai arsip usul musnah
3. Dalam hal pencipta arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan
pemusnahan mengikuti tahapan prosedur pemusnhan arsip dan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI
 C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP
USUL MUSNAH
1. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar usul musnah
2. Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis
arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan
 D. PENILAIAN ARSIP

1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul

musnah dengan melakukan verifikasi langsung terhadap fisik arsip
2. Hasil penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia
penilai arsip
 E. PERMOHONAN
PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN
Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan
daerah provinsi yang memiliki retensi dibawah 10
(sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan
tertulis dari gubernur/wali kota/bupati;
Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan
arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Menyampaikan surat permohonan pertimbangan dari
Pimpinan Pencipta Arsip kepada Gubernur/Wali
Kota/Bupati
b. Menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa
salinan cetak dan salinan elektronik (softcopy)
c. Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia
penilai arsip
Penilaian/Penelaahan Surat beserta Daftar Arsip Usul Musnah Surat beserta Daftar Arsip
Usul Musnah yang diajukan kepada Gubernur selanjutnya dinilai/ditelaah dengan tahapan
sebagai berikut:
a. Gubernur/Wali Kota/Bupati memberi disposisi kepada Pimpinan Lembaga Kearsipan
Provinsi/Kabupaten/Kota untuk menindaklanjuti dan melakukan penilaian dan
penelaahan terhadap surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip beserta
kelengkapannya.
b. Pimpinan Lembaga Kearsipan Provinsi/Kabupaten/Kota memberikan disposisi kepada
pimpinan unit yang membidangi kearsipan di lingkungannya.
c. Pimpinan unit yang membidangi kearsipan bersama dengan pejabat terkait dan Arsiparis
melakukan penilaian dan penelaahan, dan dapat berkoordinasi dengan pimpinan unit
pengusul persetujuan pemusnahan arsip melalui pembentukan panitia penilai.
d. Pimpinan unit yang membidangi kearsipan menyampaikan hasil penilaian dan
penelaahan dari panitia penilai kepada pimpinan secara berjenjang disertai konsep surat
persetujuan pemusnahan arsip yang akan ditandatangani Gubernur/Wali Kota/Bupati
Pemberian Persetujuan Pemusnahan Arsip
A. Gubernur/Wali Kota/Bupati menerima konsep surat persetujuan
pemusnahan arsip dilampiri:
(1) Daftar arsip hasil penilaian
(2) Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip.
Apabila konsep surat persetujuan pemusnahan arsip beserta
kelengkapannya sudah disetujui, maka Gubernur/Wali Kota/Bupati
memberikan paraf persetujuan pada konsep surat persetujuan
pemusnahan arsip yang diajukan beserta lampirannya.
B. Gubernur/Wali Kota/Bupati memberi persetujuan pemusnahan arsip
dengan menandatangani surat persetujuan pemusnahan arsip.
 F. PENETAPAN ARSIP YANG
AKAN DIMUSNAHKAN

Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap

arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada
persetujuan tertulis dari Gubernur/Wali Kota/Bupati dan
pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip
 G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
ARSIP
1. Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan:
a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah
dan tidak dapat dikenali
b. Disaksikan sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja
bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan
Pencipta Arsip
c. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat berita
acara pemusnahan berserta daftar arsip usul musnah yang dibuat
rangkap 2 (dua)
3. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan,
Pimpinan unit pengolah yang arsipnya dimusnahkan, dan disaksikan
sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja
bidang pengawasan
Contoh:
4. Pemusnahan Arsip dapat dilakukan dengan cara:
a. Pencacahan
b. Penggunaan bahan kimia
c. Pulping (bubur kertas)

5. Arsip yang tercipta dari kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta arsip,
meliputi:
a. Keputusan pembentikan panitia pemusnahan arsip
b. Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan
d. Surat persetujuan pemusnahan dari Gubernur/Wali Kota/Bupati Keputusan pimpinan
Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip
e. Berita acara pemusnahan arsip
f. Daftar arsip yang dimusnahkan
 PERMASALAHAN YANG SERING
DIHADAPI

• Jumlah arsiparis tidak sebanding dengan

banyaknya SKPD
• Kemampuan SDM yang tidak sama dalam
menangani arsip
• Rutinitas melakukan penyusutan arsip
 SOLUSI

• Penciptaan Arsiparis untuk SKPD

• Pendampingan dari Lembaga Kearsipan
• Penyusutan secara rutin berdasarkan JRA